テレワークの業務環境はどう改善する？
役立つツールも紹介

働き方改革や感染症対策の一環として、テレワーク環境を整えたいと考えている企業も多いのではないでしょうか。しかし、「テレワークに移行することで業務効率が悪化し、生産性がダウンするのではないか」といった不安を感じることも少なくないようです。

そこで今回は、生産性を維持・向上させるためにテレワークの業務環境をどう改善すればよいのかを見ながら、それを実現するためのツールも紹介します。

テレワークにおける業務環境の重要性

従来の働き方といえば、オフィスへ出社して部署やチームのメンバーと毎日顔を合わせながら仕事に取り組むのが一般的でした。

しかし、テレワークでは物理的に離れた場所で仕事に取り組む必要があり、従来のオフィスワークとは業務環境が大きく異なります。周囲に人がいないことで業務に集中でき、生産性が向上するといった考え方もできますが、その一方で社員同士が連携しにくくなり、業務に支障が出るケースも考えられるでしょう。

離れた場所でも従来と同じように社員同士が緊密に連携し、生産性を高めていくためには、テレワークに適した業務環境を整えていくことが重要であるといえます。

テレワークの業務環境については、「テレワークの問題点解決で生産性向上！テレワーク環境を整えるには？」を参考にしてください。

テレワークの業務環境を整備しないことで生じるリスク

十分な業務環境を整えないままテレワークを導入した場合、具体的にどのようなリスクが生じるのでしょうか。例として考えられる4つのリスクを解説します。

不十分なセキュリティ対策による被害が出る

従来のオフィスワークの場合、社内ネットワークの範囲内でPCを接続するため、セキュリティ対策が講じやすいというメリットがありました。企業内LANとインターネットとの境界線にファイアウォールを構築しておけば、万が一サイバー攻撃の標的になったとしても、被害を最小限に食い止めることができます。

しかし、テレワークの場合は自宅のインターネット回線から接続するため、従来のようなファイアウォールを構築しただけではセキュリティ対策として不十分です。テレワークに対応したセキュリティ対策を講じておかないと、自宅のPCから機密情報の漏えいやサイバー攻撃の被害に遭うリスクが高まってしまいます。

コミュニケーションが不足する

テレワークでは社員同士の様子が直接見えにくいこともデメリットとして挙げられます。従来のオフィスワークでは、相手の様子を見ながら仕事が一段落したタイミングを見計らってコミュニケーションを取ることもできましたが、テレワークでは電話をかけてよいタイミングが分かりづらいものです。

その結果、「今話しかけたら仕事の邪魔になるのではないか」などと考えてしまい、コミュニケーション量が減ってしまうことも。業務に必要な相談や報告までも躊躇するようになり、仕事に支障をきたしてしまうリスクも考えられます。

また、テレワークでは周囲に誰もいない状況で仕事をしなければならず、なかには孤独に感じる社員が出てくることも。コミュニケーション不足によって仕事に対するモチベーションが低下し、業務効率の悪化や生産性の低下を招くリスクも考えられるのです。

勤怠管理が難しくなる

タイムカードで出退勤を打刻し、月末などのタイミングで勤務時間の集計をしている企業もまだ少なくありません。毎日のようにオフィスへ通勤する働き方であればタイムカードによる勤怠管理でも問題ありませんが、テレワークへの移行にともなってオフィス以外の場所で働くことを前提に考えたとき、タイムカードでは管理が難しくなるでしょう。

そのため、タイムカードに代わる勤怠管理の手段を考えなければなりません。また、そもそも正しく出退勤が打刻されているか、社員の残業時間が正しく管理されているかといったこともテレワークでは判断が難しいという問題があります。

勤怠管理については、「テレワークでの勤怠管理の課題とは？考え方と解決方法を解説」を参考にしてください。

書類ベースでの業務がテレワークに対応できない

稟議・決裁業務や経費精算など、書類を作成し捺印によって承認するワークフローを運用している企業も少なくありません。しかし、このような運用のままテレワークに移行しても、書類を申請するためだけに出社を余儀なくされるケースも相次ぎ、従来のオフィスワークと変わらないままとなる懸念もあります。

ペーパーレス化については、「ペーパーレス化とは？得られるメリットと成功事例を紹介」を参考にしてください。

テレワークの業務環境を改善するための方法

テレワークの導入にあたっては、適切な業務環境を整えないとさまざまなリスクが生じる可能性があることが分かりました。では、上記で挙げたリスクを防ぐために、どのような方法で業務環境を改善すればよいのでしょうか。3つの例を紹介します。

セキュリティ対策の強化と運用ルールの策定

テレワークに合わせてクラウドシステムの導入を検討する企業も多いでしょう。その際には万全のセキュリティ対策が講じられているシステムを選ぶことが重要です。

また、特に重要な機密情報や顧客情報を扱う業務については、テレワークではなくオフィスワークに限定するなど臨機応変な対応も求められるでしょう。

コミュニケーションツールの導入

テレワークを実現するうえで、自社ではどのような課題が考えられるのかをピックアップし、それを解決するツールを導入しましょう。

たとえば、上記で挙げたコミュニケーション不足を補うためには、チャットツールやWeb会議システムの導入がおすすめです。ネオジャパンが提供しているビジネスチャットツール「ChatLuck（チャットラック）」を活用することで、メールや電話よりも手軽なやり取りが実現でき、コミュニケーションの活性化につなげられます。

勤怠管理システムの導入

勤怠管理の課題を解決するためには、PCやスマートフォンでの打刻が可能なクラウド型の勤怠管理システムが有効です。

ネオジャパンが提供しているグループウェア「desknet's NEO（デスクネッツネオ）」では、オフィス外からでも簡単に勤怠の打刻が可能な「タイムカード」の機能が利用できます。時短勤務や夜勤といったさまざまな勤務体系に対応できるほか、勤務報告書として出力することも可能で勤怠管理が効率化されます。

ワークフローの見直し

ツールを導入したからといって、従来のワークフローをそのままテレワークに移行できるとは限りません。テレワークに対応できるよう、システムに合わせたワークフローの見直しを行うことも重要です。

特に、紙をベースとした業務フローを運用している場合、そのままの状態では物理的にテレワークに対応できないため、ペーパーレス化を実現してワークフローシステムで運用する方法を取り入れる必要があります。

「desknet's NEO」の「ワークフロー」機能を活用することで、テレワーク環境下でも稟議・決裁の手続きを効率化できるほか、業務アプリ作成ツールの「AppSuite（アップスイート）」と連携することで、ExcelやWordで作成した用紙を画像化しシステムへ簡単に取り込めます。

ワークフロー管理については、「ワークフロー管理の重要性とは？業務の具体例やシステムの選び方も解説」を参考にしてください。

生産性向上に不可欠なテレワークの環境整備

働き方の多様化にともない、従来のオフィスワークに加えて一般的な働き方になりつつあるテレワーク。しかし、オフィスワークでの業務フローをそのままテレワークに移行できるとは限らず、従来の方法の見直しが求められることもあるでしょう。

また、働く環境が変わることで社員のモチベーションに影響が出るなど、それまでは気にすることがなかったさまざまな課題が見えてくることもあります。

テレワークの導入にはツールやシステムが不可欠ですが、セキュリティ対策や運用ルールの策定が求められることも事実です。快適なテレワーク環境を整えるために、自社で何から取り組むべきかを考えてみましょう。

ネオジャパンでは、グループウェアの「desknet's NEO」や業務アプリ作成ツールの「AppSuite」、ビジネスチャットツール「ChatLuck」をはじめとして、テレワークに役立つさまざまなソリューションを提供しています。たとえば、「desknet's NEO」には「プレゼンス」という機能があり、全社のテレワーク状況をリアルタイムに集計・表示し、活動状況を把握することができます。また、セキュリティ対策面ではIPアドレス制限や強固なパスワードポリシー、BASIC認証による追加認証などに対応しており安心して利用できます。テレワークの環境整備に合わせてぜひ導入をご検討ください。