業務の属人化とは？
起こりうるリスクと解消の方法を解説！

業務の停滞やブラックボックス化などを引き起こす原因の一つが属人化です。「組織全体のパフォーマンスが低下している」「プロジェクトが遅延している」といった悩みを持つプロジェクト管理担当者は、業務の属人化問題を解決する必要があります。では、属人化とはどのようなものなのでしょうか。本記事では、そもそも属人化とは何か、そのリスクや原因を確認しながら、属人化を解消するメリットや具体的な方法を解説し、属人化解消の事例を紹介します。

属人化とは何か

業務の属人化はさまざまな問題やリスクの原因になります。ここではまず、属人化の定義や問題点、リスクについて見ていきましょう。

定義とその問題点

属人化とは、「業務が特定の個人に依存する状態」を指します。業務の属人化は、その従業員が不在になった際にプロジェクトの遅延や品質の低下、業務停止などの事態を招きます。また、業務のノウハウや知識が個人に偏ることで、他の人が業務に関わりにくくなり、さらに属人化が加速するとも問題点です。個人に対する過度な依存は、組織としての柔軟な対応を困難にし、安定したサービスの提供も難しくします。業務が集中した担当者の「自分しかこの業務ができない」という負担が、長時間労働に繋がることも問題点のひとつです。

属人化が引き起こすリスク

属人化が進行すると、業務のブラックボックス化が起こりやすくなります。これは、個人に依存することで業務の透明性を欠くためです。業務内容や進捗が明確に把握できなくなり、プロジェクトあるいは組織全体の業務改善や問題点の把握が難しくなります。

また、担当者が多忙な時や長期休暇を取った場合、あるいは退職をした際など、他のメンバーではカバーできずに業務が停滞してしまうことも大きなリスクです。特定の従業員に依存した業務形態を放置すると、業務の継続が困難になる可能性があります。

属人化が生じる原因

属人化はなぜ起こるのでしょうか。ここでは、属人化が生じる原因を見ていきましょう。

特定個人への業務依存

属人化は、専門性の高い技術や知識、高度なスキルや経験を持つ個人に業務が集中することで起こります。例えば、熟練者に業務を任せることで業務は効率化するでしょう。しかし、それは短期的なものです。その人が持つ技術やノウハウが他のメンバーに共有されないことで、後に依存状態が生まれてしまいます。

さらに、特定の作業工程を担当する従業員に知識や経験が集中して過度な依存が続くと、担当者不在時の対応が困難になります。その結果、業務が停滞してしまうのです。

知識共有の不足とマニュアルの欠如

知識共有の不足も属人化の原因です。組織内で情報共有の仕組みが構築されていない場合、ノウハウや経験が個人に偏りやすくなります。業務手順書やマニュアルが整備されていないと、業務の標準化（マニュアル化）ができず、属人化が進行してしまうのです。
また、知識共有の不足は、新入社員など経験の浅い従業員が情報を得にくい環境を作ってしまいます。業務理解に時間がかかるため、既存メンバーの負担も増加するでしょう。

属人化解消（業務の標準化）のメリット

１．業務効率の改善

属人化が解消されると、業務効率が向上します。業務を標準化することで、誰もが同じ手順で業務を進められるようになり、業務分担が可能になります。また、標準化された手順により、ヒューマンエラーによるミスやトラブル、作業のやり直しのリスクが低減し、従業員の業務負荷も軽減されるでしょう。

また、属人化が解消されると、業務引き継ぎの時間も短縮・削減されるため、新しいメンバーもすぐに業務を担当できます。これにより、全体の業務効率が改善され、生産性向上に繋がるのです。

２．ナレッジ・ノウハウの共有

属人化が解消されることで、ナレッジやノウハウの共有が進むこともメリットの一つです。社内で情報が共有されることで、組織全体のスキルレベルが底上げされます。例えば、個々が持つ独自の経験やスキル、知識をチームで共有すれば、その他のメンバーも活用できるようになり、業務における連携も強化されるでしょう。知見やノウハウの共有は、新人教育もスムーズにするため、組織全体の成長に繋がります。

３．業務のサービス品質の維持

業務の標準化によって属人化が解消されると、安定した品質のサービス提供が可能になります。これは、特定の個人に依存しない体制が整うことで、業務のブラックボックス化が発生しなくなるためです。業務の流れや進め方の透明性が高まることで品質の評価や管理がしやすくなります。課題の発見や問題改善を迅速に行えるため、一定のサービス品質維持が可能になるのです。

業務が特定個人のスキルに左右されることもなくなりますので、組織全体での高い業務品質の基準が維持でき、顧客に対する信頼性も向上するでしょう。

属人化解消のための具体的な方法

属人化の傾向がある場合は、早期に解消することが大切です。ここでは、属人化解消のための方法を具体的に見ていきましょう。

業務プロセスの見える化と標準化

属人化解消には、業務プロセスの見える化と標準化をすることがポイントです。業務プロセスの見える化をすることで、業務内容や進捗状況を誰もが確認できる体制を作れます。例えば、プロジェクトにおける各タスクの進捗をガントチャートにまとめることで、全体の状況が把握できるでしょう。また、作業手順などをフローチャートで可視化すれば、手順を間違えにくくなります。

見える化した業務プロセスは標準化することで、全従業員が簡単に理解できるようになるため、属人化の防止が可能です。

業務責任の分散

業務の責任をチーム内で分散させることも、属人化を防ぐために効果的な方法です。例えば、プロジェクト管理において、リーダー一人に業務が集中しているケースでは、その人が不在時にプロジェクトは止まります。

そこで、進捗管理やリソース管理といった役割を複数のメンバーに分散し、重要な判断や決定はサブリーダーも関わる体制を作るのです。これにより、特定の人に依存することがなくなり、仮にリーダーが不在になった場合でもプロジェクトを遂行することができます。

手順書やマニュアルの共有

先述の通り、手順書やマニュアルの共有も、属人化解消には不可欠です。業務に必要な情報をチームあるいは社内全体で共有します。例えば、業務内容を詳細にまとめたマニュアルがあれば、プロジェクトに参入した新規メンバーでもスムーズに業務を開始できるでしょう。

特定の人しか理解していない業務手順は、ヒアリングをして詳細にまとめる必要があります。また、単に手順を記すだけではなく、誰が見てもすぐに作業ができるレベルで、注意点も含めた手順書・マニュアルを作成することが大切です。

情報共有を促すITツールの導入

情報共有できる環境を整えるためには、ITツールの導入が有効です。例えば、ビジネスチャットやプロジェクト管理ツール、さまざまな管理機能を持つグループウェアを活用すれば、情報共有を効率的に行えます。リアルタイムでの情報共有ができるITツールは、リモートワークなどで遠隔地にいるメンバーとの迅速なやり取りを可能にします。ITツールによる情報共有の効率化は、属人化解消方法として欠かせない手段です。

属人化解消におすすめのITツール

ITツールの活用は、属人化解消を促進します。コミュニケーションツールやナレッジマネジメントができるITツールは、情報の円滑な共有ができるためです。例えば、コミュニケーションの機会を増やして円滑にするならば、ChatworkやSlackなどのビジネスチャットツールが便利です。プロジェクト管理でタスクや進捗状況の見える化を行うならば、AsanaやTrelloがおすすめでしょう。手順書やマニュアルなどのドキュメント共有ならば、Google Drive やDropboxでアクセス権限を考慮した運用が可能です。

このようなITツールの導入は、属人化を解消するだけでなく、組織全体が効率的に情報を共有でき、成果の可視化や業務遂行をスムーズにします。

ここに紹介したITツール以外にも、さまざまなものが提供されています。仕事を効率化するITツールについては、「仕事の効率化を図るための最適ツールガイド」にて詳しく解説していますので、あわせてご覧ください。

ITツール導入による属人化解消の事例

属人化解消のためにITツールを導入する際には、他社の事例も参考にしてみましょう。ここでは、2社の事例を紹介します。

まとめ

属人化した業務が存在すると、プロジェクトや組織に多くのリスクが生じます。特定個人に依存した業務はブラックボックス化し、その人が不在になった時に品質の低下や業務停滞が起こってしまうのです。業務内容が不透明なため進捗が把握できず、問題点や迅速な業務改善も難しくなります。このような事態を防ぐためにも、属人化の原因を知り、属人化解消を行わなければなりません。自社の属人化の原因がどこにあるのかを明確にして、ITツールをうまく活用しながら、属人化解消や防止に取り組みましょう。

更新日： 2024年12月6日
執筆：株式会社ネオジャパン 編集部

執筆者：株式会社ネオジャパン 編集部

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