テレワークに必須のツールとは？
導入の流れや注意点も解説

企業がテレワークを実現しようと考えたとき、現在の業務プロセスや業務フローがそれに対応できず、諦めざるを得ないケースも少なくありません。オフィスワークを前提とした業務フローを解決するためには、さまざまなツール・システムを活用していくことが求められます。

一方で、すでにテレワークを導入済の企業では、様々な課題が原因となってテレワーク廃止に動いているという話も聞かれるようになりました。

そこで今回は、現在の業務フローをテレワークに最適化させるためにはどのようなツール・システムが役立つのか、導入時の流れや注意点も含めて解説します。

テレワークの課題

テレワークの実施にあたってはさまざまな課題が浮かび上がり、なかには一度導入したものの、テレワークを廃止する企業も少なくありません。
具体的にどういったことがテレワークの課題として考えられるのか解説しましょう。

コミュニケーションの不足

従来のオフィスワークでは社員同士が同じ空間にいるため、相手の状況を見ながら話しかけたり相談したりと気軽にコミュニケーションを図ることができました。

しかし、テレワークでは物理的に相手の状況が常に把握できないことから、「今電話をして大丈夫だろうか？」、「仕事の邪魔になったりしないだろうか？」など気を使ってしまい、自然とコミュニケーションが不足しがちになります。

また、電話やチャットでコミュニケーションができたとしても、相手の顔や表情が見えないことから、円滑な人間関係を構築するまでに時間がかかったり、スムーズな意思疎通がしにくかったりといった問題も生じます。

労務の管理

コミュニケーションだけでなく、労務管理もテレワークの大きな課題に挙げられます。オフィスワークでは在席状況を見るだけで社員の出勤、退勤が分かりやすいほか、外出の際も上司や同僚などへ情報が共有されるため、勤怠管理がしやすいメリットがあります。

しかし、テレワークでは物理的にオフィスへ出勤するわけではないため、一見すると誰が出勤していて誰が退勤したのか分かりづらい問題があります。

また、そもそも出勤時間や退勤時間が正しく打刻されているのか、残業時間は正しく打刻されているかなど、適切な労務管理が難しいという課題も残ります。

業務フローに対応できない

オフィスワークで運用していた業務フローをそのままテレワークに適用しようとしても、スムーズに対応できないことも多いのが実情です。例えば、書類で申請や承認を行っていたワークフローのままでは、書類を自宅まで郵送するために多くの時間やコストがかかり、効率的とはいえません。

そこで、テレワークへの移行にあたっては、現在の業務フローを一から見直し、運用できる状態へ変更することが求められます。

進捗状況の把握

社員同士が相手の状況を把握しにくいということは、単なるコミュニケーション不足や人間関係の問題だけでなく、業務そのものに影響を及ぼすこともあります。

例えば、複数人の社員がチームとなって業務を進める場合、進捗の遅れなどがあったときにはお互いが迅速にフォローに回る必要がありますが、テレワーク環境下でコミュニケーション不足に陥っていると、そもそも業務の進捗状況が共有されにくくなります。そのため、締め切りや納期の直前になってフォローが必要になる場合も出てきます。

進捗状況の報告や連絡を義務付けていたとしても、担当者が報告や連絡そのものを忘れていたり、業務が多忙で報告ができなかったりということも考えられるでしょう。

情報共有の抜け・漏れ

業務に与える影響としてもうひとつ重要なのが、情報共有の抜けや漏れです。対面でコミュニケーションができる環境であれば、上長やチームのメンバーに口頭で速やかに情報を共有しておくことも可能です。

しかし、テレワークで相手の状況が見えないと、「今話しかけて大丈夫だろうか？」と不安に感じ、情報共有を後回しにしてしまうことも少なくありません。その後、情報共有を忘れたまま放置してしまうと、抜けや漏れが発生し、チーム内に必要な情報が伝わらないことで業務に支障をきたすおそれが出てきます。

テレワークにおけるツールの必要性

上記で紹介したテレワークの課題を解決するためには、ツールをうまく活用することが重要です。
コストの問題がネックとなりツールの導入を躊躇してしまう企業も多いものですが、まずはツールの必要性を正しく認識することが重要です。

コミュニケーションの円滑化・効率化

従来と同様に、テレワークでも電話やメールでコミュニケーションを図ることは可能です。しかし、すべての用件を電話・メールで済まそうとすると膨大な量のやり取りが発生し、業務が思うように進まないことも少なくありません。

例えば、ミーティングの調整ひとつを例に挙げても、参加メンバー一人ひとりに電話やメールを送るのは効率的ではありません。そこで、スケジュール管理ツールやコミュニケーションツールを活用することでコミュニケーションの円滑化・効率化が期待できます。

労務管理の適正化・効率化

テレワークに対応した労務管理は、従来のようなタイムカードの運用のままでは難しい場面も多いものです。出退勤管理では従来のタイムカードを廃止して勤怠管理システムを導入するなど、労務管理を適正化・効率化するためのツールが求められるでしょう。

ただし、勤怠管理システムを導入しただけでは解決できない課題も存在します。例えば、残業時間を適正に管理するために、残業が必要な場合は上長へ報告を入れる、遅刻や早退をする場合にはメンバーへの周知方法などもあわせて検討しておく必要があります。

テレワークに対応した業務フローの構築

物理的に離れた場所で仕事をするとなると、従来のように紙やハンコを中心とした業務はテレワークがうまく進まない要因のひとつとなってしまいます。

コロナ禍においてテレワークが求められていたにもかかわらず、それらを中心とした業務フローであったために出社を余儀なくされる企業、部署も少なくありませんでした。
そこで、例えば稟議決裁をペーパーレス化するためにワークフローシステムを導入することが求められます。
ワークフロー管理については、「ワークフロー管理の重要性とは？業務の具体例やシステムの選び方も解説」を参考にしてください。

テレワークに必須のツールとは

テレワークを導入して生産性を向上させるためには、さまざまなツールの活用が不可欠です。業務内容や組織の規模によっても適したツールは異なりますが、今回は代表的なものをいくつか紹介しましょう。

スケジュール管理ツール

社員自身のスケジュールはもちろん、部署やチームメンバーの予定が把握できるスケジュール管理ツールを導入することで、ミーティングの開催日程・時間などの調整を効率化できます。

例えば、ネオジャパンのグループウェア「desknet's NEO（デスクネッツ ネオ）」では、スケジュール管理機能や「ToDo」という機能（やるべきタスクやメンバーに依頼したタスクを一元管理する機能）なども利用可能です。
スケジュール管理については、「ビジネスの場面でのスケジュール管理　業務効率を上げるおすすめの手法とツールをご紹介」を参考にしてください。

コミュニケーションツール

電話やメールはもちろん、チャットツールなどのコミュニケーションツールを導入することで、用件に合わせた最適なコミュニケーションが図れます。
ネオジャパンではオンプレミス・クラウドそれぞれに対応できるビジネスチャットツール「ChatLuck（チャットラック）」を提供しています。

勤怠管理システム

PCやスマートフォンで出退勤が打刻できる勤怠管理システムを導入することで、打刻社員の出退勤時間の把握、残業時間管理なども効率化できます。
なお、「desknet's NEO」では勤怠打刻および勤怠管理機能も利用可能です。
勤怠管理については、「テレワークでの勤怠管理の課題とは？考え方と解決方法を解説」を参考にしてください。

経費精算システム

経費精算システムを導入することで、交通費や通信費、出張費などの精算を書類ベースではなくオンライン上で処理でき、ペーパーレス化を実現できます。オフィスへ出社しなくてもテレワーク環境で経費精算が可能です。

ちなみに、「desknet's NEO」では業務アプリ作成ツール「AppSuite（アップスイート）」というオプション機能も利用でき、ExcelやWordで作成した書類を取り込み、紙の申請書を簡単にシステム化することも可能です。

WEB会議システム

WEB会議システムは文章や電話だけでは伝わりにくい内容の連絡や、部署やチームごとのミーティング、社員同士の交流など、さまざまな用途に活用できます。

ワークフローシステム

経費精算と同様に、稟議・決裁の手続きを書類ではなくペーパーレス化し、テレワーク環境下でも業務をスムーズに遂行していくためにワークフローシステムは必須です。
ネオジャパンの「desknet's NEO」では「ワークフロー」機能も利用できます。

ツール導入の流れ・注意点

テレワークをスムーズに導入し、ツールやシステムを企業に根付かせるためにはどのように進めていけばいいでしょうか。ポイントに分けて紹介します。

課題の洗い出し

現在の業務をテレワークへ移行したとき、何が課題となるかを洗い出し、それを解決するためにどのような手段が必要かを整理しておきましょう。場合によっては、業務プロセス自体の見直しも検討が必要となるかもしれません。
社員への負担を軽減するためにも、できるだけ現在のフローに近い運用で実現可能であることが理想です。

導入候補のピックアップ

課題に応じて、複数のツール・システムを比較しながら自社に最適なものを選定します。
必要な機能が搭載されているツール・システムであっても、操作性や使い心地はそれぞれ異なるため、複数のツールを候補としてピックアップしておくとよいでしょう。
また、システムのなかには「最低〇ユーザーから」といったライセンス数が設定されているものも少なくありません。現在は規模が小さくても、組織の成長に伴いライセンス数の追加に対応できるかといったことも確認しておきましょう。

テスト導入

ツールやシステムの操作性や使い心地を確認するために、本導入の前のテスト導入は不可欠です。
ツールやシステムのなかには無料で利用できるトライアル期間が設けられているものも多いため、実際の業務に活用しながら検証してみましょう。

ツール・システムの選定、見直し

テスト導入のなかで、自社の業務になじみやすいもの、利用者の多くが使いやすいと思えたものを選ぶとよいでしょう。システムを初めて操作する人にとっても使いやすく、業務になじみやすいツールを選定することは、本導入後の利用者への教育負担の軽減にもつながります。
複数のツール・システムの候補を対象に、トライアル期間中に社員アンケートをとり、使いやすいと回答を得たシステムから選ぶことなどもおすすめです。
また、現在使用しているツールがある場合は、機能、コストを比較し、両面から最適なものを選ぶことも、長く使い続けるうえで大切なポイントです。

本導入・運用・評価

テスト導入の結果、操作性が良かったツールを本導入します。利用者への導入浸透をスムーズに行うためには、ツール・システムを導入する理由やメリットを説明し理解してもらったうえで導入を進めていくことをおすすめします。

また、導入して終わりではなく、実際に運用してみた結果、業務効率や生産性が向上したか、テレワークを行ううえで問題が生じなかったか、などを評価し、さらに生産性を高めるための対策を講じることも重要です。

加えて、ツールやシステムを使用するメンバーからの意見をヒアリングすることもポイントのひとつです。例えば、機能面では優れていても、UIやメニュー画面のレイアウトが使いにくいシステムの場合、従来に比べて業務効率が悪化する可能性もあるためです。

テレワークの課題を解決するツールの導入事例

ツールの導入によって、テレワークの課題を解決できた企業の事例をいくつか紹介しましょう。

社内ネットワークの導入段階からワークフローシステムを活用
リリカラ株式会社様

専用ブラウザによってセキュリティの懸念をクリア
大阪商工会議所様

テレワークの課題を把握し最適なツールを選定しよう

テレワークの導入によって抱える課題は企業によってさまざまです。他社で導入しているからといって自社でも導入するのではなく、まずは自社の課題を正しく認識し、それを解決するためのツールを選ぶことが重要です。
ツールやシステムのなかには無料でトライアルを利用できるものもあるため、複数のものを使用し自社に合ったものを選定しましょう。今回紹介してきたネオジャパンのグループウェア「desknet's NEO」は、日本企業向けに開発されており、使いやすいツールであることはもちろんテレワークに必要なほとんどの機能がそろっています。

また、ネオジャパンではこれ以外にもノーコード業務アプリ作成ツール「AppSuite」、ビジネスチャットツール「ChatLuck」といったテレワークに有効なツールを提供しているため、ぜひ候補としてご検討ください。