ビジネスチャットのメリットとは？
導入にあたっての注意点を解説

ビジネスチャットはテキストベースでありながら、対面に近いコミュニケーションができるツールです。感情表現なども交えたカジュアルな会話ができ、コミュニケーションの心理的ハードルも高くありません。社員が気軽にビジネスチャットを利用するようになれば、社内コミュニケーションの活性化につながるでしょう。

ビジネスチャットではまた、グループチャットもよく利用されます。部門や部署、チーム、プロジェクトなどのメンバーでグループを作成し、小さな組織内のコミュニケーションも活性化できます。

しっかりしたセキュリティ対策ができるものもある

ビジネスチャットでも、社外秘となるような重要な情報を扱うことができれば便利です。不正アクセス、アカウント乗っ取り、端末の紛失・盗難などを想定した強固なセキュリティ対策が施されているチャットツールなら、そういった機密性の高い情報もやりとりできます。

ビジネスチャットの導入を検討する段階で、どのようなセキュリティ対策を講じているのかを比較して、自社が要求するセキュリティの種類やレベルに合った製品を選ぶといいでしょう。

ビジネスでの利用にもメリットがあるビジネスチャットですが、ただ導入するだけでは効果的な使い方はできません。ビジネスチャットを導入して業務に役立てるには、以下の点に注意する必要があります。

導入目的を明確化しておく

社内のコミュニケーションに課題を感じているのであれば、まずはビジネスチャットを導入してみるといいでしょう。ビジネスチャットを導入するだけでも、働き方や業務でのコミュニケーションが変わっていくはずです。
導入後に利用目的や用途をさらに明確化することによって、ビジネスチャットの活用を促進することができます。
例えば、「テレワークにおけるメインのコミュニケーション手段として活用する」「外出の多い営業職や現場作業に携わる社員と内勤メンバー間の連携業務で使う」といった目的を決められれば、社員に対しても使い方や用途を具体的に示し、活用することができます。

目的・用途・条件に合ったツールを選ぶ

目的が具体的に決まれば、そのために必要な機能を絞ることができます。現状のコミュニケーション方法の課題を洗い出し、ビジネスチャットを使うことでその課題が解決できるかどうかも考えて選びましょう。

最近は、取引先とのコミュニケーションにビジネスチャットを使うケースも増えています。その場合は、セキュアな環境で使用できるかどうか、初めて使用する人でも迷わず使うことができるかどうかという点も事前にリサーチしておきましょう。

使い方のルールを設定する

ビジネスチャットの運用にあたっては、事前にルールやマナーを決めておくようにします。特に、アクセス権限やグループの作成など、管理に関わることは運用前に必ず決めておきましょう。
また、誰が発言しているかがわかるようにアイコンに顔写真を使うようにしたり、休暇中や勤務時間外にはメッセージを送らないようにしたりと、相手に対する配慮もルールとして決めておきます。

ビジネスチャットにはさまざまな製品がありますが、ビジネスチャット「ChatLuck（チャットラック）」は強固なセキュリティ機能を備えています。ここでは、ChatLuckの特徴と活用方法を紹介します。

ChatLuckの特徴

ChatLuckは、誰にでも使いやすく、ビジネスチャットに必要とされる機能を一通り備えていることに加えて、高いセキュリティ強度を有しているビジネスチャットです。
社内外の利用ユーザーすべての一元管理、アクセス権限、ネットワークポリシーの設定、端末認証などによってリスクを最小限に抑えることができます。また、メッセージやファイルのログ管理、アプリで撮影した画像を端末に残さないセキュアカメラなどがあり、安全性をより強化しています。
また、ChatLuckはクラウド版だけではなく、パッケージを購入し、自社サーバーにインストールして使用するオンプレミス版も提供しています。

ルームを利用してグループでチャットや共有ができる

ChatLuckでは、ルームを使って情報を整理したり、アイデアを募ったりといった活用ができます。ルームとは、プロジェクトやテーマごとのグループのことで、複数のメンバーでチャットやファイル共有が可能です。
例えば、案件や顧客別にルームを作れば、案件情報や顧客情報の整理ができます。また、アイデアを募るルームを作り、蓄積させていくこともできるでしょう。

なお、ChatLuckは、組織外のユーザーをゲストとして追加する機能があり、ゲストユーザーがChatLuckを利用しなくなった場合には、アクセスを停止でき、ゲストの端末にもチャットのログが残らないようになっています。そのため、ゲストユーザーを追加した場合でも、セキュアな利用が可能です。

災害の際の安否確認にも役立つ

ChatLuckは、災害時の安否確認にも役立ちます。例えば、大地震で停電になってしまった場合でも、スマートフォンでChatLuckを利用すれば、社員の安否確認を迅速に行うことができます。こういった状況では、メールは非効率的で使いにくく、チャットであればスピード感のある対応が可能です。
BCP（事業継続計画）を策定する上でも、ChatLuckは有効なツールとなるでしょう。