グループウェアとは？
導入メリット、主要製品比較と選び方を解説

グループウェアは、組織の情報共有や業務効率化には欠かせないツールとして多く利用されています。

しかしながら、「グループウェアと聞くけど何ができるの？」「グループウェアを導入する上でのメリットがよくわからない」という疑問をお持ちの方もいるかもしれません。

本記事では、グループウェアの導入効果や国内で提供されている主要なグループウェアを対象にした製品比較についてわかりやすくご紹介しています。

グループウェアとは

グループウェアとは、情報共有の効率化、コミュニケーション活性化、業務効率化などに役立つ複数のアプリケーションが備わるITツールです。

グループウェアを導入することで、業務を効率化したり、コミュニケーションを活性化したりといった、組織の課題を解決することができます。

例えば、別拠点で働く社員と円滑なコミュニケーションがうまくいかなかったり、テレワークによって承認フローが見えにくくなったり、といったケースに対しては、グループウェアの導入が効果的です。

少子高齢化により人材不足が慢性化している中、業界や業種を問わず多くの企業で業務の効率化は大きな課題です。業務にかかる時間や手間を省く工夫は、人手不足を補うだけではなく働く人の負担軽減にもつながります。

リアルタイムでの情報共有やスケジュールのすり合わせが可能であり、即座のコミュニケーションやスピーディーな申請手続きなどが行えるグループウェアの導入は、業務効率化への取り組みとして極めて有効です。口頭やメールなどと比較して伝達ミスや申告もれの防止にもつながります。

また、現在は働き方が多様化しており、リモートワークの際のオンラインでの情報共有は欠かせません。個人やグループのスケジュール、全社やグループでのお知らせの共有など、グループウェアの導入効果はその点でも大きなものと言えます。そのほか、グループウェアの中で社内の規定集などの文書を管理したり、申請・決裁に係る業務を一元管理したり、わざわざ出社せずとも社外からもそれらにアクセスできることも必要とされます。

このような仕事のやり方の変化に対応するために、パソコン、スマートフォン、タブレットでログインをして、インターネットの接続環境があれば、どこからもアクセスができる、その場で仕事が始められることは大切な条件です。

さらに安否確認機能があるグループウェアでは、災害時の従業員の安否状況を迅速に把握して管理、防災対策の一助にもなります。標準で装備されていれば、追加での安否確認ツールの導入は不要です。

現在、さまざまな機能を搭載したグループウェアが市場に供給されています。多くの選択肢から自社に合ったグループウェアを選ぶことが大切です。

グループウェアを活用することで社内業務を効率化したり、組織内のコミュニケーションを活性化したりすることができます。スケジュールや情報・ファイルの共有、掲示板・SNSなどのコミュニケーションのほか、ワークフロー、設備予約などのアプリケーションで構成されています。

また、グループウェアを活用することで、次のような課題、導入メリットに期待ができます。

・テレワークでコミュニケーションが取りにくく、スケジュール調整に手間や時間がかかる
・会議室や備品の予約管理、取り消し忘れなど、運用がうまくいかない
・外出先のメンバーの所在を即座に知りたい
・外出が多いため、事務処理が進まない
・拠点間、部門間での情報共有にタイムラグがある
・複数人を宛先としたメールのやりとりに時間を取られている
・承認フローが見えず、申請書がどの部署、どの人で止まっているかわからない
・紙文書とデジタル文書が混在し、ペーパーレス化が進まない
・ワークフローシステムが使いづらい、機能が足りない
・Excelを使った台帳の管理に限界を感じている
・モバイルでのメッセージのやりとりをもっと円滑にしたい

グループウェアを使うことで、情報共有の効率化、コミュニケーション活性化、業務効率化ができるようになります。
また、全ユーザーに共通して情報を共有する場を作れることもメリットのひとつです。社内の課題解決に役立ちます。 グループウェア導入のメリット・デメリット 中小企業におすすめのグループウェアとは？種類、導入メリットを事例を交えて解説

全ユーザー共通の情報共有の場を作れる

ポータル機能を利用することで、全ユーザーに共通した情報共有の場を作ることができます。テレワークで出社していないメンバーであっても、業務開始時にポータルを見れば、社内のお知らせやスケジュールなど、その日に確認すべきことがすべてわかります。
テレワークなどで全ユーザーに共通した情報の共有が難しいという課題も、ポータルを使うことで解決できます。

情報共有の効率化

グループウェアを利用することで、情報共有を効率化することができます。
例えば、組織全員のスケジュールを共有することで、会議などの日程調整もスムーズです。メールや口頭での確認だと時間がかかってしまい、その間に別の予定が入ってしまうといった問題も解決できます。
メンバー全員にまとめて情報共有したいときも、インフォメーション機能を使えば簡単に共有することが可能です。

コミュニケーション活性化

グループウェアには、社内コミュニケーションを活性化することができる機能もそろっています。
社内SNSでちょっとした雑談をしたり、アイデアを共有したりすることができるので、在宅や別拠点で働くメンバーとのコミュニケーションが希薄になりがちという課題を解決することができます。

業務効率化

グループウェアを使えば、ファイル共有や回覧機能などで、業務を効率化することもできます。また、ワークフロー機能を利用すれば、申請などの進捗が可視化されるだけでなく、社外からの決裁や代理承認も可能です。申請がどこで止まっているかわからないといった課題も解決でき、生産性も向上にもつながります。

グループウェアを選ぶ際に必要なことは、導入する目的をはっきりさせておくことです。その上で、自社の目的を達成できるグループウェアを比較・検討して選びましょう。 導入にあたって、目的をどう考えるかといったことや選び方を以下で解説しています。

導入目的を明確化する

グループウェアを導入するにあたっては、その目的を明確に決めましょう。自社のどのような課題を解決したいのか、何のために導入するのかを明確にすることで、選択する際の軸ができます。

目的に合ったグループウェアを選ぶ

具体的な導入目的が定まれば、その目的が達成できるグループウェアを、比較・検討することができます。コストとのバランスも考慮しつつ、自社の目的に合ったグループウェアを選びましょう。

グループウェア選定のポイント

・導入目的をかなえる機能を挙げる
・導入すればより業務が進めやすくなる機能や、部署単位で重宝しそうな機能を把握する
・なくても問題がない機能を整理する

上記のほか、日本のワークスタイルにあわせた設計かどうかも大切なポイントです。海外製のグループウェアは、部署や役職間でのやり取りやスケジュールの共有などの仕方が異なるため、使い勝手に違和感を覚える可能性もあります。アクセス権限の柔軟な設定ができるとより使いやすいでしょう。

優先順位を付けたら、候補の製品について自社の業務に必須な機能はもれなく搭載されているか、不必要な機能がついているために余計なコストがかさんでいないかなどをチェックしましょう。
なお、高機能のグループウェアを導入しても、使いづらければ現場に定着しません。機能面だけではなく操作性、管理者の負担が大きくないかも確認しておくことが大切です。導入の前に実際に機能を試してみることをおすすめします。無料トライアルが利用可能な製品もありますので、そういったものを積極的に利用すると良いでしょう。 グループウェアを乗り換えたい！必要な事前準備と注意点を事例を交えて紹介