ペーパーレス会議で会議の質を高めよう！
コスト削減や生産性の向上も目指せる

テレワークの浸透により、ペーパーレス会議の開催がスタンダードとなった企業も少なくないでしょう。ペーパーレス会議では印刷コストの低減や遠隔地の社員も問題なく会議に参加できるなどのメリットがあります。しかし一方で、会議はやはり対面で行ったほうが良いのではないかと考える人や、紙の資料と比較するとデジタル資料は利便性が悪いと感じる人もいることでしょう。ペーパーレス会議のメリットとデメリットを見ていくとともに、デメリットを回避する方法についても紹介します。

ペーパーレス会議とは？

ペーパーレス会議とは紙を使わず（ペーパーレス）に行う会議のことです。会議において資料そのものをなくすのではなく、従来は紙で用意していた各種資料をデジタル化し回覧や報告もグループウェア上で行う会議を指すのが一般的です。

ペーパーレス会議の具体例

具体的には次のような会議がペーパーレス会議です。

・各自がPCやタブレットを持ち寄り、デジタル化された資料（事前配布）を見ながら、対面で会議する
・会議室のプロジェクターや大型ディスプレイにより資料を共有して対面で会議する
・離れた場所にいる参加者が、各自のPCやタブレットより、画面と資料を共有してリモートで会議をする

会議で使用する資料は参加者全員の分を用意するのが原則です。また、メインで使用する資料のほかに、利益や販売実績などのデータ資料や、商品資料などが別途必要となることも少なくありません。そのため、使用する紙の分量も思いのほか多くなります。地球環境や社会問題に配慮するESG経営やSDGｓの考えが普及するなか、紙の使用量を減らすことができるペーパーレス会議は、従来から注目されていました。

さらに、2020年4月には新型コロナウイルスの感染拡大による1回目の緊急事態宣言が発令されました。それを契機に、企業ではテレワークが急速に普及しました。結果としてリモート会議が増加し、ペーパーレス会議の必要性はますます高まっています。

ペーパーレス会議の進め方

ペーパーレス会議の進め方は、通常の会議と大きくは異なりません。ペーパーレス会議では、画面や資料の共有において所定の操作が必要となりますし、会議中にカメラやマイクのオンオフをどうするかなどを決めておく必要はあります。また対話に若干のタイムラグが生じるなど、注意点は複数あります。しかし、議題や問題点を共有して問題の解決を図るという、会議の本質は変わりません。そのため、進行そのものに大きな違いは生じないと考えていいでしょう。

なお、資料をデジタル化するのであれば、同時に会議の議事録作成もデジタル化するほうが効率的です。議事録のデジタル化によって議決の回覧や報告もグループウェア上で行えるようになり、容易に議事録を共有することができるからです。

会議のペーパーレス化を推進するなら、議事録だけではなく業務全体で紙ベースの業務からの脱却を検討してみるといいでしょう。

※詳しくは「文書を電子化するメリット」と「ペーパーレス化のメリットとは？ツール導入の注意点も解説」をご覧ください。

ペーパーレス会議のメリット

ペーパーレス会議の一般的なメリットを紹介します。

紙や印刷にかかるコストが削減できる

紙・トナー代などの印刷コストが削減できます。また、紙の資料を破棄・保管する人的コストも不要になります。

最新の数字を資料に盛り込める

紙の資料であれば、印刷する時間が必要ですので、開催前日には資料を完成させておくのが望ましいです。しかし、月次資料を月初の会議で使用したい、といったケースでは、最新の資料が間に合わないケースも考えられます。その点デジタル資料であれば、最新情報を得たのが会議直前だったとしても、それを反映し共有することが可能です。

会議開催の手間を省ける

事前に資料を印刷して配布する手間がなくなります。それに伴う部数確認やホチキス止めなどの業務も不要になります。リモート会議であれば、さらに会議室の空き状況の確認と予約、会議室のセッティング準備も不要です。

リモート会議が開催しやすくなる

物理的な「紙の資料」を共有しないため、リモート会議が行いやすくなります。紙の資料を使ったリモート会議では、事前に紙の資料を配布しておく、あるいは事前にデジタル資料を共有しておき、参加者が各自で印刷するといった方法が考えられますが、どちらも手間は小さくありません。

資料紛失リスクが低減する

紙の資料であれば、参加者ごとに資料を保有するため、紛失や置き忘れなどのリスクがあります。場合によっては社外へ情報が流出してしまう可能性もあるでしょう。紛失・置き忘れリスクを回避するためには資料を回収する方法がありますが、回収の手間は負担になりがちです。

ペーパーレス会議なら回収の手間は不要ですし、紛失や置き忘れといった情報漏洩リスクが減ります。資料の閲覧や移動権限を設定できるペーパーレス会議ツールを使用すれば、効率的にセキュリティ強化を実現することも可能です。

会議終了後にも利用しやすい

デジタル資料を社内ポータルサイトに格納したり、社内データーベースとして蓄積したりしておけば、検索が容易になります。過去の資料を比較したい、再利用したいといった場合にスムーズに活用できます。

上記のメリットからも分かるように、ペーパーレス会議はコスト削減や会議にかける手間が低減する効果が見込めます。さらに、コストを削減しつつ、業務効率化、リモートワーク促進による働き方改革など生産性を高める効果も期待できるでしょう。

ペーパーレス会議のデメリット

ペーパーレス会議には多くのメリットがある一方で、いくつかのデメリットもあります。

資料の一覧表示がしにくい

ペーパーレス会議ではPCやタブレットで資料を確認することになるため、「枚数のある資料にざっと目を通して全体像を把握する」「複数の資料を比較する」などの作業がしにくいです。また、会議中に前のページの内容を確認しにくいということもいえます。

メモが取りにくい

デジタル資料は、直接の書き込みがしにくいです。紙の資料ならば、気になったところをメモしたり、重要部分をペンで強調したりできますが、デジタル資料だとそのような使い方ができないことがあります。

端末やツール操作性に難がある場合も

人によってはPCやタブレットの操作に慣れていない、ツールの操作方法が分かりにくい、といったこともあります。特に会議のときしか利用しないペーパーレス会議ツールの操作は、慣れにくい傾向にあります。

このようにいくつかのデメリットがありますが、上記のデメリットについては機能性の高いツールを選ぶことで解決しやすくなります。そこでペーパーレス会議に適したツールの特徴を紹介します。

ペーパーレス会議の成功させるツールは

ペーパーレス会議に適したツールの特徴を3つ紹介します。なお、ここではツールとしていますが、「ペーパーレス会議システム」と呼ばれることもあります。

1.紙の利便性に近い使い勝手

デジタル資料のページがめくりやすいのはもちろん、前のページにもさかのぼることができると出席者が内容を理解しやすくなるでしょう。また、デジタル資料に自分だけのメモができる機能があると、後に資料を見返したときに効果を発揮します。

会議では、資料の内容を理解してもらうことが前提です。しかし「ページをさかのぼる」「メモできる」といった機能がないツールでは、会議の理解度が大幅に落ちてしまう懸念があります。理解が浅くては、意見を出したり議論を重ねたりすることは難しいでしょう。そのため、紙の利便性に近い機能性をもつツールであることは、ペーパーレス会議を成功させるのに重要なポイントです。

2.操作性の良さ

機能性が高くとも、操作方法が難しくては機能を使いこなせません。「ページの拡大・縮小」「一覧表示」「メモ書き」など各機能のアイコンが視覚的に分かりやすいことが大切です。さらに、操作方法もシンプルであることが求められます。

3.他ツールとの連携が容易

他のビジネスツールと連携しやすければ、さらに業務効率が向上しやすくなります。ビジネスツールにはさまざまなものがありますが、例えば、次のような業務効率の向上が考えられます。

・スケジュール共有ツールとの連携が可能
PDF文書やエクセル資料などのデジタル資料を会議のスケジュールに添付できるため、ペーパーレス会議の事前準備がスムーズになります。また、リモート会議の開催を事前にリマインドすることで、スケジュールの確認ミスや遅刻が防止できます。

・社内ポータルサイトや社内システムとの連携が可能
社内ポータルサイトと連携することで、会議の決定事項や議事録を会議が終わったら速やかに全社的に共有できます。また社内システムと連携すれば、デジタル資料をナレッジとして確実に蓄積できます。

これらのポイントに留意することで、ペーパーレス会議を成功させることができるでしょう。ただし、ツールを選んだらそれで終わりとするのではなく、マニュアルを整備して社内の普及に努めることも重要です。

※スムーズに移行するポイントは「ペーパーレス化とは？得られるメリットと成功事例を紹介」をご覧ください。

高機能のツール選びがペーパーレス会議成功のポイント

ペーパーレス会議には業務効率化や働き方改革の実現など多くのメリットがある一方で、ツール選びを間違うと会議の質が落ちてしまう可能性があります。操作性や機能性にこだわることが重要です。ツール選びを成功させ、より満足できるペーパーレス会議を実施していきましょう。

desknet's NEOのペーパーレス会議ツール「SmartViewer」ならデジタル資料の同期を参加者の任意でオンオフできます。同期をオフにすればペンやマウスを使って資料に手書きのメモが書けるほか、ページを戻ることも可能です。また、使いやすいインターフェースですので、初めての方でもスムーズに使いこなすことができるでしょう。

会社を変えるペーパーレス化とは？

紙ベースの業務からの変化は、紙や印刷にかかわるコストを大きく削減するほか、生産的な業務体制、文化を作っていくことにもつながります。本資料をペーパーレス化の社内説明資料にぜひお役立てください。