情報の一元化とは？
そのメリットと実現のポイントを解説

日々増えていく社内情報が散在し、データ探しの非効率さに頭を悩ませている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
ビジネスにおいて、情報を一元化できているか否かは作業の効率を大きく左右します。一元化することで、散在するデータを集約しアクセスを容易にすれば、作業効率を大幅に向上させることができるでしょう。

本記事では、情報の一元化とは何か、その必要性やメリット・デメリット、一元化の実施方法やそのポイントなどについて解説します。

情報一元化とは何か

情報一元化とはそもそもどのようなことを指すのでしょうか。ここでは、その定義や必要性などについてみていきましょう。

情報一元化の定義と必要性

情報一元化は、分散している情報を一カ所に集めて一貫した管理と効果的な活用を実現することです。管理の仕方そのものを指す場合には、一元管理という言葉もあります。一元管理は、複数の要素を一箇所に集約して管理するという意味合いとなります。

ビジネスの現場においては日々の業務でどんどん社内情報が増えていきます。このとき、従業員それぞれの情報の管理方法が異なれば、おのずと情報は散在していきます。このような状況を防ぎ、データを探す手間を減らし、スムーズな情報共有を行うためにも、それらを一元管理しておく必要があります。従業員同士の連携を強める上でも欠かせません。

今や、社内データは、ヒト・モノ・カネに続く経営資源と言えます。「情報を制するものがビジネスを制す」といった言葉も耳にしたことがある方もいらっしゃるかもしれません。
ここからは情報の一元化の重要性について掘り下げて解説します。

情報一元化の重要性の深掘り

情報を一元化することは、情報の検索時間短縮や情報共有の効率化、意思決定の迅速化につながります。
日々の業務の中でさまざまな情報があふれる現代において、得た情報を一元化することは業務効率の大幅な向上につながり、組織全体の生産性を向上し、競争力を強化します。インターネットを背景とした情報過多な状況は、ビジネス環境を複雑にしています。だからこそ、情報を一元化することが不可欠なのです。

データ集約の必要性

現代の企業は、日々の業務の中で膨大なデータを作り出し、収集し活用しています。これらのデータを、各部署や従業員が独自の方法で管理・運用を続けると、手間がかかり、管理者の負担は増すばかり。組織全体で情報を最大限に活用することが困難となります。そのような背景を踏まえると、社内データを集約することは効率的な情報共有につながります。また、集約されたデータは、企業が抱える課題や問題の解決にも役立ちます。

企業活動における情報の散在問題
データが散在した状態は、重要情報の検索に時間がかかったり、意思決定が遅れたりする原因になります。
最新の情報と古い情報が入り混じった状態で保管されていると、データを時系列で見ることが困難になり、集計を行う場合には数字の正確性が欠ける可能性さえ出てきてしまいます。個人ごと別々にデータを保管している、保存方法が属人化されている場合には、後にデータを統合しようとすると整合性が取れないリスクも発生します。

情報一元化のメリットとデメリット

情報を一元化することで、データを一カ所に集めて管理・運用することが可能です。そこには、どのようなメリットやデメリットがあるのでしょうか。

情報一元化の主なメリット

情報一元化、一括管理には、大きく2つのメリットが挙げられます。それは「効率的な業務運営」が可能になること、そして「情報管理が容易」になることです。

効率的な業務運営
情報を一元的に管理して共有することで、情報収集がしやすくなり、業務プロセスを効率化できます。情報が散在する状況では、必要なデータへのアクセスに時間がかかり、業務が非効率になってしまいます。情報一元化を徹底することで、作業の時間短縮や効率化が実現し、結果的に企業の業務運営がスムーズになります。

情報管理の容易さ
情報一元化は、情報の管理を容易にします。たとえば、情報が異なる場所で重複して保管されていたり、一貫性のある更新作業が行えていないと、情報の不整合が起き正確な情報が取得できないなどの問題が生じます。しかし、情報管理の方法を統合することで、決まった場所で情報を更新・メンテナンスすればよいため、最新情報の維持やデータ整理の効率が向上し、担当者の情報管理の負荷が大幅に軽減されます。

情報一元化の潜在的なデメリット

情報を一元化することにはデメリットもあります。それは、一元化するための「システム導入コストがかかる」ことや、「一元化に慣れるまでの時間がかかる」ことです。

システム導入のコスト
情報を一元化するにはシステムを導入するのが一般的です。システム導入は、その規模に比例して初期投資やランニングコスト、管理コストが発生します。そのため、自社に適した規模のシステムを見極め、選定しなければなりません。

一元化への慣れ
これまで部署や従業員などが個別に情報管理をしていた場合、一元化に向けた業務フローを改善するには時間とコストがかかります。新しい方法で情報管理をしなければならないため、作業に慣れるまでの時間が必要なのです。また、情報一元化のために導入するシステム操作に慣れるための時間も必要でしょう。

情報一元化の実施方法

情報の一元化を実施するには、その方法を把握することが大切です。ここでは、情報一元化を実現させる方法をみていきましょう。

情報一元化の方法とメソッド

情報一元化の方法には、ツールやクラウドサービスの利用などが挙げられます。また、近年多くの企業が採用しているリモートワークでは、オフィス外からの業務でも通常業務と同じ場所でデータを扱う環境を作ることで、一元化を実現できます。

情報一元化の具体的なツール

情報一元化に活用できるITツールやシステムには、目的に合わせてさまざまなものが提供されており、自社の環境に合わせて選択できます。
たとえば、目的ごとに以下のようなツールやシステムを検討するとよいでしょう。

・人事情報を一元化：人事管理システム、人材管理システム
・顧客情報を一元化：CRM
・営業活動を一元化：SFA
・あらゆる業務情報を一元化：グループウェア、業務アプリケーション

もちろん、複数のシステムを併用することも可能です。目的に合ったツールを導入することで、各業務の情報を一元化できます。

データベースとクラウドストレージの活用

情報一元化の手段の多くに、データベースやクラウドストレージが活用されています。前述したツールやシステムも例外ではありません。さらに近年では、クラウド上で利用するソフトウェアであるSaaSを活用した情報一元化方法が導入されています。

SaaSを使った情報集約の具体例
SaaSで提供されているグループウェアを使って、本社勤務の従業員と社外で業務を行う従業員が簡単に情報共有を行えます。顧客情報やファイルの共有をリアルタイムに実現することも可能です。すべての情報はグループウェアに集約され一元化されているため、余計な労力をかけることなく情報の整理も容易で、整理されたデータやナレッジは全社で共有できます。

リモートワーク時代の情報一元化

情報の一元化は、リモートワークが普及した現代には欠かせません。たとえば、インターネットを介してアクセスできるオンラインストレージを使ってデータを共有すれば、情報の一元化が実現できます。

オンラインストレージと情報一元化の関係
オンラインストレージは、NASのようなファイルサーバーを自社オフィス内に構築することもできますし、クラウドストレージを活用することもできます。いずれにしても、別の場所で業務を行う従業員が同じストレージを使ってデータを管理できるため、情報の一元化が可能です。情報の一元化をする上で、オンラインストレージは相性のよいツールだといえます。

情報一元化で得られる効果

情報一元化を実施することによって、さまざまな効果が得られます。ここでは、業務効率化やスムーズなデータへのアクセスについてみていきましょう。

業務効率化への貢献

情報を一元化するためには、ツールやシステムの導入が不可欠です。このとき、情報はデジタル化されデジタルデータとして記録されるようになります。これにより、大幅な業務効率化が期待できるのです。

デジタル化による情報管理の効率化
情報がデジタル化されることにより、集約された情報を管理しやすくなります。これが、情報一元化の効果の一つです。デジタル化された情報は、ツールやシステムの中でカテゴリ分けや検索、共有することが容易になります。つまり、管理業務の負担が低減され、情報管理の大幅な効率化につながるということです。

データへのアクセスのスムーズ化

ツールやシステムを導入することで、必要な文書や情報のデジタルデータを検索してスムーズにアクセスできるようになります。情報を探す時間が削減されるだけでも、組織全体の作業効率を大幅に向上させることが可能です。

一元化データから得る企業価値
各部署、各従業員の知識やノウハウは、デジタルデータとして一カ所に格納され蓄積され続けます。蓄積されたデータは、組織全体で活用できるナレッジであり、分析して将来的な活動に生かせる素材にもなります。つまり、一元化データは企業の大きな資産であり、価値に直結するものなのです。

情報一元化の成功のためのポイント

情報一元化をスムーズに成功させるためには、いくつかのポイントを押さえておく必要があります。ここでは、情報一元化を成功させるためのポイントと成功事例をみていきましょう。

情報一元化を成功させるには

情報一元化を成功させるためには、やみくもにツールやシステムを導入してデジタル化するのではなく、以下のようなポイントを意識しましょう。

・一元化する情報を明確にする
・一元化する目的を明確にする
・業務に最適なツールやシステムを選ぶ
・ツールやシステムの利用を定着させる

どのような情報を一元化するかを明確にし、一元化する目的も明確にしましょう。一元化する情報と目的が決定すれば、おのずと適したツールやシステムを選定できます。最後に、導入したツールやシステムを組織全体に定着させることで、情報の一元化は成功します。

情報一元化の成功例

資料やワークフローなど、業務に必要な情報を共有する目的で、申請書類やマニュアル、大容量の動画などをすべてポータルサイトに集約した事例があります。
この事例では、以下を実現しました。

・社内で利用する各種申請書類はすべて検索可能
・ポータルサイトでリンク集を確認
・接客マニュアルもポータルサイトで一元化して管理
・大容量の動画資料もポータルサイトで管理して共有

情報を全社的に共有できるようになり、業務効率が大幅に向上しました。

情報一元化ツールの選び方

情報一元化ツールやシステムを選ぶ際には、以下のような点を意識しましょう。

・使いやすさ
・費用対効果
・システムを開発する、もしくはSaaSを利用する

インターフェースはシンプルで統一感のあるわかりやすいものをおすすめします。複雑な操作が必要なツールは使いにくい上、導入しても社内に定着しない可能性が高くなります。また、導入コストやランニングコストを踏まえた費用対効果がどの程度になるかを算出しましょう。

具体的なツールやシステムについては、自社の用途に合わせたシステムを自社開発、あるいは専門業者に開発を依頼することも可能です。ですが、専門業者への依頼には多大な費用や時間がかかることもあります。選定してすぐに導入し利用するならば、SaaSで提供されているツールや、ノーコードでの開発ができる業務アプリなどを選択するとよいでしょう。また、ツールを利用し社内の情報を登録する上では、セキュリティにも気をつける必要があります。

SaaSは無料のトライアルを受け付けているサービスもため、導入前に機能や使い勝手を試し、業務に最適なツールを導入することをおすすめします。

情報の一元化に関するまとめ

ここでは、情報の一元化がどういったものなのか紹介しました。情報一元化は、分散した情報を一カ所に集約し、一貫した管理と効率的な活用を目的としています。これにより、情報検索の迅速化、意思決定の高速化、そして業務の効率化が期待できます。近年のリモートワークの普及により、一元化の重要性はさらに高まっています。情報一元化を成功させるポイントを押さえて、自社に合った一元化の方法を検討しましょう。

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