テレワークでの勤怠管理の課題とは？
考え方と解決方法を解説

テレワークでの課題のひとつである勤怠管理。テレワークでは、社員の労働時間をどのように記録し、管理することが適切なのでしょうか。
ここでは、テレワークでの勤怠管理で押さえておきたいポイントについて解説します。また、課題解決のための方法についてご紹介していきましょう。

テレワークでの勤怠管理の課題とは？考え方と解決方法を解説

テレワークでの勤怠管理の考え方
テレワークでの勤怠管理をどのように行えばいいか
勤怠管理ツールを使うメリット
ツールを使うことで業務効率化が図れる

テレワークでの勤怠管理の考え方

テレワークでは、勤怠管理をどのように行うかをまずは考える必要があります。まずは、勤怠管理の考え方と課題を整理してみましょう。

正確に出退勤管理をする

勤怠管理とは、企業が社員の就業状況を把握することで、就業規則や法令に則った働き方ができているかを確認し、適正な賃金の支払いに結びつけるための仕組みです。

また、勤怠管理について、厚生労働省が2017年にまとめた「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」には、「使用者は、労働時間を適正に管理するため、労働者の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、これを記録すること」と書かれています。

このことを踏まえて、オフィスワークでは通常、タイムカードなどの客観的な記録方法を用いて、出退勤管理をしています。在宅勤務などのテレワークでもこの原則は変わりません。正確に出退勤管理をすることが基本となります。

テレワークでの勤怠管理の課題

テレワークでの出退勤管理の難しさは、社員の就業状況を直接目で見て確認できないということにあります。出退勤を正確に記録しチェックするための仕組みづくりが、テレワークでの勤怠管理の最初の課題といえるでしょう。
社員の自己申告に任せると、不正や怠慢につながることも考えられます。かといって、勤務中の様子をウェブカメラなどで監視することも、社員に余計なストレスやプレッシャーを与えることになってしまいます。

また、出退勤時刻以外にも、勤怠管理では労働日数、休日労働時間、時間外労働時間、深夜労働時間、欠勤日数などを管理しなければなりません。さらに、テレワークでは区切りがなく長時間仕事をしてしまうといった、労働状況を改善することも課題のひとつです。

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テレワークでの勤怠管理をどのように行えばいいか

テレワークでの勤怠管理は、具体的にどのように行えばいいのでしょうか。考えられる方法とそのメリット・デメリットについて解説します。

始業・終業時に電話やメールで連絡する

まず、始業・終業時に電話やメールで報告するという方法が考えられます。電話もメールも使い慣れているツールであり、出退勤時刻だけではなく、ちょっとしたコミュニケーションや業務報告もできる点がメリットといえるでしょう。

ただし、電話は履歴が残らず、出退勤時刻の記録を別途行わなければなりません。メールはタイムスタンプを含めて履歴が残りますが、同じく勤怠集計の作業が別途必要です。また、メールは時間を指定して自動送信することも可能なので、不正な報告をしようと思えばできてしまいます。

表計算ソフトで管理する

表計算ソフトで勤怠管理するメリットのひとつは、集計の手間が省けることでしょう。クラウド上などに保存した勤怠管理用のシートを共有し、社員それぞれが出退勤時刻を入力することで勤怠管理します。関数やVBAを活用して給与計算ルールに従った集計もでき、初期費用もほとんどかかりません。

デメリットは、入力ミスや関数の組み方のミスが起きやすいことです。また、シートを共有して編集しているプロセスでデータが消える可能性もないわけではありません。ミスやエラーが起きた場合は給与にも誤った情報で反映されてしまいます。さらに、出退勤は自己申告となるので、虚偽の時刻を申請することもできてしまいます。

勤怠管理ツールを使う

勤怠管理のための専用ツールを導入することが、確実で手間のかからない方法になります。PCやタブレットなどのデバイスから打刻すれば、その時刻が出退勤として記録される方式が一般的です。
電話やメール、表計算ソフトなどでの勤怠管理に比べ、コストがかかるという点がデメリットともいえますが、操作も簡単でテレワークでの管理に最も適した方法といえます。

勤怠管理ツールを使うメリット

勤怠管理ツールは、電話やメール、表計算ソフトなどでの勤怠管理のデメリットをカバーし、正確な勤怠管理が行えます。一般的な勤怠管理ツールの機能と併せて、メリットについて見ていきましょう。

勤務時間を正確に記録できる

勤怠管理ツールを使えば、出退勤時刻などを正確に記録できます。打刻の操作は簡単で、入力時のミスはまず起こりません。打刻時にIDとパスワードを入力したり、ICカードで認証したりといった設定ができるツールもあります。
不正な打刻を行うことはできず、正確な時間を記録できることが、勤怠管理ツールの最大のメリットでしょう。

PCでもスマートフォンでも打刻できる

勤怠管理ツールには、PC以外にスマートフォンやタブレットで打刻できる製品も多くあります。多くのデバイスに対応できれば、在宅勤務だけでなくモバイルワークにも使用することができます。また、スマートフォンやタブレットで打刻する場合、打刻場所の位置情報を取得することも可能です。

申請・承認機能がある

勤怠管理ツールには、出退勤の打刻だけでなく、休暇や時間外勤務、打刻修正などの申請ができるものもあります。
承認の連絡もツール上で受けられるため、メールなどでの連絡が不要。さらに、管理者が複数の申請を一括承認できたり、承認したデータを勤怠実績や有給休暇の管理機能に反映させられたりするツールもあります。

給与計算などほかのソフトとの連携ができる

給与計算ソフトとの連携機能がある勤怠管理ツールなら、集計した勤怠データをそのまま給与計算ソフトに取り込むことが可能です。給与計算ソフトに手作業でデータを入力する手間や時間を削減できます。

ツールを使うことで業務効率化が図れる

勤怠管理の方法はいくつかの選択肢がありますが、勤怠管理ツールの導入がテレワークには最適です。ツールで打刻することで就業実績をデータ化し、勤怠管理と給与計算と連動できるのは大きなメリットといえるでしょう。

また、勤怠管理機能を持ったグループウェアを導入することで、ほかの機能とも連携し、さらなる業務効率化を図ることも可能です。グループウェア「desknet's NEO（デスクネッツネオ）」のタイムカード機能では、一般的な勤怠管理だけでなく、社員ごとの勤務体系を設定することもできます。
正確な勤怠管理だけでなく、業務全体の効率化が図れるグループウェアの導入を検討してみてください。