テレワークでのコミュニケーション課題は
どう解決する？役立つツールを紹介

働き方改革の推進や新型コロナウイルスの感染症対策の一環として推進されるようになったテレワーク。導入企業も増え、今では一般的な働き方として定着しつつあります。

しかし、さまざまな理由・課題によって、テレワークを導入したくても導入できないケースがあることも事実です。そこで今回の記事では、テレワークの導入にあたって課題として挙げられることも多いコミュニケーションの問題について解説するとともに、その解決法も紹介します。

テレワーク導入における課題

テレワークを導入したくても導入できない、または導入した後でさまざまな課題が発覚することも少なくありません。

たとえば、オフィスに出勤せず離れた場所で働くため、出退勤時間が把握しづらく、労務管理が難しいといった声は典型的な課題のひとつといえるでしょう。

さらに、自宅のインターネット回線から安全に接続し、情報漏えいなどのリスクを軽減するためには万全なセキュリティ対策が必要であり、そのためのコストもかかってしまいます。

そして、もっとも多くの企業の頭を悩ませるのがコミュニケーションに関する課題です。従来のオフィスワークとは異なり、テレワークでは物理的に相手のことが直接見えない環境下で業務を進めなくてはなりません。そのため、コミュニケーションに関するさまざまな問題が発生し、業務に支障を来すことがあるのです。

テレワーク導入における課題については、「テレワーク導入の課題はどう解決する？課題と対策を解説」を参考にしてください。

テレワークにおけるコミュニケーションの課題

テレワークの導入におけるさまざまな課題のなかでも、特に深刻なコミュニケーションに関する課題ですが、これを解決しないままテレワークを導入した場合、どのような問題が生じるのでしょうか。3つの課題を例に解説します。

情報共有が遅れる

相手のことが直接見えないと、「いま連絡をとってもよいタイミングなのか？」、「仕事の邪魔にならないか？」などと考えてしまうものです。

メールでやり取りする方法もありますが、即時性がなくメールチェックを後回しにする人も多いため、業務で伝えるべき内容があるのに情報共有が遅れたり、連絡そのものを忘れたりすることもあるでしょう。

また、用件によっては電話で伝わりづらい内容も多く、テレワークにおいてスムーズな情報共有は難しいものです。

業務の進捗状況が見えづらい

物理的に離れた場所で仕事をする場合、ほかの社員の業務がどこまで進んでいるのかが分かりづらく、進捗状況の把握が難しいという問題もあります。

上司が部下に対して定期的に進捗状況のヒアリングをするのも一つの方法ですが、報告ばかりに追われていると生産性が低下する懸念も出てくるでしょう。

孤独感・孤立感を抱く社員が現れる

オフィスワークでは、常に社員同士が顔を合わせているため自然とコミュニケーションが生まれるものです。しかし、テレワークでは相手の仕事の邪魔にならないよう気を使うあまり、メールや電話、チャットなどで必要最小限の連絡にとどめる傾向があるでしょう。

その結果、組織や部署、チームには所属しているものの、一緒に働いているという実感が湧きにくく孤独感や孤立感を抱きやすくなります。その結果、働きづらいと感じる社員も現れ、離職率が高まることも考えられます。

テレワークにおけるコミュニケーションの課題の解決方法

上記で例に挙げたテレワークでのコミュニケーション課題を解決するためには、具体的にどのような方法があるのでしょうか。代表的な一例として、それぞれの課題に対応した解決方法を紹介します。

コミュニケーションツールの活用

情報共有の遅れや漏れを解決するためには、複数のコミュニケーションツールを使い分けるという方法があります。

社内SNSやチャットツール、Web会議システムなどのコミュニケーションツールを導入することで、テレワークという他者の状況が見えない働き方でも円滑なコミュニケーションが期待できます。

たとえば、メールでは全社に送られるものも多いため、チェックを後回しにしてしまうこともあり、個人同士のやり取りにおいて即時性が低いという問題があります。しかし、チャットツールであれば、送る側はタイミングを気にすることなく相手に連絡できますし、受け取る側も自分宛てに届いたメッセージを自分のタイミングで表示させることができます。メールにありがちな「お疲れさまです」から始まる定型文に煩わされることなく、簡潔な内容で伝え合うことができるので、スムーズなコミュニケーションにつながります。

また、Web会議ツールを導入することで、これまで対面で行われていた会議も通信環境さえあればどこからでも参加できます。会議室を予約し会場まで足を運ぶ必要もなくなるため、以前よりも手軽に会議や打ち合わせを行うこともできるでしょう。

ネオジャパンのグループウェア「desknet's NEO」では、社内SNSの機能に対応した「ネオツイ」が利用できるほか、ビジネスチャットツール「ChatLuck」も提供しています。さらに、高画質な映像と低遅延でクリアな音質が魅力の「ウェブ会議」もオプション機能として利用できます。

グループウェアで業務の進捗状況を可視化

業務の進捗状況を効率的に把握するためには、グループウェアのスケジュール機能や伝言機能などの活用がおすすめです。

たとえば、ネオジャパンのグループウェア「desknet's NEO」では、「スケジュール」や「伝言・所在」といった機能を利用できます。スケジュール機能は、自分自身の予定はもちろんのこと、メンバーの予定もひと目で把握でき、当日どのような業務をするのかを簡単に確認できます。

また、伝言・所在機能を活用すれば、メンバーの在席・外出状況もすぐに確認可能。業務が忙しく対応が難しい場合には、伝言にその旨を残しておくこともできます。

ビジネスチャットや社内SNSでコミュニケーションを活性化

テレワークで孤独を感じる社員に対しては、ビジネスチャットツールや社内SNSなどをうまく活用し社員同士のコミュニケーションを活性化するのがおすすめです。

オフィスで自然発生的に交わしていた雑談は、実はチームワークを高めるために欠かせないものです。テレワークでは業務に集中しなければならないと考え、チャットツールや電話、Web会議システムなどで私語をすることに抵抗を抱く社員も少なくありません。

しかし、社員が孤立感・孤独感を抱くのを防ぎ、チームワークを高めていくためにも、何気ないコミュニケーションを取れる場を用意しておくのもひとつの方法です。

たとえば、ビジネスチャットに雑談用のルームを設け、仕事の合間や休憩中、業務終了後に開放してみるのもよいでしょう。また、社内サークルや同じ趣味を持つメンバー同士が会話できるルームを設けることで、オフィスワークでは交流が少なかった他部署の社員ともコミュニケーションを図るきっかけを作れるかもしれません。

ツールを使ったコミュニケーションについては、「ツールを使った社内コミュニケーション」を参考にしてください。

ツールやシステムを活用し
テレワークのコミュニケーション課題を解決

テレワークという新しい働き方に対応するためには、従来の電話やメールだけでは社員同士のコミュニケーションが不足することもあります。

ビジネスチャットや社内SNS、Web会議システムなど、多様なコミュニケーション手段を準備しておくことで、用件や場面に応じたツールが使い分けられるようになります。

その結果、業務に不可欠な情報共有が円滑化し、共有の遅れや漏れを防止できるでしょう。また、社員同士のコミュニケーションを活性化するための環境やルール作りを行うことで、オフィスワークでは交流の機会が少なかった他部署の社員ともコミュニケーションが生まれ、チームワークの向上も期待できます。

テレワークのコミュニケーション課題を解決するためにも、ネオジャパンが提供しているグループウェアの「desknet's NEO」や、ビジネスチャットツール「ChatLuck」の導入をぜひご検討ください。