業務システムデザインのコツ
非デザイナーにもできる使いやすいUI作成

業務システムをデザインするうえで、非デザイナーでも押さえるべきポイントを理解していれば、使いやすく直感的なUIを実現できます。これにより、社内の作業効率を向上させたり、教育コストを抑えたりすることが可能になります。 本記事では、業務システムデザインの内製化の流れを踏まえて、その目的から具体的なレイアウトや色使いのコツ、さらには内製化に役立つツールや事例まで、幅広く紹介していきます。ぜひ自社での業務システム導入・検討にお役立てください。

業務システムデザインの概要と重要性

UI/UXデザインの基本理念と役割

UI/UXデザインは「使いやすさ」「見やすさ」「分かりやすさ」を統合的に考えることが大切です。UX（ユーザーエクスペリエンス）において操作が直感的であればあるほど、ユーザーは新しいシステムにも抵抗感なく移行できます。画面の要素を適切に並べる、色で重要度を区別するなど、誰もがスムーズに使える仕組みづくりがキーとなります。
業務システムでは、複数の機能を一画面に詰め込みがちですが、優先順位を決めて情報量を調整することも重要です。必要以上に要素を並べると、ユーザーは混乱しやすくなるからです。
さらに、利用者の心理や行動パターンを把握してデザインを行うことで、使い勝手は飛躍的に高まります。

業務システム内製化の流れ

昨今、自社独自のソリューションを求めて業務システムを内製化する企業が増えています。近年では、ノーコード、ローコードといった技術も一般化し、プログラミングの技術がなくても気軽にシステム化を行えるSaaSなども増えています。

これまではシステム開発というと専門業者の手を借りる必要がありましたが、自社の従業員自らシステム開発ができるため、社内の要望や課題を反映しやすく、変更にも柔軟に対応できるようになりました。

紙ベースで運用されていた申請類や案件管理、在庫管理などを自社でシステム化（アプリ化）する企業も増えてきています。誰もが使いやすいシステムにするためには、UI/UXデザインにおける分かりやすさは欠かせない要素となります。
システム内製化とは？必要とされる背景やメリット、ポイントなどを紹介！

業務システムにおいて重視すべきポイント

業務システムを使いやすくするためには、利用者の立場や利用シーンを正確に捉えておく必要があります。

実際の利用シーンを想定する

実際に業務が行われる場所やタイミングを考慮してUIを構築することは、非常に大切です。現場が忙しい時間帯には、シンプルな操作で完了できる画面設計が求められます。
例えば、営業担当には外出先からのアクセス・入力が多いかもしれません。特にモバイル端末での使用有無なども考慮し、ユーザーにかかる負荷を極力軽減することが、利用を継続してもらうためのポイントとなります。
一方、経理部門は大量のデータを正確に処理することを重視するかもしれません。このようなニーズの違いを整理し、合意形成を図るステップが必要です。
こうした利用状況を早期に把握し、ワイヤーフレームを使用してシステムの設計図を造ることが大切です。この段階でどのようにシステム化するか考えることが、最終的な使いやすさの差を生むポイントになります。

プロトタイプを作成し利用・改善を進める

早い段階でプロトタイプを作り、実際の操作感を確認することは有用です。プロトタイプを通じて初めて気付く使いづらさや認識のズレは意外に多いものです。例えば、画面を切り替える頻度や入力フォームの並び順が利用者の業務フローと合っていない場合、最初に修正すれば大幅な手戻りを防げます。
プロトタイプは、社内の別部署や少数ユーザーに限定して利用テストを行うなど、現実的な環境で試すのが理想です。提案と改善を繰り返すことで、導入後の満足度が高いシステムへと仕上がります。

利用により業務効率が上がること

システム導入は業務効率化が最大の目的です。画面デザインが優れていても、業務の負担を増やすような構成では本末転倒です。そのため、ボタンの配置や入力項目の最適化など、細部にわたって利用者の時間を削減できるかどうかを意識して設計する必要があります。

使いやすい業務システムをデザインするコツ

１．レイアウト

はじめてシステムを利用するユーザーにも操作しやすくするため、レイアウトはシンプルかつ分かりやすい構成を心がけましょう。メニューやボタンを適切に配置することで、ユーザーは迷うことなく目的の操作にたどり着けます。

デザインの4原則を活用しよう

近接、整列、反復、コントラストといったデザインの4原則は、業務システムでも非常に効果的です。担当者同士で画面をチェックするときも、これらの原則に照らし合わせると客観的な改善点が見つけやすくなります。

例えば、近接の原則では関連性の高い要素をまとまりとして表示するため、ユーザーが情報を探し回らずに済むメリットがあります。整列の原則と組み合わせれば、画面がすっきりとまとまり、全体的な読みやすさも向上します。

目線の動きを意識しよう

人の視線は一般的に左上から右下へ流れやすいと言われています。重要なメニューやボタンを配置する際は、この視線の流れを考慮すると直感的に操作しやすい画面構成にできます。

また、複数の要素を左右に配置する場合でも、視線の誘導をスムーズに行う工夫を取り入れると、ユーザーが迷いにくくミスを減らせます。

余白を意識しよう

要素と要素の間に余白を設けることで、情報が詰まりすぎず、初見でも内容を理解しやすくなります。特に、文字情報の多い業務システムにおいては余白の使い方で読みやすさが大きく変わります。

余白を上手に使うためには、フォントサイズや行間、パディングなどを最適なバランスで設定するとよいでしょう。

２．コントラスト（対照、対比）

主要な要素とそれ以外を区別する

コントラストは画面上の情報を素早く認識するための重要なポイントです。主張したい情報とそうでない情報を明確に区別することで、ユーザーの混乱や見落としを減らせます。
特に、背景色と文字色の組合せを考える際は、コントラスト比を適切に保つよう配慮する必要があります。

使う色の数を絞ろう

色を多用しすぎると、どこが重要なのか一目では分かりにくくなる傾向があります。メインとなるカラーを2〜3色程度に絞り、差し色で注目を集める方法がおすすめです。

真っ黒は使わない

文字色を絶対的に真っ黒にすると目がチカチカすると感じる人も少なくありません。背景色が白系の場合は、少しグレーを混ぜたカラーに調節するだけで目の負担を和らげることができます。
コントラストを保ちながらもユーザビリティを追求した色選びが利用者満足度に大きく貢献します。

色のトーンを合わせる

色を統一する際は、同じトーンの色味を選ぶと全体にまとまりが生まれます。異なるカラーでも彩度や明度を合わせることで、統一感が保てるでしょう。
システムによっては部署や機能ごとに色分けをする場合もありますが、大きく雰囲気を変えない範囲で抑えると見やすさを損ないません。

３．入力フォームの補助

入力作業が中心となる業務システムでは、フォームの設計が快適性に直結します。ユーザーに余計なストレスを与えないよう、入力ガイドやバリデーション機能などを上手に活用することが肝要です。

また、リアルタイムでエラーを表示する仕組みを導入することで、ユーザーは入力ミスをすぐに修正することができ、入力効率を大幅に高められます。

適切な入力項目を使おう

選択項目にはラジオボタンやチェックボックス、文章を入れたい箇所にはテキストエリアにするなど、入力項目の選び方は使いやすさに直結します。また、入力項目を必要以上に細分化してしまうと、クリック操作や記入漏れが増えて効率が落ちることがあります。
入力必須項目の設定は慎重に行い、それ以外は任意入力にするなど柔軟さを持たせるとよいでしょう。

ユーザーが理解できる見出しを表示しよう

項目名に専門用語を使いすぎると、慣れていないユーザーは戸惑ってしまいます。なるべく平易な言葉を使い、誰もが判断しやすいことを意識しましょう。
特に、一括入力や補助的なボタンのラベルも直感的に分かる表現を選ぶことで、教育コストを抑えることができます。

入力制限を活用しよう

数値のみの入力でいい場合は数字以外は受け付けない設定にしたり、日付はカレンダーから選択できるようにすると、入力ミスを大幅に減らせます。
こうした入力制限はユーザーを不便にするものではなく、業務効率と正確性を高める重要な仕組みです。

プレースホルダ―を活用しよう

入力例や推奨フォーマットをプレースホルダ―に示すことで、ユーザーは迷わず入力を開始できます。これによりシステム利用者の学習コストをさらに減らすことが可能です。
プレースホルダ―の文言も簡潔でわかりやすい表現に整えることが、使い勝手を高めるポイントです。

４．UIの一貫性

一貫性のあるUIは、ユーザーが操作方法を学習しやすく、迷う場面を減らす効果があります。
例えば、同じ機能は同じ見た目のボタンを使い、配置する位置もそろえるなど、画面をまたいでも操作感が変わらないよう工夫することが大切です。ヘルプページへのリンク位置なども統一しておくと、サポートの負担を抑えながらユーザーに安心感を与えられます。
デザイナーやエンジニアが関わるようなプロジェクトでは、デザインシステムやデザインガイドラインが利用されることが多く見られます。ボタンやフォームなどのコンポーネントをまとめたデザインシステムを利用することで、開発工程を効率化し、UIのブレを抑えることができます。
カラーコード、フォントサイズ、余白の設定などを定義しておくと、一度決めたルールに沿って機能追加や修正が容易になるメリットがあります。

業務システム（業務アプリ）の内製化におすすめのツール

内製化を進めるうえでは、短期間で柔軟なシステムを構築できるツールを活用するのが効果的です。
業務アプリ開発においては、ノーコードやローコードツールの普及により、専門的なプログラミングスキルがなくてもある程度の開発が可能になりました。これによりプロトタイプを迅速に作り、デザインや機能を検証しながら本番運用へ移行する流れが生まれています。

業務アプリ作成ツール AppSuite

AppSuiteは、ノーコードやローコードで開発できる業務アプリ作成ツールとして注目されています。プログラミングの知識が少なくても、ドラッグ＆ドロップ方式で画面の構成や機能を組み立てることが可能です。

また、必要に応じて詳細なカスタマイズが行えるため、自社の業務プロセスに合う形でシステムを作り上げられる柔軟性があります。画面デザインのテンプレートも充実しており、UI/UXの品質を一定以上保ったまま開発を進められる点は特筆すべきでしょう。

業務システム作成　参考になる事例の紹介

実際の導入企業の事例を知ると、内製化のメリットや注意点がより明確になるでしょう。
業務システムの内製化を進めた企業では、導入後に業務効率が大幅に改善した例が多く報告されています。自社社員が使うシステムを自ら改善できるため、細部までこだわりながら継続的にアップデートできる点が大きな要因と言えます。
さらに、紙ベースや旧来のツールを使い続けて発生していたコストやミスを、システム化やデータ集約によって削減できるケースも見られます。ここでは、実例を通じてその具体的な成果を見てみましょう。

案件管理から週報、収支管理まで業務システムの内製化を行った事例

一つの業務だけで年間2万枚のペーパーレス化を実現した事例

導入前

部署ごとにファイルの置き場所も運用ルールもバラバラで、時にはデータを上書きしたり、誤って削除してしまったりという問題も発生していました。交通費精算などの総務関連書類は基本的に紙でやりとりされており、手書きでしか記入できない申請書も多数ありました。
また、社外からはグループウェア上の資料などにアクセスできないため、外勤社員は何か作業をする際に出先からオフィスへ戻る必要がありました。

導入後

[ワークフロー]と[AppSuite]で申請書類のほぼすべてをデジタル化。年間2万枚にも及ぶ紙の使用量を削減した業務もありました。
現在までに60以上の業務をアプリにして、その約半数をワークフローと組み合わせて使っています。アプリが多いため、部署ごとにポータル画面のタブを区切るなど、ユーザーが使いやすいように工夫をしています。
クラウドサービスの導入で場所を問わず業務ができるようになり、稟議書などの申請・承認が加速度的にスピードアップ。いわゆるハンコリレーがなくなりました。
株式会社エフエム愛知様の導入事例を見る

まとめと今後の業務システムデザイン展望

最後に、業務システムデザインの重要性を再確認し、これからの展望を考えてみましょう。業務システムのデザインは、見た目だけでなく業務効率や作業者のモチベーション、その先にある企業利益にも大きく影響します。ユーザー心理の理解や業務フローへの深い洞察は、今後もシステム開発において欠かせない要素となるでしょう。
さらに、ノーコード・ローコードツールの進展やデザインシステム整備により、内製化のハードルは下がりつつあります。従来は開発現場でしかできなかったことを、現場担当者が主導で試せる環境が拡大しているのです。
企業の生産性向上やコスト削減を目指すうえで、使いやすい業務システムのデザインは今後ますます重要度を増していきます。ぜひ本記事の内容を参考に、自社の取り組みを最適化してみてください。

更新日： 2025年3月19日

執筆者：株式会社ネオジャパン 編集部

desknet's NEOのお役立ちコラムは、1999年の市場参入から25年以上のグループウェア開発・提供実績を持つネオジャパンが、業務改善に役立つビジネス用語の基礎知識、ツールの選び方などの情報をお届けします。グループウェア、そしてノーコードツールの開発・販売の知見をもとに、社内コミュニケーション改善、社内情報の共有といった課題解決に役立つ情報発信をいたします。