官公庁・自治体での活用

セキュリティ強靭化

庁外メールの利用者が限られている環境下でも、Webメール機能と回覧・レポート機能との連携を利用することで、庁外より受け取った情報を庁内職員へスムーズに周知することができます。

省庁が扱う情報は機密性の高いものが多く、ネットワークは「個人情報を扱う区分」「LGWANへ接続する区分」「インターネットへ接続する区分」に分割して、管理することが求められます。

例えば、地域住民の方から要望がメールで届いたとします。そこで、関係部署や庁内職員に共有する場合は、庁内ネットワーク内でのやり取りとなる回覧・レポート機能を利用することで、メールの内容をそのまま安心・安全にスムーズに共有を図ることが可能です。また、メールとは違い、容量の大きい添付ファイルがある際も回覧・レポートなら、サーバーに負担をかけず、使用容量の削減にもつながります。

情報をやりとりする中で添付されるファイルには重要事項の記載が多く、機密性が高いと言えます。添付ファイルアクセス制限機能は、庁外に持ち出しの許可されたデバイスなどで、庁外からアクセスをした場合、添付ファイルの閲覧を制限することができます。

システム管理者画面で、添付ファイルの閲覧について「許可する・しない」のいずれの制限も可能。さらに詳細設定では、許可するIPアドレスを設定できるため、きめ細かなセキュリティ対策ができます。
ほかにもメールを送信する前に作成したメール内容を表示し、宛先および本文を１行ずつチェックする機能や、メール送信後、一定期間であれば送信を取り消す機能など、メールの送信前、送信後で誤送信を防止できる機能がついているので安心です。

働き方改革

庁内、部署間のコミュニケーションを活性化する、ポータル機能や１つのメールアカウントを複数のメンバーで共有できる共有メールアカウント機能、現場で紙やExcel、メールで行われている非効率な庁内業務を、現場レベルで庁内システム化できるAppSuiteなど、使える機能が満載です。

必要な情報を必要な時に、いかに効率的に手に入れるか。日々、膨大になりつつある情報の中から、自分にとって必要な情報だけを拾い上げることは難しくなっています。組織、チーム、人をつなげるためにさまざまな情報を集約できるのがポータル機能です。

各アプリケーションや、新着情報だけでなく、他のシステムへのリンクを掲載できるので、バラバラになりがちな、社内のITシステムを１カ所にまとめ、庁内情報ポータルとして活用できます。例えば、総務に関連した規程や申請書へのリンクをまとめた「総務ポータル」や、庁内行事や地域活動の内容を共有する「庁内報」の作成、他部署への情報発信が容易になる「部門ポータル」など、HTMLの専門知識がなくても、誰でも簡単にポータルを作成して、共有することができます。

フォルダ・メール一覧・プレビューの3画面構成で、ドラッグ&ドロップでのメール整理やファイル添付、右クリックでのメニュー操作など、クライアントアプリのような直感的な操作が可能です。

また、階層フォルダ管理や、フィルダーによる自動振り分け、複数メールアカウントの切替など、便利な機能を多数搭載しています。また、共有メールアカウントに対応しているので、部署代表アドレスやサポート窓口のアドレスを複数のメンバーで共有し、誰がいつ、どのように回答したのか、履歴がしっかりと残せるため、業務の引き継ぎなどにも役立ちます。また、転送する手間も省けるため、毎日のほんの少しの”不便”をなくし、快適なメールのやりとりを実現できます。

AppSuiteは、紙・メール・Excelで行われている非効率な業務をシステム化することができます。例えば、「庁内FAQ」「住民相談情報管理」「残業申請・管理」「障害報告書」「物件リース管理表」など様々な業務にマッチしたアプリを作成して、業務の改善につなげることができます。

そのため、帳票の版管理や共有の手間、申請と報告のプロセスでの手戻り、最新の情報を必要な時に確認ができないという状況もなくなります。アプリは、多様なビジネスシーンに対応したアプリの揃う「AppSuiteアプリライブラリ」から選んで利用することができ、特別なITの知識を必要とすることなく、業務や運用に合わせて、カスタマイズして使うことができます。また、Excelで運用している台帳をアプリ化したり、紙の申請書をシステム化することも可能です。AppSuiteは、グループウェアdesknet's NEO上で動作するので、組織やユーザーを別で登録する必要がなく、作成したアプリをdesknet's NEOの一機能として利用することが可能です。さらに、蓄積されたデータを集計・グラフ化してdesknet's NEOのポータル上で共有したり、社内会議などで分析や報告として利用することもできます。データベース構築、フォーム作成、関数計算、リレーション、クロス集計、アクセス制御など、豊富な機能を使って庁内横断的な社内システムを低コストで構築できます。

官公庁・自治体での活用事例

desknet's NEOは、全国各地の自治体や政府機関で、
地域の情報化推進や、住民サービスの向上にご活用いただいています。

• 働きやすい環境を目指し、省内ポータルを一新
  職員が使いたくなるツールで、働き方改革を加速

  

  総務省の働き方改革を加速するために、テレワーク環境やコミュニケーションツール、Web会議、ペーパーレス会議などを活用して、働きやすい職場環境、柔軟に働ける環境の実現に向け、増大し続ける情報を一元化し、職員が困らないよう見やすく、効率的に業務ができるように使いやすい、省内ポータルサイトを一新し、情報の一元化、共有化を推進。

  主な使用機能

  ポータル

  ユーザビリティを考慮した構成にこだわり、情報収集の効率化を実現。

  スケジュール

  個人で管理していたスケジュールを部内で共有。上長の予定確認や打ち合わせ調整などさまざまな使い方がされている。

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• 手間をかけずにセキュアな環境で業務を遂行
  庁内外のスムーズな情報共有と業務効率化

  

  マイナンバー導入などでよりセキュアな情報のやりとりが求められる中、それを実現しつつ利便性も下げずに利用できる環境を構築。
  庁内外にてウェブメールを活用し、セキュアな状態でのやり取りを意識せずに利用できるようになった。
  また、現場の声から設備予約での新たな活用方法が生まれるなど庁内のコミュニケーション活性化にも役立っている。

  主な使用機能

  ウェブメール

  庁内外のメール送受信に活用。添付ファイルは自動で暗号化するよう設定して手間を意識せず情報のやり取りを行っている。

  インフォメーション

  トップ画面であるインフォメーションには総務人事部や経理部からの連絡事項はもちろん、つぶやきができる機能を追加し、コミュニケーションの活性化を行っている。

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• 5町1村の合併にともなう迅速かつ
  正確な情報共有・伝達環境を整備

  

  高島市では、市町村の合併にともない迅速かつ正確な情報共有の環境を整えるため、グループウェアを統合。導入教育を実施せず短期間で活用が定着し、80カ所以上に増大した拠点を1つに結び、900名を超える職員のスムーズな情報共有の環境を整えることができた。

  主な使用機能

  設備予約

  会議室、公用車などの予約に活用。利用希望が多い、観光キャンペーン用キャラクターの着ぐるみの予約・貸し出し管理などで利用している。

  回覧・レポート

  ITリテラシーを問わず使いやすい機能として職員に好評。閲覧状況を把握したい情報発信にはメールの替わりに活用しており、メール本数の抑制、添付ファイルによるサーバー負荷の軽減などにも効果を発揮している。

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• 情報価値やスピード感重視の情報共有で
  職員の意識改革

  

  より優れた住民サービスを提供するため、情報共有や職員の意識向上などの変革を実現するために活用。導入教育なしに短期間で書類偏重の文化から、情報価値やスピードを重視した意識共有を実現した。また、役場への導入と同時に町立教育機関でも利用。教員の事務処理業の負担が軽減され、その分のエネルギーが本来の教育に向けられるようになった。

  主な使用機能

  タイムカード、ウェブメール、回覧・レポート、スケジュール

  登庁後はログインしてタイムカードで打刻。
  ウェブメールと回覧・レポートのチェック、スケジュールの確認・記入という流れがルーティーンとして定着した。

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