業務改善は具体例から学ぶ！
生産性向上の取り組みとシステム導入の成功事例

業務改善は時間・品質・コストを見直し、効率化や生産性向上を目指す取り組みです。今よりもスムーズに仕事を進めるにはどうしたら良いのか、削減できる時間はないのか、頭を悩ませている方もいらっしゃるのではないでしょうか。ここでは、取り組みの具体例とシステム導入によって業務改善に成功した事例をご紹介します。

業務改善に向けた取り組みの具体例

重要度を決める

業務を削減できなくても、重要度や優先順位、段取りを決めることで業務効率が向上します。具体例を挙げると、いつも長引く会議なら事前にアジェンダを共有。その上で、会議における話の方向性をまとめておくだけでも、会議の時間が短縮されることでしょう。また、顧客用の資料は記入漏れや誤字に気をつけてダブルチェックが必要になるのが一般的。ですが、社内の共有資料なら、チェックレベルを下げても良いかもしれません。情報の伝わりやすさと正確性を重視し、資料などを作成した本人のチェックのみで完結させてみるのも一つの方法です。

業務を「減らす」考えは、その目的と重要度によって優先順位が変わります。仕事の優先順位や段取りの基準を見直すことで、普段の業務に使っている時間配分を変えることが可能です。

自動化する

単純であっても、仕事量が多くなりがちなルーティンワークは、自動化しておくことで飛躍的に時間を短縮できます。ExcelやWordを使った業務が多いなら『マクロ機能』の利用がおすすめです。従業員の勤務情報をグラフでまとめる、入力用フォームの作成をする、データを元に複数のシートを作成する。このような作業はマクロ機能を使うとボタンひとつで処理できるようになります。システムの構築や機能の追加など、実現のための知識と時間が必要ですが、上手くいけば大幅な作業効率化が期待できるでしょう。

業務の回数を変える

業務をまとめる、回数を分ける。そのどちらにも改善が見込めるケースがあります。まずは、業務をまとめる場合。定例会の項目の一部を月1回から3ヶ月に1回と変更することで、時間の削減ができます。その他、検品・データ確認の頻度を減らすことや、特定の部署のみの確認に限定することでも時間を上手く使えるのを手助けしてくれるでしょう。ただし、業務の回数を減らす場合は重要度を決めて、影響の大小を確認しておく必要があります。

一方、分散することで負荷が軽減できる業務もあります。 たとえば、100個の製品や資料を一度に確認するとなれば、膨大な時間がかかり、集中力が散漫になるほど業務効率が低下しますよね。 そんな時には、確認内容をいくつかに分け、行なう日時を分散させるのも一つの方法です。また、他に手が空いている人がいれば、小分けにして依頼をすることで、業務効率の低下を防ぎ、 負担を減らすことができるでしょう。工場の製造ラインなどが分業になっているところが多いのは、こういった考えに基づいているからです。

マニュアルを揃える

業務フローやレギュレーションをまとめたマニュアルは、作業速度を向上させるツールのひとつです。とくに発生頻度の低い業務では、手順を思い出しながら進めることもあるでしょう。そういった時にマニュアルに沿って業務をすることで、時間のロスとミスを軽減しながら業務に取り組むことができるようになります。

また、マニュアルを作っておくと担当者を変えることも可能です。現在の担当者から業務を引き継ぐ時にはマニュアルを確認しながら、業務のノウハウを伝えられるので比較的スムーズに引き継ぐことができるでしょう。

成功例に学ぶ業務改善の取り組み

仕事の効率化はゼロからアイデアを考えるよりも、具体例や成功事例を参考に検討することをおすすめします。上手く進んでいる事例を参考に、自社の問題と照らし合わせて考えたほうが、効率的に結果がだせるかもしれません。業務の自動化や取り掛かる回数の見直し、システムの導入などから自社の問題解決に役立ちそうな点を探してみてください。

システムの導入によって改善した成功事例

ESMシステム株式会社様

株式会社佐々木冷菓様

課題発見につながる「見える化」

改善案を考えるために具体例や参考事例を確認するのと同じく、現状の課題を発見できる環境づくりも大切です。仕事のやり方や担当を見直すのはもちろん、業務のムダやムラがないか検討してみることが大切でしょう。そのためにも業務を誰が、いつ、どのような目的で行っているのか、業務の「見える化」を進めることもひとつの改善案と言えます。
先ほどシステム導入の事例としてご紹介した『desknet's NEO』は、業務の「見える化」に役立つ『AppSuite』という業務アプリを作成するツールをオプション追加できます。 特別なITの知識を必要とすることなく、Excelや紙で運用している業務を自社にマッチした形でシステム化できるツールです。

『AppSuite』は、蓄積されたデータを集計・グラフ化して『desknet's NEO』のポータル上で共有したり、会議などで分析や報告として利用することが可能です。現場や管理職、経営層それぞれ の異なる視点に対応した分析も すぐにデータ分析を行えるので、有効的にデータを活かせるようになるでしょう。 業務のあらゆるデータを蓄積し、業務改善に活用する ためにも新システムの導入で「見える化」を目指してはいかがでしょうか。