なぜ脱エクセルが必要か？
実施のメリットとステップ、効率化ツールを紹介

初めに脱エクセルが求められている理由として、業務上の課題と脱エクセルで得られるメリットを解説します。

エクセルの業務上の課題

業務上使用する際のエクセルの主な課題を紹介します。

開けない場合がある
エクセルで作成されたデータを使おうとして、ファイルが壊れる、バージョンが違うといったことで開けなかったという経験を持つ人は多いのではないでしょうか。大切な業務に使う、急ぎで処理する必要があるといった場合には、非常に焦ります。

容量が重くなりがち
エクセルにはさまざまなオブジェクトの挿入機能や編集機能が備わっていますが、それらを駆使するほどにファイルが重くなります。また、単純にデータ量が増え、シートが多くなるだけでも開きにくくなることは避けられません。動作が重くなり、ときには突然フリーズして、保存されていなかった作業中のデータが飛んでしまうといったケースもあります。

ほかの人への引き継ぎが困難
エクセルは、複数人で作業できないので、一人で作業することが多いため属人化しやすくなります。ファイルだけを引き継いでも、それまでの作業内容が分からず、詳細な指示書が別途必要となります。

属人化しやすい
エクセルではファイル名が自由に付けられるため、作成者本人以外は開いてみないと利用するファイルが分からないこともあります。ファイルの命名ルールやデータの入力ルールが統一されず、ファイルごとに異なっていることも少なくありません。
また、関数やマクロなどエクセルのさまざまな機能を使用している場合には、知識・スキルの差がある人には扱えなくなる恐れがあります。

複数人による同時更新ができない
先にも述べましたが、複数人による作業に対応していないため、基本的には同時作業・更新ができません。順次作業を行ったとしても、最新の更新内容がどれか分からなくなるリスクがあります。

データ量に限界がある
エクセルではデータ量に限界があります。ファイルサイズや使われている関数などによっては、動作が重くなり、データが破損するリスクが高まります。

セキュリティに限界がある
エクセルでは作業履歴が記録されません。履歴が追えないため、例えば不正な処理があっても分かりづらいのが難点です。パスワードの付与はできますが、それ以上の詳細な権限設定ができないため、セキュリティに限界があります。

他システムやツールとの連携が想定されていない
エクセルは非常に汎用性の高いソフトですが、MSオフィス以外のシステムやツールとの連携は想定されていません。容易に連携できるのは、基本的にはMSオフィスの範囲内となります。

脱エクセルで得られるメリット

続いて、脱エクセルをして、例えばオンラインでファイルを共有・管理ができるシステムのような適切なツールを利用することで、得られるメリットを見ていきましょう。

情報共有の確実性・効率性が向上する
リアルタイムでの情報共有ができ、複数人による共同作業が可能となります。例えばファイルを確認してもらうためにメールに添付するといった手間がなくなり、誰に何を見せたか、申請が承認されたかどうかまで可視化されるため、ワークフローのムダを排除できるようになります。

スキル差による作業時間のロスがなくなる
定型のフォーマットが提供されるため、テンプレートの作成などにかかる手間が短縮されます。個人的なカスタマイズが不要のため、スキル差による作業の不備が軽減されます。

重複・バージョンの混乱がなくなる
個人がファイル管理をしないため、同名ファイルの重複やバージョンの混乱がなくなります。履歴が記録されるので、作業状況が明確にできます。

内部統制の強化
データを個人で保有する、固有の設定を行うといったことによる属人化がなくなります。履歴が記録されるため、ファイル操作による不正が防止され、内部統制の強化につながります。
統一された仕様を利用でき、作業が標準化されることで、チームメンバーの入れ替わりがあってもスムーズに業務を引き継げます。

以上のように脱エクセルにはメリットが多く見られますが、必ずしもすべての業務からエクセルを排除すればよいというわけではありません。目的や用途によっては、エクセルのままの方が都合が良いということもあります。共有の必要がない、簡易的な計算のみの作業である、単純なシート構造で管理できるなどの場合や、主に個人的な業務においては、エクセルによるファイル管理が有効なケースもあります。

1.現状把握：エクセルが使用されている業務の洗い出し

非効率性、不便を感じている点、不利益が想定される領域など、現状の課題を抽出していきます。このとき、マイナス面ばかりではなく、逆にエクセルで満足している点はないかという観点から見ることも必要です。

2.課題解決の検討：脱エクセルの要・不要

上記の課題がエクセル自体の問題によるものか、使い方やフローの問題なのかを確認します。
課題の原因を切り分けることで、次のツール検討のステップに入りやすくなります。

3.ツールの選定：上記ステップで明確になった課題解決の必要性に応じてツールの選定を行う

どの業務にどのツールが適しているのか、種類、搭載機能、既存システムとの連携などを総合的に考えます。
導入することによる費用対効果を考慮し、個別のツール、統合システムなど、さまざまな角度から検討する必要があります。
脱エクセルを前提とする場合でも、課題が明確になっていないと解決につながる策が講じられません。「何が何でも脱エクセル」ということではなく、合理性を持った判断をしていくことが大切です。
課題の抽出とその改善という視点からスタートすることが、適切なツール活用、正しい脱エクセルにつながります。

グループウェア：
情報共有を主体とし、様々な機能が組み込まれている。オフィス業務に必要とされる多彩な機能を搭載しており、情報の一元化が可能となる。

脱エクセルの例）スケジュール表、TODOリスト、プロジェクト進捗管理、出張申請ほか各種申請業務など

顧客管理システム（CRM）：
顧客情報や行動履歴、顧客との関係性を管理し、適切なアプローチ・コンタクトに結びつける役割を担う。

脱エクセルの例）顧客情報管理、案件管理など

ノーコードによる業務アプリ作成ツール：
エクセルに代わる業務アプリを個別で開発できるツール。ノーコードによる開発ツールであれば高度な知識が不要で、自社の必要性に合わせ、エクセルでは満たしきれなかった機能を搭載、独自にカスタマイズできる。

脱エクセルの例）案件管理、営業日報、作業工事日報、リース物件管理など

プロジェクト管理システム：
プロジェクトのスケジュール、タスク、担当者を登録。その後のプロセス進捗状況を可視化しながら全体管理を行うことができる。

脱エクセルの例）プロジェクト進捗管理など

スケジュール管理システム：
個人・部署および全社のスケジュールを統括管理する。

脱エクセルの例）スケジュール表など

タスク管理システム：
日常業務や各プロジェクトの進捗、メンバー作業状況、課題、個人TODOなど、課せられたタスクを遂行するためのシステム。

脱エクセルの例）タスク管理表、TODOリストなど

勤怠管理：
出退勤、休暇、業務時間など、勤務に関わる稼働状況を管理する。

脱エクセルの例）出退勤記録管理

BIツール：
システムに蓄積されたデータを分析・活用するためのツール。レポーティング・OLAP分析・データマイニング・プランニングなどの機能を搭載。

脱エクセルの例）経営情報分析、営業・売上分析など

ERP：
「企業資源計画システム」「統合基幹業務システム」「基幹システム」などの呼び方や種類がある。生産管理、販売管理、輸出入管理、人事労務といった業務と事業全体の管理が統合されている。

脱エクセルの例）会計管理、販売管理、在庫・生産管理、人事給与管理など

以上のように、エクセルに代わるツールはさまざまにあります。
中でもグループウェアは、脱エクセルを図る際に必要となる多種多様な機能がそれ一つに盛り込まれており、効率的です。また、ノーコードによる業務アプリ作成ツールも、自社に合わせて複数の機能をもたせることが可能。しかもプログラミング知識がなくても内製ができ、コストを抑えて脱エクセルを進めることができます。
脱エクセルについては、「ノーコード×脱エクセルで業務効率が大幅アップ！参考情報をまとめて解説」も参考になります。