グループウェアとは?
導入メリット、主要製品比較と選び方を解説
グループウェアは、組織の情報共有や業務効率化には欠かせないツールとして多く利用されています。
しかしながら、「グループウェアと聞くけど何ができるの?」「グループウェアを導入する上でのメリットがよくわからない」という疑問をお持ちの方もいるかもしれません。
本記事では、グループウェアの導入効果や国内で提供されている主要なグループウェアを対象にした製品比較についてわかりやすくご紹介しています。
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グループウェアとは
グループウェアとは、情報共有の効率化、コミュニケーション活性化、業務効率化などに役立つ複数のアプリケーションが備わるITツールです。
グループウェアを導入することで、業務を効率化したり、コミュニケーションを活性化したりといった、組織の課題を解決することができます。
例えば、別拠点で働く社員と円滑なコミュニケーションがうまくいかなかったり、テレワークによって承認フローが見えにくくなったり、といったケースに対しては、グループウェアの導入が効果的です。
グループウェアの必要性
少子高齢化により人材不足が慢性化している中、業界や業種を問わず多くの企業で業務の効率化は大きな課題です。業務にかかる時間や手間を省く工夫は、人手不足を補うだけではなく働く人の負担軽減にもつながります。
リアルタイムでの情報共有やスケジュールのすり合わせが可能であり、即座のコミュニケーションやスピーディーな申請手続きなどが行えるグループウェアの導入は、業務効率化への取り組みとして極めて有効です。口頭やメールなどと比較して伝達ミスや申告もれの防止にもつながります。
また、現在は働き方が多様化しており、リモートワークの際のオンラインでの情報共有は欠かせません。個人やグループのスケジュール、全社やグループでのお知らせの共有など、グループウェアの導入効果はその点でも大きなものと言えます。そのほか、グループウェアの中で社内の規定集などの文書を管理したり、申請・決裁に係る業務を一元管理したり、わざわざ出社せずとも社外からもそれらにアクセスできることも必要とされます。
このような仕事のやり方の変化に対応するために、パソコン、スマートフォン、タブレットでログインをして、インターネットの接続環境があれば、どこからもアクセスができる、その場で仕事が始められることは大切な条件です。
さらに安否確認機能があるグループウェアでは、災害時の従業員の安否状況を迅速に把握して管理、防災対策の一助にもなります。標準で装備されていれば、追加での安否確認ツールの導入は不要です。
現在、さまざまな機能を搭載したグループウェアが市場に供給されています。多くの選択肢から自社に合ったグループウェアを選ぶことが大切です。
グループウェアでできること
グループウェアを活用することで社内業務を効率化したり、組織内のコミュニケーションを活性化したりすることができます。スケジュールや情報・ファイルの共有、掲示板・SNSなどのコミュニケーションのほか、ワークフロー、設備予約などのアプリケーションで構成されています。
また、グループウェアを活用することで、次のような課題、導入メリットに期待ができます。
・テレワークでコミュニケーションが取りにくく、スケジュール調整に手間や時間がかかる
・会議室や備品の予約管理、取り消し忘れなど、運用がうまくいかない
・外出先のメンバーの所在を即座に知りたい
・外出が多いため、事務処理が進まない
・拠点間、部門間での情報共有にタイムラグがある
・複数人を宛先としたメールのやりとりに時間を取られている
・承認フローが見えず、申請書がどの部署、どの人で止まっているかわからない
・紙文書とデジタル文書が混在し、ペーパーレス化が進まない
・ワークフローシステムが使いづらい、機能が足りない
・Excelを使った台帳の管理に限界を感じている
・モバイルでのメッセージのやりとりをもっと円滑にしたい
グループウェア導入のメリット
グループウェアを使うことで、情報共有の効率化、コミュニケーション活性化、業務効率化ができるようになります。
また、全ユーザーに共通して情報を共有する場を作れることもメリットのひとつです。社内の課題解決に役立ちます。
グループウェア導入のメリット・デメリット
中小企業におすすめのグループウェアとは?種類、導入メリットを事例を交えて解説
全ユーザー共通の情報共有の場を作れる
ポータル機能を利用することで、全ユーザーに共通した情報共有の場を作ることができます。テレワークで出社していないメンバーであっても、業務開始時にポータルを見れば、社内のお知らせやスケジュールなど、その日に確認すべきことがすべてわかります。
テレワークなどで全ユーザーに共通した情報の共有が難しいという課題も、ポータルを使うことで解決できます。
情報共有の効率化
グループウェアを利用することで、情報共有を効率化することができます。
例えば、組織全員のスケジュールを共有することで、会議などの日程調整もスムーズです。メールや口頭での確認だと時間がかかってしまい、その間に別の予定が入ってしまうといった問題も解決できます。
メンバー全員にまとめて情報共有したいときも、インフォメーション機能を使えば簡単に共有することが可能です。
コミュニケーション活性化
グループウェアには、社内コミュニケーションを活性化することができる機能もそろっています。
社内SNSでちょっとした雑談をしたり、アイデアを共有したりすることができるので、在宅や別拠点で働くメンバーとのコミュニケーションが希薄になりがちという課題を解決することができます。
業務効率化
グループウェアを使えば、ファイル共有や回覧機能などで、業務を効率化することもできます。また、ワークフロー機能を利用すれば、申請などの進捗が可視化されるだけでなく、社外からの決裁や代理承認も可能です。申請がどこで止まっているかわからないといった課題も解決でき、生産性も向上にもつながります。
グループウェアの主な機能
ここでは、グループウェアの一般的な目的とそれに対応した特徴的な機能をご紹介します。
目的 | 一般的な機能名 |
---|---|
スケジュール管理・会議準備 | スケジュール機能、施設予約機能、議事録機能、来訪者管理機能 など |
社内連絡 | ポータル機能、インフォメーション機能、掲示板機能 など |
コミュニケーション円滑化 | メール機能、伝言機能、電子会議室機能、回覧板機能、 アンケート機能、社内SNS機能(つぶやき)、ビジネスチャット機能 など |
稟議申請・報告 | ワークフロー機能、レポート機能 など |
プロジェクト・タスク管理 | プロジェクト管理機能、ToDo管理機能 など |
労務管理、経費精算 | タイムカード機能、経費精算機能、仮払精算機能、購買予約機能 など |
社内情報共有 | ポータル機能、ファイル共有機能、備品管理機能、アドレス帳機能、安否確認機能 など |
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【まんが】グループウェアはじめて物語 Ver 2.0
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グループウェアの導入形態
グループウェアには、オンプレミス型とクラウド型があります。
オンプレミス型は自社のサーバーにインストールして運用するものです。一方のクラウド型は、外部のサーバーにあるグループウェアを利用するもので、基本的にはインターネット環境があればどこからでも利用することができます。
オンプレミス型の特長
オンプレミス型は、自社のサーバーにインストールして運用します。Webサーバーの負荷分散やデータベースサーバーの冗長構成など、システム環境を柔軟に構成できることや、独自のセキュリティ対策を実現できることがメリットといえるでしょう。
一方、サーバー購入費用や、ソフトウェアライセンス費用など、導入時の初期コストが大きいことや、サーバー運用、データバックアップ等の維持管理が必要で、運用にあたりITの知識を持つスタッフが必要という側面もあります。
クラウド型の特長
クラウド型は、外部のサーバーにあるグループウェアを利用するもので、インターネットに接続できれば、社内に限らず社外からでも利用できます。導入コストは安価で、サーバーの運用管理やセキュリティ対策も運営業者に任せられるため、簡単に導入することができます。
一方、多くの企業に同様のサービスを提供しているため、カスタマイズ性はあまり高くないといえます。
オンプレミス型グループウェアとは?クラウド型との違いや導入を失敗させないポイントを解説
グループウェアの選定方法
グループウェアを選ぶ際に必要なことは、導入する目的をはっきりさせておくことです。その上で、自社の目的を達成できるグループウェアを比較・検討して選びましょう。
導入にあたって、目的をどう考えるかといったことや選び方を以下で解説しています。
導入目的を明確化する
グループウェアを導入するにあたっては、その目的を明確に決めましょう。自社のどのような課題を解決したいのか、何のために導入するのかを明確にすることで、選択する際の軸ができます。
目的に合ったグループウェアを選ぶ
具体的な導入目的が定まれば、その目的が達成できるグループウェアを、比較・検討することができます。コストとのバランスも考慮しつつ、自社の目的に合ったグループウェアを選びましょう。
グループウェア選定のポイント
・導入目的をかなえる機能を挙げる
・導入すればより業務が進めやすくなる機能や、部署単位で重宝しそうな機能を把握する
・なくても問題がない機能を整理する
優先順位を付けたら、候補の製品について自社の業務に必須な機能はもれなく搭載されているか、不必要な機能がついているために余計なコストがかさんでいないかなどをチェックしましょう。
なお、必要な機能を搭載したグループウェアを導入しても、使いづらければ現場に定着しません。機能面だけではなく操作性も確認しておくことが大切です。導入の前に実際に機能を試してみることをおすすめします。無料トライアルが利用可能な製品もありますので、そういったものを積極的に利用すると良いでしょう。
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テレワーク対応やペーパーレス化などの新しいニーズへの対応を可能にするグループウェア。グループウェア導入のための4つのポイントをわかりやすく解説した資料です。
主要なグループウェアの比較
desknet's NEOと他社のグループウェアのサービスを比較しました。
■desknet's NEOと他社グループウェアの簡易比較表
desknet's NEO | C社 大規模向け製品 | C社 小規模向け製品 | M社 クラウド製品 | ||
初期費用 | なし | なし | なし | なし ※初期設定を業者に依頼する場合は別途費用が発生 |
|
基本サービス | 月額800円(税抜)/1ユーザー | 月額800円(税抜)/1ユーザー | 月額500円(税抜)/1ユーザー | 月額600円(税抜)/1ユーザー | |
ディスク容量 | 基本 | 1GB/1ユーザー | - | 1GB/1ユーザー | - |
増設 | 月額1,000円(税抜)/20GB | 月額1,000円(税抜)/10GB | 月額1,000円(税抜)/10GB | 不明 | |
認証 | ID/パスワード SSL暗号化 BASIC認証 接続元IPアドレス制限 クライアント証明書 |
ID/パスワード SSL暗号化 |
ID/パスワード SSL暗号化 BASIC認証 接続元IPアドレス制限 クライアント証明書 |
ID/パスワード SSL暗号化 2段階認証プロセス |
|
認証強化 | クライアント証明書 月額200円(税抜)/1ユーザー |
Active Directory連携 | クライアント証明書 月額250円(税抜)/1ユーザー |
強化製品あり サードベンダーからも提供 |
|
サポート | 平日9時-12時 / 13時-17時半(※土日祝日を除く) Eメールでのサポート |
平日10時-12時 / 13時-17時半(※土日祝日を除く) Eメールでのサポート |
平日10時-12時 / 13時-17時半(※土日祝日を除く) Eメールでのサポート |
(30ユーザー以上契約時) 平日9:00~17:00(※土日祝日を除く)の日本語サポート その他のあらゆる問題はメールまたはオンラインヘルプでサポート |
■desknet's NEOと他社グループウェアの詳細比較
desknet's NEOと各社グループウェアの機能や価格の比較についてより詳細に調べたマイナビ制作特設ページ、無料のダウンロード資料をご用意しています。ぜひグループウェア選びの参考にしてください。徹底比較!国産グループウェア3製品のコスト優位性を調査 徹底比較!5つの主要グループウェアの機能性を調査
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グループウェアの導入なら、デスクネッツ ネオがおすすめ
グループウェアの中でも、高いコストパフォーマンスを発揮するのが、desknet's NEOです。直感的な画面、シンプルな操作性は、ユーザーの業種や職種を問わず評価されています。
27の豊富な基本機能に加え、業務アプリ作成ツール「AppSuite(アップスイート)」やビジネスチャット「ChatLuck(チャットラック)」といった、充実したオプションサービスをそろえています。
参考:デスクネッツ ネオ機能一覧
また、国内数多くの製造業、医療・福祉機関、建設業、サービス業、学校、また地方自治体や官公庁など業種や規模を問わない導入実績があります。
参考:デスクネッツ ネオ導入事例
デスクネッツ ネオはクラウド版とオンプレミス版、2種類の導入方法からお選びいただけます。
1ユーザー月額800円の料金でご利用いただけるクラウド版は、すぐに使いたい、運用管理に手間をかけたくない方におすすめ。オンプレミス版は金融機関や政府・自治体など、より厳格な情報管理のニーズに対応できます。数名から1万名を超える大企業まで広く利用されています。
デスクネッツ ネオの開発を行う株式会社ネオジャパンは、1999年の市場参入から20年以上のグループウェア開発・提供実績を持っています。また、各種製品比較サイトにて賞を獲得し、グループウェア市場のリーダーとして、お客さまと確かな信頼を築いています。
参考:デスクネッツ ネオの評価と実績
スケジュール管理からノーコード開発まで 業務課題をワンストップで解決、
DXを推進する desknet's NEO(デスクネッツ ネオ)
デスクネッツ ネオの主な機能と活用メリット
ポータル
ポータルは、desknet’s NEOの各機能からの新着情報だけでなく、他のシステムのリンクの情報を集約でき、社内向けホームページを作れる便利な機能です。さまざまな情報を自由に配置でき、高い拡張性を備えています。
また、情報量にあわせてレイアウトを自由に変更することができ、全社向け、部署ごと、個人ごとなど、それぞれに使いやすいポータルを作成し、使い分けることも可能です。直感で操作できる使いやすいインターフェースで、誰でも簡単に利用できます。
desknet's NEOのポータル機能
文書管理
文書管理機能により、社内の規定集や契約書などの重要な文書を一元管理し、共有することが可能です。フォルダや書類への細かいアクセス権限を設定することで、セキュリティを保つこともできるため安心です。
ドラッグ&ドロップにより文書を容易に移動でき、ダウンロードやアップロードも一括で行えるため、作業の無駄がありません。文書の複数世代管理機能、簡易全文検索など、保存・検索を効率化する多彩な機能を持ちます。
<活用メリット>
情報共有が効率化します。オフィス、自宅、外出先と場所を問わず、従業員が必要なタイミングで必要な文書に、スムーズにアクセスすることが可能になります。
優れた検索機能や、閲覧した文書の関連文書も自動で表示する機能などにより、過去の文書も含めて必要な文書を探す時間と手間を減らし、業務効率化につながります。
文書を以前の状態に戻すロールバック機能もあり、何らかの事情で文書を改変してしまった場合などにも対処が可能です。
desknet's NEOの文書管理機能
スケジュール
見やすいカレンダーとわかりやすい登録画面で、行き先や予定の管理を効率化できます。自分の予定だけでなく、グループ、ほかのメンバーの状況も一目で把握できるので、連携して仕事を進めやすく、会議の日程調整なども手間なく行えます。
少ない操作で予定を簡単に登録できるので、忙しい合間の登録も負担が少なくて済みます。それぞれのスケジュールは色分けやアイコン設定が可能でとても見やすく、仕事がはかどります。
スケジュール機能は、設備予約機能、来訪者管理機能、議事録機能といった複数機能との連携ができるため、少ない操作で複数の登録を行うこともできます。
desknet's NEOのスケジュール機能
安否確認
安否確認は、災害時に従業員の安否状況の確認を行える機能です。防災管理者からメールで一斉配信される簡易アンケートに対して、各ユーザーが安否状況を入力することで、即座にユーザーの安否状況を把握・共有できます。
一人一人が入力した安否情報は全ユーザー間で共有可能ですが、緊急連絡先のメールアドレスは個人情報であり、管理者以外のユーザー間では確認できないようになっています。なお、安否情報はパソコンやスマホ、携帯電話から入力が可能で、緊急時に対応するツールを選びません。
desknet's NEOの安否確認機能
ワークフロー
ワークフロー機能により、紙で行っている稟議書や出張申請などを移行し、申請・決裁業務のペーパーレス化を実現します。また、申請業務をワークフローに置き換えることで、進捗が見えるようになり、業務を効率化できます。
申請書の作成は部品を並べるだけで簡単です。経路も柔軟に設定できるため、合議や決裁種別の指定ができます。テンプレート化や経路設定などにより、正しい書式・経路での内部統制を図れます。
外出先からスマートフォンを使用して承認も行えるため、承認が滞る心配もありません。自動承認や代理承認といった設定も行えます。
また、ノーコードで作成できる業務アプリ作成ツール「AppSuite」との連携で、今お使いの申請書類のデザインを違和感なく移し替えて、desknet's NEOの上で利用することもできます。
desknet's NEOのワークフロー機能
デスクネッツ ネオについてもっと詳しく
desknet's NEO 製品カタログ
情報共有、業務の改善・デジタル化、セキュリティ管理などの社内の課題を解決できるグループウェア desknet's NEOの製品ご案内資料です。
グループウェアに関するまとめ
本記事では、グループウェアでできること、主な機能や導入メリット、選び方をご紹介しました。
グループウェアは導入するだけでなく、利用者への浸透、活用が行われてこそ業務改善につながります。そのためには、簡単な操作で、ITに不慣れな方でも使いやすいグループウェアを選ぶことが大切です。グループウェアの中でも豊富な機能、シンプルなUI、操作性において定評のある「desknet's NEO」をおすすめします。
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