DXをペーパーレスで終わらせてはいけない！
真の意味で取り組むためには？

近年、ビジネスシーンにおいてDXという言葉をひんぱんに耳にするようになりました。自社のDX推進に向けた第一歩として、ペーパーレス化に取り組もうと考えている企業も多いのではないでしょうか。しかし、なかには、ペーパーレス化とDXの違いがよく理解できていない、ペーパーレス化がDX推進と同義であると考えているといったケースもあるようです。今回は、ペーパーレス化とDXの違いや関係性を明らかにしながら、ペーパーレスが果たす役割について解説していきます。

ペーパーレス化だけではDXとはいえない理由

初めにペーパーレス化とDXが同一ではないことを明らかにし、その違いについて解説します。

ペーパーレス化とDXの違い

ペーパーレスは英語の“paperless”で、直訳すると「紙を使わない」という意味です。つまり「ペーパーレス化」とは「紙を少なくすること」を意味します。

ビジネスの現場においては紙の書類や文書を電子化し、物理的な書類を使わずに情報を伝達・保管・管理することを指します。これまで当たり前とされてきた紙の書類とハンコから脱し、フローをデジタル化していくことで業務の利便性・効率を向上させる取り組みです。

一方、DXとは“ Digital Transformation”の略語です。こちらは、デジタル技術による組織的な変革を意味しており、経済産業省では以下のように定義しています。

“企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること”

つまりDXとは企業や事業全体の在り方をデジタル技術によって変容させながら、より高度で継続可能な仕組みづくりを行っていく取り組み全般を指します。

DXは概念　ペーパーレス化は手法

DX自体に決まった方法はありません。デジタル技術で従来の課題を解決できるような変革を目指すという考え方であり、業界、分野、企業によってアプローチは異なります。
DXの成功とは、企業が進化し続ける技術を柔軟に取り入れ、これまで以上の成果を上げながら持続的な企業経営ができる状態となった時に初めて得られるものです。

ペーパーレス化はDXに至る手法の一つであり、データのデジタル化、システム導入、各種端末の活用といった具体的な方法によるコスト削減、業務効率化、生産性向上を目指していく過程にすぎません。
単にオフィスのペーパーレス化を進めたからといって、DXに成功したとは言えないことがわかります。

DX推進におけるペーパーレス化の役割は？

それではペーパーレス化は、DX推進においてどのような位置づけにあるのでしょうか。ペーパーレス化はDX推進の前提となる取り組み、入り口にあたると考えられます。
先にも説明したように、DXはビジネスモデルや企業体制の変革がもたらされることで成し遂げられます。
一般的に、DXは以下の流れによって進められます。

1.デジタイゼーション（データ化）：
もともと紙で制作された書類などをデジタルデータにすること。データに置き換える作業。

2.デジタライゼーション（デジタル化）：
アナログデータをデジタルデータに変換する（コンピューターによる処理、システムでの活用が可能な形とする）こと。またデジタル技術を活用して業務プロセスを改善すること。

3.DX：
上記の手法により、事業や企業全体の変革を促すこと。デジタル技術の活用により、ビジネス環境をより良い方向に変容させていくこと。

DXは一部の業務や分野の自動化やデジタル技術の導入といったものではありません。単にITを使った業務の体制の変更や仕組みづくり、デジタルツール、進化型ソリューション、アジャイル開発の導入といった手法とは異なります。
DXでは、デジタル技術の導入ではなく「変えること」「変わること」自体が目的です。時代に合わせたビジネス変革を将来にわたって起こし続けられるような、柔軟な体制にすることを目指します。

ペーパーレス化はそのための一過程ではありますが、真の意味でのDXを進めていくために避けては通れないプロセスです。日本企業が長い間にわたって文化としてきた、紙の書類によるフローから脱却し、新技術の受け入れが可能となる状態を作っていくための重要なベースとなります。

DX化が進まない理由とペーパーレス化で解消できること

DX取り組みへの課題とペーパーレス化がもたらすメリットについて解説します。

DX化を阻む要因

日本企業の多くでは、DXの必要性を感じながらも思うように推進できていないというケースも見られます。その主な理由としては、以下のような要因が挙げられます。

DXに関する根本的な理解不足
前項で説明したようなDXとペーパーレス化の違いについて基本的な理解がなされていない場合、ペーパーレス化、デジタル化をDXと同じ意味に捉えてしまい最終的な目的に到達することができません。途中段階でとどまり、DXの本質にたどり着けない結果となります。

全社的な視点の不足
上記とも関連していますが、企業では、一部のIT技術活用で満足してしまい、経営的視点が失われていることも少なくありません。ビジネスモデル変革による恒常的な利益向上の追究に至らず、各業務のデジタル化で終わらせてしまいます。

既存システムからの移行が難しい
国が指摘する課題にも挙げられていますが、旧来型システムが複雑化・多様化しており新しい体制への移行が容易ではない企業も多く見られます。部分的な最適化が繰り返されてきたことによるレガシーシステムが、新たな技術受け入れの支障となります。

コスト面の不安
DXに大きく乗り出すための費用負担への不安があり、どのように踏み出していけばよいのかわからないというコスト面での課題もあります。DXで最終的な成果を得るには、中長期的な視野が求められるため、一層ハードルが高く感じられます。

環境整備・業務フロー改善の遅れ
紙の書類がメインのワークフローから抜け出せていない企業が多いことも事実です。デジタル環境が整備されていないといった体制的な課題のほか、慣習や社員が抱く抵抗感、セキュリティ不安、デジタル化移行の必要性に関する理解の不足といった課題も考えられます。

ペーパーレス化によりもたらされるメリット

DXの第一歩とも呼べるペーパーレス化によって期待できるメリットは、以下の通りです。

書類管理・保管に関する課題が解決する
管理業務、保管スペース、事務処理作業の軽減などにより、コスト削減が期待できます。

情報共有の課題解決につながる
業務の進捗状況の可視化、リアルタイムでの情報共有が可能となり、メンバー間の認識が統一できます。

過去の情報の活用方法が広がる
情報がデータ化されることにより、検索性が向上。欲しい情報をすぐに取り出すことができ、活用の幅が広がります。

書類の紛失・盗難の問題がなくなる
置き忘れ、盗難といった物理的なリスクが軽減し、セキュリティ強化につながります。

システム、クラウドの活用が容易になる
DXを次の段階に進めるための、システムやツール導入へのハードルが低下します。

BCP対策
情報の分散化がしやすくなり、災害やテロなど緊急時におけるBCP対策が容易になります。

多様性のある働き方に対応できる
遠隔地からでも情報にアクセスが可能となるため、テレワークやリモートワークに対応しやすくなります。

DX推進はペーパーレス化から始めるのがおすすめ

これまで見てきたように、DX自体は一朝一夕に完結できるものではありません。自社のDX推進を検討するのであれば、まずペーパーレス化から着手するのが現実的な手法です。国が示すDXに関する「直ちに取り組むべきアクション」においても、業務環境のオンライン化とともに紙書類の電子化やペーパーレス化が挙げられています。

デジタルシフトを念頭に置いたペーパーレス化を行うことで、DXに至る次のステップへと進むのが容易となるでしょう。

またペーパーレス化を行うにあたっては、作業や業務の見直しが図られ、その経過自体が効率化に貢献することも期待されます。

ペーパーレス化は身近なところから始められるため、社員がDXを自分事と捉えやすくなります。ペーパーレス化を通じて、DX推進への理解を深められるでしょう。

ペーパーレス化は情報のデジタルデータへの置き換え、端末による閲覧など、比較的低コストでスタートでき、状況を見ながら社内で動きを拡大していくことができます。企業規模が小さい場合でも、DXに向けた取り組みを即時開始することが可能です。
詳しくは「DXとは？自社でDXを進めるには何が必要なのか事例を交えて考える」をご覧ください。

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DXに向けてペーパーレス化から着手しよう

大企業から中小企業へと、DXの動きが拡大しています。社会全体がデジタル化へと加速するなかでいつまでもDXを先送りしていれば、その分将来的な重荷が増えていきます。ペーパーレス化を行っただけではDXと言えませんが、少なくとも準備段階に入ったことになります。逆に言えば、ペーパーレス化ができていない企業はDXの入り口にも立てません。市場競争に耐えうる企業改革という最終目標に向かい、まずはペーパーレス化の具体策から着手していくことが必要です。

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