ワークフロー管理の重要性とは？
業務の具体例やシステムの選び方も解説

業務の品質を一定に保ち、効率化するためにも重要なワークフロー。しかし、ワークフローそのものを設定しただけで業務品質が担保されるとは限らず、運用しながら適切に管理することも重要です。

なぜワークフロー管理は重要なのか、その理由を解説するとともに、ワークフロー管理に適した業務の具体例やシステムの選び方もあわせて紹介します。

ワークフロー管理とは

ワークフローとは、業務の一連の流れ、およびそれをパターンとして体系的にまとめたものを指します。例えば、経費精算の業務プロセスでは以下の項目がワークフローに当たります。

・精算書の作成
・精算書の申請
・上長による承認
・経理部門による決裁
・振り込み

そして、ワークフロー管理とは、ワークフローが滞りなく進むように管理することを指します。ワークフローは通常、書類やホワイトボードなどで管理しますが、管理の手間を削減し効率化するためには、ワークフロー管理システムが有効なツールと言えるでしょう。

ワークフローの詳細については「ワークフローとは何か？システム導入のメリットや代表的な機能、選び方も解説」をご覧ください。

ワークフローシステム導入のメリットについて詳しくは「稟議は電子承認システム「ワークフロー」の導入でスムーズに！」をご覧ください。

ワークフロー管理が重要な理由

そもそも、ワークフローが設定されているということは、すでに業務プロセスが確立されていることも意味します。それにもかかわらず、「なぜワークフロー管理をしなければならないのか？」と疑問に感じる方も多いのではないでしょうか。
そこで、ワークフロー管理が重要な理由を紹介します。

業務の進捗を把握するため

ワークフローを設定しただけでは、業務の申請後にどのようなステータスになっているのかが可視化できず、業務の進捗が分からないという問題があります。

例えば、精算書の申請までは終わっているのに、上長の承認が止まっていたり経理部門での決裁が止まっていたりしても、申請者はその事実を知ることができません。

リアルタイムで業務の進捗状況を把握するためにも、書類ベースでの業務プロセスではなく、ワークフロー管理システムの導入と活用が求められるのです。

業務の属人化を防ぐため

ワークフローが設定されていても、適切な管理が行われていないと業務の進め方が属人化することがあります。

例えば、毎日承認作業を行っている管理職と、週末や月末などにまとめて承認作業を行っている管理職がいた場合、決裁のタイミングが部署によって変わってくることもあるでしょう。このように、業務が属人化することで担当者によって品質に差が出てくることもあるのです。

しかし、ワークフロー管理システムを導入し、業務の進捗を適切に管理することで、業務の属人化を防げるようになるでしょう。

業務効率化のため

書類をベースにしたワークフローの場合、手渡しや郵送などに時間を要し、業務効率が低下することもあります。例えば、本社の社員であれば経理部門へ直接書類を持ち込めますが、地方の支社や営業所に勤務する社員の場合、書類の発送から到着まで数日間のタイムラグが発生してしまいます。

ワークフロー管理システムを活用すれば、ワークフローを紙ベースからオンラインに移行でき、リアルタイムでの申請・承認・決裁が可能です。また、書類を封筒に入れて宛名を書き、切手を貼るといった作業もなくなるため、業務効率化が期待できるでしょう。

ワークフロー管理に適した業務の具体例

ワークフロー管理を行うことで、業務進捗の可視化や属人化の防止、業務効率化などさまざまなメリットが期待できますが、具体的にどのような業務がワークフロー管理に適しているのでしょうか。今回は代表的な3つの業務を例に紹介します。

稟議

承認や決裁といった一連の流れを有する業務といえば、稟議が代表的です。従来、稟議といえば、起案者が稟議書を作成し、権限者に押印してもらうことで、承認・決裁を得るといった流れが一般的でした。

しかし、ワークフロー管理システムを導入することで、起案から承認、決裁までを、書類の回覧ではなくオンライン上で完結できます。稟議の起案者は、押印してもらうために承認者や決裁者のところに出向く必要がなくなるほか、どの承認者で稟議が止まっているのかもシステム上で把握できるようになります。

なお、稟議の詳しい内容やデジタル化については、以下の記事でも詳しく解説しているため、ぜひ「稟議制度の現状と課題　効率的な稟議制度を実現する方法は？」も参考にしてみてください。

経費精算

稟議と同様、承認や決裁が必要な業務といえば経費精算も代表的です。これまでの経費精算は、精算書を作成のうえ領収書を添付し、上長の承認を経て経理部門が決裁をするのが一般的でした。

しかし、ワークフロー管理システムを導入することで、経費精算書の作成から承認、決裁までをオンラインで完結できます。さらに、データを会計ソフトや会計システムへも引き継げるため、経理部門や財務部門全体の業務も効率化できるでしょう。

勤怠管理

社員の出退勤実績を記録・管理する勤怠管理も、ワークフロー管理に適した業務です。

これまでは、タイムカードの情報から手作業で勤務時間を集計していた企業も多かったはずです。これをワークフロー管理システムによって自動化することで、万が一、勤怠の打刻漏れがあった場合でもシステム上で該当者に案内や連絡をすることができ、迅速な修正対応を求めることができるようになります。

さらに、給与計算といった業務にも勤怠データを連携でき、勤怠管理の関連業務の効率化も可能です。

ワークフロー管理システムの選び方

ワークフロー管理を効率化するために有効なのがワークフロー管理システムです。しかし、さまざまなシステムがあり、どれを選べばよいのか分からないという担当者も多いことでしょう。ワークフロー管理システムの選定にあたって、特に注意すべきポイントを3つ紹介します。

申請書の作成や承認ルートが簡単に設定できるか

ワークフロー管理システムは、申請を行う社員や承認・決裁を行う社員まで、あらゆる社員にとって使いやすいことが前提だと言えます。

メニュー画面のレイアウトやGUIの操作性、申請書の書式が分かりやすいかを確認することはもちろん必須ですが、申請の種類に応じた承認ルートを簡単に設定できるかもチェックしておきましょう。

スマートフォンやタブレットに対応しているか

リアルタイムでワークフローを管理することを想定すると、PCだけでなくスマートフォンやタブレット端末などに対応できることも重要です。

特に、現在はテレワークも普及しているため、オフィスに出社しなくても操作できるクラウド型のワークフロー管理システムが求められます。

データ出力が可能か

経費精算や勤怠管理などの例でも挙げたように、一連のワークフローが完了したあとは、そのデータを外部システムと連携するケースも出てきます。システム内でのみデータを扱う仕様のものではなく、データをCSVのような形式でエクスポートし、外部システムと連携できるものを選びましょう。

ワークフロー管理システムで業務を効率化しよう

今回紹介してきたように、業務を滞りなく進めていくためには、ワークフローとして業務プロセスを確立しただけで十分とはいえず、ワークフローそのものを管理することが重要だと言えます。しかし、紙やホワイトボードといったアナログ的な手法で管理するには限界があり、リアルタイムでのワークフロー管理は難しいものです。

そこで検討したいのが、ワークフロー管理システムの導入です。ワークフロー管理システムなら、業務の進捗状況を正確に把握でき、業務効率化や生産性向上が期待できます。

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