Webデータベースにはどんな機能がある？
導入メリットや注意点も解説

社内にあるさまざまなデータ管理に頭を悩ませている担当者も多いのではないでしょうか。そのような業務課題を解決するために、有効なツールとなるのがWebデータベースです。
しかし、Webデータベースという言葉は聞いたことがあるものの、具体的にどういった機能があり、どのような用途に活用できるのかを理解できていない方も少なくありません。
本記事では、Webデータベースとは何か、Webデータベースでできることや導入のメリット、Webデータベースの選び方や導入時の注意点を詳しく解説します。

Webデータベースとは

Webデータベースとは、Webブラウザからデータの管理やデータベースの作成ができるアプリケーションのことを指します。
データの管理とは、具体的には検索や参照、登録、更新などを指し、データベースの作成も含めてさまざまな操作をWebブラウザから行えるのがWebデータベースの特徴です。

データベースとの違い

Webデータベースと混同しやすいのが「データベース」です。データベースとは、一言でいえばデータの集まりのことを指します。
たとえば、ビジネスの現場では顧客情報や社員情報などをまとめたものがデータベースの代表例だといえます。
データベースは従来、Accessなどのアプリケーションや自社のサーバー上で管理するのが一般的でした。
Webデータベースもデータベースのひとつではありますが、Webブラウザで手軽に操作できる点が従来のデータベースとの大きな違いだといえるでしょう。
また、通常のデータベースではSQL（データベース言語のひとつ）などのITスキルが必須ですが、WebデータベースではITの技術や知識がなくてもWeb上での操作が可能となっています。
なお、このようにコードを書かなくてもプログラミングやデータベースの構築が可能な仕組みをノーコードと呼びます。
詳細は「ノーコードツールとは？ 特徴やメリットをおさえて業務のDXを推進」の記事でも詳しく解説しているため、ぜひこちらもご参照ください。

Webデータベースの機能とメリット

Webデータベースでは具体的にどういった機能を活用できるのでしょうか。Webデータベースではないデータベースと比較した場合のメリットも含めて解説します。

Webデータベースの機能

データの登録・更新・削除
手入力による登録・更新・削除はもちろん、ExcelやCSVファイルからの一括登録も可能です。

データの検索・参照
キーワードを入力して対象のデータを瞬時に検索できます。

データの分類
データやファイルの種類に応じて分類できます。

データの集計
対象のデータから金額、件数などを自動的に集計できます。

Webデータベースを活用するメリット

オンラインでアクセス可能
オンライン環境さえあればWebブラウザからアクセスし、データの操作や参照などができるため、テレワークにも対応しやすいメリットがあります。

複数人が同時にアクセス可能
オンライン上でひとつのファイルを開いて複数人が同時に作業できるため、業務効率化や生産性向上に貢献できます。

ITスキルがなくても操作可能
SQLの知識やスキルがなくても、Webブラウザから直感的にデータを操作することが可能です。

Webデータベースの活用事例

Webデータベースは、ビジネスの現場ではどういった用途に役立つのでしょうか。代表的な活用事例を2つ紹介します。

顧客リストの作成

顧客の名称や住所、連絡先、受注履歴などのデータを一覧にまとめ、顧客リストを作成できます。
ビジネス規模が拡大していくと、Excelやスプレッドシートなどでの顧客管理が難しくなることがあります。そのような場合、Webデータベースを活用することで簡単にデータベースを作成できるでしょう。
データの更新や削除も、最低限のITスキルがあれば対応できるのもWebデータベースの強みといえます。

問い合わせ管理

問い合わせ番号や顧客名、問い合わせ内容をデータベース化し、管理できます。
Webデータベースへ登録することで、過去の問い合わせ内容からキーワードを検索し対応方法の参考にすることもできます。

Webデータベースの選び方

Webデータベースを導入する場合、どのようなシステムを選ぶべきなのでしょうか。特に押さえておきたい3つのポイントを紹介します。

オンプレミス型かクラウド型か

Webデータベースには、クラウド型のほか、オンプレミス型が選べる製品もあります。
クラウド型は導入の手間やコストが節約でき、セキュリティ対策やメンテナンスの負担が少ないというメリットがある一方で、オンプレミス型は既存システムとの連携がしやすく拡張性が高いというメリットもあります。
今後、テレワークを想定しWebデータベースを導入する場合には、クラウド型が適しているといえるでしょう。

対応可能なユーザー数

クラウド型のWebデータベースを導入する場合、利用可能なユーザー数に応じて料金も変わってきます。
そのため、自社でWebデータベースを利用する社員の数と、提供されている料金プランの内容を比較し料金に見合ったものを選びましょう。
また、将来的に事業の拡大を想定し、柔軟にプラン変更ができるサービスを選定することも重要です。

メニュー画面やUIの使いやすさ

どのWebデータベースを選ぶかによってもシステムの使い心地や操作方法は大きく異なってきます。自社の業務用ツールとしてWebデータベースを定着させるためには、実際にWebデータベースを操作してみて、メニュー画面やUIが使いやすく直感的に操作できるものを選びましょう。
最低限のITスキルで運用できるのがWebデータベースの強みでもあるため、多くの社員にとって使いやすいものを選ぶことが重要です。

「AppSuite」を活用したWebデータベースの導入事例

業務効率化ツールの利用や、Webデータベースも簡単に構築できる「AppSuite（アップスイート）」を活用した導入事例を紹介します。

Webデータベース導入時にはトライアルを活用しよう

Webデータベースの導入にあたっては、オンプレミス型・クラウド型やユーザー数などのように、基本スペックで確認できるものもあります。
しかし、メニュー画面やUIの使いやすさは、カタログやWebサイトを見ただけでは判断が難しいもの。
Webデータベースを提供しているベンダーによっては、導入前に無料トライアルを実施しているため、一定期間、無料トライアルで社員に実際に使ってみてもらい、使いやすいと感じたものの中から選定してみるのもおすすめです。
さらに、できるだけ複数のWebデータベースを使い、比較することも重要です。
ネオジャパンの業務効率化ツール「AppSuite（アップスイート）」を利用すれば、ノーコードでWebデータベースの構築・運用が可能です。

更新日： 2024年11月13日

執筆者：株式会社ネオジャパン 編集部

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