大容量のファイルを
安全・スムーズに共有する方法とは

大容量ファイルを扱う際、メール添付では容量オーバーやセキュリティ面の不安がつきまといます。本記事では、大容量ファイルを安全・快適に共有するための方法について、無料・有料サービスの特徴や注意点を含めて詳しく解説します。

それぞれの利用シーンや検討ポイントを整理し、業務効率とセキュリティを両立させる最適なファイル送信方法を見つけるヒントをまとめました。

大容量ファイル送信の全体像

まずは大容量ファイルの送信に関する全体的な仕組みと課題を理解し、適切な方法を選ぶための基礎知識を押さえましょう。

大容量ファイルをやり取りする手段として、メールの添付機能は古くから利用されています。しかし、近年はファイルサイズの拡大や高画質な動画・画像などの普及により、メール添付にはすぐに容量の上限に達してしまうという問題が生じています。さらにセキュリティリスクや誤送信などの運用上の懸念もあり、より専門性の高い送信方法の需要が増えてきました。

一方で、クラウド型のファイル転送サービスが台頭し、メール添付で取り扱いづらかった大きなデータでも、簡単かつ安全に送信できるようになっています。無料で利用できるサービスから高度なセキュリティを備えた法人向けの有料サービスまで、多様な選択肢が存在するのが現在の状況です。

まずはメール添付の課題点を正しく把握し、どのようなファイル送信手段が自社の運用に合っているかを検討することが大切です。そのうえで、利用規模やデータ内容、セキュリティ要件に即した方法を選ぶと、業務効率の向上とリスク低減を同時に実現できます。

ファイル共有の一般的な手法

ビジネスシーンでよく使われるクラウドストレージ、大容量ファイル送信サービス、メール添付などの手法を紹介します。

クラウドストレージを使ったファイル共有

クラウドストレージ（オンラインストレージ）を使うと、ファイルをアップロードした後に共有リンクを作成するだけで、相手側はリンク先からデータをダウンロードできます。

アクセス権限を細かくコントロールできるサービスも多いため、社外とのコラボレーション時には重要なファイルの閲覧範囲を限定することが可能です。さらに、使用状況や更新履歴を把握しやすく、複数メンバーが同じファイルを同時に編集する使い方も多く見られます。

ファイル転送サービス

ファイル転送サービスは、暗号化通信やダウンロードパスワード設定などの機能を備え、安心して大容量データを共有できます。

例えば、1ファイルのデータ容量が最大300GBまで送れるサービスであれば、動画データなどの巨大なファイルも問題なく扱うことができます。さらに、アップロードやダウンロードの状況をメール通知で知ることができたり、保存期間を細かく設定できたりするなど、利便性の高い機能も特徴です。

ただし、専用サービスには無料・有料のプランがあり、無料の場合は容量上限や保存期間、広告表示などの制約があることも知っておきましょう。

メール添付

操作が簡単でユーザー登録などの手間がないことから、メール添付は、もっとも手軽な手法として知られています。しかし、メール送信時の容量制限やセキュリティリスクが問題視されることも多く、ビジネスシーンで使用するには万全とは言えません。

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メールでのファイル共有の課題　その1.容量制限

一般的なメールシステムでは、送受信できるファイル容量に上限が設定されています。数MB程度の制限が多く、大容量の動画や高解像度画像を送るには不向きです。また、容量が大きなファイル添付により受信者側のメールボックスやネットワークに負荷がかかるため、トラブルにつながる可能性があることは理解しておきましょう。

メールでのファイル共有の課題　その2.セキュリティリスク

メール添付は気軽に利用できる反面、ファイルの盗聴やウイルス感染のリスクにさらされやすいと言えます。マルウェアなど悪質なウイルス攻撃は、メール添付が感染源として知られています。

大容量ファイル共有の際の注意点

より安全性を高めるために、送信前のファイル処理やパスワード設定、ウイルス対策などの実践的なポイントを紹介します。

大容量のファイルを送る場合、単に専用サービスを使えば安心というわけではなく、送り手自身がいくつかの対策を行うことも重要です。ファイルを圧縮する、分割する、パスワードを設定するなど、物理的・論理的にアプローチできる方法がいくつかあります。

ファイル圧縮・分割を行うメリット

ファイルを圧縮することで、サイズそのものを減らし、送信時間の短縮やサーバー負荷の軽減につながります。圧縮率の高い形式を選択すると、百MB規模のデータを大幅に小さくできるケースもあるため、ネットワーク環境が整わない場所からの送信でも有効です。

分割に対応しているソフトを利用すれば、例えば1つの大容量ファイルを複数の小分けファイルに分割して送ることができます。

ファイル圧縮・分割を行う際の注意点

圧縮形式によってはパスワード付きで暗号化できるものもありますが、強度や互換性に差があります。機密情報の場合は、サービス側の暗号化とあわせて高水準の暗号方式を採用しましょう。

分割数が多すぎると、受信者が結合する手間が大きくなり、かえってトラブルのもとになります。安易に数多く分割せず、ファイルサイズや通信環境を考慮して最適な分割数を決めることが重要です。

送信前のパスワード設定とウイルス対策

パスワードをかけたZIPファイルを使用する手法は依然としてよく見られますが、万全な策とはいえません。より安全な方法として、送信サービス内で自動的にパスワード生成・通知する機能を用いたり、ワンタイムURLを使うなどの選択肢があります。

また、送信前に手元のファイルをウイルススキャンするのは基本的な対策です。特に外部から受け取ったファイルを他の社内メンバーに再送する場合、マルウェア混入のリスクを排除するためにもスキャンを行うことをおすすめします。

無料サービスと法人向け有料サービスの違い

ファイル共有のためのサービスは多々ありますが、無料と有料では機能やセキュリティ、利用上のサポート体制に大きな違いがあります。導入目的や環境に応じて比較検討する必要があります。

大容量ファイル送信サービスは、無料で使えるものから企業向けのプランまでさまざまです。無料プランはコスト削減に有利ですが、保存期間やアップロード可能な容量が限定的で、広告表示がある場合も多い傾向があります。

無料のファイル転送サービスを使用する時の注意点

無料サービスは手軽に試せる一方、アップロード容量やファイルの保存期限が短いことが多いです。広告表示が目立ち、操作画面がわかりにくい場合もあるため、特にビジネスシーンでは相手先に不快な印象を与える可能性がある点は押さえておきましょう。

さらに、セキュリティ対策が十分でないサービスでは、暗号化通信がなかったり、ダウンロードパスワードの設定機能が限定的である場合があります。業務で機密情報をやり取りする際には、無料サービスを利用するリスクを十分に検討する必要があります。

有料の大容量ファイルサービスの利用メリット

有料サービスにはセキュアな仕組みやサポート体制など、企業が安心して利用するための機能が充実しています。

無料サービスが提供する利便性は確かに魅力がありますが、安定的かつ安全に大容量ファイルを扱うには、ビジネスプラン、有料サービスの導入を検討する価値があります。内部統制や監査機能など、企業のコンプライアンスに対応するためのより高度な仕組みが用意されていることが多いのも特徴です。

1.高いセキュリティ性

有料の大容量ファイル送信サービスでは、データ通信時の暗号化やアクセス制御だけでなく、ファイル自体の暗号化まで行えるケースがあります。これによって、リンクの盗み見や不正アクセスが起きた場合でも、第三者がファイルの内容を容易に確認できない仕組みを備えています。

さらに、ウイルススキャンが自動的に行われるサービスも多いため、企業内ネットワークへのマルウェア侵入リスクを減らせることが強みです。情報漏えいの防止に注力したい企業では、これらの機能が大きな安心材料となるでしょう。

2.大容量ファイルの取扱いやすさ

有料プランでは、無料サービスと比較してアップロードできるファイル容量の上限が格段に大きく設定されているケースが一般的です。例えば数十GBから数百GB、さらには1ファイルで300GB規模のファイルも対応できるサービスもあり、容量の大きい動画を送る機会が多い場合や高精細なデザインデータを扱っている現場では大きなメリットになります。容量の大きいファイルを頻繁に送受信する業務フローがある企業ほど、有料サービスの恩恵は大きくなるでしょう。

3.内部統制の強化

大容量ファイルを扱う際には、社内で誰がどのファイルをいつアクセスしたのかを正確にログ管理できることが重要です。有料のファイル送信サービスでは、ユーザーや管理者が閲覧履歴やダウンロード履歴を確認できるシステムが充実している場合が多く、コンプライアンスや監査に対応しやすい環境が整備されています。

近年企業において問題視される「野良IT」「シャドーIT」といった、従業員が勝手に使用するサービスを介してのマルウェア感染、情報漏えいリスクの低減にもつながるでしょう。

4.安定したサポート体制

企業向けの有料サービスでは、カスタマーサポートが充実しているため、万が一トラブルや疑問点が生じた場合にも、早期に解決へ導くことができます。ビジネスシーンで大容量ファイルの送信が滞ると、取引先とのコミュニケーションに遅れが生じるなど大きな影響を与えかねません。契約内で受けられる範囲やサービスレベルを事前に確認しておきましょう。

大容量ファイル送信サービスの選び方

企業規模や利用目的に合致したサービスを選ぶために、押さえておくべきチェックポイントを解説します。

大容量ファイル送信サービスは数多く存在し、それぞれが異なる強みや料金プランを備えています。導入を検討する際には、まず自社で取り扱うファイルのサイズや頻度、業務で求められるセキュリティ要件を整理しましょう。

送信可能容量と転送速度

高画質の動画ファイルや大量の画像データを扱う場合、数GBから数百GB規模のファイルを送ることが考えられます。サービスによって対応可能な容量は大きく異なるため、まずは通常業務で扱うファイル容量を把握し、その範囲を十分にカバーできるプランを選ぶのが得策です。

また、ファイルを送信・受信する際の転送速度も要チェックです。実際にアップロードやダウンロードにかかる時間が長すぎると、業務効率が大きく損なわれます。余裕のある帯域幅を確保できるか、ピーク時でも速度が安定しているかを確認しておきましょう。

セキュリティ機能と暗号化の重要性

機密性の高い書類や顧客情報を含むファイルをやり取りする場合、セキュリティは最も重要な観点のひとつです。通信経路の暗号化に加え、ファイルそのものをパスワードで保護できるかどうかなど、複数のレイヤーでの安全策を確認しましょう。

特に法人向けであれば、SSL/TLSだけでなく、VPN接続や多要素認証などを提供しているサービスもあります。こうした追加の防御策を導入すれば、万が一外部からの攻撃があった場合でもリスクを最小限に抑えることが可能です。

認証・アクセス制御・ログ管理のチェックポイント

専用サービスによっては、ユーザーごとのアクセス権や閲覧権限を細かく設定できる機能が備わっています。社内でも部門によって取り扱える情報を分けたい場合や、外部とコラボレーションするときにダウンロードのみ許可するといった細かい運用が可能です。

ログ管理機能が充実しているかも重要なチェックポイントです。ファイルがいつ、誰によってアップロード・ダウンロードされたかを詳細に把握できれば、トラブルが発生したときの調査や内部統制の観点で大いに役立ちます。

料金プランと運用コスト

ファイル送信サービスの料金体系には、従量課金制・月額定額制・ユーザー数による課金など、いくつかのパターンがあります。大量にファイルを送る場合は定額制が適していることもあれば、送信頻度が低いなら従量課金制のほうがコストを抑えやすい場合もあるでしょう。

最適なプラン選びは、ただ安いプランを選ぶのではなく、実際の業務プロセスに合致しているか、セキュリティ要件を満たしているかなど、総合的な視点で比較・検討するべきでしょう。

操作性とサポート体制の確認

操作画面が直感的でないと、利用者が慣れるまで時間がかかり、業務効率が下がってしまいます。導入前に無料トライアルやデモ版が用意されているサービスもあるので、実際の操作感を試すことをおすすめします。

サポート体制については、問い合わせ方法の種類や対応時間、サポート言語などを確認しておきましょう。特に社内にIT担当者が少ない場合や、国際的なプロジェクトを進める際には、多言語サポートや24時間対応が助けになることがあります。

無料で使えるファイル送信サービス：特徴と比較

コストをかけずに容量の大きいファイルを送信できる無料サービスの代表例と、それぞれの特徴を紹介します。

近年、多様な無料ファイル送信サービスが現れています。アカウント登録が不要で、数GBから最大300GBといった広範囲のファイルサイズに対応できるものも存在し、手軽に使える点が大きな魅力です。

ただし、広告が表示されたり、ファイルを長期保管するオプションが付かない場合もあるため、大事なデータを扱う際には慎重な運用が必要です。無料版から有料版への移行がスムーズなサービスもあるため、試用期間として利用しながら必要に応じてアップグレードを検討するとよいでしょう。

広告の有無と会員登録の必要性

無料サービスの多くは、運営費用を広告収入に頼っているため、アップロードやダウンロード画面に広告バナーが表示されます。これは実害こそないものの、相手側の画面でも同様に表示される場合があるので、ビジネスシーンではやや見栄えが悪い可能性があります。

また、会員登録が不要だと手軽ですが、ファイル管理や削除キー発行などの機能が制限されることがあります。登録をすればより便利な機能が使える場合もあるため、一度試してみてから必要に応じてアカウントを作るか検討するのがおすすめです。

主な無料サービス：容量上限と利用上の注意点

サービスごとにアップロード可能な容量や保存期間が異なります。例えば容量が大きくても保存期間が短いものや、逆に長期保存できる代わりにファイルサイズに制限があるものなど、それぞれ特性があります。

無料サービスでは任意のパスワード設定が可能なケースもある一方、機能がシンプルでパスワードを設定できない場合もあります。機密性の高いファイルを送るときは、無料版に頼り切るのではなく、認証機能が充実しているプランへ切り替えることも考慮しましょう。

無料サービス利用時のセキュリティリスク

無料サービスには広告収入や規模の制約があるため、有料サービスほどセキュリティ対策にコストをかけられない場合が多いです。通信の暗号化が不十分であったり、サーバー側のウイルス対策が限定的だったりする可能性があります。

また、ファイルの削除やパスワード設定などの管理機能をユーザーが自主的に行う必要があり、管理漏れがあると意図しないダウンロードが起きるリスクも否定できません。第三者にリンクが渡ってしまうだけで、無制限にダウンロードされる恐れがあります。

こうしたリスクを念頭に置いて、扱うファイルの機密度合いによっては有料サービスか自社で構築したシステムを検討するのが安全策といえます。

法人向けファイル送信サービスの検討ポイント

企業が大容量ファイル送信サービスを導入する際に見落としがちなポイントを洗い出し、スムーズな導入のための注意点を解説します。

契約前に押さえておきたいセキュリティ要件

法人向けサービスには暗号化方式やウイルススキャン、侵入検知システムなど、多様なセキュリティ機能が備わっています。契約前にこれらがどの程度充実しているかを確認し、社内のセキュリティ基準を満たしているかどうかをチェックしましょう。

ログ監査機能やアクセス制御のレベルも確認が必要です。特に外部とのプロジェクトが多い企業では、ファイル共有の安全性に加えて、万が一のインシデント発生時に追跡調査が行えるかが重要となります。

PPAP代替策として検討すべき機能

近年ではパスワード付きZIPファイルをメールで送付し、そのパスワードを別メールで送るPPAPという手法のセキュリティリスクが指摘されており、多くの企業が代替策を模索しています。

ファイル送信サービスでは、パスワード付きZIPファイルを使わずに、安全にファイルを共有できるワンタイムURLや二段階認証などの機能が利用可能です。これにより誤送信やパスワード流出といったリスクを大幅に低減できます。

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利用規模に応じたプラン選択とコスト管理

大企業だけでなく、中小企業でも大容量の設計図や動画などを頻繁に扱うケースがあり、プラン選びは慎重に行うべきです。特に月額制のプランでは、ユーザー数やファイル送信回数が増えるとコストが上昇するため、どの程度の利用が見込まれるかをあらかじめ見積もっておきましょう。

組織内でどの部署がどのようなデータをやり取りするかを明確にし、利用者が必要以上に多いプランを選んでしまわないように注意することも大切です。過剰なスペックや機能に費用をかけるより、必要最低限の機能で十分な場合もあります。

取引先・客先の使いやすさを考慮した導入設計

いくら社内で便利でも、取引先や顧客がサービスを使いにくいと意味がありません。相手側が会員登録不要でファイルを受け取れるか、操作が直感的であるかなどの要素は、ビジネスの円滑なコミュニケーションに直結します。

相手が外部ユーザーの場合に、面倒なログイン手続きやソフトウェアのインストールを求められるサービスは敬遠されやすい傾向があります。大切な商談やプロジェクト進行を阻害しないためにも、シンプルな操作感や柔軟な権限設定が望まれます。

専用サービス以外にグループウェアの選択肢も

グループウェアの一部として大容量ファイル送信機能が備わっているケースもあります。スケジュール管理やチャット機能などと一体化しているため、日常のコミュニケーションをしながらファイル共有をスムーズに行いたい場合は検討に値します。

グループウェアを既に導入している企業は、追加コストを抑えながらファイル送信機能を活用できるかどうかを確認してみるのもよいでしょう。

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まとめ

大容量ファイルの送信手段を選定する際には、セキュリティや操作性、コスト面など総合的に判断することが重要です。最適なサービスを選んで、安全かつ効率的なファイル共有を実現しましょう。

メール添付から始まり、無料の大容量ファイル送信サービスやクラウドストレージ、さらには高度なセキュリティを備えた有料の法人向けサービスまで、多くの選択肢があります。導入の際は、扱うデータの種類や利用頻度、必要となるセキュリティレベルを見極めることが大切です。

無料サービスはコスト負担が少ない反面、容量制限やセキュリティ機能に制約がある場合が多いです。有料サービスでは豊富な機能やサポートが期待できますが、使う予定のない機能まで含まれたプランだとコスト過多になるリスクがあります。

自社の要件とサービスの機能が合致すれば、業務効率が格段に向上するだけでなく、情報漏えいや誤送信などのリスクを大幅に低減できます。長期的な運用を視野に入れ、最適な大容量ファイル送信サービスを選び、社内外のコミュニケーションをスムーズに進めていきましょう。

更新日： 2025年12月24日

執筆者：株式会社ネオジャパン 編集部

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