エクセルを使った売上管理の方法とは？
メリットとデメリットも詳しく解説

売上を正確に管理し分析することは、企業の成長を加速させる方法のひとつです。しかし、「売上管理をどのように行ったらよいかわからない」「売上の管理方法について迷っている」という担当者もいらっしゃるのではないでしょうか。

本記事では、売上管理とは何か、売上管理をする目的を交えながら、エクセルを使った売上管理の手法や、そのメリットとデメリットなどを解説します。

売上管理とは

売上管理とは、企業や個人事業の売上高や販売数などのデータを収集し、記録・整理・分析して、現状の業務効率や将来の売上動向を予測するためのプロセスです。正確な売上管理を行うことで売上高や仕入高を把握し、適切なビジネス戦略を立てることができます。売上管理は、経営の意思決定をサポートして企業成長を促進するために不可欠なものです。

売上管理の目的

売上管理の主な目的は、売上目標を達成することはもちろん、企業の財務を把握すること、そして、市場競争力を強化することにあります。

正確な売上データを分析して売上の傾向を把握し、将来の売上予測を立てることで、企業はリソースの効率的な使い方を計画することができ、利益最大化の戦略を練ることが可能になります。また、売上管理は、市場の需要変動に対する迅速な対応や、課題の明確化と対策にもつながるでしょう。

売上管理の基本テンプレートとその活用

売上管理の基本テンプレートを活用すれば、エクセルで売上管理を行う準備を効率化できます。さまざまなテンプレートが用意されているので、自社に合ったテンプレートを選びましょう。適切なテンプレートを選定するためには、売上管理の作成に必要な項目や計算などに使われる関数を把握しておく必要があります。

簡単な売上管理テーブルの作り方

売上管理テーブルを作成する際は、売上日、取引先名、商品名、販売数、商品価格、売上金額など、基本的な項目を決定します。それらをエクセルの縦軸および横軸に並べ、Excelの表機能を使ってこれらのデータを整理し、月ごとや商品カテゴリーごとに集計できるようにします。
また、取引先名や商品名などについては、マスターデータを作成して選択できるようにしておくことで、都度入力をする手間を省けます。

【管理表の項目一例】
・取引日（販売日/契約日）
・取引番号
・取引先名（顧客名）
・商材名
・商品番号
・単価
・個数
・売上金額（単価×個数）
・原価
・粗利（売上金額－原価）

エクセルでの売上管理に役立つ関数

Excelには売上管理に活用できる多くの関数があります。これらを使うことで、データの集計や分析を簡単かつ正確に行うことが可能です。

IF関数
IF関数は、特定の条件付きの計算を行います。たとえば、売上目標の達成状況、結果を評価する際などに有効です。関数は以下のような書き方ができます。

=IF(条件, 真の場合の値, 偽の場合の値)

COUNTIF関数
特定の条件と一致するセルの数をカウントします。たとえば、特定の商品の販売数を知りたい場合などに使用できます。関数は以下のような書き方ができます。

=COUNTIF(範囲, 条件)

SUMIF関数
特定の条件を満たすセルの合計を計算します。たとえば、顧客別の実績を抽出したり、商品別の売上総額、期間別で売上合計などを求めるときに簡単に活用できます。関数は以下のような書き方ができます。

SUMIF(範囲, 条件, [合計範囲])

AVERAGE関数
特定のデータの平均値を計算します。たとえば、商品カテゴリーごとの平均売上などを分析する際に役立ちます。関数は以下のような書き方ができます。

=AVERAGE(数値1, [数値2], …)

RANK関数
データの順位を求めることができます。たとえば、売上高の高い商品から順にランキングすることで、売れ筋商品の特定に役立ちます。関数は以下のような書き方ができます。

=RANK(数値, 数値リスト, [順序])

VLOOKUP関数
指定した値に基づいて、テーブルの中から関連するデータを検索します。たとえば、商品名から売上データを引き出す際などに便利です。関数は以下のような書き方ができます。

=VLOOKUP(検索値, テーブル範囲, 列インデックス番号, [近似一致フラグ])

売上データの視覚的な分析・解析方法

売上データの視覚的な分析は、売上の傾向やパターンを理解しやすくします。グラフやピボットテーブルなどの機能を使って売上の動向を把握すれば、データに基づいた意思決定をスムーズに行えるでしょう。

売上の動向把握のためのグラフ作成と解析方法

エクセルのグラフ作成機能を使えば、売上実績を視覚的に分析することができます。日々の売上の変動や商品カテゴリー別の売上比較など、さまざまな角度からデータを視覚化して分析できます。

基本的なグラフの作成法とその読み方
折れ線グラフ、棒グラフ、円グラフなど、目的に応じたグラフを簡単に作成できます。
折れ線グラフは時間の経過による売上の変化を、棒グラフはカテゴリー別の売上を比較するのに適しています。グラフの作成時には、データの範囲を正確に選択し、適切なグラフを選ぶことが重要です。

ピボットテーブルを用いた集計とその視覚表現
ピボットテーブルは、売上データを集計して分析するために活用できるツールです。関数や数式の知識がなくてもピボットテーブルを用いることで、必要なデータを抽出し、さまざまな角度からの分析を行えます。
集計したデータは、ピボットチャートとして可視化できますので、データの比較や傾向分析を直感的に行うことが可能です。ピボットテーブルとピボットチャートを組み合わせることで、膨大なデータの分析が容易になります。

エクセルの応用機能を活用した売上管理

エクセルの応用機能を駆使することで、売上管理をさらに効率化し、売上データ分析や顧客管理などを効果的に行うことが可能です。

ダッシュボード作成で一目で状況を把握

エクセルのダッシュボード機能を活用することで、売上データのさまざまな指標を一画面で把握できるようになります。ダッシュボードは、グラフや表の組み合わせで構成され、売上の動向や目標達成率などを可視化します。特定の期間や地域、商品カテゴリーに関するデータをフィルタリングして表示することも可能です。

売上管理に必要な情報を素早く把握できるため、経営層や営業担当者などは、意思決定を行いやすくなるでしょう。

エクセルによる売上管理のメリット

エクセルを使った売上管理は、コストを抑えながら自社に適した管理を行える方法のひとつです。ここでは、3つのメリットについてみていきましょう。

1.コストを抑えて始められる

エクセルは、普段の業務でも既に使用されているため、新たにソフトウェアを購入する必要がなく、初期投資を大幅に抑えられます。また、多くの方はエクセルの基本操作に慣れていることが多いため、学習コストがかからないこともメリットです。

2.テンプレートや関数が使える

エクセルは、売上分析やレポート作成に使えるさまざまな関数を備えています。これにより、ユーザーはデータ入力の時間を節約できる上、複雑な計算や分析も容易です。たとえば、売上予測、利益分析の計算など、高度な分析もエクセルの関数を使って行うことが可能です。

3.自社用にカスタマイズがしやすい

エクセルは柔軟にカスタマイズできます。テンプレートやダッシュボードを自由に調整できるため、自社独自の作業や使い方に合わせてカスタマイズしやすいこともメリットです。たとえば「こんな機能がほしい」「このような使い方がしたい」など、自社のニーズに合わせた売上管理ツールの作成が可能です。

エクセルによる売上管理の課題点

エクセルを使用した売上管理は便利ですが課題点もあります。ここでは、3つの課題についてみていきましょう。

1.複合的なデータの管理には向かない

エクセルは基本的なデータ管理や分析には適していますが、その他のツールと連携するなど、複合的なデータ元を組み合わせた使い方には向いていないといえます。複数のエクセルデータで管理を行った場合、データが重複してしまう、設定のミスが発生しやすくなるなど、正確な売上管理ができなくなる可能性もあります。

2.膨大なデータの場合は管理に限界がある

エクセルは、膨大な量のデータを扱うことには向いていません。データが膨大になると動作が重くなるなど、パフォーマンスが低下します。また、ファイルが開かなかったり、クラッシュしたりするといった問題が生じる可能性もあります。

3.迅速な情報共有がしづらい

エクセルファイルは、複数人での共同編集やリアルタイムでの情報共有が難しいことが課題点のひとつです。エクセルで作られた売上管理ファイルを共有する際には、オンラインストレージに保存したり、メールで送付したりと手間がかかるため、クラウドベースの売上管理ツールなどと比較すると、迅速な情報共有がしづらいといえます。

上記の3つの課題のほかにも、先にメリットとして挙げた点が一方でデメリットにもなり得る点も紹介します。

・エクセルの関数は複雑な計算や分析をできる一方で、Excelに精通した担当者が社内にいないとメンテナンスができなくなってしまう
・エクセルはカスタマイズがしやすい一方で、利用者側にExcelの様式を容易に（または勝手に）変更されてしまう恐れがある

このような点から、エクセルでの売上管理は、ごく簡易的な内容であれば不便を感じることはあまりないものの、一定のデータが蓄積されたり、自由度が高いゆえの設定ミスが発生しやすいなど、管理には注意が必要です。

売上管理を効率よく行うには

売上管理をより効率的に行うためには、エクセルの利用にこだわらず、売上管理を行うために提供されているツールなど、新たなアプローチを取り入れることも大切です。

業務アプリ作成という選択肢

エクセルでの売上管理にはメリットもありますが、課題もあります。特に、多くの取引先があったり、企業全体で利用したりと、入力データ量が多い場合や複数人で効率よく同時利用したい場合などは、クラウドベースで利用できる業務アプリを選択してもよいでしょう。

業務アプリは、売上管理に必要な計算やグラフ化などを自動化し、データの入力、集計、分析をスムーズに行えます。また、クラウドベースであれば、リアルタイムでのデータ更新や共有が可能になり、複数人の従業員や企業全体でも迅速な情報共有が可能です。

そのため、提供されている業務アプリにもよりますが、自社の使い方に合わせてカスタマイズ可能なものも多く、エクセルでは難しい複雑なデータの分析や管理も容易になるでしょう。業務アプリを活用することで、売上管理の効率化はもちろん、業務全体の生産性の向上にもつながります。

業務アプリ作成ならAppSuite（アップスイート）

業務アプリを利用する上で、カスタマイズの柔軟性は欠かせません。おすすめしたい業務アプリは「AppSuite」です。

AppSuiteは、さまざまな機能がライブラリに用意されており、自社に必要なアプリをノーコードで作成できます。クリック操作だけで簡単に作れるため、プログラミングなど特別なITの知識は必要ありません。必要なアプリを作成し、ダッシュボードに自由にレイアウトできます。

また、現在利用しているエクセルやCSVファイルの管理台帳を取り込むことも可能です。業務アプリの良さは、売上管理の用途のみならず、業務におけるさまざまな記録・申請・管理向けのアプリをツール内で追加していくことができる点です。たとえば、業務日報や出張申請、顧客管理をメールでやり取りしたり、専用のシステムで利用されている企業の方もいらっしゃるかと思いますが、そのような申請もAppSuiteならば自社のフォーマットに合わせて簡単にカスタマイズしてアプリ化することもできます。

AppSuiteの紹介、機能の詳細については、こちらでご確認ください。

まとめ

本記事では、売上管理とは何か、エクセルを使った売上管理の手法とそのメリットとデメリットなどを紹介しました。エクセルは、コストを抑えて始められ、テンプレートや関数を使って自社独自のカスタマイズが可能です。一方、複合的なデータの一元管理には向かず、膨大なデータの扱いや迅速な情報共有には限界があるなどの課題もあります。効率的な売上管理を実現するためには、これらの課題を補う業務アプリの導入もひとつの有効な手段だといえるでしょう。エクセルの活用に限界を感じている、あるいはもっと効率的な業務管理を考えているという場合は、業務アプリの利用を検討することをおすすめします。

売上管理のツール導入は、本当に営業活動の中で使えるのか、利用してもらえるのか不安という声も聞かれます。ツールを導入することで逆に営業活動の際の妨げになってしまうようなことがないよう、無料トライアルや導入相談会などに参加し、最適なサービスを見つけましょう。本記事が、営業活動の効率化の参考になれば幸いです。