デジタイゼーションは
ただのデジタル化ではなくDXの第一歩

業務のデジタル化は、業界や企業規模を問わず求められています。しかし単に業務のデジタル化と言われても、DX（デジタルトランスフォーメーション）、デジタイゼーション、デジタライゼーションなど、いくつもの言葉が使われていて区別がつかないという人もいるでしょう。
また、経済産業省が推進しているのはDXなのになぜデジタイゼーションが必要なのかと考える人もいるかもしれません。
ここでは、デジタイゼーションとデジタライゼーションやDXとの違い、またデジタイゼーションの必要性について説明します。

デジタイゼーションとは

デジタイゼーション（Digitization）とは、従来の業務フローを変えずに、部分的に業務をデジタル化することです。ITツールの導入など、全社や部署単位ではなく、一部の業務に限られた局所的なデジタル化です。
経済産業省の「DXレポート2」では「アナログ・物理データのデジタルデータ化」と定義されています。
DXレポート2　中間取りまとめ（概要）｜経済産業省

DXやデジタライゼーションとはどう異なるのか

デジタライゼーション
デジタライゼーション（Digitalization）は、特定の業務プロセス、業務フローを整理してデジタル化することです。複数の部署にまたがる業務フローのデジタル化も含まれますが、全社のデジタル化ではありません。
経済産業省の「DXレポート2」では「個別の業務・製造プロセスのデジタル化」と定義されています。
DXレポート2　中間取りまとめ（概要）｜経済産業省

DX
DX（Digital Transformation）では、業務プロセスや業務フローではなく組織全体をデジタル化し、ビジネスモデルや組織、プロセス、企業文化・風土などを変革します。それによって顧客に新しい価値を提供し、競争優位性を確立することがDXです。
経済産業省の「DXレポート2」では「組織横断/全体の業務・製造プロセスのデジタル化、“顧客起点の価値創出”のための事業やビジネスモデルの変革」と定義されています。
DXレポート2　中間取りまとめ（概要）｜経済産業省
DXについては「DXとは？自社でDXを進めるには何が必要なのか事例を交えて考える」を参考にしてください。

企業がDXに取り組むべき理由

経済産業省は、業種や企業規模を問わずにDXを推進することを推奨しています。DXを進めることが「2025年の崖」問題の対策となるからです。
「2025年の崖」問題とは、日本企業がDXを進めずに現状の問題点を放置した場合「経済損失は、2025 年以降、最大12兆円/年（現在の約3倍）にのぼる可能性がある」というものです。
DXレポート～IT システム「2025 年の崖」の克服と DX の本格的な展開～｜経済産業省

現在、日本企業には次のような問題があります。

・既存のITシステムが老朽化、複雑化によりレガシーシステム^※となる
・レガシーシステムでは新しい技術に対応できない
・レガシーシステムを維持するエンジニアが不足する
・新しいシステムを構築するエンジニアも不足している
・レガシーシステムの保守運用費用が増大する
・ユーザーの多い業務アプリケーションのサポートが切れる

これらの問題点を解消するためには、DXを進める必要があります。
※レガシーシステムとは、過去の技術や仕組みで構築されたシステムを指しています

デジタイゼーションはDXの第一歩

デジタイゼーション、デジタライゼーション、DXの3つを進める順序は決まっていません。最終的な目標として、DXが達成できればよいとされています。
ただし、デジタル化が進んでいない企業でいきなりDXを始めることはとても難しいでしょう。
そこで、一般的にはほとんどの企業が次のような流れで進めていきます。

1.デジタイゼーション
2.デジタライゼーション
3.DX

これならスムーズにDXを進めることが可能だからです。
つまり、デジタイゼーションはDXの第一歩、準備段階と言えます。そのため、デジタイゼーションを進めることは企業にとっても重要なのです。

デジタイゼーションの具体例

ITデバイスや業務システムを導入することは、全般的にデジタイゼーションにあたります。例えば、次のようなものが挙げられます。

書類の電子化、ペーパーレス化

紙の書類を電子文書にすることです。次の2つに分かれます。

・既存の紙の書類をスキャンして電子化すること
・新しい書類を最初からWordやExcelで作成し、電子文書として保存すること

どちらも文書管理システムなどのシステムを導入し、文書や帳票、およびその処理と保存を電子化します。データのクラウド保存や電子印鑑と組み合わされることも多いです。
また、書類を電子化することでペーパーレス化も進行できます。
さらに、書類の電子化によって次のようなメリットが得られます。

・紙の書類を作成・保存するためのコスト削減
・作成・共有の時間を短縮
・オフィスの省スペース化
・テレワークの推進

電子印鑑

印鑑や承認印、検品済印など、社内で使用する印鑑を電子化することです。
電子印鑑を導入すればワークフローをシステム化でき、業務効率化やテレワークの推進につなげることができます。
稟議は電子承認システム「ワークフロー」の導入でスムーズに！

データのクラウド保存

電子文書をクラウドサービス上のストレージに保存することです。次の2種類があります。

・ストレージだけを利用する場合
・クラウドサービスの文書管理システムを利用する場合

クラウド上に保存することでデータ共有しやすくなり、ワークフローや文書処理をスピードアップできます。
また、どこからでもアクセスできるので、テレワークの推進にもつながります。

会議のオンライン化

オンライン会議システムを使って、オフィスにいなくても会議に参加できるようにします。テレワークで社内とやり取りしたり、遠隔地の顧客と打ち合わせしたりと、用途はさまざまです。
交通費の節約、移動時間の削減、感染予防、テレワークの推進などのメリットがあります。
Web会議のコツとは？トラブルを防ぐための注意点を解説

デジタイゼーションの効果

デジタイゼーションを推進することは、次のような効果をもたらします。

作業の効率化

システムの導入により人間の作業が減るため、社員の労働時間を大幅に減らすことができます。これは業務効率化と生産性向上につながり、長時間労働を削減することも可能です。

人的ミスの軽減

システムの導入により、手入力や手計算、転記などが自動化されます。人間が行う作業が減るため、人的ミス（ヒューマンエラー）を大幅に減らす、またはなくすことが可能です。

コスト削減

労働時間が減るため、人件費を大きく削減できます。
文書を電子化することで、印刷、配送、保管などにかかるコストも削減可能です。

DXの準備

業務のデジタル化を進めることで、社員がITツールに慣れることができます。デジタル化による業務効率化などの効果を体験することで、デジタル化を推進する雰囲気もできあがるでしょう。
これは、全社規模でデジタル化を行い、DXを進めていくための第一歩となります。

デジタイゼーションを進める手順とポイント

デジタイゼーションの手順と、そのポイントを説明します。

デジタイゼーションの手順

1.業務プロセスの可視化
業務内容、手順、担当者など、業務プロセスや関連事項をできるだけ細かく分解します。

2.デジタイゼーションする業務を選別
デジタル化できる業務とできない業務（デジタル化に向かない業務）を分けます。人間の判断が必要な業務は、デジタル化に向いていません。

3.ツールの選定
デジタイゼーションに利用するツールやサービスを選びます。どの作業をどのようにデジタル化するかを考え、機能面から選定するとうまくいくでしょう。
デジタライゼーションやDX段階ではシステムを内製することも多いですが、デジタイゼーションでは主に既存のシステムやサービスを使います。これは、スピーディーにデジタル化を進めるためです。

4.デジタル化の実行
デジタル化する業務と使用するツールが決まったらデジタイゼーションを実行します。現場でデジタル化の担当者を決め、現場社員のサポートを行いましょう。

5.評価
デジタル化を実行したら、定期的に効果測定を行います。効果が出ていないようなら、ツールを変更したり、デジタル化の方法を変えたりして改善を行いましょう。

デジタイゼーションを進めるポイント

全部署での共通認識の育成
DXだけでなく、デジタイゼーションも全社一丸となって取り組む必要があります。そのため、全社でデジタル化に対する理解を深めましょう。

優先順位の決定
最終目標はデジタイゼーションではなくDXです。そのため、まずはデジタイゼーションをスピーディーに実現し、確実に効果を上げなければなりません。それによって、デジタル化に抵抗のある社員の意識も変化させることが可能になります。
優先順位を決めてデジタイゼーションに向いている業務から優先的に実行していきましょう。

現場の声を重視
現場を無視した改革は、多くの場合失敗します。ツールやサービスの導入を優先するのではなく、まずは現場のニーズや課題をヒアリングしましょう。そこからデジタル化の方向性を決めていきます。

スモールスタート
最初は、部署のなかでも一部の業務など、小さな範囲で始めます。
ただし、各部署でデジタル化できる業務を選び、同時にデジタル化を進めていかなくてはなりません。
重要なのは、デジタイゼーションに「取り組む部署」と「取り組んでいない部署」という差を出さないことです。

デジタイゼーションの事例

グループウェア「desknet's NEO（デスクネッツ ネオ）」の導入によるデジタイゼーションの成功事例を2件紹介します。

グループウェア導入で、稟議書、年間予定など紙の業務の電子化、
メール中心の情報環境を改善
プラトンホテル四日市様

新型コロナ禍の営業時間変更など、最新情報の全店での把握・共有で情報連携を実現
株式会社松屋様

まとめ

デジタイゼーションは、DXを推進するためにも欠かせません。デジタイゼーションを行うことはそれだけで業務効率化になるだけでなく、DXを推進するための準備となるからです。
日本でDXの推進が順調に進んでいる企業は、まだ多くはありません。これからDXを推進するためにも、まずは社内のデジタイゼーションを進めていきましょう。
ネオジャパンのグループウェア「desknet's NEO（デスクネッツ ネオ）」など、汎用性の高いツールなら多様な機能を実現し、スムーズにDXにつなげていくこともできます。デジタイゼーションの段階からDXの段階まで活用することも可能です。