コラボレーションツールの選び方とは？
導入時の注意点についても解説

コラボレーションツールは、チームや組織がプロジェクトの進行や共同作業を効率よく行うために欠かせない存在となっています。昨今ではテレワークやリモートワークの普及に伴い、チームのメンバーが物理的に離れていたとしても、円滑にコミュニケーションを図り、業務を進めるための環境整備が求められています。

コミュニケーションツールを活用することで情報共有やタスク管理、プロジェクトの進捗状況の確認などを一元化できるほか、業務の効率化も実現できるでしょう。

本記事では、コラボレーションツールの基本的な概念から、導入のメリットやデメリット、選び方のポイント、おすすめのツールまでを詳しく解説します。コラボレーションツールの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

コラボレーションツールとは

コラボレーションツールとは、チームや組織で業務を効率的に進めるためのデジタルプラットフォームです。これらのツールは情報共有やコミュニケーション、タスク管理、ファイル共有機能などを統合しており、ビジネスを円滑に進める上で大変便利で役立ちます。近年のリモートワークの増加に伴い、その重要性はますます高まっています。

コラボレーションツールが持つ特徴ごとにツールの例をご紹介します。グループウェアのように、横断的に機能を持つツールも少なくないため、それぞれの詳細機能はオンラインデモやトライアルで確認することをおすすめします。

コラボレーションツールの導入メリット

コラボレーションツールを導入することで、さまざまなメリットが得られます。ここでは、主なメリットについてそれぞれ解説します。

コミュニケーションが活性化する

コラボレーションツールを導入することで、チーム内のコミュニケーションが活性化します。リアルタイムでのメッセージのやり取りやビデオ会議機能など、プロジェクト全体の一元管理により、情報共有がスムーズになります。特にリモート環境下では、対面でのコミュニケーションが難しいため、こうしたツールの導入により、ビジネスメールと比べて気軽に素早く連絡がとれるでしょう。チャット機能を使えば、社員同士のつながりも強化されます。

生産性が向上する

業務効率と生産性の向上は、コラボレーションツール導入の大きなメリットです。タスクの進捗管理や自動リマインド機能によって、締め切りの遵守が容易になります。また、情報が一カ所で管理されるようになることから、必要な情報へスムーズにアクセスできるようになるほか、意思決定のスピードも向上します。さらに、ツール内のチャット機能を使うことで過去の履歴や情報をすぐに辿ることも可能です。ただし、過度な通知により集中力が低下する可能性もあるため、適切な設定が欠かせません。

どこからでもアクセスできる

多くのコラボレーションツールはクラウドベースで提供されており、インターネット環境があれば場所を問わずアクセスできます。そのため、テレワークやフレックスタイム制など、多様な働き方が可能になります。また、モバイルアプリを提供することによって、外出先からでも業務の確認や対応ができるでしょう。社外とのやり取りについても、セキュリティを確保しつつ行えるツールが増えています。

コラボレーションツールを導入する際のコツ

コラボレーションツールを導入する際は、いくつかのポイントを意識する必要があります。選定時のコツについて、詳しく紹介します。

チームのニーズや課題を明確にする

コラボレーションツールを選ぶ際は、まず自社のニーズや課題を明確にすることが重要です。例えば、リモートワーク環境の整備が課題であれば、ビデオ会議機能や会議動画の録音機能が備わったツールを選ぶなど、具体的な要件に基づいて課題解決の観点から選定を行いましょう。また、顧客対応や営業活動の効率化が目的であれば、CRM機能との連携も考慮に入れる必要があります。

導入想定規模に合ったツールを選定する

ツールの選択には、導入する組織の規模に適したツールを選ぶことも大切です。小規模チーム向けの軽量なツールから、大規模組織向けの機能豊富なツールまで、様々な選択肢があります。将来的な組織の成長も考慮に入れ、拡張性のあるツールを選ぶことを心掛けましょう。多くのツールでは、ユーザー数に応じた料金プランが用意されています。

また、他のシステムとの統合も考慮すべきポイントです。既存のシステムや今後導入する予定があるツールとの統合が簡単なものを選ぶようにするほか、APIやプラグインの提供状況も確認しましょう。　

カスタマイズ性、セキュリティの強度を確認する

ツールのカスタマイズ性と、データセキュリティの強度は長期的な使用と安全性の観点から重要な選定基準です。自社のワークフローに合わせてカスタマイズが可能か、機密情報を安全に扱えるかを確認しましょう。特に、クラウドベースのツールを選ぶ場合は、データの暗号化やアクセス制御などのセキュリティ対策機能を重視する必要があります。

ほかにも、バックアップや復旧機能といったITサポートも重要です。データのバックアップが定期的に行われるか、万が一の際のデータ復旧機能があるかどうかも確認しましょう。これらの機能がきちんと備わっていれば、データ損失のリスクを最小限に抑えることができます。

利用者の使い勝手とコストのバランスに配慮する

利用者の使い勝手と、導入・運用コストのバランスを考慮することも欠かせません。直感的な操作が可能なツールか、またはモバイル対応についてもスマートフォンやタブレットから快適に利用できるツールかなど使い勝手も整理し、確認しましょう。デザインがシンプルで視覚的に分かりやすいものを選ぶと、社内での周知や使い方の説明がしやすくなります。

また、コストについては初期費用だけでなく、月額料金やランニングコスト、拡張時のコストも重要です。昨今では無料で利用できるコラボレーションツールも多くみられますが、機能が十分であるか、無料トライアルがあるツールは実際に使ってみることも検討しましょう。中には、一定期間や特定の機能が無制限で使える魅力的な価格プランを提供しているものもあります。

コラボレーションツールの選び方

コラボレーションツールの具体的な選定基準について、それぞれ解説します。

必要な機能が揃っているか

まず、コラボレーションツールが自社のニーズに合った機能を提供しているかを確認することが大切です。たとえば、次のような機能が必要かどうかを考えてみましょう。

自社の業務フローやプロジェクトの特性に応じて、必要な機能をリストアップし、それを満たすツールを選ぶことが大切です。また、メール作成や議事録の自動生成など、高度な機能も備えているかチェックしましょう。

現状のデバイスに対応しているか

次に、選定するコラボレーションツールが現状のデバイスに対応しているかも重要なポイントです。マルチデバイス対応になっているか、また、主要なオペレーティングシステムであるWindows、macOS、iOS、Androidに対応しているかどうかを確認する必要があります。さらに、特定のブラウザに依存せず、幅広い環境で動作可能なことも大切です。

既存のクラウドやシステムとの連携機能はあるか

最後に、選定するコラボレーションツールが既存のクラウドサービスやシステムとの連携が可能かどうかを確認することも重要です。

・APIの提供：他のアプリケーションとの複数連携が容易であるか
・クラウドストレージとの統合：Google DriveやDropboxなどのクラウドストレージサービスと連携できるか
・業務システムとの連携：CRMやERPなど、既存の業務システムと統合できるか

これらが可能であれば、業務プロセスの一元化が図れることはもちろん、情報の流れもスムーズに把握できます。

【2024年最新版】おすすめのコラボレーションツールとその特徴

desknet's NEO

desknet's NEOは、組織のDX推進を支援するノーコードツール一体型のグループウェアです。業務改善のプラットフォームとしてご利用いただけます。主な特徴として次の点があります。

・27の基本機能を搭載した総合グループウェア
・直感的で使いやすいインターフェース
・スケジュール管理、ワークフロー、文書管理などの機能を統合
・AppSuiteというノーコード業務アプリ作成ツールとの連携が可能
・グループウェアとノーコードツールが一体となったクラウド版は、1ユーザー月額800円(税抜)から利用可能
・520万人以上の導入実績があり、官公庁や金融機関など幅広い業種で採用

AppSuiteを活用することで、表計算ソフトで管理していた台帳や定型入力業務を簡単にアプリ化し、desknet's NEO上で一元管理できます。これにより、社内でのシステム化とそのメンテナンスが容易になります。

ChatLuck

ChatLuckは、ビジネスチャットに特化したコラボレーションツールです。主な特徴として、以下が挙げられます。

・シンプルで使いやすいインターフェース
・リアルタイムのメッセージングとファイル共有
・グループチャットや1対1のプライベートチャット機能
・タスク管理機能の統合
・モバイルアプリでの利用が可能
・セキュリティ機能の充実

ChatLuckは、チーム内のコミュニケーションを円滑にし、情報共有を効率化することで、生産性の向上を支援します。特に中小企業や新興企業向けに設計されており、導入や運用が容易な点が利用者からの指示を集めています。

コラボレーションツール導入時の注意点

コラボレーションツールを導入する際にはいくつか注意点があります。ひとつずつ確認していきましょう。

導入の目的を明確化する

コラボレーションツールの導入目的は、会社によってそれぞれです。そのため、あらかじめ目的を明確にしておくことを心掛けましょう。目的があやふやな場合、本来の目的に必要な機能が備わっていないツールを導入してしまった、導入効果の検証ができなかったなどの失敗に繋がる恐れがあります。また、明確にした目的は利用するメンバーの間で共通の認識としてシェアしておきましょう。全員が積極的に参加し、ツールを活用できるよう、導入の意義や期待される効果を丁寧に説明することが大切です。

過度な依存の回避

ツールを導入したからといって、抱えている課題がすべて解決するとは限りません。過度にツールに依存することは避け、対面でのコミュニケーションを重要視することが大切です。あくまでもツールは補助的な役割に過ぎないことを忘れないようにしましょう。

オンライン環境を整える

コラボレーションツールを効果的に活用するためには、安定したインターネット環境が不可欠です。特にテレワークを導入している場合は、各従業員のネット環境を確認し、必要に応じて改善を図ることが大切です。また、導入するツールが使用中の端末に対応できるかどうかも事前に確認しておきましょう。

コラボレーションツールの未来と所見

コラボレーションツールの分野は急速に進化しており、今後もさらなる発展が期待されています。AI（人工知能）や機械学習の技術を活用した機能の拡充、より直感的なユーザーインターフェースの開発、さらなるセキュリティの強化などが予想されます。

特に注目されているのが、AIを活用した機能です。たとえば、自然言語処理技術を用いて会話の内容を分析し、関連する情報やドキュメントを自動的に提示する機能や、ユーザーの行動パターンを学習して業務の自動化や最適化を行う機能などが研究されています。これらの機能により、人間は創造的な作業にもっと多くの時間を使えるようになります。

また、VR（仮想現実）やAR（拡張現実）技術を活用した開発も進んでいます。これにより、地理的に離れたチームメンバーでも、あたかも同じ空間にいるかのような感覚で働くことが可能になるかもしれません。

一方で、これらの新技術の導入に伴い、プライバシーやセキュリティの問題がより複雑化することも予想されます。個人情報の保護や、AIによる意思決定の透明性確保など、新たな課題に対応していくことが必要です。

ビジネスに役立つコラボレーションツールを選ぼう

今回の記事では、コラボレーションツールの概要やメリット、導入時の注意点などについて解説しました。コラボレーションツールは、現代のビジネス環境において不可欠なものとなっています。適切なツールを選択し、効果的に活用することで、チームの生産性とコミュニケーションを大幅に向上させることができます。

ツールを選ぶ際はチームのニーズや課題、導入規模、カスタマイズ性、セキュリティ、使い勝手とコストのバランスなど、多角的な視点から比較・検討することが欠かせません。また、導入後も定期的に効果を測定し、必要に応じて利用方法の改善や新たなツールの導入を検討するようにしましょう。

最後に、コラボレーションツールは単なる仕組みではなく、チームの協力と効率を高める重要な要素です。ツールの選択と活用を通じて、組織全体の生産性向上とイノベーションの促進を目指しましょう。適切なコラボレーションツールの選択と運用は、今後のビジネス成功の鍵となるでしょう。

組織の業務改善に役立つグループウェア
desknet's NEO（デスクネッツ ネオ）

グループウェアは、社内の情報共有に最適なツールです。グループウェア desknet's NEOは、スケジュールやワークフロー、社内ポータルをはじめとした27機能が標準で備わっており、社内の情報共有に関する課題解決、業務効率の改善に役立ちます。

更新日：2024年09月27日

執筆者：株式会社ネオジャパン 編集部

desknet's NEOのお役立ちコラムは、1999年の市場参入から25年以上のグループウェア開発・提供実績を持つネオジャパンが、業務改善に役立つビジネス用語の基礎知識、ツールの選び方などの情報をお届けします。グループウェア、そしてノーコードツールの開発・販売の知見をもとに、社内コミュニケーション改善、社内情報の共有といった課題解決に役立つ情報発信をいたします。