ツールを使った社内コミュニケーション

社内コミュニケーションの活性化は、業務を円滑にし、社員のモチベーションアップにもつながります。そのため、ツールを積極的に導入して、社内コミュニケーションを活性化させている企業も増加しています。

ツールを使うことでビジネスにどのような変化が起こるのか、また、グループウェアを使った社内コミュニケーション活性化の方法についても解説します。

社内コミュニケーションを活性化させる目的

業務を円滑に進めるため

社内コミュニケーションが活性化すると、日々の業務も円滑に進むようになります。反対に、社内コミュニケーションが活性化していないと、次のような問題が生じる可能性があります。

・「報・連・相」がおろそかになる
・疑問点や不明点を抱えたまま作業が進行する
・レスポンスが遅くなりタイムロスが生じる
・業務が属人化しやすくなる
・ノウハウやナレッジの共有が進まない

このような問題を生じさせずにビジネスの基本がしっかりと行われるようになるためにも、社内コミュニケーションの活性化は必要です。
さらに、情報共有や活発な意見交換ができるようになれば、業務の円滑化が進むとともに、新たなアイディアや価値観が生まれることも期待できます。

モチベーションアップ・社員定着率アップのため

社内コミュニケーションの活性化は、社員同士の結びつきを強め、信頼関係を構築することにも役立ちます。それによって雰囲気や居心地の良い環境になれば、社員のモチベーションや定着率もアップするでしょう。
このように、社内コミュニケーションは人材のリテンションにも大きく影響するのです。

社内コミュニケーションツールを使ってできること

社内コミュニケーションツールとは？

社内コミュニケーションツールとは、社内コミュニケーションの活性化を目的として、社員間の情報伝達、意思疎通、意見交換、情報共有などを行うために利用されるソフトウェアの総称です。
例えば、社内SNS、電子会議室、社内掲示板、ビジネスチャットツールなどが社内コミュニケーションツールにあたります。電子メールはビジネスにおけるインフラともいえるポピュラーなツールなので、これらの社内コミュニケーションツールとは区別されるのが一般的です。

・気軽なコミュニケーション
社内コミュニケーションツールを使ったやりとりは、仕事に直結したものだけに限りません。社内SNSを使えば、ちょっとしたお知らせや依頼、雑談に近いような話題についてコミュニケーションすることも可能です。気軽なコミュニケーションは連帯感や親近感を生み、風通しの良さや働きやすさにも影響します。

・部署を横断するコミュニケーション
社内コミュニケーションツールを使えば、部署や拠点を横断する全社的なコミュニケーションが可能です。直接の会話、電話、メールなどは、同じ部門や部署の社員同士のコミュニケーションに限定されがちですが、ツールを使うことでスムーズな連携がとれ、異なる部署の社員同士の意見交換から新しい発想が生まれることも期待できるでしょう。

・社内ノウハウ・ナレッジの共有
社内でのコミュニケーションを通じて得たノウハウやナレッジの共有には、電子会議室が適しています。意見交換や議論、質問と回答などのログを残しておく、あるいは整理してまとめることで、それらの情報をいつでも参照することができます。

・テレワークでの活用
社内コミュニケーションツールを使うことで、テレワークをしていても、オフィスワークをしている社員と問題なくコミュニケーションをとることができます。テレワークの導入が増加する昨今、社内コミュニケーションツールの果たす役割はますます大きくなっています。

グループウェアを使った社内コミュニケーション

このように、グループウェアは、企業内・組織内での情報共有やコミュニケーションの活性化によって業務効率の向上を実現します。
ここからは、多くの企業、団体で導入されているグループウェア「desknet's NEO（デスクネッツ ネオ）」でできることをご紹介します。

グループウェアについて詳しく知りたいかたは、「グループウェアとは」でご紹介しておりますので併せてお読みください。

・アクセス権を設定できる
電子会議室ではテーマごとに、「閲覧のみ」などのアクセス権を設定することができます。また、匿名投稿（もしくは匿名投稿の不許可）も設定可能です。