職場のコミュニケーションを円滑にするコツとは？
効果的な取り組み例を紹介！

職場のコミュニケーションを円滑にすることは、チームの生産性向上や職場環境の質を左右します。しかし、多様な価値観を持つ社員が集中する近年の職場では、円滑な社内コミュニケーションが時として難しい課題となっているのも事実です。

本記事では、社内コミュニケーションを活性化させる具体例や、効果的な施策について解説します。人事部門と連携しながらコミュニケーションの取りやすい環境づくりを進めることで、業務効率の向上だけでなく、働きやすい職場環境の構築にもつながります。

職場コミュニケーション活性化の重要性

コミュニケーションの重要性を把握し、その目的を明確にすることは、職場環境改善の第一歩です。以下では、主なメリットと、コミュニケーション不足の原因について解説します。

業務効率向上による生産性の向上

円滑なコミュニケーションは、仕事の効率と生産性を高めます。チーム内で情報をタイムリーに連絡・共有できれば、同じ作業を複数の人が重複して行う無駄がなくなり、仕事の進み方が格段に向上するでしょう。

ある企業の成功事例では、週1回のリラックスした雰囲気でのランチミーティングで、メンバーが一緒に最新の状況を共有することで、問題の早期発見・解決につながりました。このように、何か問題が起きた時も、すぐに相談できる環境があれば、早めの対応が可能になり、仕事の遅れを防ぐことができます。

さらに、職場で誰もが気軽に意見や提案を言える雰囲気があれば、「こうすれば仕事がもっと効率的になるのでは？」といったアイデアも出やすくなるでしょう。このような運用を通じて、日々のコミュニケーションを大切にすることで、仕事の質と効率が着実に向上していきます。

従業員エンゲージメントの向上

従業員同士のコミュニケーションが良好な場合、従業員エンゲージメントの向上につながります。活発なコミュニケーションがある職場では、社員のやる気が自然と向上し、業務へのモチベーションも維持されやすくなるでしょう。また、チーム内での意見交換が活発になることで、新しいアイデアが生まれやすくなります。

特に、上司や同僚から自分の意見や提案が尊重され、建設的なフィードバックを得られる環境では、従業員の仕事への満足度が高まります。日々の業務の中で、自分の貢献が組織に認められていると実感できることは、職場への帰属意識を高める重要な要素といえるでしょう。また、職場での良好なコミュニケーションは、個人の成長機会の創出にもつながります。他者との対話を通じて新しい知識や視点を得ることで、スキルアップの機会が増え、それが更なるモチベーション向上のきっかけとなります。

離職率低下

多くの人が会社を辞める理由として、職場での人間関係を挙げています。エン・ジャパン社の調査では、退職した人の半分近く（46%）が「職場の人間関係」を理由としていることがわかりました。このような状況を改善するためには、職場でのコミュニケーションの活性化が重要です。コミュニケーションが活発な職場では、従業員同士の信頼関係が築かれ、働きやすい雰囲気が生まれます。日々の会話を通じて、仕事の課題や個人的な悩みも早く見つけて解決できるようになり、結果として離職率の低下につながるでしょう。

特に新しく入った従業員に対しては、適切なコミュニケーションサポートが大切です。丁寧に話を聞いたり、困ったときに相談しやすい環境を作ったりすることで、新入社員の不安や孤独感を軽減できます。
出典：エン・ジャパン「掲載企業数No.1の求人サイト『エンゲージ』本当の退職理由に関する調査レポート 2024年版」

職場での円滑なコミュニケーションのコツ

円滑なコミュニケーションを実現するためには、いくつかの重要なポイントがあります。

相手の話を遮らずに耳を傾ける

相手の話を最後まで聞くことで信頼関係を築くことができます。耳を傾けることは相手の意見や感情を理解し、円滑なコミュニケーションを促進するために欠かせない姿勢です。相手に対して興味を持ち、自分自身もオープンでいるほか、話を聞く際は相手の話を遮らず、適切なタイミングでうなずきや相槌を打つことを意識しましょう。また、相手の言葉を言い換えて確認したり、質問をしたりすることで、より深い理解につながります。

明確かつ簡潔に伝える

情報は正確かつ簡潔に伝えることが大切です。専門用語を多用せず、誰でも理解できる言葉で伝えるほか、ポイントを絞って話すことで相手にとって理解しやすい内容になります。伝える際は、5W1H（いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように）を意識し、必要な情報を漏れなく伝えるよう心がけましょう。複雑な内容を伝える場合は、図や表を用いて視覚的に説明することも効果的です。さらに、相手の理解度を確認しながら話を進めることで、より確実な情報伝達と意思疎通が行えるでしょう。

他人の努力や成果を認めて伝える

同僚や部下の成果を積極的に認めることで職場環境が改善されます。ポジティブなフィードバックは相手に満足感を与え、全体的な士気向上につながるほか、具体的な行動や結果について言及することで、その効果はさらに高まるでしょう。たとえば、「あなたのプレゼンテーションは非常に分かりやすく、クライアントからも高評価でした」といったように、具体的な行動とその結果を伝えることが大切です。また、公の場で褒めたり、感謝を伝えることで、その人の貢献が組織全体に認知され、さらなるモチベーション向上につながるケースもありますが、個人の性格や特徴、状況に応じて、適切なタイミングと方法を選ぶことを意識しましょう。

自己開示をおこなう

趣味やプライベートについて話すことで相手との距離感が縮まり、親しみやすさが増します。自己開示は信頼関係構築に役立ちますが、プライバシーを過度に侵害しない範囲で自分の経験や考えを共有することが大切です。たとえば、週末の過ごし方や最近読んだ本の感想など軽めの話題から始め、相手の反応を見ながら、徐々に深い話題に移行していくことで、より深い信頼関係を築くことができるでしょう。自己開示は双方向のプロセスであり、相手も自己開示しやすい雰囲気を作ることが欠かせません。

さまざまなコミュニケーションスキルとその活用

さまざまなコミュニケーションスキルを理解し、効果的なマネジメントを行うことで、現在抱えている問題解決やチームワークの向上につなげられます。特に最近では、テレワークの導入により、新たなコミュニケーション・ノウハウの確立が期待されています。

非言語によるコミュニケーション

表情、姿勢、ジェスチャー、声のトーン、視線などの非言語コミュニケーションは、言葉以上に大きな影響を与えます。たとえば、腕を組んだ姿勢は防御的な態度を示すのに対し、相手の目をしっかり見ることで誠実さを伝えられます。

特に最近は、オンライン会議やリモートワークが増え、画面越しのやり取りが多くなっています。対面での会話と違って、相手の表情や仕草が分かりづらいため、より意識的に非言語コミュニケーションに気を配る必要があるでしょう。

質問力

上手な質問は、会話を深め、相手の考えをより良く理解するための近道です。特に「はい」「いいえ」だけでは答えられない質問を投げかけると、相手から豊かな意見を引き出せます。たとえば、「その問題についてどう思いますか？」と尋ねることで、相手は自分の考えを自由に話しやすくなります。

また、「〇〇という理解で合っていますか？」といった確認の質問を加えれば、お互いの認識のズレを防げるでしょう。このように、適切な質問を重ねていくことで相手の本音に近づけるほか、信頼関係も深められます。

共感力

相手の気持ちや立場に寄り添う共感力は、職場でのコミュニケーションに欠かせないスキルです。同僚が困っているときに「大変そうですね。私にできることはありますか？」と声をかけたり、成功を共に喜んだりすることで、チームの絆は自然と深まっていきます。

また、相手の気持ちを理解しようとする姿勢は、具体的な支援や解決策を考える際にも役立ちます。相手が安心して話せる環境があれば、お互いに協力しやすく、より良い職場づくりにもつながるでしょう。

傾聴力

話を「聴く」ということは、単に耳で聞くだけではありません。相手の言葉に真摯に耳を傾け、その内容をしっかりと理解しようとする姿勢が大切です。「なるほど」「確かに」といった相槌を打ったり、時にはうなずきながら聞いたりすることで、「あなたの話をきちんと聞いていますよ」というメッセージを伝えることができます。

このような傾聴力は、相手の話を最後まで遮らずに聞くことで更に高まります。話の本質や背景にある思いも見えてくるかもしれません。丁寧な「聴く」姿勢は、上司と部下の信頼関係を深めるほか、チーム内の問題解決を促す上でも、大きな力となります。

職場でのコミュニケーションの課題と改善のポイント

職場におけるコミュニケーションの課題は、組織の規模や形態によってさまざまです。そのため、定期的なアンケートによる状況把握や、部門間の連携強化が欠かせません。以下では、代表的な課題とその改善方法について解説します。

上司と部下のコミュニケーション不足は1on1ミーティングで改善

上司と部下のコミュニケーション不足は、多くの職場で見られる課題です。この問題を解決するための効果的な方法として、1on1ミーティングが挙げられます。定期的な1on1ミーティングを実施することで、業務の進捗確認だけでなく、部下の悩みや提案を聞く貴重な機会となり、上司と部下の信頼関係の強化にもつながるでしょう。

1on1ミーティングでは、業務に関する話題だけでなく、キャリア開発や個人的な目標についても話し合いアドバイスもできるため、部下の成長を支援する場にもなります。また、上司にとっても部下の考えや能力をより深く理解する機会となり、適切な指導やタスク分配につながるでしょう。

情報共有不足は定例ミーティングで改善

定例ミーティングは、組織内の情報共有不足を解消する効果的な手段です。週次や月次の定例ミーティングを設けることで、プロジェクトの進捗状況や重要な決定事項を共有する機会を確保できます。また、オンラインツールを活用すれば、リモートワーク環境下でも効果的な情報共有が可能となるでしょう。

定例ミーティングでは、各部署やチームの最新情報を共有するだけでなく、組織全体の目標や方針を再確認する機会にもなります。さらに、参加者全員が発言する機会を設けることで、多様な視点や意見を取り入れられ、よりスムーズな問題解決につながるはずです。

世代間ギャップは共同プロジェクトで改善

共同プロジェクトは、職場での世代間ギャップを埋める効果的な方法です。異なる世代の従業員が協力して取り組むプロジェクトを設定することで、互いの強みを理解し、世代を超えた信頼関係を構築できます。各世代の特性を活かした役割分担を行うことで、お互いの価値観や働き方の違いを尊重しながら、効果的な協働を実現できるでしょう。

また、メンター制度を導入し、ベテラン社員が若手社員を指導する機会を設けるのも有効です。さらに、プロジェクト終了後に振り返りの機会を設けることで、世代間の理解をより深められます。

異文化に対する理解不足は社内イベントで改善

グローバル化が進む現代の職場では、異文化に対する理解不足がコミュニケーション上の問題を引き起こすことがあります。この課題を改善するためには、多様性を祝福する社内イベントの開催がおすすめです。たとえば、異文化交流会や国際料理パーティーなどを通じて、従業員が互いの文化を学び、理解を深める機会を提供することができます。これにより、職場での異文化コミュニケーションがより円滑になるでしょう。

社内イベントでは、各国の文化や習慣についてのプレゼンテーションを行ったり、チームビルディング活動を通じて異文化間の協力を促進したりすることができます。また、多言語でのコミュニケーションを奨励し、言語学習の機会を提供することも、異文化理解の促進に効果的です。

組織内のコミュニケーション不足は可視化で改善

組織が大きくなるにつれて、部署間や階層間のコミュニケーション不足が課題となることがあります。この問題に対しては、情報の可視化とともに、物理的な職場環境の改善が欠かせません。

たとえば、フリーアドレスの導入は、部署の壁を越えたコミュニケーションを促進する有効な手段です。固定席ではなく、日々自由に席を選べることで、普段接点の少ない部署の社員との自然な交流が生まれ、新しい発想や協力体制が築きやすくなります。

また、ビジネスチャットを活用すれば、場所や時間に縛られない柔軟なコミュニケーションが可能になるでしょう。業務の進捗状況や成果、組織の目標などを、誰もが確認できる形で共有することで、透明性の高い組織運営が実現できます。

職場でのコミュニケーション課題をITツールで解決

近年、ITツールの発展により、職場でのコミュニケーション課題を効果的に解決できるようになってきました。無料でダウンロード可能なツールが多く用意されており、これらを利用することで、即時的な連絡や情報共有が可能になります。

たとえば、Slackなどのコミュニケーションツールを導入することで、即時的なコミュニケーションが可能になり、メールの往復による時間のロスを削減できるでしょう。また、Trelloなどのプロジェクト管理ツールを使用することで、タスクの進捗状況を視覚的に共有し、チーム全体の作業の透明性を高めることができます。

ただし、ITツールの導入に当たっては、使用ルールを明確にし、全従業員に適切な使用方法を周知することが重要です。また、対面でのコミュニケーションの重要性を忘れずに、ITツールと対面コミュニケーションのバランスを取ることを意識しましょう。

社内コミュニケーションの活性化におすすめのツール

ITツールの中でも、グループウェアは企業内・組織内での情報共有やコミュニケーションの活性化により業務効率の向上を実現します。

個人、部署ごと、全社のポータル画面の中で、チーム全体の業務やタスクの可視化、情報共有も同時にできるグループウェア desknet's NEO（デスクネッツ ネオ）は業務の効率向上に最適なツールと言えます。
デスクネッツ ネオは、 25年以上のグループウェア開発・提供実績を持つ株式会社ネオジャパンが提供するサービスです。中小企業から大企業まで業種を問わず幅広く導入されており、 業界別では1,100以上の政府機関・自治体、金融業界では210機関以上の販売実績があります。

チームで連携して業務を進める上では、スケジュール調整や、定期的な連絡や報告なども欠かせない業務となりますが、デスクネッツ ネオならばそれらをシームレスに行うことができます。業務の入り口となるポータルや、社内掲示板、回覧、スケジュール、申請管理、文書管理など、情報共有に必要な機能を網羅しており、企業・組織内のあらゆる情報を集約した、全社共通の情報共有基盤を作ることができます。 デスクネッツ ネオが毎日の業務の入り口となり、業務に必要な情報が集まる場となります。

さらに、ノーコードの業務アプリ作成ツール「AppSuite（アップスイート）」や、ビジネスチャット「ChatLuck（チャットラック）」とも連携しています。グループウェアによる情報の集約と、紙・Excel・ メール業務の効率化を行える業務改善、スピーディーでセキュアなコミュニケーションを実現することができます。

まとめ

職場でのコミュニケーションを円滑にすることは、組織の生産性向上と従業員の満足度向上を図るために欠かせません。本記事で紹介した具体例や改善策を参考に、より効果的なコミュニケーションの可能性を検討し、職場環境の改善につなげていただければ幸いです。

組織全体で長期的な視点を持ち、コミュニケーション改善を実践することで、より強固で生産性の高い職場環境を構築できるでしょう。

更新日： 2024年12月6日

執筆者：株式会社ネオジャパン 編集部

desknet's NEOのお役立ちコラムは、1999年の市場参入から25年以上のグループウェア開発・提供実績を持つネオジャパンが、業務改善に役立つビジネス用語の基礎知識、ツールの選び方などの情報をお届けします。グループウェア、そしてノーコードツールの開発・販売の知見をもとに、社内コミュニケーション改善、社内情報の共有といった課題解決に役立つ情報発信をいたします。