業務改善でムダをなくす！
業務効率化の3つのポイントと活用事例

業務を効率化するためには、何が必要で何が無駄なのかを探り出すことが重要です。やみくもに試して業務改善を図るのではなく、まずは業務効率化のための3つのポイントとアイデアを参考にしてみてください。
さらに、アイデアをより効率的に運用するために、ツールの活用方法と事例も紹介します。

業務効率化とは？

業務効率化とは、現在行っている業務の無駄を見直し、改善もしくは廃止することです。生産性の向上に直接関わる概念であり、企業にとって重要な要素でしょう。
似たような概念に、「業務改革」というものがありますが、こちらは業務効率化のほかに、品質や売上の向上を含んだ概念です。これは、企業の利益率を上げることを目的としています。

業務効率化の3つのポイント

2.基準を定める

やみくもにコストや時間を削減しようとすると、必要な作業まで削減してしまうおそれがあります。そのため、「何が無駄な作業なのか」という基準も明確にしておくといいでしょう。基準を定めるためには、「何のため、誰のために必要な作業なのか」ということを調べることが大切です。

例えば、他部署に渡す資料の体裁を整える作業が、思っているよりも時間を要していたり、実は必要がなかったりすることがあります。その作業が無駄かどうかは、実際に作業を行う担当者だけではなく、関係する他部署や顧客の目線を取り入れることも重要です。
ただノルマをこなすための作業から、「本来の目的」にもとづいた作業へと転換していきましょう。

3.不安を解消する

業務効率化が進めにくい理由として、「逆に不利益が生まれるのではないか」という関係者の不安が挙げられます。具体的には、「業務効率化で逆に作業量が増える心配」「残業代の削減で生活ができなくなるのではないかという心配」などが挙げられます。こうした不安を持った状態では、自発的な取り組みやアイデアは出てこなくなります。そのため、不安への対処も行う必要性が出てきます。

この不安を解消する解決策として、無理のない範囲で業務効率化が行えているか聞き取りを徹底したり、削減した残業代をボーナスとして支給したりすることが有効でしょう。業務にかかった時間だけを見るのではなく、作業者の状態にも配慮をすることが大切です。

業務改善についてもっと知りたい方はこちら：生産性向上の取り組み

「作業タイミングとテクニック」で時間短縮

すぐに始められる業務効率化のアイデアとして、作業タイミングの見直しと文章作成上のテクニックの活用が挙げられます。ここでは、具体的な時間短縮の方法を紹介します。

タイミングに応じた作業をする

作業を効率的にこなすためには、タイミングに合わせた作業を行うことが重要です。スケジュールを細かく設定しようとすると、時間に追われてしまうおそれがあるでしょう。重要な案件だけをスケジュールに入れ、そのほかは優先度と集中できるタイミングに合わせて行うのがおすすめです。
また、集中できる時間を作るテクニックとして、メールのチェック時間を制限するという方法があります。メールが届くたびに対応していると、集中力が途切れてしまいます。緊急の要件は電話で対応し、メールは朝、昼、終業1時間前といったように、特定の時間にまとめてチェックして、効率的に作業を進めましょう。

ショートカットと単語登録の活用

資料やメールの作成など、文章ベースの業務では、積極的にショートカットキーや単語登録を活用すると効率的です。1つのテクニックで短縮できる時間は数秒程度ですが、積もり積もれば膨大な時間になります。このようなテクニックはわかっているつもりでも忘れられていたり、そもそも知られていなかったりすることも多いので、よく使うショートカットキーだけでも覚えておくと便利です。
以下、Windows環境における一般的なショートカットキーを紹介します。

・すべて選択：Ctrl+A
・切り取り：Ctrl+X
・コピー：Ctrl+C
・貼り付け：Ctrl+V
・保存：Ctrl+S
・検索：Ctrl+F

次に、長い文章や通常では出しにくい記号、変換しづらい漢字や人名を辞書に登録しておくのもおすすめです。

・お疲れ様です。◯◯の××でございます。：おつ
・先日はお問い合わせの件、ありがとうございました。：せん
・ご注文いただいた製品について、以下のとおり発送いたしました。：ごち

ポイントは、例文のように文頭の2文字だけを取るなど、覚えやすくて入力しやすい単語で登録することです。

アウトソーシングする

社内の業務のうち、コア業務以外のものに関してはアウトソーシング（外部委託）するという方法もあります。専門的知識が必要な業務、人材確保が間に合わない業務、多くのコストや工数がかかってしまっている業務などをアウトソーシングすることで、大幅な業務効率化が実現する可能性があります。また、繁忙期などで業務が増加したときにのみ、アウトソーシングを活用するという方法も考えられます。

アウトソーシングによって社内の人材リソースをコア業務に集中させることができれば、結果として企業としての競争力も高められるでしょう。

「見える化」で作業を最適化

業務マニュアルを作成する

見える化を妨げている原因として、業務の属人化が挙げられます。特定の人物がいないと行うことができなかったり、効率性が著しく滞ってしまったりする状況は、その業務がブラックボックス化してしまっていることを意味します。

属人化を防ぐには、業務マニュアルを作成して情報共有し、業務の標準化を図ることが必要です。業務マニュアル作成にあたっては、担当者によるノウハウやナレッジの提供も欠かせません。
業務マニュアルを活用して、ほかの人にも業務を適切に振り分けることで、業務の見える化を推し進められます。

スキルマップを作成する

スキルマップとは、業務に必要なさまざまなスキルをリストアップし、個人が身につけているスキルを一覧にした表のことです。
いわば、社員の能力の見える化であり、このスキルマップを有効に使えば、客観的な能力評価にもとづいて人材を配置できます。

グループウェアを利用し、スムーズな業務改善を実現

業務を見える化できるグループウェアを活用することも、業務効率化を実現する有効な手段です。 多数の機能を備えたグループウェアを導入すれば、スムーズな業務改善ができるようになります。ここからは、グループウェア desknet's NEOについてご紹介します。

グループウェアについて詳しく知りたいかたは、「グループウェアとは」でご紹介しておりますので併せてお読みください。

「desknet's NEO（デスクネッツ ネオ）」は、スケジュールや設備の予約、ウェブメール、ワークフロー、文書の管理、ポータルなど、社内の情報共有と業務の効率化に役立つ27のアプリケーションを備えています。誰でも使える操作性で、導入してすぐ社内の情報共有とコミュニケーションを改善できるため、大幅な時間短縮が可能です。
また、desknet's NEOには、Excel主体の管理、紙・メール主体の業務・運用を、現場がみずからの手でシステム化することができる業務アプリ作成ツール「AppSuite（アップスイート）」が搭載されているため、現場のニーズ、業務に沿った改善、効率化を図ることが可能です。

desknet's NEOで「紙」の無駄を減らす

グループウェアで始められる業務効率化の一つに、紙ベースの作業をデータ作業へと移行するペーパーレスがあります。紙ベース作業のデメリットは、desknet's NEOの機能である回覧・レポートツール、ワークフロー、AppSuiteを導入することで解消できます。

紙ベース作業のデメリット

紙ベース作業のデメリットには、下記のようなものが挙げられます。
一つひとつ見てみると、それほど大きな問題には見えませんが、積み重なると予想以上の手間やコストがかかってしまうため、早急な対策が必要です。

・作成や共有に時間がかかる
・保管のために物理的スペースが必要
・必要な資料の確認に時間がかかる
・手書き資料では見間違いによるミスが増える
・形式の統一化が図りにくい
・通信費、印刷費、コピー作業などのコストが生じる
・物理的に資料を手にしないと仕事が進められない

desknet's NEOでペーパーレスの実現

・文書を一元管理できる
紙ベースの作業から脱却し、各種資料や書類などの文書をデータで扱うようになれば、文書を一元管理できるようになります。
データ化した文書（電子化文書）を一元管理する方法としては、文書管理システムを導入すると便利でしょう。社内ネットワークを介してさまざまな種類の文書にアクセスできるようになり、検索機能やバージョン管理機能を利用できるようになります。また、電子化によって紙の文書を保管するための物理的スペースや、印刷するためのコストなどが不要になることもメリットです。

・回覧を一斉送信できる
文書をデータ化できると、送りたい相手に一斉送信することも可能です。メールでも一斉送信できますし、回覧相手に一斉送信できる専用のツールを使ってもいいでしょう。
このような回覧・レポートツールを使えば、確認の履歴も残るため、情報を確認したかどうかもわかります。また、このようなツールを使って、報告書や日報などを決められたフォーマットで提出するシステムを作ることも可能です。

・申請・承認が滞らない
文書をデータ化することで、前述のワークフローツールも使えるようになります。ワークフローツールを使えば、データ化した文書を利用してスムーズかつ確実に申請・承認業務を行うことが可能です。申請・承認の書類をデータ化し、プロセスをシステム化することで、担当者が不在であってもスマートフォンなどの端末で承認を行えるようになります。
また代理承認や承認のスキップ、関係者への申請の回付といった機能が備わっており、申請・承認に関連するさまざまな作業を効率化できます。

・紙・メール主体の業務・運用、Excel主体の管理を、システム化できる
desknet's NEOには紙・メール主体の業務・運用、Excel主体の管理を、システム化できる業務アプリ作成ツール「AppSuite（アップスイート）」が搭載されています。現場のニーズ、業務に沿った改善、効率化を図ることが可能です。
AppSuiteは、多様な業種、ビジネスシーンに対応したテンプレートが用意されており、すぐに利用することができます。また、特別なITの知識を用いずに、自社の業務や運用に合わせて、カスタマイズして使うこともできます。
現在使っているツールやシステムを、現場みずから活用することができるツールに見直しをしてみてはいかがでしょうか。

desknet's NEOの活用事例

株式会社人総研