グループウェアとMicrosoft 365の併用はムダ？
役割の違いから考える最適なIT投資

グループウェアとMicrosoft 365の両方を導入している企業や、グループウェアをすでに導入している企業がMicrosoft 365の導入を検討するとき、最初にぶつかりやすいのが「似た機能が多い＝併用はムダでは？」という疑問です。

しかし実際には、グループウェアとMicrosoft 365はできることが一部重なっていても、得意領域（役割）が異なり、互いのメリットを補い合うことで投資対効果を高められます。

本記事では、グループウェアとMicrosoft 365の役割の違いを整理し、代替しにくい領域、経営判断で見落としやすい論点、連携による価値最大化の考え方までを具体的に解説します。

「併用はムダ？」誤解から始まるIT投資の迷い

「グループウェアとMicrosoft 365の併用は二重投資では？」という誤解は、機能名だけで比較してしまうことから生まれます。

結論から言うと、ムダかどうかはツールの機能が似ているかでは決まりません。自社の業務がどこで詰まり、誰が何に困っていて、どの仕組みが責任を持つべきかという設計の問題です。

“機能の重複”と“役割の重複”は別問題

メール、チャット、予定表などは多くの製品に存在するため、表だけ見ると重複して見えます。しかし重要なのは、その機能が何のために用意され、どの業務を完了させる責任を負うのかです。

グループウェアは、社内ポータル、申請、回覧、社内ルールの周知など、社内の業務を一定の型に揃えて回すことに価値が出やすい一方、Microsoft 365は共同編集や検索、会議とファイルの連動など、作業そのものの生産性を上げる場面で強みが出ます。

比較軸を機能名から、利用目的、業務プロセス、入力の手間、承認の流れ、データの正本、利用定着のしやすさへ変えると、併用がムダではなく役割分担になり得ることが見えてきます。

グループウェアとMicrosoft 365は役割が違う

両者の違いを一言で言うなら、グループウェアは“社内の情報・業務の基盤”であり、Microsoft 365は“業務遂行のツールとドキュメント基盤”です。

両者を混同すると、どちらも中途半端になりがちです。逆に、役割を分けると、同じ投資でも現場の体感が大きく変わります。

まずはそれぞれが得意とする価値を言語化し、自社の課題がどちら寄りか、または両方必要かを判断できる状態にしましょう。

グループウェア：社内情報共有・業務フロー・組織運用の基盤

グループウェアは、掲示板、施設予約、回覧、申請と承認、日報、社内ポータルなど、社内業務に必要な機能をパッケージとして提供し、運用を統一しやすい点が価値です。

特に、申請の経路や承認の型、回覧の既読管理など、業務の進め方そのものに踏み込む機能は、導入すると業務の再現性が上がり、属人化が減ります。

国産グループウェアは日本の稟議文化、帳票文化、部署単位の周知や回覧といった商習慣に寄せた機能やテンプレートが豊富で、短期間で定着しやすいケースがあります。

Microsoft 365：個人・チームの生産性向上ツール

Microsoft 365は、Officeアプリケーションを中心に、クラウドベースのコラボレーションツールを提供します。Microsoft 365の中心は、WordやExcelなどのOffice、OneDrive、SharePoint、Teams、Outlookなどを一体として使い、作業とコミュニケーションをつなぐことです。

さらに、最新のAI技術を活用したCopilotが統合されており、文章作成やデータ分析、会議の要約など、個人やチームの作業効率を大幅に向上させることができるようになりました。

つまりMicrosoft 365は、情報を配る仕組みというより、成果物を一緒に作り続ける基盤として効果が出やすい製品群だと捉えると理解しやすくなります。

比較してみると強みの出る場所が違う

同じ情報共有でも、グループウェアは業務プロセス寄り、Microsoft 365はコンテンツとコラボレーション寄りです。前者は入口の統一、後者は作業の加速に強いと言い換えられます。どちらが上という話ではありません。社内周知や申請業務を速くしたいのか、資料作成や会議の生産性を上げたいのかで、最適解が変わります。

Microsoft 365でグループウェアの機能は代替できるという考えもあります。しかし、日本の企業特有の組織の仕組み、仕事の進め方によってはそうとは言い切れない部分も多くあります。利用者、システム管理者に対して、予想以上の移行負担がかかる場合もあるため注意が必要です。

Microsoft 365だけでは代替しにくいグループウェアの領域

Microsoft 365で多くのグループウェア機能は近しい形で実現できますが、設計・定着・運用の観点で代替しにくい領域が残ることがあります。

Microsoft 365は柔軟で強力ですが、その分だけ設計の自由度が高く、運用の作り込みが必要になる場面があります。つまり、できるかどうかより、安定して回せるか、誰が保守するかが争点になりやすいということです。

特に、社内の規程や監査対応が絡む業務、現場の細かな運用が積み重なる領域では、グループウェアのパッケージ性が効いてきます。ここでは、Microsoft 365だけに寄せようとしたときにコストや難度が上がりやすい代表領域を整理します。

1.社内ポータル画面の作りやすさ

国産グループウェアは組織と個人での働き方に対応しており、全社や部門別のお知らせなど利用者に確実に伝達される仕組みが整っています。また、ポータル画面は、プログラミング知識がなくても、簡単な操作で誰にでも作りやすいのが特徴です。

SharePointでもポータルは作れますが、情報設計、権限設計、更新フロー、通知のチューニングが必要です。作っただけで運用されないポータルになりやすい点が落とし穴です。

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2.日本の組織体制にあったスケジュール管理

Microsoft 365は海外製のツールであるため、特に組織のスケジュール管理においては、日本の業務慣習や働き方に対応しきれていないという声も聞こえてきます。スケジュール管理は、個人での業務が主となって設計されているため、部署や他のメンバーの予定を把握しづらかったり、組織階層での情報管理・検索性において難点があるとも言われます。

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3.自社独自の業務への対応

日本型グループウェアの中には、ノーコード／ローコードで業務アプリを作成できる製品もあり、申請業務や点検報告など部門独自の業務を内製でシステム化することができます。

こうした部門特有の業務や“隙間業務”は、全社システム化の対象になりにくくIT部門に開発を依頼するとコストや時間がかかるため、現場主導で低コストに改善・メンテナンスできる点は大きなメリットと言えるでしょう。

Microsoft 365にもPower AutomateやPower Appsといった自動化・アプリ作成基盤はありますが、ガバナンス設計や運用ルール次第ではIT部門主導や外注対応が必要になるケースも多く聞かれます。

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4.日本型稟議・承認業務への対応

承認・決裁業務を伴う稟議書は、単にフォームを作るだけでは終わりません。分岐条件、代理承認、連続承認、差戻し、添付書類、監査ログ、規程との整合など、運用要件が複雑になりやすい領域です。

Microsoft 365でも実現は可能ですが、要件によっては構築の難度が上がり、運用担当者がいなくなると改善が止まるリスクが出ます。制度変更や組織変更が多い会社ほど、保守性が重要と言えます。

一方、ワークフローに強いグループウェアはテンプレートや設定画面が整っており、業務担当者主導で改修しやすい設計になっていることが多い点も大きな差と言えるでしょう。

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5.社内の周知事項・連絡が柔軟

グループウェアは、社内への周知事項の一斉配信や、既読や返信を確認できる回覧板などきめ細かな機能が備わっていることが多い点も大きな差と言えます。リッチテキストエディタを使って、お知らせをデザイン、画像や動画を配置することも容易に行えます。

6.運用負荷と定着のしやすさ

代替の難しさは、最終的に運用コストに表れます。設定の分かりやすさ、テンプレートの豊富さ、問い合わせの発生しにくさ、教育のしやすさなどは、実際に導入しなければわかりづらい部分とも言えます。

Microsoft 365はできることが多い反面、設計次第でユーザー体験が大きく変わります。例えば、チームやサイトの乱立、権限の迷子、通知の洪水が起きると、便利なはずが使いにくい状態になります。

ポイントは“二重投資”ではなく“役割分担による最適化”

併用の成否は「どちらかを全部使う」ではなく、業務単位で責任範囲を分け、ユーザーが迷わない設計にできるかで決まります。

ここでは、両製品の役割を明確化し、効果を最大化させるための設計と評価のポイントを具体化します。

1.役割分担の基本設計：『業務の入口』と『成果物の置き場』を分ける

分け方の基本は、業務の入口と成果物の置き場を分離することです。例えば、申請、通達、社内ルール、回覧などの入口はグループウェアに集約し、資料作成、共同編集、ウェブ会議、チャット、版管理はMicrosoft 365に寄せるといった方法があります。

このとき大切なのは、入口から作業場への遷移を滑らかにすることです。ポータルのリンク、通知、検索導線がつながっていないと、結局どこを見ればいいか分からない状況に戻ります。

2.費用対効果：ライセンス単価ではなく“削減できる工数”で見る

導入した2製品に対して、それぞれにライセンス費用が発生するため、コストが増えたと捉えられがちです。しかし、見るべきは、会議設定、版管理、承認リードタイム、メール添付、監査対応など、削減できる工数とリスクです。

例えば、最新版ファイルの探索に1人あたり毎日5分かかっているだけで、人数が増えるほど損失は膨らみます。申請の承認が1日短縮されれば、意思決定の遅れによる機会損失も減ります。

あらゆる機能を持ち合わせるグループウェアを併用することで、Microsoft 365のみで対応しきれない機能を補い、結果的に工数削減・コスト削減につながります。

3.併用で失敗しないルール：使い分け基準を明確に

重複機能は使わない決断も含めて設計するべきです。両方にチャット機能があっても、運用上は片方を公式にして、もう片方は使わないと明確にした方がコストと混乱が減ります。

使い分けは文章で長く説明すると守られません。チャットはTeams、社内周知は掲示板、申請はワークフロー、ファイルはSharePointのように、迷いが出る場面ごとに1行で言えるルールにします。

加えて、例外を先に決めることが重要です。例えば、対外共有が必要なファイルはどこか、機密文書はどこか、プロジェクト外部メンバーがいる場合はどうするかなど、よく起きる例外を潰します。

経営層が見落としがちなIT投資の本質

ツール比較が機能と価格に寄るほど、経営が本当に見るべき論点（統制、リスク、スピード、再現性）が抜け落ちます。IT投資の成果は、便利な機能が増えたではなく、業務が早く、安全に、誰でも同じ品質で回るようになったかで決まるからです。経営としては、機能の差よりも、標準化、ガバナンス、切替コスト、成果KPIという4点に目を向けるべきです。

機能ではなく『業務の再現性（標準化）』にIT投資

AIアシスタントを選ぶ際は、まず「何のために使うのか」を明確にすることが重要です。目的によって必要な機能や性能が大きく異なります。目的を明確にすることで、必要な機能が絞り込め、無駄なコストや手間を省くことができます。

現場の生産性は切替コストで簡単に失われる

新しいツール導入の副作用は、切替コストです。UIが変わる、通知が分散する、検索できない、ファイルが二重管理になるだけで、現場の生産性は簡単に落ちます。

投資対効果を出すには、導入費だけでなく教育、ガイド作成、問い合わせ対応、定着支援の時間をあらかじめ予算化する必要があります。ここを削ると、結局使われず、ムダだったという評価になりやすいです。

併用の場合は特に、導線とルールを整えることで切替コストを最小化し、現場に考えさせない設計を徹底することが鍵です。

グループウェア × Microsoft 365 連携で価値を最大化

desknet's NEO(デスクネッツ ネオ)は、Microsoft 365と連携して利用することができるグループウェアです。ポータル画面にOutlookやExcelといったメニューアイコンを追加したり、シングルサインオンでログインの手間を減らすこともできます。また、スケジュール機能とOutlookのスケジュールとの間で同期させるといった仕組みも持っています。

二つのツールを分断せず、情報が行き来する連携によって利用価値は最大化します。併用でありがちな失敗は、グループウェアとMicrosoft 365が別々の島になり、ユーザーが行ったり来たりして利用者に負荷がかかることです。これを防ぐには、入口から作業場へ自然に移動でき、通知と検索で迷子にならない状態を作る必要があります。

グループウェアを“社内の入口”、Microsoft 365を“作業場”にする

理想は、社員が最初に開く場所が1つで、そこから必要な作業場へ迷わず行けることです。例えば、社内ポータルからTeamsのチームやSharePointのサイトへ自然に遷移し、成果物は所定の場所に集まります。

申請が完了したらTeamsに通知が来て、必要なら会議設定や資料作成へすぐ移れます。入口と作業場がつながることで、ツールの切替がタスクの連続性を邪魔しません。

このユーザー体験を先に描くと、連携の要件が技術ではなく業務導線として整理でき、無駄な機能追加を避けられます。

グループウェア desknet's NEOとMicrosoft 365の並行活用例

それぞれのツールの長所を活かし業務効率アップに成功

株式会社城山様では、desknet's NEOとMicrosoft 365との並行運用を通して柔軟な活用手法を展開しています。

メールはOutlook 、ドキュメントの管理にSharePointを利用しています。申請書類などのフォーマットやある程度固定化されたオフィシャル文書の最新版は[文書管理]で保管・共有し、会議資料などオンラインで同時編集や協働作業がともなう実務文書にSharePointを使うといった住み分けをしており、それぞれの長所を活かしながら並行利用しています。

ドキュメントの管理に利用しているSharePointは、知識があればいろいろ活用できる優れたサービスですが、自分で構築して作る要素が多くそのぶん活用できるユーザーもある程度絞られます。アイデアはあっても、明確なビジョンがないと進めにくく、構築までになるとややハードルが高いとも言えます。

一方、desknet's NEOは業種・職種問わずわかりやすいUIで、使いやすさ・運用しやすさには定評があります。スケジュール管理・設備予約管理においても、階層構造での管理がしやすいdesknet's NEOはOutlookとの親和性が高いと言えます。双方の情報を連携することでお互いの長所を活かせると期待しています。

情報通信機器商社 株式会社城山様 導入事例 >

まとめ ― 役割の違いを理解した併用が最適なIT投資

本記事では、グループウェアとMicrosoft 365の役割の違いと併用のメリットについて解説しました。グループウェアは業務運用の器として、申請や周知などの標準化に強みがあり、Microsoft 365は共同作業とドキュメント基盤として、作業の生産性を上げるのが得意です。両者は機能が重複する部分もありますが、それぞれの強みを活かしながら補完し合うことで、組織の生産性向上や業務効率化に寄与します。

したがって答えは、どちらかを選ぶことではなく、業務ごとにどちらが責任を持つかを決めることです。併用は二重投資ではなく、役割分担によってムダな工数とリスクを減らす投資として成立します。

経営層、情シス、現場担当者の視点を踏まえた最適なIT投資判断の参考としていただければ幸いです。今後も変化するビジネス環境に柔軟に対応し、効果的なツール活用を進めていくことが重要です。

更新日： 2026年2月16日

執筆者：株式会社ネオジャパン 編集部

desknet's NEOのお役立ちコラムは、1999年の市場参入から25年以上のグループウェア開発・提供実績を持つネオジャパンが、業務改善に役立つビジネス用語の基礎知識、ツールの選び方などの情報をお届けします。グループウェア、そしてノーコードツールの開発・販売の知見をもとに、社内コミュニケーション改善、社内情報の共有といった課題解決に役立つ情報発信をいたします。