DXの第一歩となる「ワークフローDX」とは何か？
具体例や取り組み手順を紹介

DXの推進が大きな経営課題として認識されるようになり、これまでのワークフローをデジタル化していかなければならないと考えている経営者や担当者も多いのではないでしょうか。ワークフローのデジタル化は「ワークフローDX」ともよばれ、DXの第一歩となるものです。
本記事では、ワークフローDXの具体例を紹介するとともに、具体的に何から取り組めばよいのかも詳しく解説します。

DX推進のためにやらなければならないこと

DXを推進していくためには、アナログ的な手法で行われている業務をデジタル化することが第一歩となります。
しかし、デジタル化＝DXということではなく、あくまでもDXに向けたひとつのステップであることを理解しておく必要があります。

ここで重要なのは、一口にデジタル化といっても、業務プロセスで考えると「デジタイゼーション」と「デジタライゼーション」の2つに分類できるということです。それぞれの概念を詳しく解説しましょう。

デジタイゼーション

デジタイゼーションとは、業務の一部をデジタル化することを指します。デジタイゼーションの目的は、デジタル化によって業務効率化を図ることです。
たとえば、タイムカードを廃止し勤怠管理システムで出退勤の登録を行うことや、経費精算システムの導入などがデジタイゼーションにあたります。

デジタライゼーション

デジタライゼーションとは、業務プロセス全体をデジタル化することを指します。デジタライゼーションの目的は、業務プロセスの改革によって新たな価値とビジネスモデルを見いだすことです。
たとえば、勤怠管理システムによって出退勤の登録だけでなく、残業時間の管理や休暇申請なども包括的に管理することがデジタライゼーションにあたるといえるでしょう。

デジタルトランスフォーメーション

上記で紹介したデジタイゼーションとデジタライゼーションは、特定の部門や部署の業務をデジタル化するというものです。これに対し、デジタルトランスフォーメーション（DX）は企業や組織全体のデジタル化を図ることを指します。
デジタルトランスフォーメーションの目的は、ビジネスモデルの抜本的な改革と企業風土・企業文化を変革していくことです。
全社でのデジタル化を実現することにより、たとえばマーケティング業務を効率化し他社にない新製品を生み出すことができる場合もあるのです。

ワークフローDXとは

DXの実現に向けた取り組みのひとつにワークフローDXというものがあります。
ワークフローDXとは、その名の通り従来のワークフロー（業務の流れ、業務プロセス）をデジタル化するというものです。
デジタイゼーションの例として挙げた、「タイムカードを廃止し勤怠管理システムで出退勤の登録を行うこと」や、「経費精算システムの導入」もワークフローDXの一例といえるでしょう。

ただ、企業のなかには、ワークフローDXがDXそのものであると誤解しているケースも少なくありません。
あくまでもワークフローDXはデジタイゼーションの代表的な例にすぎず、DXの前段階であることを認識しておく必要があります。

DXに取り組みたいと考えているものの、何から手をつければよいか分からない企業も多いことでしょう。そういった企業にとって、ワークフローDXに取り組むことはDXに向けた第一歩となるのです。
現在、アナログ的な手法でワークフローを運用している企業があれば、それをデジタル化へ移行するにはどういった方法があるのかを具体的に検討してみましょう。

ワークフローDXに取り組む手順

DXの第一歩としてワークフローDXに取り組む場合、どういった手順で進めていけばよいのでしょうか。3つのプロセスに分けて解説します。

現状の業務プロセスを把握

まずはワークフローDXの導入を検討している部署において、対象の業務がどのように進められているのかを把握する必要があります。
たとえば、経費精算のプロセスの場合、誰の承認が必要でどういったルートで申請書類が回っているのか、最終的に誰が決裁の判断をしているのか整理します。さらに、書類の申請期限や締日なども一緒に把握しておきましょう。

業務プロセスのなかの問題点を整理

次に、現状の業務プロセスにおいて、改善すべき点がないかを考えます。
たとえば、課長や部長、役員といったように複数人の承認が必要とされている場合、本当にすべての管理者から承認を得なければならないのか、承認ルートに無駄がないかをあらためて見直してみましょう。
さらに、現行の業務プロセスにおいて書類の改ざんや不適切な申請など、不正が起こるリスクがないか、ガバナンスの観点から改善すべき点を考えることも重要となります。

ワークフローシステムの選定

最後に、現在の業務プロセスをデジタル化するために、ワークフローシステムを選定します。
スムーズにワークフローシステムへ移行するためにも、現状の業務プロセスに対応できるよう複数のシステムの仕様を比較し、選定することが重要です。
また、業務プロセスの問題点として挙げられたポイントも解決できるようなシステムを選定しなければなりません。

ワークフローDXに向けて最適なシステムとは

ワークフローDXを実現するためのシステムとして、さまざまな製品・サービスが提供されています。
なかでも特におすすめしたいのが、クラウド型のグループウェアとして業務を効率化できる「desknet's NEO（デスクネッツ ネオ）」です。

業務アプリ作成ツール「AppSuite」と連携することにより、従来使用してきた申請書とほぼ同じ書式をシステム上で作成できます。そのため、ワークフローシステムへの移行がスムーズに進みます。
ワークフローシステムにはさまざまなものがありますが、「desknet's NEO」はグループウェアだからこそ、スケジュールやプロジェクト管理など、さまざまな機能と連携できる点が大きな強みといえるでしょう。また、日々の業務のなかで困っていることを丸ごと改善できる点もグループウェアならではのメリットです。

さらに、「desknet's NEO」は申請内容に合わせて正しい承認経路を設定できるため、不正を未然に防止しガバナンス向上にも貢献します。申請状況をリアルタイムで確認することもできるため、承認の遅れや漏れも防止できるでしょう。
PCはもちろんのこと、スマートフォンからでも承認が可能で、さらには代理承認や自動承認の設定も可能です。このように、「desknet's NEO」は申請者・承認者双方にとって業務効率化が図れるシステムといえるのです。

desknet's NEOでワークフローDXを実現させた事例

desknet's NEOを活用している企業では、どのような方法でワークフローDXを成功させているのでしょうか。今回は2社の事例を紹介します。

[ワークフロー]で押印書類90％減、ペーパーレスにも成功
株式会社西日本クリーンつくしのグループ様

ワークフローの改善で紙書類を8割削減
株式会社鹿児島放送様

DXに向けた第一歩としてワークフローDXに取り組もう

DXの目的は、ビジネスモデルの創出や企業文化の変革といった壮大なものであり、短期間で実現できるものではありません。また、そもそもテーマが抽象的すぎて何から手をつければよいのか分からない企業も多いはずです。

そこで、まずは身近な業務のデジタル化（デジタイゼーション）から着手し、その後業務プロセス全体のデジタル化（デジタライゼーション）へ移行し、徐々に全社へ拡大（デジタルトランスフォーメーション）しビジネスモデルの創出を図っていくことが現実的といえるでしょう。

今回紹介したワークフローDXは、多くの企業にとって身近に取り組める内容となっています。DXの第一歩を踏み出すために、まずはワークフローDXに取り組んでみてはいかがでしょうか。

更新日： 2024年11月13日

執筆者：株式会社ネオジャパン 編集部

desknet's NEOのお役立ちコラムは、1999年の市場参入から25年以上のグループウェア開発・提供実績を持つネオジャパンが、業務改善に役立つビジネス用語の基礎知識、ツールの選び方などの情報をお届けします。グループウェア、そしてノーコードツールの開発・販売の知見をもとに、社内コミュニケーション改善、社内情報の共有といった課題解決に役立つ情報発信をいたします。