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会社のコミュニケーションを活性化させる方法とは

会社のコミュニケーション改善には、費用・時間をあまりかけずに取り組めるものから、ITの活用などツールを導入する方法も考えられます。取り組みの一例を紹介するので、自社で取り組めるアイデアはないか、考えていきましょう。

朝メール・夜メールで業務内容をシェアする

「隣の人がどんな仕事をしているか分からない」という場合は、朝メール・夜メールが有効です。朝メール・夜メールとは朝の出社時にその日の業務内容を時間・項目でリストアップして関係者に共有し、退社時には実際の業務を振り返るというものです。
自分の業務の癖や課題に対して上司からフィードバックをもらえたり、同じ業務を効率よく行っている同僚に情報共有をしてもらえたりと、コミュニケーションのきっかけが生まれやすくなるというメリットがあります。

社内研修でチームワークを高める

横の繋がりや同僚とのコミュニケーション強化に、社内研修は効果的な方法です。加えて、社員のスキルアップも期待できるため、一石二鳥の手段と言えるでしょう。新入社員を対象としたフォローアップ研修、管理者育成を目指すリーダー研修などさまざまな内容が考えられますが、コミュニケーション強化にはグループワークによる研修がおすすめです。グループワーク研修では、チームで協力して課題に取り組むことでコミュニケーション能力、チームプレイのスキル向上が期待できます。

フリーアドレス制度の導入

フリーアドレス制度とは、固定席を作らず、毎日好きな席で業務に取り組む制度です。業務のIT化や社内インフラが変化したことで、導入が容易になりました。作業場所を固定しないことで社員が流動的に動き、部門を超えたコミュニケーションの活性化に役立ちます。

ただし、業務内容によっては不向きなケースもあるようです。たとえば、外出の多い営業職や個人情報・重要書類を取り扱う部署では固定席の方が向いているでしょう。

社内部活動の活用

部活動やサークル活動を制度化することで、コミュニケーションの一環とする企業もあります。スポーツ系の部活なら、体を動かしてチームとしてのコミュニケーションを取ることができます。一方で、カメラ部やハンドメイド部 といった文化系の部活では、社員同士の「好き」を共有することがコミュニケーションのきっかけになるでしょう。中には、縦割り構造の組織が部活動によって横の繋がりを形成できたことで、組織としての連係がスムーズになったケースもあるようです。とはいえ、業務外の活動ではなかなか活性化しないことも考えられるでしょう。そこで、部活動を推奨している企業では、部活ごとに活動費を支給することでモチベーションを高める取り組みも行われています。

ランチ会を実施する

「単純に人となりを知りたい」などといった場合には、ランチ会も効果的です。ランチ会だと、なかなか夜の飲み会に参加することのできない育児中の社員や介護中の社員も参加することができます。夜の飲み会に比べてコストを抑えられるという点もポイントです。

コミュニケーションツールを利用する

社内メールや電話、ランチでのやり取りだけでなく、SNSやWeb上でのやり取りをしている企業も増えています。離れた拠点がある企業や外回りの多い業種では、円滑なコミュニケーションとして有効な方法です。また、同じ拠点であっても部署が違うと何をしているか分かりづらくなります。「この部署では今こういった取り組みをしています」「自分はこういった考えがあります」と発信できる文化を作るだけでも、社内のコミュニケーション問題が改善できるかもしれません。実際に社内SNSを導入した例として、ビジネスチャット『ChatLuck（チャットラック）』の導入事例をご紹介します。

株式会社ISTソフトウェアでは、情報共有を中心とした社内コミュニケーションに課題が発生していました。仕事上の技術的トラブルが発生した際、属人性が強いために人によって対応の可否が分かれるといった課題です。

『ChatLuck』導入後は、現場で自発的に技術者による情報共有ルームが課題・顧客ごとに作成され、地域や部署の垣根を越えて情報のやり取りが発生するようになりました。それにより、技術的なトラブルへの対応が高速化し、対応レベルの向上や標準化も進みました。

また、メールでは相手が読んだか読んでいないかが分からないという問題がありましたが、既読がつくことで「今相手は読んでいるが返信する時間が取れない」ということも想像できるようになりました。相手の状況も考えながら、社員一人ひとりが心地良いコミュニケーションを取れる『ChatLuck』の運用でそうした社内での繋がり強化を図っています。
株式会社ISTソフトウェア様の導入事例を見る ChatLuck導入事例一覧

報告・連絡・相談などのコミュニケーションの重要性は多くの方が把握されているものの、課題を感じていることも事実です。取り組みがなくてもコミュニケーションを取ってくれると楽ですが、そうでなければ改善に向けた仕組みを考える必要があるでしょう。また、コミュニケーションの活性化が円滑に行われる環境は、業務速度改善や離職率低下にも期待が持てます。今回紹介した方法も検討して、コミュニケーション改善に取り組んでみてはいかがでしょうか。