グループウェアでペーパーレス化を推進!
役立つ機能や効率化できる業務を解説

グループウェアでペーパーレス化を推進!役立つ機能や効率化できる業務を解説

ペーパーレス化は、印刷にかかるコスト削減、自然環境保護や業務効率化、働き方の変化・多様化への対応といったさまざまな観点から、現在推奨されている取り組みのひとつです。
積極的にペーパーレス化を進める企業がある一方、なかなか進捗しない会社・部署もあるようです。ペーパーレス化を確実に進めるためには、どのようにすればよいのでしょうか? いろいろな方法が考えられますが、例えばグループウェアを導入することで、一度にさまざまな業務のペーパーレス化が可能です。
ここでは、ペーパーレス化の推進に大きく役立つグループウェアについて、ペーパーレス化に役立つ機能、ペーパーレス化できる業務などについて解説します。

グループウェアがペーパーレス化に必要とされる理由

グループウェアは、複数人の間のコミュニケーションを円滑にするツールです。さまざまな機能により、業務遂行に必要な情報共有や意見交換などをサポートする役割を担います。グループウェアを使うとこれまでは紙媒体で行っていた多くのことがデジタルで行えるため、ペーパーレス化推進に大きく役立ちます。

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ペーパーレス化のメリット

ペーパーレス化推進によって、何がもたらされるのでしょうか? ペーパーレス化のメリットをご紹介します。

印刷コストが削減できる

従来、仕事に必要な情報伝達・コミュニケーションの多くは印刷した紙の配布によって行われてきました。しかしこの方法では、用紙代やインク代、プリンターの電気代、印刷や配布作業をする人の人件費など、さまざまな印刷コストが生じます。これらのコストは、ペーパーレス化すると不要になります。

環境保護ができる

ペーパーレス化には紙の使用量を減らし、原料である木の伐採を抑制する効果があります。森林の保護につながり、環境保護ができます。環境保護は世界的に早急な対応が求められている課題です。取り組むことで企業価値を上げることも期待できます。

業務効率化ができる

紙を使用すると保管のためのファイルや什器も必要になり、当然ファイリングといった管理作業もしなくてはなりません。また、不要になった書類の廃棄の手間も発生します。ペーパーレス化によって保管・管理・廃棄の手間が省け、業務効率化が進みます。

リスク低減が期待できる

紙は紛失したり破れたりすることがあります。また、紛失や盗難に遭うと企業秘密が外部に漏れる可能性もあります。大切なデータの消失や情報漏えいは企業にとって大きな損失になるため、十分なリスク対策が必須ですが、ペーパーレス化すれば紛失したり破れたりといったリスクが低減できます。

ペーパーレス化に役立つグループウェアの機能

グループウェアに備えられている機能は多種多様ですが、多くのグループウェアに搭載されている標準的な機能には、社内のコミュニケーションを高めるもののほか、ビジネスの現場に不可欠なものが多くあります。
ここではグループウェアに標準装備されている機能のうち、ペーパーレス化に役立つものをご紹介します。

スケジュール機能

メンバーそれぞれの予定をまとめ、一覧にする機能です。出張や有給休暇取得などの予定が一目瞭然になり、メンバーの不在によって生じる業務の遅れを前もって調節することができます。従来は紙で行っていたものをグループウェア内のスケジュール機能と置き換えることで、ペーパーレス化につながります。

電子掲示板機能

メンバー全員に周知させたい情報を張り出しておく機能です。スケジュール機能と同様に従来は紙で行っていたものをグループウェア内の電子掲示板機能に置き換えることで、ペーパーレス化が実現します。

回覧板機能

社員全員、あるいは知っておくべきメンバー全員に一斉に電子回覧板として送信する機能です。紙で回覧していた資料や、回覧と同時に配布していた資料をデジタル化することで、ペーパーレス化につながります。

ファイル共有機能

必要な資料をグループウェア内で、必要なメンバー間で保管・共有できる機能です。紙の資料を電子的記録に置き換えることで、ペーパーレス化につながります。

タスク管理機能

必要な作業・工程の進捗・完了状況などを把握できる機能です。従来の紙でのタスク管理表が不要になり、ペーパーレス化が実現します。

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グループウェアでペーパーレス化が進む業務

グループウェア内の各機能を用いると、どのような業務がペーパーレス化できるのでしょうか? グループウェアでペーパーレス化が進む業務の例をご紹介します。

申請

各種申請を電子化できる機能であるワークフローを用いることで、申請のペーパーレス化ができます。承認・棄却の決定連絡や複数人での稟議も、すべてデジタルで行われます。紙の申請書類が用いられなくなり、ペーパーレス化が進みます。

報告

レポート機能を使うと、他グループとの打ち合わせの内容などをグループ全員に伝えることができます。紙の報告書が不要になり、ペーパーレス化につながります。

文書管理

これまで紙のファイルを社内で共有していたものを、デジタル化し、グループウェアの上で一元管理することで、ペーパーレス化が実現します。

勤怠管理

スケジュール機能によりメンバーの出退勤・勤務時間の状況が分かるようになり、出勤簿やタイムカードの代わりとすることができます。紙ベースの記録が不要になることで、勤怠管理のペーパーレス化が実現します。また、有給休暇取得などの申請がワークフロー機能で行えることからも、ペーパーレス化が進みます。

経費精算

ワークフロー機能を使って経費精算を行うことで、経費申請書や帳簿といった書類が不要になり、ペーパーレス化できます。

グループウェアのペーパーレス化の成功事例

グループウェアを導入してペーパーレス化に成功した事例を2社ご紹介します。

早い段階からグループウェアを活用しさまざまな業務でペーパーレス化を実現
リリカラ株式会社様

リリカラ株式会社様の導入事例を見る

トータルプロデュースも手掛ける、インテリア製品の製造および卸売業の老舗企業。早くからグループウェアを活用したいとの社内の声があり、1998年よりグループウェアdesknet's NEO(当時は旧製品)を導入。活用の方法を都度進化させながら、25年にわたりさまざまに利用してきました。
メール機能からスケジュール機能回覧レポート機能というように徐々に活用の幅を広げ、現在はワークフロー機能を積極的に利用。ワークフロー機能によって稟議書も含め、各業務・手続きのペーパーレス化が進んでいます。
リリカラ株式会社様の導入事例を見る

ノーコードツールで開発したアプリで幅広い業務のペーパーレス化に成功
サンコー株式会社様

家電製品の企画から開発、製造、輸出入、販売を手掛ける企業。順調に成長を続けており、売り上げは会社設立当初の約50倍にもなりました。これまで表計算ソフトで管理してきましたが、それでは追いつかなくなりシステムの導入を検討。製品の輸入先である中国からもアクセスできる、プロでなくても作成できるなどの条件をクリアする、業務アプリ作成ツールAppSuiteを導入しました。
AppSuiteでは、商品データベースや発注・入荷の管理、社内情報のデータベースなどを作成。各情報の管理・活用が容易になり、効率化が進むと同時に幅広い業務のペーパーレス化につながりました。
サンコー株式会社様の導入事例を見る

グループウェアを活用し、ペーパーレス化推進を図ろう!

資料・文書・マニュアル・各種申請書類・伝票など、企業活動では日々多くの紙を消費しています。環境保護の観点から資源の有効活用が求められる現代において、ペーパーレス化は全企業に早急な対応が求められる課題です。また、業務効率化やコスト削減、働き方の変化・多様化への対応などのためにもペーパーレス化は必要です。

しかし思うように進まず、糸口を探している企業も多いのではないでしょうか?
今回紹介したようにグループウェアには、スケジュール機能ワークフロー機能など、ペーパーレス化を効率的に進めることのできる多くの機能が備わっています。ペーパーレス化のためどこから手を付ければよいか分からず行き詰まっている場合は、まずはグループウェアの導入を検討されてはいかがでしょうか。

desknet's NEOは、使いやすい操作画面やビジネスに役立つ25以上の標準搭載機能、高いセキュリティなどが特長のグループウェア。またAppSuiteは、専門知識がなくてもノーコードでアプリが開発できる、業務アプリ作成ツールです。

ペーパーレス化についてのおすすめ資料
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会社を変えるペーパーレス化とは?

紙ベースの業務からの変化は、紙や印刷にかかわるコストを大きく削減するほか、生産的な業務体制、文化を作っていくことにもつながります。本資料をペーパーレス化の社内説明資料にぜひお役立てください。

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