仕事効率化に役立つツールの種類にはどのようなものがありますか？

グループウェアやプロジェクト管理ツール、ファイル共有ツールといったさまざまなツールがありますが、業務や目的に合わせて適切な仕事効率化ツールを選択すること、また複数のツールを組み合わせて使うことで、作業効率化を図ることができます。

仕事の効率化ツール導入のメリットとは？

業務負荷の削減、生産性の向上、業務プロセスの最適化といったメリットがあります。いずれも、限られたリソースでの業務遂行、業務プロセスの最適化につながります。

仕事の効率化に役立つツールの選び方とは？

仕事効率化ツールを選択する際には、自社の業務を見直し、現状で解決すべき課題を明確にすることが重要です。その課題解決にはどのような種類のツールの利用が適切かを見極めることが有効なツールの選定ポイントとなります。

仕事の効率化を図るための最適ツールガイド

Q: BCPとは？

仕事の効率化に最適なITツールとは、業務効率の生産性の向上、作業時間の短縮やコスト削減などを目的に設計されたソフトウェアやアプリケーションを指します。業務効率化ツールとも呼ばれます。

日々の仕事を効率的に進めるためには、仕事効率化ツールの活用が欠かせません。業務に適したツールを選ぶことで、業務負荷を削減し、プロジェクトやタスクも円滑に進行することが可能になります。仕事効率化ツールを探す目的は「時間を効率的に使いたい」「タスクをきれいに整理したい」、「プロジェクト全体を管理したい」などさまざまでしょう。本記事では、仕事効率化ツールの概要やメリットに触れながら、目的に応じたおすすめのツール紹介と選び方を解説します。

仕事効率化ツールとは
仕事効率化に役立つツールの種類
仕事効率化ツール導入のメリット
目的別おすすめの仕事効率化ツール
仕事の効率化に役立つツールの選び方
まとめ

仕事効率化ツールとは

仕事効率化ツールとは、業務効率の生産性の向上、作業時間の短縮やコスト削減などを目的に設計されたソフトウェアやアプリケーションといったITツールのことです。業務効率化ツールとも呼ばれます。ITツールを上手に使うことで、スケジュール調整やタスク管理、組織やチームのコミュニケーションの円滑化、データの整理などさまざまな業務を効率化できます。

仕事効率化ツールが求められる理由

業務の複雑化や情報量の増大は、生産性の低下に繋がります。また、労働人口の減少や働き方改革などの影響による労働時間の縮小により、一人ひとりの業務量が増加しているため、より効率的に働くための工夫が必要です。限られた時間で高品質な業務成果を出すためには、従来のやり方を改善しなければなりません。このような背景から、仕事効率化ツールを活用した生産性の高い働き方が求められているのです。

仕事効率化に役立つツールの種類

業務や目的に合わせて適切な仕事効率化ツールを選択すること、また複数のツールを組み合わせて使うことで、作業効率化が可能になります。ただ、ツールの種類が多いため「どのように選んだらよいのかわからない」という方も少なくありません。ここでは仕事効率化ツールを8つの種類に分けて表にしましたので、まずは目的に合ったツールを確認してみてください。

ツールの種類	概要	活用例
グループウェア	組織やチームで情報共有やコミュニケーションを行うツール	・スケジュール共有・社内情報の共有（掲示板など）・ワークフロー管理（申請書など）
プロジェクト管理ツール	チームや個人でタスクやプロジェクト管理を行うツール	・タスクの進捗管理・作業の割当・期限の管理
ファイル共有ツール	オンラインで文書や画像、動画などのデータを保存・共有するツール	・ドキュメントの共同編集・データのバックアップ・アクセス権限を使ったデータ管理
オンライン会議ツール	遠隔地からリアルタイムで会議を行うツール	・オンラインミーティング・オンライン商談・ウェビナーの開催
業務アプリ作成ツール	業務に特化したアプリを作成するツール	・データ入力フォームの作成・業務プロセスの自動化・ワークフローの作成
ビジネスチャットツール	チャットによるリアルタイムのコミュニケーションを促進するツール	・リアルタイムでのメッセージ・グループチャット・ファイル共有
RPAツール	定型化した作業を自動化するソフトウェア	・データ入力の自動化・見積書・請求書の自動作成・繰り返し業務の効率化
SFA・CRM・MAツール	営業支援や顧客管理、マーケティングを効率化するツール	・顧客情報の一元管理・営業プロセスの最適化・マーケティングオートメーション

仕事効率化ツール導入のメリット

BCP対策にITツールやシステムを活用

業務に仕事効率化ツールを導入すると多くのメリットがあります。ここでは、3つの主なメリットとして、「業務負荷の軽減」「生産性向上」「業務プロセスの最適化」について見ていきましょう。

業務負荷の削減

複数の業務を抱えると大きな負荷がかかり、体力や精神などのデメリットに繋がります。結果、作業効率の低下やヒューマンエラーを招くのです。仕事効率化ツールは、業務負荷削減に役立ちます。例えば、頭の中だけでは整理できない複数の業務知識を可視化したり、タスクの優先順位を把握したりするだけでも、効率的な業務遂行が可能になります。また、手作業で行っていたデータ入力や集計、書類作成などを自動化すれば、時間と労力の大幅な削減に繋がるでしょう。ツールによって業務負荷を削減することで、ヒューマンエラーの軽減や品質の向上も期待できます。

ヒューマンエラーについては、こちらの記事で詳しく解説していますのであわせてご覧ください。
ヒューマンエラーとは？発生の原因とその対策をわかりやすく解説

生産性向上

仕事効率化ツールを導入することで、生産性向上が期待できます。例えば、オンラインで使えるファイル共有ツールやチャットツール、会議ツールなどを活用すれば、リモートワークをはじめ離れた場所に居る人達との業務の連携やコミュニケーションが可能になります。グループウェアでスケジュールや情報を共有すれば、報告・連絡・相談もスムーズに行えるでしょう。また、RPAツールなどを使って作業を自動化することで、短時間でミスのない成果物を仕上げることができます。仕事効率化ツールの導入は、限られたリソースでの業務進行と時間短縮を可能にし、生産性を大幅に向上させます。

業務プロセスの最適化

既存の業務プロセスを見直し、非効率な手順やボトルネックになっているプロセスを特定することができるのも、仕事効率化ツールを活用するメリットです。例えば、プロジェクト管理ツールを活用すれば、業務の重複や進捗遅延などの原因を解消することもできるでしょう。また、ファイル共有ツールを活用してドキュメントの同時編集を可能にし、メールなどによるファイルのやり取りを無くすなどの効率化を図ることも可能です。このように、仕事効率化ツールを目的に合わせて使うことで、業務プロセスを最適化させることができます。

目的別おすすめの仕事効率化ツール

仕事効率化ツールは、その目的にあわせて選ぶ必要があります。ここでは、おすすめのツールを目的別に紹介しますので、ツールを選定する際に参考にしてみてください。

プロジェクト管理に最適なツール

Asana

Asanaは、プロジェクトやタスク管理を行うツールです。部門間を横断するワークフローにも対応しています。直感的な操作で使えることはもちろん、プロジェクトメンバーへのタスクを割り当てや、メンバーのタスクや進捗管理を可視化して追跡管理が可能です。通知機能やワークフローのカスタマイズ、リソース管理にも適しています。その他、以下のような活用方法が挙げられます。

タスクの優先順位設定と期限管理
コメント機能で円滑なコミュニケーション
Google DriveやSlackとの連携で情報共有を効率化　など

参考：https://asana.com/ja

Backlog

Backlogは、プロジェクト管理と課題管理を一元管理できるツールです。ソフトウェア開発のプロジェクトなどで活用しやすいツールでもあります。ガントチャートやWiki機能などを備えており、開発工程のタスクやバグ管理がしやすく、課題に関するコメントなどの更新内容を通知することで、連絡漏れも防ぎます。例えば、以下のような機能が活用できます。

課題の登録とステータス管理
GitやSubversionを用いたソースコード管理
チーム内でのナレッジ共有とドキュメント作成　など

参考：https://backlog.com/ja/

Trello

Trelloは、カンバン方式でタスクやプロジェクトを管理できるツールです。カンバンボードは視覚的に見やすく、ドラッグ＆ドロップでの進捗管理は直感的な管理に向いています。「Power-Up」を活用すれば、業務に必要な機能をプラグイン（拡張機能）として追加可能です。その他、以下のような機能も備えています。

タスクのステータスを「ToDo」「Doing」「Done」で管理
チェックリストや添付ファイルをカードに追加
チームメンバーへのタスク割り当てと期限設定　など

参考：https://trello.com/ja

コミュニケーションが円滑になるツール

ChatLuck

クラウドサービスでの提供のほか、大規模・オンプレミスでの導入にも対応するビジネスチャットツールです。自治体や金融機関など、インターネットとのネットワーク分離を採用している環境でも、安全性を担保した状態で、庁外・行外間のチャット基盤を構築できます。グループウェアdesknet's NEOのシリーズ製品で、マスタ同期、SSO、ポータルコンテンツと連携します。

ビジネス向けチャットツールとして、細かなセキュリティ設定に対応
共有されたファイルのプレビュー表示
VPN・LGWAN・ネットワーク分離に対応　など

参考：https://www.chatluck.com/

Chatwork

Chatworkは、日本国内利用No.1のビジネスチャットツールです。ビジネスチャットに特化しており、メールや電話よりも迅速にコミュニケーションが取れるツールとして、リモートワークでの活用が広がっています。チャット内では、タスク管理やファイル共有、ビデオ通話機能も備えてあり、プロジェクトのリアルタイム進行を促進するコミュニケーションツールとしても活用可能です。例えば、以下のような機能を使えば、よりコミュニケーションを活性化できるでしょう。

グループチャットでプロジェクトメンバーと情報共有
チャット内でタスクを作成し進捗を管理
ファイル共有やビデオ会議で打ち合わせ　など

参考：https://go.chatwork.com/ja/

Slack

Slackも、多くの企業が導入しているビジネスチャットツールです。さまざまなチャンネルを作成できるため、大人数のプロジェクトチャンネルや、少人数ユーザーでチームチャンネルを使った情報整理もできます。Slackと連携可能なアプリを集約して一元管理すれば、チャットツールとしてだけではなくプロジェクト管理やタスクの整理、アイディアの共有などさまざまな用途に活用できます。以下のような機能を使って、コミュニケーションの活性化が可能です。

プロジェクト別にチャンネルを作成
ファイルやメッセージの検索機能で必要な情報を素早く取得
タスクの自動化やリマインダー設定　など

参考：https://slack.com/intl/ja-jp/

Zoom

Zoomは、オンラインビデオ会議ツールです。大人数でのリモート会議やウェビナーの開催など、遠隔地のメンバーやお客様との円滑なコミュニケーションに使えます。画面共有機能や録画機能を活用すれば、スムーズな情報共有も可能です。例えば、以下のような活用が挙げられます。

リモートでのチームミーティングやクライアントとの商談
画面や資料を共有してプレゼンテーション
ミーティングの録画で欠席者への共有　など

参考：https://www.zoom.com/ja/products/virtual-meetings/

ドキュメント管理が容易なツール

Dropbox

Dropboxはクラウドストレージサービスです。ドキュメントファイルを保存すれば、どこからでも共同作業が可能になります。また、画像や動画などさまざまなファイルの保存ができるため、ファイルの受け渡しも容易になります。例えば、以下のような活用方法が挙げられます。

チームでフォルダを共有し、共同作業を効率化
ファイルの保存・保管場所としての利用
ファイルの過去のバージョンを復元　など

参考：https://www.dropbox.com/ja/

Notion

Notionは、タスク管理やメモ、ドキュメント作成やプロジェクト管理などをデータベースで一元化できるワークスペースです。ページを目的に合わせて柔軟に作成できるなど自由度が高いという特徴があります。データベースの概念があればさらに活用範囲も広がるでしょう。例えば、以下のような活用方法が挙げられます。

プロジェクトのドキュメントや議事録の作成と共有
タスクやスケジュールの管理
データベースを活用したナレッジベースの構築　など

参考：https://www.notion.so/ja

Google Drive

Google Driveは、Googleが提供するクラウドベースのストレージサービスです。クラウド上にファイルをアップロードして、アクセス権限を制限しながら組織やチームと共有できます。Googleドキュメントやスプレッドシートと連携して共有すれば、複数人でリアルタイムな編集作業が可能です。例えば、以下のような活用方法が挙げられます。

ドキュメントやスプレッドシートの共同編集とコメント
ファイルの共有設定でアクセス権限を細かく制御
クラウド上でのデータバックアップと復元　など

参考：https://accounts.google.com/Login?hl=ja&service=writely&lp=1

営業活動を効率化させるツール

Sales Cloud

Sales Cloudは、クラウドベースでCRMやSFA機能を提供するツールです。顧客を管理・分析し、営業支援やマーケティング、カスタマーサービスなど多岐にわたる業務の総合的なサポートに役立ちます。例えば、以下のような活用方法が挙げられます。

顧客情報や商談の一元管理
見積書や契約書の作成と管理
データ分析による売上予測と戦略立案　など

参考：https://www.salesforce.com/jp/sales/

e-セールスマネージャー

e-セールスマネージャーは、国内企業向けに開発されたCRM／SFAツールです。日報管理機能や名刺管理機能、OCRによる名刺読み取り機能など、日本の会社の営業活動に合わせた機能やインターフェースで設計されています。例えば、以下のような活用方法が挙げられます。

顧客データや商談履歴の一元管理
日報・週報の作成と共有
OCRで名刺を読み取りデータ化して集約管理　など

参考：https://www.e-sales.jp/

バックオフィス作業を効率化させるツール

SmartHR

SmartHRは、クラウド上で人事や労務業務、従業員データの活用などを効率化するツールです。人事や労務の複雑な手続きをクラウド上で完結させるとともに、人事データの収集や蓄積も実現します。従業員のデータはキャリア台帳などにデータベース化され、人材の能力を活かした配置などに役立てることができます。例えば、以下のような活用方法が挙げられます。

入退社手続きのオンライン申請と管理
従業員情報の一元管理とマイナンバー対応
年末調整や社会保険手続きの効率化　など

参考：https://smarthr.jp/

freee人事労務

freee人事労務は、人事・労務管理を行うクラウドサービスです。社員の入退社、勤務管理給与計算や年末調整といった業務を一元管理できるため、業務を大幅に効率化できます。作業の自動化機能を活用すれば、手作業によるミスを低減でき、業務時間の短縮にも効果的です。freee人事労務は、中小企業から大企業まで幅広く活用されています。例えば、以下のような活用方法が挙げられます。

給与計算と給与明細の自動作成
勤怠データの管理と残業時間の集計
社会保険や年末調整の手続き支援　など

参考：https://www.freee.co.jp/hr/

マネーフォワードクラウド

マネーフォワードクラウドは、経理財務や人事労務、法務やその他のバックオフィス全体を効率化できるクラウドサービスです。自動仕訳や銀行口座とのデータ連携機能を活用することで、手入力をしていた業務を効率化し、ヒューマンエラーを減らします。例えば、以下のような活用方法が挙げられます。

経費精算と領収書のデータ化
取引明細の自動取得と仕訳提案
財務データの分析による経営判断のサポート　など

参考：https://biz.moneyforward.com/

作業時間短縮に最適なツール

WinActor

WinActorは、Windowsパソコン上での作業を自動化するRPAツールです。ノンプログラミングで業務手順をシナリオとして作成できます。Windowsパソコン上での操作を記録して再生すれば、同じ操作の繰り返し作業を自動化することが可能です。例えば、以下のような活用方法が挙げられます。

データ入力や転記作業の自動化
定型業務の自動実行による時間短縮
複数システム間のデータ連携　など

参考：https://winactor.biz/

BizRobo!

BizRobo!は、企業の定型的な業務を自動化するRPAツールです。決められたタイミングに基づく業務の実行はもちろん、任意のタイミングでWebブラウザからロボットを実行することもできます。機械学習機能を搭載しているため、画像認識などを使った業務の自動化ができることも魅力のひとつです。ローコード開発で、視覚的なロボット開発ができますので、複雑なプログラミングコードを書く必要はありません。例えば、以下のような活用方法があります。

大量データの処理と集計の自動化
AI-OCR機能で紙資料をデジタルデータ化
スモールスタートでのRPA導入　など

参考：https://rpa-technologies.com/products/first/

仕事の効率化に役立つツールの選び方

仕事効率化ツールを選択する際には、自社の業務を見直し、現状で解決すべき課題を明確にすることが重要です。課題を見つけたら、課題解決にはどのような種類のツールが適切かを見極めます。

例えば、タスクの進捗が把握できていない場合は、タスク管理やプロジェクト管理ツールが必要です。データの受け渡しに無駄なワークフローがある場合は、ファイル共有ツールやストレージツールで解決します。繰り返し操作の多い業務や、入力ミスが多い業務などには、RPAツールを使用することで作業効率化とヒューマンエラー低減を実現しましょう。

選択するツールは、従業員が誰でも簡単に、直感的に使いこなせる操作性を重視することで、ツール活用が定着しやすくなります。ツール導入には初期費用や運用コスト、社内浸透にあたっての工数もかかりますので、予算を考慮してコストパフォーマンスの高いツールや料金プランを選ぶことも大切です。

業務で利用するツールですので、セキュリティ面やサポート体制といったポイントのチェックも必要です。各ツールの事例などを参考にすると、導入時の活用イメージがしやすくなります。また、無料で使い始められるお試し期間が用意されているツールもありますので、公式サイトやお問い合わせにて最新の情報を確認してみましょう。

課題解決への取り組みに最適なツールを導入することで、業務の大幅な効率化や生産性の向上、ヒューマンエラーの低減に繋げることができます。

まとめ

業務に適した仕事効率化ツールの導入は、豊富な機能を使って業務プロセスの最適化や業務負荷軽減、生産性の向上に繋がります。近年では、多くのツールがクラウドサービスとして提供されていますので、社内はもちろん、リモートワークでの活用も可能です。グループウェアやタスク管理ツール、RPAツールなど、本記事で紹介したツールを参考に、自社業務へのツール導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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更新日：2024年11月19日
執筆：株式会社ネオジャパン編集部

執筆者：株式会社ネオジャパン編集部

desknet's NEOのお役立ちコラムは、1999年の市場参入から25年以上のグループウェア開発・提供実績を持つネオジャパンが、業務改善に役立つビジネス用語の基礎知識、ツールの選び方などの情報をお届けします。グループウェア、そしてノーコードツールの開発・販売の知見をもとに、社内コミュニケーション改善、社内情報の共有といった課題解決に役立つ情報発信をいたします。