強固なセキュリティのグループウェアとは
選定ポイントをわかりやすく解説

グループウェアの導入において利便性はもちろん、セキュリティ対策が非常に重要です。高度化するサイバー攻撃への備えや、情報漏えいの防止策として堅牢なセキュリティを備えた製品選びが求められます。

本記事では、グループウェアに求められるセキュリティの概要から、具体的な選定ポイント、そしておすすめの製品情報まで詳しく解説します。

グループウェアに万全のセキュリティが求められる理由

企業内の情報の流通を支えるグループウェアは、運用する環境や利用者の行動次第で大きなセキュリティリスクにさらされる可能性があります。

グループウェアは、社内の情報共有やコミュニケーションを効率化する大切な基盤です。
しかし、利便性を求めて導入が進む一方、取り扱う情報の機密性はとても高く、意図しない情報漏えいが起きた場合には企業ブランドの信用失墜や経済的損失につながりかねません。

たとえば、端末の紛失や誤送信といったヒューマンエラーは意外にも大きなリスク要因であり、加えて組織の外部から巧妙に仕掛けられるサイバー攻撃も増加傾向にあります。こうした脅威に対し、高いセキュリティ性能や対策機能を備えたグループウェアを活用することが急務です。さらに、テレワーク（リモートワーク）や外出先での業務が一般化している現代では、常に外部からのアクセスが行われる可能性が高まっています。

ここからは、グループウェアの利用におけるリスクを3つ取り上げて説明します。

1.人的ミスによる情報漏えいのリスク

誤送信や誤った操作で、重要なファイルが外部に流出してしまう事例は少なくありません。特に利用者が多い大規模組織では、各人のセキュリティ意識が統一されていない場合、気軽なファイルのやり取りが致命的なトラブルにつながる可能性があります。端末の紛失や盗難も人的ミスの一種として扱われ、端末自体のディスクにデータを保存していたために重要情報が流出してしまうケースも散見されます。

2.外部からの攻撃やウイルス侵入のリスク

近年はフィッシングなどの手口が高度化し、偽のメールやWebページを巧みに使って機密情報を狙う攻撃が増えています。メールによるマルウェア拡散も依然として深刻であり、ユーザーがうっかり不審なファイルを開いてしまうと、社内システム全体に感染が広がる可能性があります。

3.内部での不正アクセスによる情報漏えいのリスク

内部の関係者が悪意を持ってシステムを操作することも、十分に考えられるリスクです。アクセス権限を正しく設定していないと、本来閲覧させてはならない情報にまで手が届き、データ持ち出しにつながる危険があります。さらに単なるミスを装ってデータを複製・改ざんするといった悪質な行為が潜んでいる場合もあるので、厳密な権限管理やログ監査が不可欠です。

セキュリティ面で優れたグループウェアを選ぶポイント

それでは、どのようなセキュリティ対策が備わっているグループウェアを選ぶと安心なのでしょうか。
具体的なチェックポイントを7つご紹介します。

グループウェアにはさまざまな製品が存在し、それぞれに強みや特徴があります。特にセキュリティ機能は、アクセス制限やデータ暗号化、運用元の信頼性など総合的に評価することが重要です。日常的に社員が使うツールだからこそ、セキュリティと使いやすさの両立が求められます。

1.アクセス制限、暗号化に対応しているか

アクセスできるIPアドレスを制限できる機能があるか、通信がSSLなどで暗号化されているかは基本中の基本です。こうした機能は情報漏えいリスクを大きく低減するため、クラウドサービスでも確実に備わっているか確認しましょう。暗号化は第三者によるデータ盗聴を防ぎ、アクセス制限は不正なアクセスやなりすまし行為を防ぐ手立てになります。

2.アクセスログ・監査機能があるか

誰がいつ、どの情報にアクセスしたかを正確に把握できるログ機能は、セキュリティ対策において欠かせません。万が一トラブルが発生した際も、ログをもとに状況を追跡し、原因把握や再発防止策を講じやすくなります。内部の関係者による不正や外部の不審アクセスを早めに発見するためにも、監査用ログはできるだけ詳細に取得できる製品を選びましょう。

3.閲覧や編集などの権限が細かく管理できるか

組織全体の情報を一元管理すると、ユーザー単位での閲覧・編集権限設定が重要になります。部署や役職によって閲覧できるデータを制限し、不要な情報にアクセスできない仕組みを作ることがセキュリティの基本です。権限設定が細かいほどリスクを分散できるため、製品の設定項目をよく確認しておきましょう。

4.開発や運用元の信頼性

グループウェアを開発する企業の実績やサポート体制も、選定時には見逃せないポイントです。セキュリティホールを発見した際の修正対応の早さや、ユーザーからの問い合わせに対するレスポンスの迅速性は特に重要といえます。運用企業がしっかりとサイバー攻撃に対応できるリソースを持っているかどうか、あらかじめ調査しておくことが必要です。

5.データセンターの堅牢性（クラウドの場合）

クラウド環境でグループウェアを運用する場合、データセンターがどの程度信頼できる施設かをチェックすることが欠かせません。 物理的なセキュリティ対策はもちろん、災害時のバックアップや二重化の仕組みが整っているかも注目しましょう。信頼性の高いデータセンターであれば、機器障害や災害発生時にもシステムを安定稼働させる可能性が高まります。

6.問題発生時のサポート体制

障害発生や外部攻撃を受けたときにすばやく対応できるサポート窓口があるかは、業務復旧のスピードに直結します。問い合わせチャネルが多様で、電話やメールだけでなくチャットなども利用できる事業者のほうが緊急事態においても頼りになります。大きなトラブルほど初動の早さが被害の拡大を防ぐ鍵になるため、いざという時に頼れるサポート体制を取っているベンダーを選ぶことは重要です。

7.これまでの導入実績

セキュリティの高さを示す指標として、導入実績を確認することも有効です。特に公共機関や金融業界など、厳しいセキュリティ基準が求められる組織で導入されている場合は信頼性が高いと考えられます。実際の導入事例を参考にすることで、自社のビジネス規模やニーズにあった製品かどうかを判断しやすくなります。

高セキュリティに定評：desknet's NEOがおすすめ

数多くの企業・組織で採用され、高いセキュリティ機能を備えるdesknet's NEO（デスクネッツ ネオ）のクラウド版・パッケージ版の特徴をご紹介します。

desknet's NEOは、クラウド版とパッケージ版（オンプレミス版）が用意されているため、組織の運用ポリシーやインフラ環境に応じて柔軟に選択できるメリットがあります。

業務アプリ作成ツール AppSuite（アップスイート）と組み合わせて使うことで、紙やExcelの申請書のWeb化から、営業商談の管理、複雑な業務処理のシステム化まで、業務プロセスの改善にお役立ていただけます。

クラウド版は安定した環境で運用負担なく利用

クラウド版のdesknet's NEOは、堅牢なデータセンターにて運営されるため、利用者側でサーバーの調達やメンテナンスを実施する必要がありません。

その結果、導入スピードの向上や保守コストの削減など、大きなメリットが得られます。さらに細かな権限設定や通信暗号化、IPアドレス制限といった機能が充実しており、日々進化するサイバー攻撃にも対応しやすい体制が整っています。
参考：desknet's NEO クラウド版の特長

クラウド版のセキュリティオプション

クラウド環境でも、追加のオプション機能を活用することでセキュリティのレベルを大幅に高めることができます。 多層的な認証やクライアント証明書によるアクセス制御など、ニーズに応じて導入を検討できるのが魅力です。

自社に最適化された組み合わせで対策することで、より強固な防御線を築けます。
参考：desknet's NEO クラウド版のセキュリティオプション

・SSLによる通信の暗号化

データの送受信時にはSSLを利用して通信を暗号化するため、外部から盗聴されるリスクを抑えます。
これにより、ログイン情報や機密ファイルなどが第三者に傍受される可能性を大幅に低減します。社員が社外ネットワークを利用するときでも、安心して業務を進められる利点があります。

・接続元IPアドレス制限

アクセスできるネットワークを限定する機能を利用すれば、外部の不特定環境からの不正な接続を防ぐことが可能です。
特定の社内ネットワークやVPN網など、あらかじめ許可したIPアドレスのみアクセスができるため、セキュリティを一層高められます。

・BASIC認証による追加認証

WEBアクセス時にBASIC認証を追加し、二重の認証プロセスを踏むことで、権限のないユーザーを遮断します。ユーザーIDとパスワードの組み合わせを二回行う形となるため、不正アクセスのハードルを高める効果があります。
特に機密度の高い情報を取り扱う部門や、外部からの接続が多い環境にはおすすめです。

・強固なパスワードポリシー

英数字や記号を組み合わせた複雑なパスワードを義務化したり、一定期間ごとに変更を促す仕組みを設けたりするなど、多彩なルールを設定できます。安易なパスワードの使用を防ぎ、内部不正やアカウント乗っ取りのリスクを低減するのに役立ちます。
適切なパスワードポリシーの運用により、利用者のセキュリティ意識も高まるでしょう。

・クライアント認証（有償）

専用の証明書をインストールした端末のみアクセスを許可するクライアント認証は、さらにセキュリティ強化を実現できます。端末が認証されていないとシステムに接続できないため、不正端末からの侵入を防ぐことができます。
アクセスを会社支給の端末に限定するといったポリシーとの相性が良く、高いレベルの安全性を確保できます。
参考：desknet's NEO クライアント認証サービス

大切なデータを守るバックアップ対策

障害発生や災害に備えたバックアップ体制は、業務継続の観点から不可欠です。クラウド版のdesknet's NEOでは、運営事業者が定期的にデータをバックアップしているため、万一のデータ損失リスクを極力抑えられます。万が一のトラブル時にも迅速にリカバリが行えるため、ビジネス活動への影響を最小限に留めることが可能です。

セキュリティ対策は事業者に任せると安心

クラウド環境では、環境構築やサーバー管理、セキュリティアップデートなどを事業者側が一元的に行うため、利用者の運用負担が軽減されるメリットがあります。常に最新のセキュリティ動向を踏まえた保守・運用が継続されるため、社内に専門家がいなくても高い防御力を維持しやすいのが特徴です。セキュリティ事故を未然に防ぐための自動監視や障害対応も、事業者が主体となって対処してくれる安心感があります。
参考：desknet's NEO 安心のプラットフォーム

パッケージ版は厳しいセキュリティ要件にも対応

オンプレミス環境で運用したい場合には、パッケージ版のdesknet's NEOが有力な選択肢となります。

社内規定や厳格なセキュリティ方針がある場合でも、自社のサーバー上で動作させるため自由度が高く、きめ細かなカスタマイズが可能です。

クラウドに比べ運用負担は上がる傾向にありますが、公共機関や金融機関など高いセキュリティを要求される組織にも多く導入されており、安心感は非常に大きいといえます。
参考：desknet's NEO パッケージ版の特長

自治体・公的機関での豊富な導入実績

desknet's NEOは、自治体や公共機関などをはじめとする高セキュリティ基準下での導入実績を数多く持ちます。これらの組織は機密情報はもちろん、住民や顧客のデータ保護が必須のため、グループウェアにも高い安全性が求められます。そうした厳しい要件をクリアしてきた実績があることは、検討中の企業にとって大きな安心材料となるでしょう。
参考：官公庁・自治体での活用

オンプレミス型グループウェア 終息の流れに注意

近年、国内外においてオンプレミス型グループウェア製品の販売やサポートを終了するメーカーが増えています。

メーカーによるサポートやアップデートが打ち切られることになるため、万が一脆弱性が発見されたとしても対策がとられず、セキュリティのリスクが非常に高まります。そのため、安心して利用を行うには、信頼のある他社のオンプレミス製品へのリプレイス、またはクラウド版への移行を検討する必要があります。クラウド版へ移行しづらい業務環境や条件を持つ利用者には、特に頭の痛い問題です。

その点、desknet's NEOの開発・販売元の株式会社ネオジャパンは、パッケージ版の継続的なサポート提供を宣言しています。desknet's NEOの優れた実行性能、長年にわたり培われた技術力やサポート力により、スムーズな製品の乗り換え、安定した継続利用ができるでしょう。

参考：ネオジャパンによる「desknet’s NEO」パッケージ版のサポート継続に対するコミットメント
参考：デスクネッツは、オンプレのサポートをやめません。

まとめ

グループウェアの導入には、セキュリティ対策を考慮した総合的な判断が重要です。desknet's NEOなら、幅広いニーズに応えながら安全性を確保できます。

ビジネスを円滑に行うことを目的にグループウェアを導入する場合、利便性だけでなくセキュリティ面を最優先で検討する必要があります。どれほど使い勝手がいいツールでも、情報流出リスクが高ければ企業運営に計り知れないダメージを与える可能性があるためです。

対策としては、アクセス制御や暗号化、詳細な権限設定、そして開発元やデータセンターの信頼性など、多角的にチェックすると良いでしょう。desknet's NEOのようにクラウド版とパッケージ版を提供し、高いセキュリティ機能を持つ製品は安心して導入しやすい選択肢です。

更新日： 2025年7月23日

執筆者：株式会社ネオジャパン 編集部

desknet's NEOのお役立ちコラムは、1999年の市場参入から25年以上のグループウェア開発・提供実績を持つネオジャパンが、業務改善に役立つビジネス用語の基礎知識、ツールの選び方などの情報をお届けします。グループウェア、そしてノーコードツールの開発・販売の知見をもとに、社内コミュニケーション改善、社内情報の共有といった課題解決に役立つ情報発信をいたします。