残業削減に成功した5つの取り組みと事例のご紹介

業務改革を図るためには、リーダーシップの発揮が重要とされています。残業削減では、どのようなリーダーシップが求められるでしょうか。その一例をご紹介します。

経営トップやリーダーが持つべき意識

多くの企業が残業削減の必要性を実感しているはずですが、経営トップや業務改革を実践するリーダー層の働きかけが弱く、失敗してしまう事例もあります。
その理由の一つには、残業が社会的に問題視されているという意識はあっても、それが具体的に自社の経営を圧迫しかねないことを認識できていないということが挙げられるでしょう。

例えば、残業代の支給は当然として、業務に必要な光熱費などの雑費もばかにはなりません。またサービス残業が横行している場合は、従業員のモチベーションも下がり、企業の評判にも傷がついてしまう可能性があります。こうした問題は表立っては見えなくても、徐々に企業の業績を蝕んでいきます。そして、少子化による人手不足や政府主導の働き方改革が進む現代では、なおさら長期的な視野を持って取り組んでいく必要があります。

このようなことを勘案すると、残業削減は事業を継続することはもちろん、自分たちの働く環境をよりよくしていくために、経営トップや業務改革を実践するリーダーが積極的に実施して、現場でも自発的に働き方を変えていけるよう影響を与えられれば良いと言えるのではないでしょうか。

■株式会社エヌ・シー・エヌ様
建築資材メーカーの株式会社エヌ・シー・エヌ様では、営業員と設計担当者、顧客との情報共有で時間がとられることや、社員間のスケジュールの調整が大きな課題となっていました。当時の常務（現在の社長）の働きかけにより、グループウェアの定着を図りました。スケジュール機能を活用し、社員の空き時間に会議を入れるなど、自ら積極的に働きかけることにより、社員の意識改革を行いました。その結果、社内のスケジュール管理を大幅改善することに成功しています。
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問題があることを意識するだけではなく、それを解決するためのアイデアも重要です。トップダウンの改革だけではなく、現場の意見を取り入れる方法についてご紹介します。

アイデアを募集する重要性

業務の改革を行うためには、他社の取り組みをそのまま導入するだけではなく、自社にあわせたアイデアを出すことが重要です。しかし、ただアイデアを出せと通達するだけでは、十分なアイデアが集まるわけではありません。そのため、積極的な改革を持続していくために、従業員からアイデアを汲み上げる仕組みを整えていきましょう。

そして、アイデアを出すことが業務の改善につながるという実感を持たせる必要があります。アイデアを無理に出して、それを否決されるということが繰り返されれば、従業員の自発性は失われてしまいます。そこで、従業員のアイデアを取り入れて成功した企業を手本にするときは、アイデアの内容だけではなく、アイデアの生まれやすい環境にも注目してみましょう。

残業の発生は、スケジュール管理の失敗と言い換えることもできるのではないでしょうか。残業削減を徹底するために、マネジメントを見直していきましょう。

残業は非効率から生まれる

残業を減らすためには、マネジメントによる時間管理の徹底を重視しましょう。人手不足あるいは能力不足だから仕方がないと諦めかけている問題でも、具体的な問題点をあげて検討してみれば、あっさりと解決できることも多いものです。スケジュール管理や1日の業務フローを見直してみましょう。

さらに、より効率的なマネジメントのためには工数の計算や、共有も重要です。工数がかかっている業務は、他の従業員と分担したり、いっそのこと廃止して他の業務に割り当てることも検討しましょう。
このときに重要なのは、工数削減それ自体が目的ではないという認識を持つこと。一見無駄に見える業務を廃止した結果、その他の業務に支障が出たり、負担が増加したりすることもありえます。その業務の必要性をしっかりと判断することが大切です。

残業削減を成功させるためには、日々の作業を効率化することが欠かせません。業務効率化を図るために、ツールの導入事例を参照していきましょう。

■株式会社クレストコンサルティング様
業務マニュアルの作成やコンサルティングを行っている株式会社クレストコンサルティング様では、システム管理、稟議・申請、社内への情報発信などを行える「desknet's NEO」のツール導入により、情報共有や決済のスピードアップに成功しています。さらに、在宅勤務などの制度も取り入れ、導入以前と比べて残業時間を3分の1以上にまで削減しました。この実績により、平成29年度に東京都が認定した東京ライフ・ワーク・バランス認定企業として、大賞を受賞しています。
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