生産性を高めるITツール選定のポイント

生産性を高めるメリット

生産性向上の方法はいろいろありますが、ひとつはITツールを使うこと。しかし、ただITツールを導入すればいいというものではなく、導入する目的やITツールの使い方も検討する必要があります。
生産性を高めるためにはITツールをどのように導入すればいいのか、また、グループウェアではどのようなことができるのかをご紹介します。

生産性向上で人員不足を補う

生産性が向上すれば、人員不足を補うことができます。少ない人数でこれまでと同じくらいの成果を生み出したり、同じ人数でこれまで以上の成果や価値を生み出したりすることができるようになります。

労働力不足が深刻さを増している現在、労働者一人ひとりが生み出す成果を多くすることは、企業にとって大きな課題となっています。生産性を向上させることで、限られた人的リソースによって課題を解決できるかもしれません。

利益が増え従業員への還元も

生産性が向上することで、組織全体としてより大きな成果を上げられるようになり、利益の一部を従業員へ還元することもできます。
また、業務効率化によって従来の作業にかかっていた時間が短縮されると、余った時間を利用して新たな価値の創造も可能となります。
その結果として、さらに売上が上がることにもつながります。生産性の向上は、従業員の満足度を上げ、企業価値も高められるでしょう。

生産性を高めるには？

目的を明確にする

生産性を高めるためには、その目的を明確にしましょう。
まずは、何のために生産性を向上させるのかを検討するべきです。目的を定めた後に、それを達成するために何をしたらいいかを考え、具体的な施策の内容を決めていきましょう。

問題点を洗い出して現状把握をする

具体的な生産性向上施策を決めるために重要なのが、問題点の洗い出しによる現状把握です。
例えば、社内のスケジュール調整に時間がかかり、なかなか会議の日程を決められなかったり、決裁までに時間がかかったりというような問題点を洗い出します。
問題がわかれば、「情報共有をメールではなく違うツールを使ってみる」といった、具体的な施策を見つけることができるでしょう。

社内ノウハウやナレッジを共有する

社内のノウハウやナレッジを共有することも、生産性向上につながります。
例えば、特定の従業員がいないとその業務が遂行できないという状況では、生産性向上は期待できません。業務を属人化せず、ノウハウやナレッジをマニュアルなどの形にして蓄積し、社内で共有する方法が有効です。文書管理や情報共有の仕組みを使って専門性の高い業務を誰でもできるようになれば、生産性を向上させる大きな力となります。

従業員のモチベーションを上げる

従業員のモチベーションを上げることも重要です。同等の能力を持つ人材がいたとして、モチベーションの高い人が多ければ多いほど生産性は上がります。
生産性向上を目的とした施策が従業員のモチベーションを下げるものだとしたら、生産性は思うように向上しません。従業員に負担を強いる施策ではないか、過剰なストレスがかかる施策ではないかを考慮する必要もあるでしょう。

ITツールを活用する

生産性を向上させるために多くの企業が取り組んでいるのが、ITツールの活用です。業務の効率化などにITツールの導入は効果的です。
例えば、ITツールを使うことで、文書の電子化や申請・決裁のフローを可視化することができます。また、円滑な情報共有のために、社内用掲示板やチャットツールの利用も効果的です。
ただし、ITツールの活用もまた、目的設定や現状把握がしっかりとなされていることが前提です。目的や現状把握が甘いと、反対に生産性が落ちてしまうことにもつながりかねません。

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ITツール選定のポイント

生産性を高めるには？

目的と機能がマッチしているか

ITツールを選ぶ際には、どのような業務・作業を改善して生産性向上につなげるのかという目的を明確にして、その目的にマッチした機能を備えたものを選ぶ必要があります。
そのために問題点を洗い出し、現状を分析・把握しておきましょう。

自社の業務や環境に適しているか

ITツール選定の際には、自社の業務内容や社内環境、企業文化との相性にも配慮しましょう。それまでのやり方からスムーズに移行できないと、社内でITツールを十分に活用できなくなってしまうかもしれません。他の企業でよく使われているから自社も使ってみるといった考え方も、ミスマッチを招く可能性があります。

操作が簡単でなじみやすいか

ITツールの操作が簡単かどうかも重要なポイントです。高度な機能が備わっていたとしても、「操作が難しい」「機能が複雑すぎて使いこなせない」というツールでは、現場で使われなくなってしまいます。
機能だけではなく、ツールとしての使いやすさも検討しましょう。

ほかに同じようなツールを使っていないか

ITツールは、計画的に導入しないと、同じような機能を持つツールが社内に混在するということになりかねません。似た機能を持つ異なるツールを導入するのは費用が無駄になるだけでなく、業務に混乱を生じさせてしまうでしょう。
目的ごとにいろいろなツールを導入して使い分ける方法もありますが、各種機能がまとめられているグループウェアを使えば操作性が統一され、データを連携して使うことも可能です。

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