社内アプリとは？
成功事例から学ぶ活用法についても解説します

デジタル化が進む昨今、スケジュール管理やメール、チャット、勤怠管理など、業種や職種を問わず、社内アプリは多数活用されています。

社内コミュニケーション、業務情報やナレッジの整理において、社内アプリの重要性はますます高まっています。業務課題の解決にも欠かせない便利な社内アプリですが、それぞれの問題に対してどのようなアプリが必要なのか、導入に不安や疑問を感じているビジネスパーソンは決して少なくありません。手軽なクラウドサービスのほかにも、近年では社内でアプリ開発を行う「内製化」の流れも見られます。

そこで、今回の記事では、社内向けの業務効率化を目的としてアプリの導入を検討されている方向けに、社内アプリの基礎知識に加えて、おすすめのアプリ開発方法や成功事例を交えてアプリの活用方法をご紹介します。

社内アプリとは

社内アプリとは、企業や組織内部で使用することを目的に開発されたソフトウェアアプリケーションのことです。社内アプリは従業員向けに社内のコミュニケーションを円滑にし、迅速な情報共有など、便利な機能を備えています。

具体的には、社内掲示板、チャット機能やファイル共有、プロジェクト管理などが挙げられ、会議の効率化やタスクの管理など、業務のスムーズな進行をサポートしてくれるでしょう。社内アプリの導入により、業務の透明性が向上し、従業員のエンゲージメントが高まることが期待されます。

社内アプリを導入する4つのメリット

社内アプリの導入をすることで、主に以下の4つのメリットがあります。

1.データの一元管理ができる

社内アプリを導入することで、組織内のデータを一元的に管理でき、異なる部署や個人が同じデータにアクセスし、リアルタイムで更新や整理ができます。これにより、情報の不一致を防ぎ、業務効率が向上します。また、アクセス権限の管理やデータの暗号化が容易になり、セキュリティ面でもメリットがあるでしょう。ただし、データを集約できるうえで情報が散在する注意点もあるため、決まったフォルダを作っておくなど、共有ルールを決めておくことをおすすめします。

2.リモートワーク環境下で生産性向上

社内アプリは、リモートワーク環境下での生産性向上にも役立ちます。クラウドベースのアプリを使用すれば、インターネット接続があれば社外からでも情報にアクセス可能です。複数の社員が同時にドキュメントを編集し、プロジェクトの進捗をリアルタイムで更新できるため、スムーズに業務が進みます。

3.コミュニケーションが円滑になる

社内アプリの導入により、組織内のコミュニケーションが円滑になります。メンション機能やプッシュ通知機能などが搭載されている場合、重要な情報や連絡をリアルタイムで全社員にメッセージで伝達可能です。また、社内掲示板機能などがあれば、情報共有を迅速に行えるほか、部門間の連携強化も期待できるでしょう。

4.従業員エンゲージメントの向上

適切に設計された社内アプリは、従業員エンゲージメントの向上にも寄与します。煩雑な作業が自動化されることで、社員はメインとなる業務に集中でき、業務効率化による満足度向上が期待できるでしょう。また、Eラーニングアプリなどを通じ、社員の継続的な成長をサポートすることも大切です。

社内アプリの種類

社内アプリには様々な種類があり、企業の規模や業種、ビジネスの目的によって適したものが異なります。そのため、自社に最適なアプリを選択するには、まず各種アプリの特徴を理解することが重要です。以下の表で、主な社内アプリの種類とその概要を紹介します。

これらの社内アプリは、単独で使用されることもありますが、多くの場合は複数のアプリを連携させて使用することで、より効果的な業務改善につながります。たとえば、プロジェクト管理アプリと会議アプリを連携させることで、タスクの進捗状況を会議中にリアルタイムで共有し、問題点をすぐに特定して対応策を議論することができます。また、文書管理アプリでは、頻繁に使用する書類のテンプレートを用意しておくことで、業務の標準化と効率化を図ることができるでしょう。

社内アプリの開発方法

社内アプリの開発方法は、主に以下の2つに分類されます。

フルスクラッチ開発

フルスクラッチ開発とは、既存のシステムやプログラム、テンプレートを一切使用せず、ゼロから全てを作り上げる開発手法です。この方法は、特に独自性の高いシステムを必要とする場合に適しています。フルスクラッチ開発は、独自性を求める企業やリソースが豊富な企業に向いていますが、コストや時間の面での負担が大きいため、導入には慎重な検討が必要です。

ノーコード開発

ノーコード開発は、プログラミングやデザインに関する知識がなくても、直感的な操作でアプリやWebサイトを作成できる手法です。開発期間や人件費を大幅に削減できるため、特にSEなどのIT人材が不足している現代において注目が高まっています。ノーコード開発はWebアプリやスマートフォンアプリ、業務効率化システムの開発に適しており、迅速かつ低コストで開発が可能です。ただし、複雑なアプリケーションや独自性の高いシステム、自由度や拡張性を求めるシステムには不向きな場合があります。

社内アプリを導入するまでの流れ

社内アプリの導入をする際は、以下の流れに沿って進めることが大切です。それぞれのステップについて詳しく説明します。

明確な目標設定とニーズの分析

社内アプリ導入の第一歩は、明確な目標設定とニーズの分析です。まず、現状の課題を特定し、それに対する具体的な目標を設定します。この段階で分析を徹底することにより、後の工程でのミスマッチを防ぎ、価値の高いアプリ開発が可能になります。

関係者全員の合意を得る

社内アプリの導入は、組織全体に影響を与えるため、関係者全員の合意が不可欠です。まず、経営陣にアプリ導入の目的や効果、必要な投資を説明し、承認を得ます。その後、部門間の調整を行い、利害が対立しないように最適な解決策を模索しましょう。また、情報セキュリティ部門と連携し、データの取り扱いやセキュリティ対策についても承認を得ることが大切です。

開発方法の決定

目標とニーズが明確になったら、適切な開発方法を選択します。社内のIT人材の有無や開発にかけられる時間と予算などを比較検討し、内製化するか外部に依頼するかを決定します。内製する場合は、フルスクラッチ開発かノーコード開発かを選びます。アプリの複雑さやカスタマイズの必要性、開発スピードを考慮し、最適な方法を選択することが重要です。

開発・テスト

開発方法が決まったら、設計をもとに開発とテストを進めます。機能を実装し、ユーザビリティテストを実施して操作性や機能の過不足をチェックします。また、セキュリティテストや負荷テストを行い、情報漏洩やシステム障害のリスクがないかを確認します。これらのテストにより、実運用に耐えうるシステムを構築しましょう。

継続的なフィードバックを収集し改善を行う

社内アプリは導入して終わりではなく、利用が進み、社内へ浸透した後に継続的なフィードバックを収集し改善を行うことが大切です。利用状況のモニタリングを行い、使用頻度や機能の利用率を把握します。ユーザーの声を集め、定期的なアップデートを行うことで、常にユーザーのニーズに応えられるアプリを維持できるように努めましょう。

社内アプリ導入の成功事例から学ぶ活用法

ここでは、実際の導入事例を通じて、社内アプリの効果的な活用方法について紹介します。

1.社員の台帳や車両管理表のリアルタイムな更新・共有を実現（港湾運送・総合物流サービス）

愛知海運株式会社は、港湾運送・総合物流サービスを提供する企業です。同社は、10年以上使用していたクライアントサーバー型グループウェアのリプレイスを決定し、desknet's NEOとノーコードアプリ開発ツールAppSuiteを導入しました。

特に、AppSuiteの導入により、社員台帳や車両手配などの業務管理がデータベース化され、関係部署間でリアルタイムに情報共有できるようになりました。これにより、業務効率が大幅に向上し、ワークエンゲージメントの向上にもつながっています。
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2.部品供給、物流をアプリ化し一元管理、問合せ対応の負担がほぼゼロに（機械、部品の梱包、運送、保管、輸出入手続きの代行）

マキノ・ロジスティックス株式会社は、工作機械メーカーの物流を担当する企業です。同社は、多品種の部品や治具の配送管理をノーコードアプリ作成ツールAppSuiteを活用してデータ化し、一元管理することで大幅な業務効率化を実現しました。

AppSuiteで作成したデータベースにより、担当者別に必要な情報を閲覧できるようになり、業務効率が大幅に向上しました。また、Webメールとの連携により、配送漏れを防ぐメッセージや特急案件の即時把握が可能になりました。
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3.膨大な監査の所内事務手続き資料の一元管理で、入力ミス減少、監査書類の品質が向上（監査法人）

仰星監査法人は、準大手監査法人として多数の企業の監査を行っています。膨大な監査資料の管理と迅速な情報提供の必要性から、ノーコードアプリ作成ツールAppSuiteを活用して業務改革を実現しました。

AppSuiteを活用してシステムを構築したことで、業務に即した効率的なシステムが実現しました。また、ネオジャパンの1on1個別相談会を活用し、複雑な要件も実現可能になりました。
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4.職員自らの手でアプリを開発し、庁内業務に合わせたDXを推進（自治体）

鎌倉市では、庁内システムの見直しに伴い、グループウェアを刷新し、ネオジャパン社の「desknet's NEO」を導入しました。ノーコードアプリ作成ツール「AppSuite」も活用することで、職員自らが庁内業務に合わせたアプリを開発し、DXを推進しています。

庁内のデジタル戦略課が主導して職員向けのアプリ作成勉強会を開催し、積極的な参加を得ています。これにより、職員のDXマインドの醸成と業務改善の促進が図られています。
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社内アプリ作成ツールの選び方

社内アプリ作成ツールを選ぶ際は、主に以下の3つのポイントを意識することがおすすめです。それぞれ見ていきましょう。

予算とコスト効果の考慮

社内アプリ作成ツールを選ぶ際には、初期投資やランニングコストを含む予算とコスト効果を考慮することが重要です。ライセンス費用やサブスクリプション費用、保守費用などを検討し、ユーザー数や機能の増加に伴うコスト変動も確認します。将来的に拡張可能なツールを選ぶことで、長期的なコストを抑えることができます。

セキュリティとプライバシーへの対応

社内アプリでは重要なデータを扱うため、セキュリティとプライバシーへの対応が不可欠です。データの暗号化レベルやアクセス権限の設定を確認し、安全性を確保します。社外にいても必要な人だけが情報にアクセスできる環境を構築するため、ユーザー認証やアクセス権限の細かい設定が可能かについても確認しましょう。

導入前後のサポート体制

ツール選定では、導入前後のサポート体制も重要な判断基準です。初期設定や既存システムとの連携をサポートしてくれるか、トラブル発生時の対応方法（電話、メール、チャット等）を確認します。迅速で的確なサポート体制が整っていれば、スムーズに導入が進むほか、調整等による業務の中断も最小限に抑えられるでしょう。

社内アプリ作成ならAppSuite（アップスイート）

社内アプリを開発する上で、カスタマイズの柔軟性は欠かせません。そこでおすすめしたいのが、ノーコードツール「AppSuite」です。

AppSuiteはさまざまな業務課題解決に役立つテンプレートが用意されており、誰でも簡単にノーコードで自社に必要なアプリが作成できます。クリック操作だけで気軽に作れ、プログラミングやデザインなど特別なITの知識は必要ありません。必要なアプリを作成し、ダッシュボードに自由にレイアウトできます。

また、AppSuiteに蓄積されたデータを集計・グラフ化してポータル画面上で共有できます。社内の各層の異なる視点、異なる立場から客観的な意見を集められ、あらゆる部門でのデータ活用を可能とします。

AppSuiteでは全ての機能を30日間無料で体験できます。興味がある方はぜひ、詳細をご確認ください。

まとめ

今回の記事では、社内アプリの概要や活用事例、導入方法、そして運用上の注意点などについて解説しました。社内アプリを効果的に構築・運用するためには、組織全体のニーズを理解し、特に利用者である従業員の声に耳を傾けることが重要です。また、その際に運用ルールなども作っておくといいでしょう。社内アプリの利用目的の認識を一致させ、従業員の意見も取り入れた運用を心掛けましょう。

適切に導入・運用された社内アプリは、従業員の働きやすさを向上させ、チームや組織全体の生産性向上につながります。社内アプリの導入なら、まずは無料トライアルから始めてみましょう。本記事を参考に、最適な社内アプリの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

更新日：2024年09月27日

執筆者：株式会社ネオジャパン 編集部

desknet's NEOのお役立ちコラムは、1999年の市場参入から25年以上のグループウェア開発・提供実績を持つネオジャパンが、業務改善に役立つビジネス用語の基礎知識、ツールの選び方などの情報をお届けします。グループウェア、そしてノーコードツールの開発・販売の知見をもとに、社内コミュニケーション改善、社内情報の共有といった課題解決に役立つ情報発信をいたします。