スマートワークで、働き方をスマートに

スマートワークとは、多様な働き方を認めることで生産性の向上と業務効率化を目指した働き方のスタイルです。特に、ICT（情報通信技術）や制度を整備して、場所や時間に縛られない柔軟な働き方に切り替えることによって達成していきます。

では、スマートワークとテレワークの違いは何でしょうか。テレワークの特徴は、どこでも・いつでも仕事ができるため時間や場所に限定されず、生産性の向上や業務の効率化に繋げることができる点です。ICTが発展し、普及したことで、ますます活用されるようになってきました。このように、スマートワークなくしてはテレワークを実現できないため、どちらも同じような意味としてとらえられるようになっていますが、厳密には、スマートワークの一つの方法として、テレワークがあると言えます。

加えて、スマートワークにはダイバーシティ、つまり多様な人材を積極的に活用しようという考え方も含まれています。そのため、スマートワークでは、性別・年齢・国籍といった多様な人材が、働きやすい環境・教育・意識改革といった取り組みを通して目標を実現します。

生産性の向上と業務効率化により得られる一番の効果は、収益が上がることです。コスト削減も一つの効果として挙げたいところですが、これはもともと無駄なコストをかけていることが前提です。かかってしうまうコストが無駄でない場合でも、短期的にはスマートワーク化にコストがかかることも考えられるので、スマートワーク化の効果としては掲げないほうが良いでしょう。

会社側に期待できる効果は、社員一人ひとりの負荷が少なくなることで、ストレスが減ったり、仕事に対するモチベーションが上がったり、多様な人材を通して新たなアイデアが創出されたりするといったシナジー効果です。スマートワークを上手に活用している会社で働くことが、社員の充実感や満足度を上げることにつながるとしたら、離職率の高さに悩む会社にとって長期的な効果を期待できます。グローバルな会社として成長し、会社組織を安定的に活力のあるものにするには、スマートワークに取り組むことが重要です。

テレワークを整備し導入した後は、人材の確保という問題にぶつかるかもしれません。その場合、一歩進んだスマートワークの導入に積極的になることにより、未然に人材流出の問題を防ぐことができます。特にAIを利用した同時翻訳の技術が進んできたことで、言葉の壁を乗り越えることができ、国外の人材と仕事をすることが可能になっています。こうした点を考えると、スマートワークはテレワークよりも労働生産性を高め、さらなる効率化を目指すことが期待できるだけでなく、付加的なベネフィットが多いのでスマートな選択となるのです。

スマートワークと言っても、大掛かりな設備が必要だということではありません。スマートワークに欠かせないのは、テレワークに必要な環境です。つまり、インターネット回線と、それにアクセスできるパソコン・タブレット・スマートフォンといったデジタルデバイスはなくてはならないアイテムです。クラウドコンピューティングを利用したデータや情報を共有するサービスも、効率と生産性を高めるのに役立ちます。

ビデオ会議を実現するために、Webカメラやマイクやヘッドセットといったコミュニケーションツールも必要です。無料のアプリケーションやサービスもありますが、安心して活用するにはMicrosoft Teamsなどのビジネスに特化したサービスを使うとよいでしょう。
Microsoft Teamsは必要なチームごとに、チャットや音声・ビデオによるコミュニケーションを取ることができるのが特徴で、データファイルの共有も可能です。無料版と有料版があるので、必要に応じて使い分けることもできます。

多様な人材を活用するために役立つものとして、ストリーミング教育やeラーニングといった電子教材の利用も挙げられます。YouTubeやMicrosoft Streamなどのサービスを利用し、教育用の動画クリップを用いて、多様な人材のトレーニングや教育をすることができます。
また、教育は何度も繰り返すことが重要です。スマートワークを利用することで、教育にかかる時間の短縮や労力・コストの削減に役立つでしょう。

私は、Microsoft Translatorなどのアプリやアドインを用いてほかの言語に翻訳しています。海外のスタッフとの軽微なやり取り程度であれば、わざわざ通訳者を使わなくてもコミュニケーションを図れるので、業務の効率化に役立っています。