案件管理とは？
Excelよりも役立つおすすめのツールと導入メリット解説

営業活動において案件管理は欠かせません。案件の進捗状況や受注確度を把握し、適切なタイミングで必要な対応を行い、営業目標を達成させるために不可欠な業務だからです。
しかし、案件管理をどのように行えばよいかわからない、と悩まれている方も多いのではないでしょうか。
本記事では、案件管理の基礎知識やその必要性、案件管理ツールとその選び方などについて解説します。

案件管理とは

営業活動において売上の拡大は、経営者、そして営業部門のマネージャー、そして営業担当が日々目標としています。
企業の営業活動における案件管理とは、取引先の情報や案件の進捗状況などを細かく記録して管理する業務のことですが、これは同時に営業メンバーの活動の可視化、そして受注精度の向上には欠かせない業務となります。
あわせて、お客様の理解を深めることで、ニーズを的確にとらえる、商談のタイミングを逃さないといった営業力のアップにもつながります。

案件管理の必要性

営業活動における案件管理にさまざまなメリットがある中でも、主な3つの必要性についてみていきましょう。

受注の確率を高める
取引先とのやり取りや進捗管理の中には、取引先が抱えているニーズなども可視化できます。営業担当者が一人で対応できる場合もありますが、営業経験の度合によって差が出てくることは事実です。しかし、チームや組織でそれぞれの案件に対するアドバイスができる環境が整えば課題の解決にもつながり、それは会社として受注確度を高めることにつながります。

属人化の回避
営業担当者個人に案件のすべてを任せてしまうと、人事異動や退職で急遽担当者がいなくなった場合、引き継ぎが難しくなります。属人化が組織としての営業実績を左右するリスクになるのです。案件管理をすることで、営業担当者以外の社員も案件情報を共有し、商談の進捗状況を把握できるようになるため、属人化を回避できます。

案件を分析してPDCAを回す
案件情報が蓄積されたら、データを分析して営業活動をさらに改善できます。たとえば、失注の原因を分析してボトルネックを把握すれば、営業活動の業務効率をピンポイントで改善することが可能になるでしょう。分析してPDCAを回すことで受注精度を高められます。

案件管理に必要な条件・項目

案件管理を行う際には、最低限必要な条件や項目を知っておく必要があります。どのような情報を管理すれば案件の状況を可視化でき、簡単に分析できるようになるかを念頭に置き、扱う条件や項目を決めましょう。一例としては以下のような項目が挙げられます。

・取引先名
・案件名
・案件担当者
・進捗状況
・受注確度
・受注予定日
・予想売上金額
・商談敬意
・商談日
・商談内容
など。

案件管理ツールとは

全体の売上や個人の実績、案件ごとの進捗状況などを可視化し、営業活動を支えるツールです。案件管理ツールを使うことで、営業メンバーの事務作業の負担を削減し、営業活動に専念することができます。クラウド型のツールであれば、テレワーク、外出先でも利用できるため、どこにいても最新の情報を共有することができます。

また、ツールを介してメンバー間のコミュニケーションの活性化、全体の営業力強化につながることが期待されます。顧客管理機能や営業活動管理機能などを連携させたりして利用できるツールも増えています。

案件管理ツールの種類

案件管理ができる代表的なビジネスツールには、CRMやSFAが挙げられます。
CRM（顧客管理システム）ツールは、顧客の基本情報や商談履歴、取引実績といった管理項目を一元管理するツールです。Web上で顧客ごとに案件の進捗状況や商談内容を記録できます。蓄積したデータを基に、マーケティングの観点から顧客の属性や購買履歴などを分析することも可能です。

SFA（営業支援システム）ツールは、営業活動の計画や実行、分析を支援するツールです。商談スケジュールや見積書の作成、リードの獲得、その育成、商談までの流れを管理できます。もちろん、顧客の案件ごとに管理ができるため、各案件の営業活動の成果をグラフなどに可視化したり、蓄積されたナレッジを営業活動の改善に役立てることが可能です。

その他のプロジェクト管理ツールを使う方法もあります。プロジェクト管理ツールやタスク管理ツールを使って案件の詳細な進捗を管理すれば、チームや部署で案件情報の共有やタスク管理などができ、案件管理に役立ちます。これらはクラウド型サービスであれば、サーバー設定や管理などの手間なく、ユーザー数に応じて月額や年額の料金の支払いで利用することができます。

案件管理専用ツールの一例としては、「eセールスマネージャーRemix Cloud」「Salesforce Sales Cloud」「Zoho CRM」「GENIEE SFA/CRM」「Oracle Sales Cloud」などが挙げられます。
初期費用や利用料金プラン、カスタマーサポートについては公式サイトで確認、問い合わせてみましょう。

Excelで行う案件管理の限界

案件管理、営業に関するレポートをExcelで行っている企業もあります。使い慣れたツールですので、学習コストをかけずに利用できるのはメリットです。少人数で少数の案件を管理するには使い勝手のよいツールだといえます。
しかし、ある程度の案件数を扱うようになった場合や共有する人数が増えた場合には、Excelでの管理を見直した方がよいでしょう。

Excel活用のデメリット

Excelを案件管理に活用し続けるには、次のような3つのデメリットが挙げられます。

リアルタイムでの情報共有の難しさ
追加入力した情報をリアルタイムで共有することが難しいExcelは、案件管理を複数人で利用することに向いていないといえます。情報の更新に時間がかかり、タイムラグが生じてしまうため、案件によってはアプローチのタイミングを逃してしまう原因になる可能性もあります。

属人化の危険性
Excelで案件管理をすると、Excelファイルの管理やメンテナンス可能な人材が限られ、属人化するケースがあります。たとえば、管理シートを入力しやすい画面構成に作り替えたり、日付の自動入力、売上予測金額の自動計算ができるようにしたりする機能を、マクロや数式で作成した場合です。Excelの扱いに詳しい担当者がいなければメンテナンスも修復もできない案件管理ツールになってしまう危険性があります。

管理ファイルが増える
Excelでの案件管理で、発注や仕入れなどの情報管理まで行っていると、管理ファイルが増えてしまいます。ファイルの増加に比例して管理工数も増えるため、案件管理だけで工数を取られてしまうケースもあり得るでしょう。

案件管理ツールの選び方

案件管理ツールは、どのように選べばよいのでしょうか。ここでは、ツールの選び方についてのポイントをご紹介します。

導入目的に適うか

案件管理ツールを選ぶ際は自社の導入目的を明確にしましょう。導入することで自社が求めるメリットを享受できるかが、選定のポイントとなります。たとえば、名刺管理まで行いたいという目的があっても、名刺管理機能が搭載されていないツールを導入したら目的を達成できません。多くのベンダーから提供されているツールは搭載されている機能が異なるため、無料のトライアルなどを利用してしっかりと見定めて導入を決定しましょう。

UIのシンプルさ、使いやすさ

UIがシンプル、直感的で使いやすいことは、ツール導入の大きな動機になり得ます。機能が充実していて有名なツールだとしても、自社の従業員が「使いにくい」と評価すれば、導入したツールは使われなくなり、案件管理の目的を果たせません。ツールの操作性や画面の見やすさなどをチェックして、「従業員が使い続けたくなる」ツールを選定すれば、社内に案件管理ツールの利用を定着させることにもつながります。

業務アプリという選択肢

案件管理ツールはさまざまなベンダーが提供しています。しかし、自社がどれを選択すべきかわからないという場合もあるでしょう。そのようなケースでは、業務アプリの自社で作成する内製化という選択肢もおすすめします。企業内のさまざまな業務を効率化するために特化して開発されたアプリを、グループウェア上で連携させて利用できるソリューションならば、自社に合った案件管理が行えるでしょう。

案件管理には業務アプリがおすすめ

CRM、SFAといった専用のツールの利用のほかにも、自社の営業活動にマッチしたオリジナルの業務アプリの利用もおすすめです。
ここでは、業務アプリについて、導入のメリットなどをみていきましょう。

業務アプリとは？

業務アプリとは、担当者の業務を効率化・改善するためのアプリケーションです。

営業担当者の業務は、顧客情報の管理、商談スケジュールの調整、見積書の作成など、その内容は多岐にわたります。
業務アプリはこれらの業務を効率化・改善する目的で、顧客情報や商談履歴、見積書の自動作成機能や商談の進捗状況の把握など、CRM、SFAなど専用のツールと同等の情報の管理ができます。さらに、集計の自動化、複数のアプリケーションと連携させたり、見やすいダッシュボードでの情報共有を行えるなど、全社、チームでの活動に役立てることができます。

売上数値や顧客情報の入力とそれらの集計、さらに集計データを関係者に共有するところまでをスムーズに行うことができます。

ノンプログラミングで業務アプリ作成？

近年の業務アプリは、ノンプログラミングで作成できるものが増えています。そのような手法は、ノーコード開発とも呼ばれます。
システム開発の経験やプログラミングの経験がなくても、オブジェクトをマウスで移動して配置するなどの簡単な操作でアプリが開発できるのが特徴です。ある程度の機能を持つアプリであれば、コストをかけて開発を外注する必要もなくなります。

業務アプリ作成ツール導入のメリット

ノーコードの業務アプリ作成ツールを使えば、自社に合った案件管理のアプリケーション開発を内製化することも可能です。メリットとしては、主に以下の3つが挙げられます。

簡単なステップで入力画面を作成
アプリの開発は簡単なステップで行えます。たとえば、入力画面を作成する場合は、マウスで入力項目のオブジェクトを選択して、画面の好きな場所に配置するだけです。その他の機能も、同じようにマウスを使って自由に画面に配置する基本的なオペレーションでアプリを作成できます。

複数アプリとの情報連携
複数の業務アプリを連携させることで、情報の一元化が可能です。たとえば、商談記録アプリに商談記録を入力すれば、そのデータは案件管理に反映されます。さらに見積もりが必要ならば、見積書作成アプリに連携して見積書を自動的に作成するなど、業務の大幅な効率化が見込めるでしょう。

メンテナンスコストを抑えられる
通常、外部委託でのシステム開発でアプリを作った場合は、画面や仕様の変更が必要になるとプログラムコードの改修をしなくてはなりません。そのため、改修のための時間と開発コストが必要となります。しかし、自社においてノンプログラミング（ノーコード）で作られたアプリは、必要都度改修できるため、メンテナンスコストを抑えられます。

現場にマッチしたアプリで営業活動を効率化

ノンプログラミング（ノーコード）開発ができるアプリで案件管理アプリを作成すれば、プログラミングや開発に関する専門的な知識も必要なく、営業担当自らの手で内製化も可能です。自社で作成された業務アプリは、社内のルールや業務フローにマッチしたアプリをカスタマイズできるでしょう。

業務アプリ作成ならAppSuite（アップスイート）

ここでは、AppSuiteの概要や、提供されているサンプルアプリの種類についてみていきます。

それぞれの仕事にぴったりのアプリを作成

AppSuiteには豊富なテンプレートが用意されています。たとえば、業務報告や稟議・精算、営業販売支援や人事・労務など、それぞれの仕事に合ったテンプレートが活用できる上、簡単にカスタマイズができるので、現場の業務にぴったりのアプリを作成可能です。

案件管理をはじめとする豊富なサンプルアプリ

案件管理はもちろん、豊富なサンプルには次のようなものがあります。

案件管理アプリ
案件管理アプリは、顧客ごとの案件を細かく管理できます。主な登録情報は以下のとおりです。

・顧客基本情報
・案件の見込み確度
・導入検討製品情報
・コンタクト履歴

案件管理アプリのデータは、得意先マスタメンテナンスと製品マスタメンテナンスを参照します。

商談記録アプリ
商談記録アプリは、顧客との商談ごとの詳細な状況を管理するアプリです。特定の受注確度や案件一覧、受注金額が特定金額以上の一覧を表示するなどといったソートが可能です。主な登録情報は以下のとおりです。

・顧客名
・商談の受注確度
・自社の担当者
・案件内容と提案製品情報
・商談の進捗状況
・商談履歴
・上長コメント

商談記録アプリのデータは、得意先マスタメンテナンスと製品マスタメンテナンスを参照します。

見積書アプリ
見積書を管理するアプリです。主な登録情報は以下のとおりです。

・顧客名
・納期情報
・支払条件
・見積もり金額
・納品製品情報
・社内担当者

見積書アプリのデータも、得意先マスタメンテナンスと製品マスタメンテナンスを参照します。

契約書管理アプリ
契約書を管理するアプリです。契約書の写しをファイル添付してデータ保存しておけば、必要なときにいつでも参照できます。また、契約手続き漏れなどを防ぐために、契約終了日が近い一定期間内のデータのみを抽出することも可能です。主な登録情報には以下のとおりです。

・契約番号
・契約先名
・契約内容
・契約期間

契約書管理アプリのデータは、得意先マスタメンテナンスを参照します。

そのほか営業活動に役立つサンプルアプリ

案件管理以外にも、営業活動に有効なアプリが多数あります。

SA 営業日報アプリ
SA営業日報アプリは、営業活動報告書の提出や確認、分析などを効率化できます。また、顧客情報を一元管理できるため、取引先やユーザーの情報を収集・蓄積することが可能で、分析などにも役立つでしょう。

顧客データ管理については、以下の記事で詳しく解説していますので、あわせてご覧ください。
顧客データ管理とは？重要性と管理ツールの選定ポイントを解説

問合せ対応記録アプリ
問合せ対応記録アプリは、顧客からの問合せ内容や対応状況を管理するアプリです。企業にとって、顧客からの問合せは大切な情報源になります。また、対応状況を管理することは、顧客への対応品質を向上させることに役立ちます。

案件管理に関するまとめ

案件管理は企業にとって欠かせない業務の一つです。詳細にまとめられた案件の進捗や商談内容などのひとつひとつのデータが、経営方針の大切な要素になります。そのため、案件管理に利用するツール選定は重要です。顧客との取引に関するデータが収集・蓄積され、それらを分析した情報は企業の資産でもあります。案件管理ツールは、自社の営業スタイルや業務形態に合ったものを選ばなければなりません。既存のツールではなく、ノンプログラミング（ノーコード）で作成できるアプリを使ってみるのも一つの選択肢として検討してみてはいかがでしょうか。