グループウェアでペーパーレス化を推進！
役立つ機能や効率化できる業務を解説

ペーパーレス化は、印刷にかかるコスト削減、自然環境保護や業務効率化、働き方の変化・多様化への対応といったさまざまな観点から、現在推奨されている取り組みのひとつです。
積極的にペーパーレス化を進める企業がある一方、なかなか進捗しない会社・部署もあるようです。ペーパーレス化を確実に進めるためには、どのようにすればよいのでしょうか？　いろいろな方法が考えられますが、例えばグループウェアを導入することで、一度にさまざまな業務のペーパーレス化が可能です。
ここでは、ペーパーレス化の推進に大きく役立つグループウェアについて、ペーパーレス化に役立つ機能、ペーパーレス化できる業務などについて解説します。

グループウェアがペーパーレス化に必要とされる理由

グループウェアは、複数人の間のコミュニケーションを円滑にするツールです。さまざまな機能により、業務遂行に必要な情報共有や意見交換などをサポートする役割を担います。グループウェアを使うとこれまでは紙媒体で行っていた多くのことがデジタルで行えるため、ペーパーレス化推進に大きく役立ちます。

ペーパーレス化のメリット

ペーパーレス化推進によって、何がもたらされるのでしょうか？　ペーパーレス化のメリットをご紹介します。

印刷コストが削減できる

従来、仕事に必要な情報伝達・コミュニケーションの多くは印刷した紙の配布によって行われてきました。しかしこの方法では、用紙代やインク代、プリンターの電気代、印刷や配布作業をする人の人件費など、さまざまな印刷コストが生じます。これらのコストは、ペーパーレス化すると不要になります。

環境保護ができる

ペーパーレス化には紙の使用量を減らし、原料である木の伐採を抑制する効果があります。森林の保護につながり、環境保護ができます。環境保護は世界的に早急な対応が求められている課題です。取り組むことで企業価値を上げることも期待できます。

業務効率化ができる

紙を使用すると保管のためのファイルや什器も必要になり、当然ファイリングといった管理作業もしなくてはなりません。また、不要になった書類の廃棄の手間も発生します。ペーパーレス化によって保管・管理・廃棄の手間が省け、業務効率化が進みます。

リスク低減が期待できる

紙は紛失したり破れたりすることがあります。また、紛失や盗難に遭うと企業秘密が外部に漏れる可能性もあります。大切なデータの消失や情報漏えいは企業にとって大きな損失になるため、十分なリスク対策が必須ですが、ペーパーレス化すれば紛失したり破れたりといったリスクが低減できます。

ペーパーレス化に役立つグループウェアの機能

グループウェアでペーパーレス化が進む業務

グループウェアのペーパーレス化の成功事例

グループウェアを導入してペーパーレス化に成功した事例を2社ご紹介します。

早い段階からグループウェアを活用しさまざまな業務でペーパーレス化を実現
リリカラ株式会社様

ノーコードツールで開発したアプリで幅広い業務のペーパーレス化に成功
サンコー株式会社様

グループウェアを活用し、ペーパーレス化推進を図ろう！

資料・文書・マニュアル・各種申請書類・伝票など、企業活動では日々多くの紙を消費しています。環境保護の観点から資源の有効活用が求められる現代において、ペーパーレス化は全企業に早急な対応が求められる課題です。また、業務効率化やコスト削減、働き方の変化・多様化への対応などのためにもペーパーレス化は必要です。

しかし思うように進まず、糸口を探している企業も多いのではないでしょうか？
今回紹介したようにグループウェアには、スケジュール機能やワークフロー機能など、ペーパーレス化を効率的に進めることのできる多くの機能が備わっています。ペーパーレス化のためどこから手を付ければよいか分からず行き詰まっている場合は、まずはグループウェアの導入を検討されてはいかがでしょうか。

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