業務効率化ツールで業務の無駄を削減しよう！
導入メリットや選定のポイントは？

労働力人口の減少が見込まれるなか、限られた人材で収益性を高めるために、企業は業務効率化を求められています。その方法のひとつとして業務効率化ツールの使用が挙げられますが、企業によってはツールの効果に疑問を持っているかもしれません。もしくは、興味はあっても選定のポイントが分からないという企業もあるでしょう。業務効率化ツール導入のメリットや選定のポイント、導入の流れについて紹介します。

業務効率化ツールが求められる背景と導入のメリット

業務効率化ツール導入が求められている背景と、導入によって得られるメリットを紹介します。

業務効率化が求められる背景

業務効率化とは、業務上の無駄をなくし、効率よく仕事をしていくことです。もとより仕事においてこうした視点は重要ですが、次のような理由で、近年は特に業務効率化が求められています。

・労働力人口の減少
15歳以上人口のうち、就業者と完全失業者を合わせた人口である「労働力人口」自体はここ数年おおむね横ばいでした。しかし、総務省統計局の「労働力調査（基本集計）2021年（令和3年）平均結果の概要」によると、15～64歳の人口をさす「生産年齢人口」は2020年に比べて減少しています。人材多様化が進んでいるため

さまざまな人材の活用が当たり前となり、正規の労働時間を当然に働ける人材が業務を担っていく、という前提が崩れています。例えば、育児や介護などによって短時間勤務をする社員や、パート・アルバイトなどの短時間従業員などの増加・活躍が該当します。

・労働環境におけるコンプライアンスの強化
時間外労働の上限規制の厳格化や有休義務化など、企業の法令順守がより強化されています。企業は、長時間労働や業務に追われて有給が取得できなくなるような事態を防止しなければなりません。

これらにより、限られた人材・労働時間でも成果を上げることが必須となりつつあり、その方法として業務効率化が注目されています。

業務効率化ツール導入のメリット

業務効率化に該当するのは、例えば仕事の工程を見直すことで不要な作業を削ることや、チームの情報共有を徹底して重複作業を減らすことなどです。ただし、すでにそのような試みをしていて、そのうえでさらなる業務効率化を図りたいときもあるでしょう。そのような場合に役立つのが、ITソリューションによって業務効率化を助ける「業務効率化ツール」です。

※業務効率化について詳しくは「業務改善でムダをなくす！業務効率化の3つのポイントと活用事例」をご覧ください。

業務効率化ツールは次のようなメリットがあります。

・適切に導入すれば、利用者すべてが恩恵を受けられる
従業員が使用するパソコンに広くインストールする、もしくはアカウント登録すれば従業員すべてが利用できるクラウドサービスを導入するなどすれば、特定の部署や人材に限らず、全社的に効果を発揮させられます。

・浸透してきたテレワークとの相性がよい
通常はITソリューションであるため、テレワークとの相性がよいです。浸透してきたテレワークには「コミュニケーションがとりにくい」「データの共有が難しい」などの留意点があります。しかしそのような業務の行いにくさを解消してくれるツールが多く、テレワークの促進が図れます。

・従業員のワークライフバランスがとりやすくなる
無駄な作業を減らすことやテレワーク促進による柔軟な働き方の実現が図れることで、ワークライフバランスがとりやすくなります。プライベート（ライフ）も充実させることができれば、ワークとライフの相乗効果が見込めます。

このような効果が期待できる業務効率ツールの内容と選定のポイントを次に見ていきます。

※生産性を高めるメリットや方法については「生産性を高めるITツール選定のポイント」をご覧ください。

業務効率化ツール選定のポイント

業務効率化ツールには多様な種類がありますので、いくつか紹介します。

業務効率化ツールの種類

・コミュニケーションツール
通常はチャット形式で、スマートフォンからでも気軽にメッセージが送れたり、ファイルを共有できたりします。

・スケジュール管理ツール
顧客との約束や会議、資料提出の締め日などを登録できるツールです。チームや部署単位でのスケジュール登録・共有も可能です。

・ワークフローツール
経費精算や稟議申請などさまざまな届出のフローをデジタル化するツールです。遠隔地でも申請・決裁が可能になります。

・文書管理ツール
社内の規定集や契約書などの保管は煩雑になりがちですが、こうした文書を一元管理できるツールもあります。保管のみではなく、共有・検索・閲覧機能もあります。

※タスク管理ツールについては、「タスク管理とは？仕事におけるタスク管理のポイント」をご覧ください。

ツール選定時のポイント

業務効率化に役立つさまざまなツールがあるなかで、導入にあたりどのような視点で選定していけばいいのでしょうか。選定時のポイントを紹介します。

・現状把握
まずは現状の作業を把握して、課題を明確にします。それによって課題を解決できるツールを選びやすくなるからです。例えば、「外回りが多い営業チーム内でファイルや情報が共有できていないので、共有のための無駄なミーティングが多い」という課題なら、いつでもどこでも情報共有ができるツールを選定していきます。

※現状把握について詳しくは「経営の見える化と可視化」をご覧ください。

・既存のビジネスソフトとの連携
エクセルに代表される表計算ソフトを利用している企業は多いため、それら既存のビジネスソフトとの相性がよいことや、以前作成したファイルが活用できることも重要なポイントです。

例えば、もともとエクセルで勤怠管理をしていた企業が勤怠管理ツールを導入した場合、勤怠管理ツールの打刻データをCSV形式で出力できれば、引き続きエクセルでも打刻データを記録・集計などを行えます。蓄積されたデータや従前のフローを生かしながら業務効率化が図れるでしょう。

・現場との親和性
業務効率化ツールの導入によって、現場の業務フローを一から構築しなければならいようでは、導入の手間が大きくなってしまいます。「従来のフローにそのまま組み込める」「従来の（紙の）フォーマットに近い申請画面である」といった親和性を重視しなければなりません。

・導入のコスト
業務効率化が実現しても、コストが見合わなければ意味がありません。削減できるコストと導入・維持コストを比較しましょう。

・サポート
ツールを使いこなすのに時間がかかったり、トラブルが発生したりすることも考えられます。トラブルが速やかに解決できるよう、提供ベンダーのサポート体制が十分であるかも確認しましょう。

・拡張性
将来的に事業が拡大することで利用範囲を広げたいことがあるでしょう。もしくは、さらなる効率化のために機能を増やしたくなることことも考えられます。そのような要望を満たすためには、「オプションが豊富」「カスタマイズが容易」「他システムとの連携がしやすい」といった視点も重要です。

業務効率化ツール導入の流れ

業務効率化ツールの導入は、次のような流れで行います。

1.検討

導入を検討する担当者や部署を決めて、次の項目を明確にします。

・求める業務要件
例えば勤怠管理システムであれば、「テレワークでも勤怠管理ができるようにマルチデバイス対応であること」といった要件を定めます。

・求める効果の設定
例えば「勤怠管理にかける作業時間を年間で〇時間削減する」など、定量化できる効果を設定します。そのうえで、要件や効果を満たすツールを探していきます。

・現場の声を聞く
実際にツールを使用して業務効率化を行うのは現場です。そのため、現場の声を聴きながら選定を進めていくことで、現場が使いやすいツールを導入できます

2.導入

動作環境を整えて導入します。不明点はベンダーに確認し、トラブルの芽を摘んでおきます。場合によってはベンダーのサポートを受けながら導入することも必要です。

また、マニュアル整備やフロー構築などの導入準備を行い、誰もがスムーズに利用できるようにしておくことも重要です。

3.運用

慣れてきたら、ツールの利用範囲を拡大する、もしくはツールの機能を拡張するなどして、より自社にとって使いやすいツールにしていきます。

現場で喜ばれる業務効率化ツールを導入しよう

業務効率化ツールは単に無駄な作業を削減するだけでなく、テレワークの作業性を高めたり、従業員のワークライフバランス実現に寄与したりします。ただし、現状把握が不十分であると、課題とマッチしないツールとなってしまうかもしれません。また、現場との親和性が低いと、現場で使われにくく効果が半減してしまうおそれがあります。課題把握や現場との親和性などを考慮し、自社にとって有効な業務効率化ツールを導入していきましょう。

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