ペーパーレス化の進め方は？
手順や注意点を解説

企業では毎日多くの書類が発生し、それらを適切に保存・管理していかなければなりません。保存や管理には手間がかかるだけでなく、保管スペースも必要となるため、ペーパーレス化していきたいと思う企業も多いことでしょう。しかしペーパーレス化は適切な手順で行わないと、かえって業務が煩雑になってしまう懸念があります。社内の書類をスムーズにペーパーレス化していく手順や注意点、成功事例を紹介します。

ペーパーレス化を進める必要性とメリット

従来、帳簿や請求書などの決算関係書類や、建築図面、ビジネス文書は、紙ベースで作成・保管しておくことが各法令で定められていました。しかし、e文書法や電子帳簿保存法などペーパーレス化を可能にする法律が整備されてきました。

また、これまでは、法令による定めがなくても、商慣習として決定事項や取り決めは書面にて行うこととする事例も多くみられましたが、インターネットによるやり取りが普及するなかで、それらの商慣習も見直しが迫られています。法令上・商慣習の双方から、ペーパーレス化が求められるようになってきたといえるでしょう。

ペーパーレス化を進めることによって得られるメリットも数多くあります。まず、社内で紙の書類を管理する手間が省けます。さらに書類を電子データ化してクラウドシステムや文書システムなどに保存することで、検索性や閲覧性が向上します。営業先や在宅勤務中でも必要な書類をすぐに確認でき、遠隔地での情報共有もスムーズになるため、業務効率化への貢献が期待できます。組織の生産性を上げるためにもペーパーレス化は積極的に取り入れるとよいでしょう。

なお、ペーパーレス化の進め方においては社内文書と社外文書を分けて考えることをおすすめします。というのも、前者は自社の考えだけで進められますが、社外文書は取引先等との調整が必要となるからです。ファーストステップとしては自社だけで実現可能な社内文書のペーパーレス化から始めましょう。

ペーパーレス化に適している紙書類

社内文書のうち、最初にペーパーレス化に取り掛かるべき紙書類を紹介します。

伝票類

取引先から受け取った紙の伝票類です。請求書や支払いの基となる重要な書類ですが、取引先ごとに多くの伝票を受け取るため、管理が煩雑になりがちです。こうした管理をペーパーレス化によって効率化できます。業務スキャナで取り込んでデジタル保存していきます。

社内の回覧や会議関連資料

紙べースで回していた回覧を社内ポータル、社内SNSなどで提示します。出張中の社員や休みをとっている社員が閲覧できなくなることがなくなるうえ、後から内容を確認したいときにも便利です。

また、会議資料や議事録もペーパーレス化を進めたい書類です。まず、会議資料のデジタル化によって会議の準備の手間を軽減できるでしょう。また、議事録をデジタル化することで会議の結果を迅速かつ確実に共有できるため、会議の意義を高めることにつながります。
詳しくは「ペーパーレス会議で会議の質を高めよう！コスト削減や生産性の向上も目指せる」をご覧ください。

社内マニュアルや規定書

社内マニュアルや規定書も、紙の文書の場合は実物を確認しなければなりませんが、デジタル化してクラウドシステムや文書システム等に保存すれば、必要なときにすぐに閲覧可能となります。マニュアルや規定の理解があいまいなまま業務を進めてしまうと思わぬトラブルに発展する恐れがありますが、そのような事態を防止できます。

社内稟議書

稟議書類をデジタル化するとともに承認フローも見直すことで、稟議がスムーズに進むようになるほか、承認の経緯が可視化される効果も得られます。

経費精算申請書

紙の書類では、経費精算書を作成したら原則として直接経理部門へ提出しなければなりません。しかし、経費申請をデジタル化することで、遠隔地からの申請も可能になり経費申請がスピードアップします。申請する社員と処理する経理部門双方の負担軽減が図れるでしょう。

ペーパーレス化を進めるための手順

社内ペーパーレス化をスムーズに進めるためには、事前に体制を整えたうえで実施することが求められます。一般的な手順について解説します。

目的の明確化

自社におけるペーパーレス化の目的は業務効率化なのかコスト削減なのかなど、何のためにそれを行うのかを明確化します。それまで慣れ親しんでいた紙媒体の使用を極力減らすことになるため、メリットを社内に周知し社員の理解を得ます。経営陣と社員が共通認識を持つことで、ペーパーレス化の機運を高めましょう。

ペーパーレス化の方向性を決定

どの業務をペーパーレス化していくか、対象書類と対象業務をピックアップします。最初は前項で挙げた課題の解決につながる箇所からペーパーレス化していくのがよいでしょう。管理が煩雑な書類で、それによって業務が滞っているような業務を選択すれば、ペーパーレス化が課題を解決する手段であることが広く認知されます。
なお、ペーパーレス化にはワークフローシステムやスキャナなどのシステム・ツールが必要です。業務の方向性に合わせてどのようなシステム・ツールを活用するかも同時に検討していきます。

デジタルデータの運用ルールを決定

ペーパーレス化した書類をどのようにデジタルで運用するかを決定します。例えばデジタル文書を作成する際のフォーマットを作成して社内ポータルにて共有すると、スムーズなペーパーレス化と業務効率化が実現するでしょう。
運用においては、保存時のファイル名の付け方やフォルダ分類なども重要です。保存に係るルールを徹底することで、閲覧のしやすさや検索性の向上につながります。

電子帳簿保存法の要件を満たしているか

電子帳簿保存法とは国税関係書類の電子保存を認めた法律です。この法律ではデータの保存方法が大きく3つに分けられています。電子計算機を使用して作成する帳簿書類関係の「電子帳簿保存」、取引先から受け取った請求書等（自社で作成した写しも含む）をスキャニングする「スキャナ保存」、メールやインターネットによる取引データである「電子取引に係るデータ保存」の3種類です。

種類ごとに電子保存の要件が異なるので注意が必要です。自社でペーパーレス化を進める書類が上記のいずれかに該当する場合、該当の保存要件を確認したうえで法令を順守していく必要があります。

業務フローの見直し

対象の書類や業務ごとに、フローを見直します。ペーパーレス化は紙書類を単純にデジタル化するだけのものではなく、業務を効率化させることが可能です。そのため、ペーパーレス化に合わせて業務フローを最適化させる視点が重要です。

例えば伝票類について、それまでは一時保管した伝票を、週末や月末にまとめてファイリングしていたとします。しかしペーパーレス化によって「紙伝票を受け取ったらその日のうちにスキャナ保存して、取引先ごとのフォルダに格納」とすることで処理を迅速化できます。

ペーパーレス化の実施と改善

ペーパーレス化を実施してみると、当初は課題やつまずきが生じると考えられます。書類ごと・業務ごとのスモールスタートで慎重に状況を確認してみるといいでしょう。目の届く範囲からペーパーレス化することで、課題がないかどうかをしっかりと検証することが可能です。問題があれば都度改善していくことで、精度の高いペーパーレス化が実現します。

ペーパーレス化を進めるうえでの注意点

ペーパーレス化を進めるうえで、注意したいのが次の3点です。

BCP対策でリスクに備える

ペーパーレス化を進めるうえで災害対策は必須です。データの保管場所が自社サーバーである場合、自社が被災した場合に業務停止・データ喪失の可能性が高まるため、情報分散やバックアップが重要です。クラウドサーバーを利用することで非常事態時でもデータが保持できます。クラウドサーバーなら仮に本社が被災しても、社員の自宅や被災していない支社・営業所から必要書類を閲覧することが可能です。

対象に適したツールを選ぶ

ペーパーレス化にはツールを活用するのが一般的です。対象書類や業務によって役立つツールが異なるので、自社で実現したいことを確実にサポートしてくれるツールを選びましょう。
ツールの活用事例については「ペーパーレス化とは？得られるメリットと成功事例を紹介」をご覧ください。

内部統制に気を配る

デジタルデータは共有しやすく、閲覧や検索性に優れている一方で、書き換え・削除などがしやすいともいえます。そのため、社内規定の作成・周知などにより、内部統制を強化しましょう。アクセス権の設定やログ管理など内部統制できるシステムを活用して体制を整えることも重要です。

ペーパーレス化を進めた企業の事例

desknet's NEO（デスクネッツ ネオ）を活用したペーパーレス化の事例を紹介します。

事例1：株式会社ライフコーポレーション様

事例2：株式会社北陸銀行様

手順を知ってスムーズなペーパーレス化を実現しよう

ペーパーレス化には多くのメリットがあります。ペーパーレス化を助けるツールは複数ありますが、実際に進める社員の協力がなくては実現できません。メリットの周知や、運用ルールの作成など事前の準備をしたうえで、ペーパーレス化を進めていきましょう。事前準備を行うことは、目的に合った良いツールを選ぶことにもつながります。社員全員の協力とツール活用によって、ペーパーレス化の成功を目指しましょう。