オンプレミス型グループウェアとは？
クラウド型との違いや導入を失敗させないポイントを解説

業務効率化の一環としてグループウェアを導入する企業が増えています。グループウェアには大きく分けてオンプレミス型とクラウド型の2種類がありますが、どちらを選ぶべきか迷う企業も少なくありません。
本記事では、オンプレミス型とクラウド型のグループウェアの違いや、オンプレミス型でよくある導入失敗の事例を紹介するとともに、これから導入を検討している企業におすすめのグループウェアと導入事例についても解説します。

参考：グループウェアとは？主な機能や導入メリット、選び方を徹底解説

グループウェアとは

グループウェアとは、組織の情報共有・コミュニケーションの効率化、業務の効率化に必要な機能が複数備わったソフトウェアのことを指します。具体的にどのようなことが可能になるのでしょうか。グループウェアの主な機能や導入目的について見てみましょう。

グループウェアの主な機能

対応している機能はグループウェアによってさまざまですが、多くのグループウェアに共通している機能としては以下のようなものが挙げられます。

・スケジュール管理
・ワークフロー
・ToDo
・文書（ファイル）管理
・設備予約
・連絡先リスト

グループウェアを導入する目的

企業がグループウェアを導入する目的としては、業務効率化や社員同士のコミュニケーション円滑化が挙げられます。
たとえば、各部門や担当者ごとにスケジュール管理が行われていると、ほかの部門や担当者からは予定を把握することが難しいものです。そのような場合、グループウェアを導入することで各担当者のスケジュールが可視化され、把握しやすくなります。
また、グループウェアの機能のひとつであるワークフロー機能を活用すれば、紙の文書をやり取りする手間がなくなり、稟議の申請や承認の手続きも円滑化され、テレワークにも移行しやすくなるというメリットが得られます。

グループウェアの利用形態ごとのメリット・デメリット

グループウェアには大きく分けてオンプレミス型とクラウド型の2種類が存在します。それぞれの特徴や違いのほか、メリット・デメリットについても見ていきましょう。

オンプレミス型グループウェアの特徴

オンプレミス型グループウェアは、自社内にサーバーを構築し自社で運用・管理するという特徴があります。

【メリット】
・自社のポリシーに合わせたセキュリティ対策が講じやすい
・ソフトウェアのランニングコストを抑えられる

【デメリット】
・導入コストが高額・サーバーの運用コストが高い
・運用にはサーバー・ネットワーク等のITスキルが必要
・自社のセキュリティレベルに依存する（メリットの反面デメリットにもなり得る）

【導入に向いている企業】
・利用人数の多い大企業
・運用可能なITエンジニアのいる企業

クラウド型グループウェアの特徴

クラウド型グループウェアはその名のとおり、クラウド（インターネット）上でシステムを運用します。自社内にサーバーを設置する必要がないことが大きな特徴だといえるでしょう。

【メリット】
・自社でシステムを運用する必要がない
・導入コスト・運用コストが安価
・自社で運用するよりセキュリティのリスクが低い

【デメリット】
・月額費用がかかるため利用者数が多いと高額に
・オンプレミス型に比べるとカスタマイズ性が低い

【導入すべき企業】
・導入コストを抑えたい中小企業
・ITエンジニアが不在の企業

グループウェアの導入時のよくある失敗例

グループウェアを導入したものの、さまざまな要因によって失敗に終わってしまうケースがあります。よくある失敗例のパターンと、スムーズに導入するためのポイントもあわせて解説します。

業務用ツールとして定着が進まない

グループウェアを導入したものの、現場へ定着化せず誰も使わなくなってしまうケースです。
業務課題を正確に把握しないまま導入を決めてしまったり、使い勝手の良くないシステムを選んだりしたことで失敗に終わるケースが多くあります。
そこで、グループウェアの導入にあたっては、現場の担当者から業務課題を正確にヒアリングし、求められる機能を洗い出していくことが必要となります。そのうえで、自社にとって必須の機能を網羅したグループウェアを選定しましょう。

コストの増加

グループウェアを導入した場合にどの程度のコスト削減が見込めるのかをシミュレーションできていないと、導入コストや運用コストばかりが増大することも少なくありません。
オンプレミス型のグループウェアは導入コストが高額ですが、クラウド型は安価なコストで導入できるメリットがあります。
一方、運用面で考えた場合、オンプレミス型は運用の難易度が高いため負担感が増大しやすく、クラウド型は運用の難易度が低いというメリットもあります。
ただし、クラウド型の場合はユーザー1人あたりの月額料金が発生するため、ユーザーの数が多いほど運用コストが増大する傾向があることも事実です。
そのため、トータルコストの安さを優先する場合にはオンプレミス型、運用負担を軽減するためにはクラウド型のグループウェアを選択するのがベストな方法だといえるでしょう。

業務効率の低下

システムの使い方に慣れず、通常よりも工数が増えてしまうケースや、テレワークに対応できないシステムを導入したことにより、業務効率が従来よりも低下するケースも少なくありません。
そこで、無料トライアルなどを活用しながら、現場の担当者にとって使いやすいシステムを選ぶことはもちろん、テレワークを想定したシステムを選ぶことも重要となります。
これらの失敗例は、必ずしもグループウェアの機能に問題があるというわけではありません。運用に合わせてオプション機能を選択したり、逆にツールに合わせた運用に徐々に変更したりしていったりなど、ツールの仕様や運用方法を工夫することで問題を解消していくことが可能です。

導入を成功させるおすすめのグループウェア

よくある失敗例を見てみますと、事前の社内への業務課題のヒアリング、利用想定ユーザー数に対するコストパフォーマンスの良さ、ITの知識や年齢に関係なく誰にでも操作がしやすい製品を選ぶことが、導入成功のキーポイントとなることがわかりました。
人的な運用負担、費用という点では、オンプレミス型とクラウド型の特徴を参考に、自社にあった利用方法を選びたいものです。
ここで、オンプレミス型とクラウド型の両方に対応したグループウェア「desknet's NEO（デスクネッツ ネオ）」の概要と、導入事例を詳しく解説します。

desknet's NEO

これからグループウェアの導入を検討している場合、パッケージ版（オンプレミス型）とクラウド型から選択可能な「desknet's NEO」がおすすめです。
販売実績は累計500万人以上におよび、官公庁や金融機関などからも選ばれる高い信頼性を誇ります。
5ユーザー75,000円からと中小企業や小規模事業者の方でも導入がしやすく、無料トライアルも利用できます。
さらに、ビジネスチャット「ChatLuck（チャットラック）」やノーコードで業務アプリを作成できる「AppSuite（アップスイート）」などのオプションも豊富に用意されています。

desknet's NEOの導入成功例

ある建設会社では、電話やFAX、部署共用のメールによるコミュニケーションが中心となっていました。そこで、業務効率化と社内コミュニケーションの活性化を目指すためにグループウェアの導入へ着目します。
「desknet's NEO」パッケージ版を導入した結果、深夜作業のスケジュール管理効率化や社内申請業務の負荷軽減、施工現場の写真や図面の素早い共有などが実現され、生産性が大きく向上しました。
また、ある金融機関では、それまで利用してきたグループウェアでカスタマイズが足かせとなり、遅延やエラーも頻繁に発生していました。そこで、新たなグループウェアへのリプレイスを検討。金融機関という業種の特性も考慮し、セキュリティの観点からオンプレミス型が選択できる「desknet's NEO」を選択しました。
文書管理やスケジュール管理、設備予約などが簡単にできるようになったほか、「AppSuite」で業務効率化のアプリを手軽に構築できるようになり、生産性が向上しています。
desknet's NEO導入事例一覧

導入目的や運用・管理体制にマッチしたグループウェアを
導入しよう

近年、グループウェアの利用形態は、クラウド版が主流となりつつあります。それにともない、オンプレミス版での販売を終了する製品も見受けられるようになりました。
しかし、企業や団体のポリシーとしてサーバーそのものを自社内で運用・管理しなければならないケースがあります。また、ランニングコストを考慮してオンプレミス版を選ぶ場合もあるでしょう。
無条件にクラウド版を導入すべきと決めるのではなく、自社のポリシーや導入目的、運用・管理体制などを考慮し、個別のシチュエーションにしっかりとサポートしてくれるサービスを選ぶことが大切です。