バックオフィス業務とは？
役割や効率化のポイントを紹介

バックオフィス業務は、企業の成長を内側から支える業務です。近年のDX推進や働き方改革では、バックオフィス業務の効率化が注目されています。「具体的な効率化の方法を考えている」という方も多いのではないでしょうか。本記事では、バックオフィス業務の基本やその重要性、役立つツールや効率化のポイントについて解説します。

バックオフィス業務とは？

バックオフィス業務の定義

バックオフィス業務とは、基本的に直接顧客と接することのない内部支援業務を指し、後方支援の役割を担う業務です。具体的には、経理・財務、人事・労務、法務、総務、情報システムの部門が含まれます。直接的な利益を生むことは少ない職種ですが簡単な仕事ではありません。営業部門やカスタマーサポート、マーケティング部門などの他部門をサポートする役割を持ち、企業活動を継続するために欠かせない重要な業務です。

フロントオフィスとの違い

フロントオフィスは、主に顧客と直接関わる業務全般のことを指します。たとえば、営業部門やマーケティング部門などが挙げられ、直接利益を生み出す業務です。フロントオフィスの業務では、顧客との契約や販売契約などのさまざまな手続き、電話対応などが発生しますが、それらをバックオフィスが支えています。

企業運営における役割

バックオフィス業務は、企業運営の土台となる重要な部分です。たとえば、事務・会計や財務状況の正確な把握、製品製造やサービス開発などを担当するため、企業活動において不可欠な役割を果たします。バックオフィス業務がなければ、企業活動は成り立たないといっても過言ではありません。

バックオフィス業務の主な種類と重要性

バックオフィス業務には、さまざまな種類があります。ここでは、その内容と重要性についてみていきましょう。

財務・会計・経理

財務、会計・経理は企業の資金管理や運用を担う重要な部門です。多くの企業では会計部門に属し、経理が「過去の支出」を、財務が「将来の支出」を扱います。たとえば、支払いや請求などは経理が担当します。予算管理や資産運用は財務が担当します。これらをひとつの部署としてまとめる企業もありますが、いずれも専門性が高い業務のため、企業規模によっては担当を分類します。

人事・労務と人事管理

人事・労務は、企業の人材と労働環境を管理する部門です。採用活動の指揮や管理、従業員の出退勤や労働時間の監督、配置変更や転勤、従業員の評価と教育を行います。これらは経営の核となる要素が多く、バックオフィス業務の中でも特に重要視されています。

法務・コンプライアンス

法務・コンプライアンスは企業の法的側面およびコンプライアンスを管理する部門です。法務の業務内容には、契約書のリーガルチェックや知的財産権の保護、社内における法律相談などが挙げられます。またコンプライアンス部門では、企業内でコンプライアンス違反が起こらないための仕組み作りや、コンプライアンス違反が発生した場合の対処などを行います。双方ともに高度な専門知識が求められる業務です。企業運営の安全を守る重要な役割を果たしています。

ITシステム管理と情報技術管理

ITシステム管理と情報技術管理は、システム部門やIT部門に属します。企業のシステムやネットワークの運用、保守やセキュリティ対策などが主な業務です。たとえば、システムの維持管理や不具合対応、IT資産の管理を行い、従業員のITシステム利用をサポートします。現代の業務はデジタル化が進み、ほぼ全ての企業でパソコンやネットワークが欠かせない背景から重要な部門となっています。

購買・在庫管理

購買・在庫管理では、業務に必要な材料や商品を適切な時期に、適正な価格で購入し、在庫の過不足が生じないように管理することが主な業務です。効率的な購買・在庫管理はコスト削減につながり、企業の利益率向上に貢献します。また、必要なモノの供給遅延のリスクを軽減して、事業の安定性を高める効果も期待できます。

バックオフィス部門によくある課題

バックオフィス部門にはさまざまな課題があります。ここでは、主な3つの課題についてみていきましょう。

アナログな業務が多い

バックオフィス部門の業務内容には、アナログ作業が多いことが課題のひとつです。帳簿や請求書をはじめ、手続きに関する書類を紙ベースで管理している企業も少なくありません。
パソコンでデータ入力を行った後に印刷してファイリングするという手間は、ペーパーレス化を妨げ、工数の増加にもつながります。また、アナログな作業であるため、リモートワークに移行できないという業務もあります。 ペーパーレス化の進め方は？手順や注意点を解説

業務の属人化が起きやすい

属人化が起こりやすいこともバックオフィス業務の課題です。特に専門性が高い経理や法務、システム管理などでは「その人がいなければわからない作業」も多くなりがちで、業務がスムーズに進まないといった状況も起こり得ます。特定の従業員のみが知る業務を減らしていくことも、大きな課題のひとつです。

人手不足になりやすい

専門的な知識を持つ人材が不足していることや、人件費をおさえなければならないといった理由から、人材不足になりやすい傾向にあります。また、必要なときだけ人員を増やすなどの調整が困難です。そのため、多くの企業で「繁忙期に人手が足りない」「担当者の業務負担が大きくなる」といった課題を解消できずにいます。

バックオフィス業務の効率化

多くの企業で、バックオフィス業務の効率化が求められています。ここでは、効率化とはどのようなことなのかについてみていきましょう。

業務自動化とプロセスの最適化

申請書類の作成や経理業務など、標準的な業務やルーティンワークを自動化することで、バックオフィス業務を効率化できます。特に、アナログ作業で行っている定型業務をワークフローシステムなどで自動化すれば、プロセスの最適化が可能です。また、書類などがデータで管理されることで、ペーパーレス化の実現はもちろん、保管や管理などの工数を大幅に削減できます。 業務改善は具体例から学ぶ！生産性向上の取り組みとシステム導入の成功事例

デジタルトランスフォーメーションの推進

手作業で行っている業務をツールやシステムに置き換えることで、大幅な業務効率化と生産性の向上が期待できます。その手段のひとつがデジタルトランスフォーメーション（DX）の推進です。DX化を進めることで、作業効率の改善はもちろん、ヒューマンエラーの防止につながります。単純な計算ミスやデータの重複、記載の抜けや漏れを防ぐことができれば、チェック工数も大幅に低減することが可能です。 DXとは？自社でDXを進めるには何が必要なのか事例を交えて考える

社内コミュニケーションの向上

社内において、従業員間のコミュニケーションを向上させることも、バックオフィス業務の効率化において重要です。たとえば、ビジネスチャットツールやグループウェアなどを導入してコミュニケーションを円滑にすることで、ノウハウや知識の共有などがスムーズに行えるため、属人化の解消につながります。 ナレッジの共有はツールで管理！共有が業務にもたらす効果とは？

バックオフィスの効率化に役立つツール・サービスの例

バックオフィス業務を効率化するためには、ツールやサービスを上手く活用することが大切です。近年では、クラウドサービスやソリューションも多く提供されています。ここでは、効率化に役立つ主なツールやシステムの例についてみていきましょう。

情報系システム

情報系システムは、社内コミュニケーションや事務処理などを効率化できるツールです。たとえば、Web会議システムやチャットボット、営業支援ツール（SFA）や顧客管理システム（CRM）などが挙げられます。これらのツールやシステムを活用することで、業務のスピードアップと正確性を確保でき、効率的な業務が可能になります。

基幹系システム

基幹系システムは、企業の中核業務の情報処理を担う重要なシステムです。たとえば、生産管理や販売管理、在庫管理や財務管理などのシステムが挙げられます。受発注業務や会計業務を効率化するためには欠かせないシステムで、帳票の自動作成やデータ共有などが可能です。

アウトソーシング

人材不足や人件費の削減を行いたいケースでは、会計・経理業務などをアウトソーシングするのもひとつの手段です。専門的な知識が必要な分野を専門のサービスに任せることで、コスト削減や業務効率化の促進につながります。

ERP・RPA

ERP（Enterprise Resources Planning）は基幹業務を一元管理し、リアルタイムな情報収集を可能にします。たとえば、請求書の自動化や二重入力の削減などに有効です。一方、RPA（Robotic Process Automation）は定型的な業務プロセスを自動化します。パソコンで行うキーボードやマウスの操作など、自動化したい作業を記録できるため、たとえば、エクセルの請求書ファイルを開いて日付や商品、数量を入力して保存するなどのプロセスや伝票の仕分け業務を自動的に行えるようになります。これにより、業務の大幅な効率化を実現できると同時に、ヒューマンエラーを低減させることが可能です。

バックオフィス効率化のポイント

バックオフィス業務を効率化するポイントは、ツールやシステムを上手く活用することです。自社における現状の課題を明確化して目標を設定し、効率化できる業務を見極めましょう。

たとえば、申請書や報告書などをアナログ作業で作成しているならば、グループウェアなどを導入してデジタル化しましょう。業務フローが効率化できると同時に、入力作業などのヒューマンエラーを減らすことができます。
ツールやシステムは導入したら終わりではありません。これらを社内でしっかりと運用し、業務効率化を実現させることが重要です。運用フローを明確にして、導入したツールやシステムは社内に定着させる必要があります。導入したシステムが自社の運用に合わない場合もありますので、まずはスモールスタートで試験的に導入していきましょう。 業務効率化ツールで業務の無駄を削減しよう！導入メリットや選定のポイントは？

バックオフィスに関するまとめ

バックオフィス業務は、企業の経営活動において欠かせないものです。利益に直結しない業務ですので大きなコストをかけるのが難しい分野でもありますが、バックオフィスの存在がなければ、財務や経理、人事や法務が成り立たないといっても過言ではありません。だからこそ、ツールやシステムを導入してバックオフィス業務を効率化することが重要です。バックオフィス業務の中で効率化すべき部分を明確にして、自社の課題を解決できるツールやシステムの導入を検討してみましょう。

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