グループウェアとは?

導入のメリットやサービスの選び方を徹底解説

グループウェアでできることとは?

グループウェアとは、情報共有の効率化、コミュニケーション活性化、業務効率化などに役立つ複数のアプリケーションが備わるITツールです。

グループウェアを導入することで、業務を効率化したり、コミュニケーションを活性化したりといった、組織の課題を解決することができます。

例えば、別拠点で働く社員と円滑なコミュニケーションができなかったり、テレワークによって承認フローが見えにくくなったり、といった課題に対しては、グループウェアの導入が効果的です。 グループウェアを乗り換えたい!必要な事前準備と注意点を事例を交えて紹介 中小企業におすすめのグループウェアとは?種類、導入メリットを事例を交えて解説

グループウェアでできることとは?

グループウェアを活用することで社内業務を効率化したり、組織内のコミュニケーションを活性化したりすることができます。スケジュールや情報・ファイルの共有、掲示板・SNSなどのコミュニケーションのほか、ワークフロー、設備予約などのアプリケーションで構成されています。

また、グループウェアを活用することで、次のような社内の課題を解決することもできます。

・テレワークでコミュニケーションが取りにくく、スケジュール調整に手間や時間がかかる
・会議室や備品の予約管理、取り消し忘れなど、運用がうまくいかない
・外出先の社員の所在を即座に知りたい
・外出が多いため、事務処理が進まない
・複数人を宛先としたメールのやりとりに時間を取られている
・承認フローが見えず、申請書がどの部署、どの人で止まっているかわからない
・紙文書とデジタル文書が混在し、ペーパーレス化が進まない

オンプレミス型とクラウド型のグループウェアの特長は?

グループウェアには、オンプレミス型クラウド型があります。
オンプレミス型は自社のサーバーにインストールして運用するものです。一方のクラウド型は、外部のサーバーにあるグループウェアを利用するもので、インターネット環境があればどこからでも利用することができます。

オンプレミス型の特長

オンプレミス型は、自社のサーバーにインストールして運用します。Webサーバーの負荷分散やデータベースサーバーの冗長構成など、システム環境を柔軟に構成できることや、独自のセキュリティ対策を実現できることがメリットといえるでしょう。
一方、サーバー購入費用や、ソフトウェアライセンス費用など、導入時の初期コストが大きいことや、サーバー運用、データバックアップ等の維持管理が必要で、運用にあたりITの知識を持つスタッフが必要という側面もあります。

クラウド型の特長

クラウド型は、外部のサーバーにあるグループウェアを利用するもので、インターネットに接続できれば、社内に限らず社外からでも利用できます。導入コストは安価で、サーバーの運用管理やセキュリティ対策も運営業者に任せられるため、簡単に導入することができます。
一方、多くの企業に同様のサービスを提供しているため、カスタマイズ性はあまり高くないといえます。 オンプレミス型グループウェアとは?クラウド型との違いや導入を失敗させないポイントを解説

グループウェアの必要性

少子高齢化により人材不足が慢性化している中、業界や業種を問わず多くの企業で業務の効率化は大きな課題です。業務にかかる時間や手間を省く工夫は、人手不足を補うだけではなく働く人の負担軽減にもつながります。

リアルタイムでの情報共有やスケジュールのすり合わせが可能であり、コミュニケーションやスピーディーな申請手続きなどが行えるグループウェアの導入は、業務効率化への取り組みとして極めて有効です。口頭やメールなどと比較して伝達ミスや申告もれの防止にもつながります。

また、現在は働き方が多様化しており、オンラインでの情報共有は仕事をするうえで必須とも言えます。個人やグループのスケジュール、全社やグループでのお知らせの共有など、オンライン上のコミュニケーションが円滑になるグループウェアの導入効果は、その点でも大きなものとなります。そのほかグループウェアの中で社内の規定集などの文書を管理したり、申請・決裁に係る業務を一元管理したり、業務をスピーディーに進めることができるでしょう。

さらに安否確認機能があるグループウェアでは、災害時の情報管理を一括で行え、防災対策の一助にもなります。

現在さまざまな機能を搭載したグループウェアが市場に供給されています。多くの選択肢から自社に合ったグループウェアを選ぶことが大切です。

グループウェアを使うメリットとは?

グループウェアを使うことで、情報共有の効率化、コミュニケーション活性化、業務効率化ができるようになります。
また、全社員に共通して情報を共有する場を作れることもメリットのひとつです。社内の課題解決に役立ちます。

全社員共通の情報共有の場を作れる

ポータル機能を利用することで、全社員に共通した情報共有の場を作ることができます。テレワークで出社していない社員であっても、業務開始時にポータルを見れば、社内のお知らせやスケジュールなど、その日に確認すべきことがすべてわかります。
テレワークなどで全社員に共通した情報の共有が難しいという課題も、ポータルを使うことで解決できます。

情報共有の効率化

グループウェアを利用することで、情報共有を効率化することができます。
例えば、組織全員のスケジュールを共有することで、会議などの日程調整もスムーズです。メールや口頭での確認だと時間がかかってしまい、その間に別の予定が入ってしまうといった問題も解決できます。
メンバー全員にまとめて情報共有したいときも、インフォメーション機能を使えば簡単に共有することが可能です。

コミュニケーション活性化

グループウェアには、社内コミュニケーションを活性化することができる機能もそろっています。
社内SNSでちょっとした雑談をしたり、アイデアを共有したりすることができるので、在宅や別拠点で働く社員とのコミュニケーションが希薄になりがちという課題を解決することができます。

業務効率化

グループウェアを使えば、ファイル共有や回覧機能などで、業務を効率化することもできます。また、ワークフロー機能を利用すれば、申請などの進捗が可視化されるだけでなく、社外からの決裁や代理承認も可能です。申請がどこで止まっているかわからないといった課題も解決でき、生産性も向上します。 グループウェア導入のメリット・デメリット

グループウェアの選び方

グループウェアを選ぶ際には、いくつか押えておきたいポイントがあります。グループウェアは便利なツールですが、そのメリットを享受するには、導入目的や予算に合った製品を選ぶのが前提となるためです。
まず、導入目的に合った機能を搭載しているかどうかを見極めなければなりません。必要な機能がないものを選択肢から外すのは当然ですが、多彩な機能が搭載されている製品を選んでも、業務に使わない機能ばかりであれば活用できません。また、機能が充実していればいるほどコストがかさむ傾向にあります。
機能とコストのバランスを考えて検討していくことが大切です。
検討の際は次の順序で、機能の優先順位を付けていきます。

・導入目的をかなえる機能を挙げる
・導入すればより業務が進めやすくなる機能や、部署単位で重宝しそうな機能を把握する
・なくても問題がない機能を整理する

優先順位を付けたら、候補の製品について自社の業務に必須な機能はもれなく搭載されているか、不必要な機能がついているために余計なコストがかさんでいないかなどをチェックしましょう。
なお、必要な機能を搭載したグループウェアを導入しても、使いづらければ社員に定着しません。機能面だけではなく操作性も確認しておくことが大切です。可能であれば導入の前に実際に機能を試してみることをおすすめします。無料トライアルが可能な製品もありますので、そういったものを積極的に利用すると良いでしょう。

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デスクネッツ ネオなら解決できるかもしれません!

グループウェアの中でも、高いパフォーマンスを発揮するのが、desknet's NEOです。
基本の27の機能に加え、業務アプリ作成ツール「AppSuite(アップスイート)」やウェブ会議といった、充実したオプションサービスをそろえています。
クラウド版は、1ユーザーあたり月額400円(税抜)で提供しています。
また、300ユーザーまでの小規模パッケージ版と300ユーザーから数万ユーザーまで利用可能な大規模パッケージ版の2種類をご用意しています。

グループウェアについてのおすすめ資料
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営業の困った!総務の困った!など、部署ごとの困った課題を解決する方法、グループウェアの導入を成功させるコツも楽しくご覧いただける資料です。

グループウェアの主な機能とは?

グループウェアにはさまざまな機能が含まれています。ポータルスケジュール管理掲示板文書管理といった情報共有機能のほか、社内SNS回覧電子会議室などのコミュニケーション機能、ワークフロー議事録所在・伝言管理などの業務効率化機能があります。
グループウェアとは?メールだけでは足りない?グループウェアの機能を使い分けて業務効率化
代表的なグループウェアのひとつ「desknet's NEO(デスクネッツ ネオ)」の主な機能は下記のとおりです。

ポータル

ポータルは、desknet’s NEOの各機能からの新着情報だけでなく、他のシステムのリンクの情報を集約でき、社内向けホームページを作れる機能です。さまざまな情報を自由に配置でき、高い拡張性を備えています。
また、情報量にあわせてレイアウトを自由に変更することができ、全社向け、部署ごと、個人ごとなど、それぞれに使いやすいポータルを作成し、使い分けることも可能です。直感で操作できる使いやすいインターフェースで、誰でも簡単に利用できます。

<活用メリット>
オフィス勤務・テレワークに関わらず、全社員の情報共有の場を確保できます。また、必要な情報が一か所に集約され探す手間や時間が短縮されるほか、活用する社員もポータルを閲覧する習慣ができるため、情報共有ミスや伝達もれを防げるメリットがあります。
リッチテキストエディターを搭載しており、HTMLの専門知識がなくとも、誰でも簡単に社内報や各部署のポータルサイトなどを作成することができることも、メリットの一つです。
desknet's NEOのポータル機能

文書管理

文書管理機能により、社内の規定集や契約書などの文書を一元管理し、共有することが可能です。フォルダや書類への細かいアクセス権限を設定することで、セキュリティを保つこともできます。
ドラッグ&ドロップにより文書を容易に移動でき、ダウンロードやアップロードも一括で行えるため、作業の無駄がありません。文書の複数世代管理機能、簡易全文検索など、保存・検索を効率化する多彩な機能を持ちます。

<活用メリット>
情報共有が効率化します。オフィス、自宅、外出先と場所を問わず、社員が必要なタイミングで必要な文書に、スムーズにアクセスすることが可能になります。
優れた検索機能や、閲覧した文書の関連文書も自動で表示する機能などにより、過去の文書も含めて必要な文書を探す時間と手間を減らし、業務効率化につながります。
文書を以前の状態に戻すロールバック機能もあり、何らかの事情で文書を改変してしまった場合などにも対処が可能です。
desknet's NEOの文書管理機能

ネオツイ

ネオツイは、SNSの要素を取り入れたコミュニケーションツールです。短いメッセージを社内へ発信したり、1対1でのスピーディーな連絡を取ったりするのに便利です。
ネオツイにはお知らせ機能もついており、メールや伝言、申請書など自分宛への着信があった場合には、通知が届きます。着信に気づきやすく、素早い対応が可能です。

<活用メリット>
社内で共有したいちょっとした話題や情報、アイデアなど、誰でも気軽に投稿できる「つぶやき」機能や、1対1の対話形式で業務連絡だけでなく雑談にも利用できる「ダイレクトメッセージ」機能。いずれも積極的に活用することで、社内コミュニケーションの活性化につながります。
テレワークや時短勤務など働き方が多様化する中で、コミュニケーションの希薄化が指摘されていますが、ネオツイの活用で、時間と場所を越えたコミュニケーションが可能になります。
desknet's NEOのネオツイ機能

スケジュール

見やすいカレンダーとわかりやすい登録画面で、行き先や予定の管理を効率化できます。自分の予定だけでなく、グループ、ほかのメンバーの状況も一目で把握できるので、連携して仕事を進めやすく、会議の日程調整なども手間なく行えます。
少ない操作で予定を簡単に登録できるので、忙しい合間の登録も負担が少なくて済みます。それぞれのスケジュールは色分けやアイコン設定が可能でとても見やすく、仕事がはかどります。
スケジュール機能は、設備予約機能来訪者管理機能議事録機能といった複数機能との連携ができるため、少ない操作で複数の登録を行うこともできます。

<活用メリット>
組織全体や各部署、社員一人一人の予定やリアルタイムの状況が可視化されます。それによりオフィス勤務・テレワークに関わらず、連携して仕事を進めやすくなります。また、会議や打ち合わせなどの日程調整もスムーズです。操作性が良く、誰でも少ない手順でスケジュール管理ができることもメリットの一つです。
例えば、会議の参加者への予定登録とあわせて、会議室、プロジェクタといった設備の予約を行う、来訪者や議事録の登録をするなど、複数の準備を一度にこなすことができます。
desknet's NEOのスケジュール機能

安否確認

安否確認は、災害時に社員の安否状況の確認を行える機能です。防災管理者からメールで一斉配信される簡易アンケートに対して、各社員が安否状況を入力することで、即座に社員の状況を把握・共有できます。
一人一人が入力した安否情報は全ユーザー間で共有可能ですが、緊急連絡先のメールアドレスは個人情報であり、管理者以外のユーザー間では確認できないようになっています。なお、安否情報はパソコンやスマホ、携帯電話から入力が可能で、緊急時に対応するツールを選びません。

<活用メリット>
社員の安全を守るため、万一のときでも重要な事業を継続、あるいは迅速に復旧させるために、企業には防災対策が求められます。安否確認機能の活用はそのまま防災対策の一つにもなります。
安否確認機能を利用することで、それぞれの社員の安否情報をオンラインで誰でも確認できます。安否確認にかかる時間と手間の削減につながるとともに、全員の状況が把握できるため、避難誘導や救助活動のみならず、事業復旧への対応をスピーディーに行うことも可能です。
desknet's NEOの安否確認機能

ワークフロー

ワークフロー機能により、紙で行っている稟議書や出張申請などを移行し、申請・決裁業務のペーパーレス化を実現します。また、定型業務をワークフローに置き換えることで、進捗が見えるようになり、業務を効率化できます。
申請書の作成は部品を並べるだけで簡単です。経路も柔軟に設定できるため、合議や決裁種別の指定ができます。テンプレート化や経路設定などにより、正しい書式・経路での内部統制を図れます。
外出先からスマートフォンを使用して承認も行えるため、承認が滞る心配もありません。自動承認や代理承認といった設定も行えます。
また、ノーコードで作成できる業務アプリ作成ツール「AppSuite」との連携でさらに機能を強化できます。

<活用メリット>
申請者にとっては、書式を選んで入力・申請するだけで良いため、毎回の申請の負担が少なくなります。また、画面上で承認状況が見えるようになり、業務が進めやすくなります。
決裁者側にとっては、各種届出や出張申請といった作業をペーパーレス化できると、管理する側のファイリングに関する負担も削減できます。大切な申請書類の紛失も防ぐことができます。長期保管が必要な際には文書管理機能のフォルダーに整理して保存したり、蓄積された申請情報をCSVで出力して利用したりすることもできます。
desknet's NEOのワークフロー機能

グループウェアの導入事例

株式会社クレストコンサルティング様(各種マニュアルの作成・コンサルティング)

株式会社クレストコンサルティング様の導入事例

働き方改革を先進的に実施し、ライフ・ワーク・バランス認定企業大賞を受賞した株式会社クレストコンサルティング様。
社内SNSの要素を持つネオツイで気軽に社内の状況を共有することで、顧客先に常駐する社員とそれ以外の社員で情報格差が生まれないようにしています。また、インフォメーション回覧・レポートで、在宅勤務者や産休・育休中の社員とも情報共有を行うなど、desknet's NEOを活用されています。
株式会社クレストコンサルティング様の導入事例を見る

株式会社大阪水道総合サービス様(水道関連業務)

株式会社大阪水道総合サービス様では、紙で行っていた申請関連業務を、ワークフローAppSuiteに移行。勤怠申請のシステムはAppSuiteで構築し、PCが苦手な社員にもわかりやすいシステムに。すべての社員に対して勤怠申請と給与明細確認を、ネットワーク上で行えるようにすることができました。
株式会社大阪水道総合サービス様の導入事例を見る

グループウェアはどう選ぶ?

グループウェアを選ぶ際に必要なことは、導入する目的をはっきりさせておくことです。その上で、自社の目的を達成できるグループウェアを比較・検討して選びましょう。

導入にあたって、目的をどう考えるかといったことや選び方、desknet's NEOと他社のグループウェアの比較について詳しくは、下記をご確認ください。

導入目的を明確化する

グループウェアを導入するにあたっては、その目的を明確に決めましょう。自社のどのような課題を解決したいのか、何のために導入するのかを明確にすることで、選択する際の軸ができます。

目的に合ったグループウェアを選ぶ

具体的な導入目的が定まれば、その目的が達成できるグループウェアを、比較・検討することができます。コストとのバランスも考慮しつつ、自社の目的に合ったグループウェアを選びましょう。

なお、desknet's NEOと他社のグループウェアのサービスを比較してみました。グループウェア選びの参考にしてください。 徹底比較!国産グループウェア3製品のコスト優位性を調査 徹底比較!5つの主要グループウェアの機能性を調査

■desknet's NEOと他社グループウェアの比較表

desknet's NEO C社 大規模向け製品 C社 小規模向け製品 M社 クラウド製品
初期費用 なし なし なし なし
※初期設定を業者に依頼する場合は別途費用が発生
基本サービス 月額400円(税抜)/1ユーザー 月額800円(税抜)/1ユーザー 月額500円(税抜)/1ユーザー 月額600円(税抜)/1ユーザー
ディスク容量 基本 1GB/1ユーザー 1GB/1ユーザー
増設 月額1,000円(税抜)/20GB 月額1,000円(税抜)/10GB 月額1,000円(税抜)/10GB 不明
認証 ID/パスワード
SSL暗号化
BASIC認証
接続元IPアドレス制限
クライアント証明書
ID/パスワード
SSL暗号化
ID/パスワード
SSL暗号化
BASIC認証
接続元IPアドレス制限
クライアント証明書
ID/パスワード
SSL暗号化
2段階認証プロセス
認証強化 クライアント証明書
月額200円(税抜)/1ユーザー
Active Directory連携 クライアント証明書
月額250円(税抜)/1ユーザー
強化製品あり
サードベンダーからも提供
サポート 平日9時-12時 / 13時-17時半(※土日祝日を除く)
Eメールでのサポート
平日10時-12時 / 13時-17時半(※土日祝日を除く)
Eメールでのサポート
平日10時-12時 / 13時-17時半(※土日祝日を除く)
Eメールでのサポート
(30ユーザー以上契約時)
平日9:00~17:00(※土日祝日を除く)の日本語サポート
その他のあらゆる問題はメールまたはオンラインヘルプでサポート
スクロールできます
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