資産管理台帳アプリで棚卸を効率化！
ネオジャパン総務部門の導入に学ぶAppSuite活用術

円滑な企業経営を実現するうえで管理部門や総務部門のDX化、業務効率化の必要性を感じていながらも、人材不足や人手不足などを理由に思うように実現できていない企業は多いのではないでしょうか。そんな方々にとって、業務アプリ作成ツール「AppSuite（アップスイート）」の活用によって管理部門や総務部門の業務効率化を実現したAppSuiteの開発元である株式会社ネオジャパンの取り組みが参考になるかもしれません。

管理部門や総務部門の視点から新製品の開発に参画

――最初に、管理部の組織構成とお二人の役割を教えてください。

――最初にAppSuiteの概要を知ったときの印象は覚えていますか？

只川：開発を担当する技術開発事業部のメンバーから最初にAppSuiteの説明を受けた時期は、リリースの1〜2年前でした。

今だから言えますが「AppSuiteを使えば紙媒体やExcel主体で行われている社内業務を簡単にシステム化できて、業務の効率化が進む」といった話を聞いても、初めは全くピンと来ませんでした。私を含む管理部のメンバーはプログラミング知識があるわけではないので、実際に導入効果を感じられるレベルまで使いこなせるアプリが作れるのかといった不安を感じました。それに、当時の管理部の所属人数は現在と比べて3分の1程度の10人に満たない人数くらいしかおらず、全員が総務や人事、法務など複数の業務を兼任している状況でしたから、新しいツールの導入・運用というタスクが増えることにも抵抗がありました。

――AppSuiteに対する第一印象は、期待より不安の方が大きかったようですね。

只川：そうですね。管理部の他のメンバーからも「今までExcel管理でできていたことができなくなると困る」とか「やり慣れている作業手順や方法を変えたくない」などといった声が上がっていました。でも一方で、「使い勝手が良いツールであれば、長年悩み続けていた大小さまざまな問題を解決できるかもしれない」と期待する想いもありました。

製品の開発に取り組んでいる技術開発事業部のメンバーから「AppSuiteはお客様の意見を徹底的に汲み取ったうえで開発を進めている。管理部門や総務部門など現場のお客様に喜んでいただけるツールとするために、ぜひ使ってみて率直な意見を教えてほしい協力してほしい」との熱いリクエストを聞いて、私たちも現場の情報を提供してAppSuiteがお客様にとってより優れた製品となるように貢献したいと思いました。そこで私たちは最初に管理部門の業務内容や情報管理の方法、業務上の問題を大小問わずつまびらかに伝えることから始めました。

紙とExcelが主体の業務が多く、問題が山積み

――具体的に、どのような業務上の問題を抱えていたのでしょうか？

――AppSuite導入の話があがる前に、今おっしゃった課題を管理部門内で解決しようと動いていたことはありますか。

只川：業務管理システムは過去に何度か導入を検討したものの、いずれも管理部門内の限られた業務課題にしか対応できず、管理部門全体の業務効率化や生産性向上の課題解決にはつながらないシステムでした。あの時もし業務管理システムを次々と導入していたとしても、既存の社内システムとうまく連携できないなど新たな問題も生じていただろうと思います。

業務管理システムの導入を検討したプロセスを通して、管理部門全体の業務効率化を進めるためには「情報管理・情報共有しやすい環境づくり」「変更履歴の可視化」「承認フローの見直し」等、現状の業務を変更することなく使える必要があるのではないかと考えるようになりました。でも、これら全ての要素を満たすシステムは見つからなかったのです。

――解決したい問題は山ほどあるのにどうすることもできない状況だったのですね。

只川：他に解決策はないか考えましたが、結局のところ当時少人数で多岐にわたる業務を行っていた管理部門のメンバーは日々の業務をこなすだけで手一杯。この頃は会社規模の拡大に伴って業務量も増えており、だからこそ早く問題を解決したいのに実際は取り組めないという状況が続いていました。

改めて当時を振り返ってみると、AppSuite導入が管理部門の困った状況を打破する良いきっかけになったと感じます。使い始めてから三日足らずでツールの良さを理解できましたし、さらに説明を聞いたり使い方を教えてもらったりするうちに業務効率化を進められるイメージが具体的に見えてくるようにもなりました。

チーム単位のスモールスタートでAppSuiteへの理解を深める

――AppSuiteを使い始めた頃の利用状況はいかがでしたか？

竹内：私が入社したのはちょうどこの頃です。総務の業務を覚える合間に、AppSuiteを使ってどんなことができるのかを実際に操作しながら学んでいきました。

只川：まずは全社公開する必要がなくて総務担当者だけでも使えるアプリの作成から始めました。特定のメンバーにアプリ作成を任せるのではなく、担当業務を進めるうえでアプリ化したい申請書類やExcelシートを見つけたメンバーが都度作成するようにしました。

――なぜ、一部の担当者だけで使えるアプリから作成したのでしょうか？

只川：最初のうちはアプリを作成してどれだけ業務改善効果が見込めるか分かりませんでしたし、従来できたことができなくなる懸念も拭いきれていませんでした。ですから、もし期待通りの効果を得られなかった場合を考えて少人数で使うアプリから作成しました。実際にアプリを作成・運用していくなかで使い勝手の良さを実感したり、AppSuiteでできることやさらに良い使い方を発見したりできました。

竹内：一部の担当者だけでも使えることという条件に加えて、個人情報を含まず、かつ万が一設定ミスや不具合が発生してもその影響範囲が少なく済むアプリから作成するようにしていました。具体的に言うと、利用頻度は低いですがいざというときにあると便利で総務担当者のみで運用していた「防災食リスト」や「防災備蓄品」などから着手しました。

――AppSuiteの使い勝手の良さを実感するきっかけとなったアプリがあれば教えてください。

竹内：「会社携帯一覧」は記載項目が少なく情報を表形式でまとめるだけのシンプルな構成であるにもかかわらず、想像以上に業務効率化を実感できたアプリでした。このアプリの作成を通して、編集権限を複数の人に付与するなど細かい権限設定などもできることが分かったので、他の業務にも応用できそうだと感じました。

只川：アプリ作成前はExcelで携帯番号を管理していて、携帯使用者が変更するたびに複数の従業員から管理部への番号問い合わせの対応に追われるなどの問題がありました。「会社携帯一覧」をAppSuiteで管理するようになってからは使用者変更を自動メールで通知できたり、更新履歴を確認しやすくなったりしました。それに加えて経理チームからは通信費を計上する部署変更設定が楽にできるようになったとの声も聞き、簡単なアプリをひとつ作成するだけで複数の業務改善効果を得られる手応えを実感しました。

――アプリ作成について伺います。AppSuiteで新しくアプリを作る場合、その方法には「アプリライブラリを利用して作成」「既存の管理台帳の取り込み」「はじめから作成」といった作成方法がありますよね。竹内さんはどのようにアプリを作成したのでしょうか？

――アプリをまっさらな状態から作成する利点は何でしょうか？

竹内：一番の利点は、自分が思い描く通りの形に作り込みできる点ではないでしょうか。業務テンプレートや運用中の書類やExcelシートにとらわれずに、項目の数や位置などを自分たちが使いやすいように簡単に作れると感じています。

アプリ利用対象者の拡大で管理部門のDX化、業務効率化が進む

――AppSuiteの操作に慣れてきてから、利用状況はどのように変化しましたか？

竹内：AppSuite自体もアップデートされていったので、それを受けて新たにやりたいことやさらに改善を進めたいことも出てくるようになりました。また、社内の他部署だけでなくお客様の活用例も私たちに届くようになってきましたので、自分たちにも使いこなせそうなアプリを見つけたら積極的に取り入れるようにしました。

――この頃から新たに実感したAppSuiteの導入効果を教えてください。

竹内：もともと総務チームだけで運用していたアプリの閲覧権限を全従業員に拡大したので、従業員自らがアプリを開いて情報を探すことが可能になり、総務チームの問い合わせ対応時間が大幅に削減しました。

また、グループウェアと連携して運用するアプリが多く作成されるようになった影響で生まれた効果もあります。ワークフロー申請のデータがAppSuite上へ自動的に集約されるようになったことで、紙でファイリングされた中から情報を探すストレスが軽減されました。さらに、グループウェアの登録情報と紐づけて情報を入力できるようになったおかげで、入力ミスや表記揺れが減りました。

只川：部内共有ディスクに接続して情報を管理しているExcelシートの場合、共有ディスクにアクセスできないケースでは更新や承認などの作業が滞ってしまうことがありました。AppSuiteは信頼性の高いクラウド基盤のもとで動いていますから、いつでもどこでも作業を進められて便利です。

部内のペーパーレス化が進んだことも導入効果と言っていいと思います。AppSuite導入前は紙の申請書を使っていたり、Excelの更新状況を把握するために都度紙に印刷して保管していたりする状況でした。印刷にかかわるコストもかさむうえ、環境面での課題もかねてから感じていましたので、AppSuiteへの移行によってこれらの課題の解決につながったことは良かったと感じています。

――管理部で作成したアプリの中で、特に便利だと感じるアプリは何でしょうか？

竹内：Excel管理から移行した「資産管理台帳」ですね。このアプリは全社員が閲覧できるのですが、編集機能などの権限を細かく設定することで、総務チームが意図しない情報変更が発生しません。一方で、CSVエクスポート権限は全社員にも適宜付与することで、各部署で資産確認ができるようになります。また、資産管理台帳と申請ワークフローと共通化し、２つのシステムを連携させて運用することで、個々の資産の更新履歴を資産管理台帳を開くだけで簡単に確認できるようにもなりました。

只川：Excelによる管理と比べると、資産の使用者履歴や過去の申請をいつ誰が行ったかなどの履歴情報を把握する時間が大幅に短縮されました。そのおかげで申請内容の確認をより丁寧にできるようになり、承認の精度がさらに高まったと感じています。

――「資産管理台帳」は、業界や企業規模を問わずさまざまな企業で活用メリットを感じていただけそうなアプリですね。他に管理部門で利用しているアプリも教えてください。

只川：「出張許可申請」「時差通勤登録依頼申請」など申請関連の業務はほとんどアプリ化しています。管理部門では他に「社内システムアカウント情報」や「棚卸台帳」「備品取扱説明書」など、AppSuite運用を始めてから5年間で69種類のアプリを作成しました。中には現在使われていないアプリもありますが、ツールを開発提供する会社として、お客様に使っていただくために試行錯誤しながらより良い活用方法を見出し製品開発に協力できたと思います。

竹内：会社が持続的に成長し、子会社や営業所、従業員も増えている影響で、総務担当者の業務範囲や業務量も増えています。今の業務量をAppSuiteによるDX化なしでこなすのは非常に難しいのではないでしょうか。AppSuiteなしで業務を進めることが考えられないくらいに、今では社内全体にAppSuiteの利用が浸透しています。

管理部門・総務部門でAppSuite導入を成功させる3つのポイント

――お二人の経験を踏まえて、管理部門・総務部門の方々がAppSuiteにより効果的にDX化を促進するためのポイントを教えて下さい。

只川：「プログラミングなどの専門知識がないとAppSuiteを使いこなせないのではないか」といった不安を乗り越える必要があると思います。

――「プログラミングなど専門的な知識がなくても使いこなせるか不安」という点は、実際に管理部門の皆さんも感じていたと思います。その不安をどのようにして解消したのでしょうか？

只川：とにかく実際に使ってみて操作に慣れることが、不安を解消する一番の早道だと思います。AppSuiteには「ノーコードで作成できる」という強みがあるので、クリック操作だけでもアプリを作成できますし、アプリライブラリにある豊富なテンプレートをベースとして作れるので、フォーマットを考えなくても用途に適したアプリを作成できます。

竹内：私自身、実際に手を動かすことでAppSuiteの機能に関する理解が深まり、AppSuiteで実現できる問題解決の範囲が広がりました。操作も想像以上に早く覚えられたと感じています。

最初のうちに作成するアプリは、項目数の少ないシンプルなフォーマットのもので構わないと思います。アプリライブラリや既存の管理台帳の取り込み機能を使えばある程度フォーマットはできるので、そこから項目を追加・変更したりレイアウトを調整したりするうちにイメージ通りのアプリができますし、AppSuiteに関する知識も増えていきますよ。

只川：AppSuiteの全機能をお客様専用環境で体験できる30日間無料トライアルもご用意していますので、操作性に不安を感じる方はこちらで試していただくのもおすすめです。また、製品サイトではスタートアップ講座の動画も公開されていますので、皆さまにもぜひご活用いただきたいです。

――「利用者にAppSuiteの導入目的や意義を伝え、理解してもらう」ために、どんな工夫が必要だと思いますか？

只川：管理部門・総務部門でAppSuiteの導入や運用をリードする立場の方は、利用者に導入の目的や意義を伝えるための期間をあらかじめ確保しておくなど、余裕を持った導入計画を立てることをお勧めしたいです。慣れ親しんだ業務手順からの変更が発生するケースの場合、「新たな手順を覚え直すのが面倒」など難色を示す従業員も少なからずいるでしょう。そういった人にはAppSuite導入によって業務上の問題や課題がどのように解決できるのかを丁寧に説明すると、少しずつ導入に理解を示してくださるようになるはずです。

さらに、AppSuiteに移行した効果が分かりやすい管理台帳やワークフロー等から順にアプリ化を進めることも、利用者のAppSuite理解を促進するうえで大事だと感じています。私どもの場合は具体的な期限を決めてアプリ化を進めたわけではなかったので、アプリ化の優先順位づけについては総務チーム全体で慎重に検討して決めました。作業時間の短縮やリアルタイムの情報共有などアプリ化によるメリットを実感できるようになれば、利用者は「他の業務でもAppSuiteを活用したい」と考えてくださるようになると思います。

――「利用者が使いやすいアプリを作成できるか」もポイントとのことですが、「使いやすいアプリ」とはどのようなものだと考えていますか？

竹内：「シンプル」の一言に尽きると思います。現場で使う人たちの立場にとっての『シンプル』は、画面を見ただけで感覚的に入力方法が分かる状態。アプリ作成者の立場にとっての『シンプル』は、レイアウトも内容も柔軟に変更しやすい状態ということになりますね。

――現場で使う人たちにとってもアプリ作成者にとっても使いやすいアプリを作成するための工夫を、具体的に教えてください。

竹内：どのアプリも「アプリで管理する情報がどれだけ増えても、レイアウトはシンプルに」を心がけて作成しています。レイアウトの工夫について言うと、選択回答できる項目にはチェックボックスやプルダウンなどの選択式フォームを使ったり、desknet's NEOのワークフロー機能に連携するアプリでは双方に共通する項目に同じ色を用いて感覚的に操作しやすくしたりしました。シンプルなレイアウトで作成することは、改善や仕様変更に伴う改修をしやすくするためにも重要です。

他にも、ワークフローには関連する申請書類を連携させてワンクリックで参照できるように設定したり、入力手順書のリンクを利用者がすぐ確認できる場所に配置するといった工夫もしました。

只川：周囲から意見やノウハウを集めながら作成することも大切だと思います。特に現場からの声は要所要所で収集することが望ましいです。私どもの場合は、実際に部内で運用する前に導入テストを実施して利用者から使い勝手の評価や要望を聞き、それを元にさらに使いやすいアプリになるよう改善を進めます。アプリ作成者同士でAppSuiteのバージョンアップなどの情報やノウハウを共有するのもおすすめです。

竹内：ご利用中のお客さまに便利な「みなとデスクネッツ」というサイトには、AppSuiteで使いやすいアプリを作成するためのノウハウを紹介する動画もありますので、よかったら参考にしてみてください。

社内のDX化推進による従業員の働きがいと企業価値の向上のため、AppSuiteをますます活用していきたい

――改めて、お二人が感じるAppSuiteの価値や魅力を教えてください。

只川：業務改善をしたい、DX化を進めたいと思う現場スタッフが、プログラミングの知識なしに既存業務をアプリ化し、日々改善していける点が魅力です。最近では社内にシステム担当者がいたとしても、その方が多忙で新しいツールの導入のために時間を割けない状況があると聞きました。AppSuiteは現場スタッフ自ら簡単にアプリを作れるようにできていますから、現場でDX化を進め業務効率化を実現したいと思う方々に安心してお使いいただけるのではないでしょうか。

竹内：AppSuiteは業務情報の取りまとめ・共有や各種申請のフローに関する課題を一気に解決できます。紙の書類やExcelシートを利用する業務が多い現場で導入した場合は特に、業務をAppSuiteに置き換えることでこれまでの入力と集計の手間が格段に減ることを実感できるのではないでしょうか。ペーパーレス化の促進や、時間と場所に縛られない働き方が実現しDX化に貢献するツールだと思います。

――ありがとうございます。最後に、お二人が今後AppSuiteの活用を通して実現したいことを教えてください。

竹内：直近で言うと、まだアプリ化できていない申請等があるのでそれをAppSuiteに移行していきたいと考えています。AppSuiteはどんどんバージョンアップして使いやすくなっていますから、過去にアプリ化を断念したものも今ならアプリ化できるかもしれません。年に数回行われるバージョンアップで追加される新機能を積極的に活用して新たなアプリの作成や既存アプリの改良に取り組んでいきたいです。

更新日：2024年10月25日

執筆者：株式会社ネオジャパン 編集部

desknet's NEOのお役立ちコラムは、1999年の市場参入から25年以上のグループウェア開発・提供実績を持つネオジャパンが、業務改善に役立つビジネス用語の基礎知識、ツールの選び方などの情報をお届けします。グループウェア、そしてノーコードツールの開発・販売の知見をもとに、社内コミュニケーション改善、社内情報の共有といった課題解決に役立つ情報発信をいたします。