グループウェアとは？

グループウェアとは、情報共有の効率化、コミュニケーション活性化、業務効率化などに役立つ複数のアプリケーションが備わるITツールです。

グループウェアを導入することで、業務を効率化したり、コミュニケーションを活性化したりといった、組織の課題を解決することができます。

例えば、別拠点で働く社員と円滑なコミュニケーションができなかったり、テレワークによって承認フローが見えにくくなったり、といった課題に対しては、グループウェアの導入が効果的です。

グループウェアを活用することで社内業務を効率化したり、組織内のコミュニケーションを活性化したりすることができます。スケジュールや情報・ファイルの共有、掲示板・SNSなどのコミュニケーションのほか、ワークフロー、設備予約などのアプリケーションで構成されています。

また、グループウェアを活用することで、次のような社内の課題を解決することもできます。

・テレワークでコミュニケーションが取りにくく、スケジュール調整に手間や時間がかかる
・会議室や備品の予約管理、取り消し忘れなど、運用がうまくいかない
・外出先の社員の所在を即座に知りたい
・外出が多いため、事務処理が進まない
・複数人を宛先としたメールのやりとりに時間を取られている
・承認フローが見えず、申請書がどの部署、どの人で止まっているかわからない
・紙文書とデジタル文書が混在し、ペーパーレス化が進まない

グループウェアには、オンプレミス型とクラウド型があります。
オンプレミス型は自社のサーバーにインストールして運用するものです。一方のクラウド型は、外部のサーバーにあるグループウェアを利用するもので、インターネット環境があればどこからでも利用することができます。

オンプレミス型の特長

オンプレミス型は、自社のサーバーにインストールして運用します。Webサーバーの負荷分散やデータベースサーバーの冗長構成など、システム環境を柔軟に構成できることや、独自のセキュリティ対策を実現できることがメリットといえるでしょう。
一方、サーバー購入費用や、ソフトウェアライセンス費用など、導入時の初期コストが大きいことや、サーバー運用、データバックアップ等の維持管理が必要で、運用にあたりITの知識を持つスタッフが必要という側面もあります。

クラウド型の特長

クラウド型は、外部のサーバーにあるグループウェアを利用するもので、インターネットに接続できれば、社内に限らず社外からでも利用できます。導入コストは安価で、サーバーの運用管理やセキュリティ対策も運営業者に任せられるため、簡単に導入することができます。
一方、多くの企業に同様のサービスを提供しているため、カスタマイズ性はあまり高くないといえます。

グループウェアを使うことで、情報共有の効率化、コミュニケーション活性化、業務効率化ができるようになります。
また、全社員に共通して情報を共有する場を作れることもメリットのひとつです。社内の課題解決に役立ちます。

全社員共通の情報共有の場を作れる

ポータル機能を利用することで、全社員に共通した情報共有の場を作ることができます。テレワークで出社していない社員であっても、業務開始時にポータルを見れば、社内のお知らせやスケジュールなど、その日に確認すべきことがすべてわかります。
テレワークなどで全社員に共通した情報の共有が難しいという課題も、ポータルを使うことで解決できます。

情報共有の効率化

グループウェアを利用することで、情報共有を効率化することができます。
例えば、組織全員のスケジュールを共有することで、会議などの日程調整もスムーズです。メールや口頭での確認だと時間がかかってしまい、その間に別の予定が入ってしまうといった問題も解決できます。
メンバー全員にまとめて情報共有したいときも、インフォメーション機能を使えば簡単に共有することが可能です。

コミュニケーション活性化

グループウェアには、社内コミュニケーションを活性化することができる機能もそろっています。
社内SNSでちょっとした雑談をしたり、アイデアを共有したりすることができるので、在宅や別拠点で働く社員とのコミュニケーションが希薄になりがちという課題を解決することができます。

業務効率化

グループウェアを使えば、ファイル共有や回覧機能などで、業務を効率化することもできます。また、ワークフロー機能を利用すれば、申請などの進捗が可視化されるだけでなく、社外からの決裁や代理承認も可能です。申請がどこで止まっているかわからないといった課題も解決でき、生産性も向上します。

身の回りにある社内の困りごと。
デスクネッツ ネオなら解決できるかもしれません！

グループウェアの中でも、高いパフォーマンスを発揮するのが、desknet's NEOです。
基本の27の機能に加え、業務アプリ作成ツール「AppSuite（アップスイート）」やウェブ会議といった、充実したオプションサービスをそろえています。
クラウド版は、1ユーザーあたり月額400円(税抜)で提供しています。
また、300ユーザーまでの小規模パッケージ版と300ユーザーから数万ユーザーまで利用可能な大規模パッケージ版の2種類をご用意しています。

グループウェアにはさまざまな機能が含まれています。ポータルやスケジュール管理、掲示板、文書管理といった情報共有機能のほか、社内SNSや回覧、電子会議室などのコミュニケーション機能、ワークフローや議事録、電話の伝言管理などの業務効率化機能があります。

グループウェア「desknet's NEO（デスクネッツ ネオ）」の主な機能は下記のとおりです。

グループウェアを選ぶ際に必要なことは、導入する目的をはっきりさせておくことです。その上で、自社の目的を達成できるグループウェアを比較・検討して選びましょう。

導入にあたって、目的をどう考えるかといったことや選び方、desknet's NEOと他社のグループウェアの比較について詳しくは、下記をご確認ください。

導入目的を明確化する

グループウェアを導入するにあたっては、その目的を明確に決めましょう。自社のどのような課題を解決したいのか、何のために導入するのかを明確にすることで、選択する際の軸ができます。

目的に合ったグループウェアを選ぶ

具体的な導入目的が定まれば、その目的が達成できるグループウェアを、比較・検討することができます。コストとのバランスも考慮しつつ、自社の目的に合ったグループウェアを選びましょう。

なお、desknet's NEOと他社のグループウェアのサービスを比較してみました。グループウェア選びの参考にしてください。

■desknet's NEOと他社グループウェアの比較表

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