議事録はツールを使って効率的に作成しよう！
ツールの種類や選び方を解説

議事録を作成するときには、ツールを利用すると便利です。従来、多くの企業では議事録作成にWordやExcelが使われていました。しかしこれらは文書作成には便利ではあるものの、議事録の共有や管理には不便なところもあります。

そこで、議事録を作成するだけでなく共有・管理が楽にできたり、議事録作成の手間が大きく省けたりするツールが登場してきました。

ここでは、議事録作成の効率化や議事録の共有・管理に便利なツールについて解説します。

議事録作成を効率化するツール

ツールを導入すれば、WordやExcelよりも効率的に議事録を作成することが可能です。さらに、共有や管理も容易になります。

積極的にツールを導入することで、議事録作成にかかる時間や手間を減らし、議事録作成業務を効率化しましょう。

議事録作成に使うツールとは

議事録作成に使うツールには、さまざまなものがあります。会議と並行して議事録を自動作成するツールもありますが、入力や文書管理・共有など、機能単位でサポートするツールも数多く見られます。

ここでは、議事録作成をサポートし効率化するツールをまとめて、議事録作成ツールと呼びます。

議事録自動作成ツール
会議と並行して議事録を自動作成するツールです。会議中に音声認識で内容を入力でき、会議後に確認・修正するだけで議事録が完成するため、議事録作成業務のかなりの部分を自動化できます。
長く使うほど専門用語や固有名詞などが辞書登録され、音声認識の精度が上がります。製品によっては音声認識にAIが組み込まれていて認識精度も高く、相づちのような不要な内容をカットすることも可能です。

ドキュメント共有・管理システム
文書作成・管理のためのシステムですが、多くは議事録作成に便利な機能も備わっているので、議事録作成ツールとして使用できるものもあるでしょう。
ツール上で議事録を作成して、そのまま共有・管理できます。共有した議事録は、配布された参加者が編集・訂正することも可能です。
あらかじめ議事録のフォーマットやテンプレートなどを用意しておけば、議事録作成をさらに効率化できます。

議事録作成ツールのメリット

議事録作成にツールを使うことで、次のようなメリットがあります。

議事録自動作成ツール

作業の負担軽減
議事録作成ツールを使えば、議事録作成作業の負担が大きく軽減できます。特に入力をサポートするツールには大きな効果があり、議事録作成のスピードアップにつながります。
また作業者の負担を減らすことで、議事録作成の担当が一部の社員に偏るのを防ぐことも可能です。

多言語対応
ツールによっては多言語に対応しており、作成した議事録を自動的に翻訳できます。議事録を翻訳してから共有するという手間や時間がかからないので、海外展開している企業には便利な機能です。

ドキュメント共有・管理システム

議事録作成作業の効率化
ドキュメント共有・管理システムを使えば、入力や編集などの作業が効率化できます。
それによって、付帯業務である議事録作成に割く時間を減らすことができ、本来業務により多くの時間をかけることができます。

議事録の品質確保
ドキュメント共有・管理システムを使えば、議事録や週報など用途に合わせたフォーマットやテンプレートを作成し、利用することが可能です。システムにフォーマットが用意されているものもあります。それらを利用すれば、慣れない人でも必要な要素を抜け漏れなく記載した議事録を作成することが可能です。それによって、議事録作成の担当が一部の社員に偏るのを防ぐこともできます。

容易な文書共有
ドキュメント共有・管理システムは、議事録を管理・共有するのにも向いています。宛先を指定するだけで、必要な相手に議事録を共有することが可能です。WordやExcelで作成した文書を配布したり、印刷した紙を郵送したりするよりも、スピーディーに情報を共有できます。共有先は会議の出席者に限りません。
共有した議事録には、ほかのユーザーからコメントをもらったり、修正してもらったりすることも可能です。

タスク管理の自動化
ドキュメント共有・管理システムによっては、議事録中のタスクや期日を解析して自動的にカレンダーに入力することが可能です。これによってタスク管理やスケジュール管理が容易になり、タスクの抜け漏れを防ぐことができます。

議事録作成ツールの選び方

議事録作成ツールを選ぶときには、次のようなポイントを押さえておきましょう。

議事録自動作成ツール

辞書機能が充実している・追加できる
文章をスムーズに入力するためには、固有名詞や業界用語、専門用語、略称など、会議でよく使われる言葉をツールがどの程度学習しているかがポイントです。
さらに専門用語の辞書を追加できれば、認識精度は大きく向上します。必要な辞書をあとから追加できるツールが便利です。

音声認識の精度
音声認識での入力が必要なら、その認識精度もポイントになります。

翻訳機能
海外展開している企業であれば、多言語対応していて作成した議事録を翻訳してくれるものが便利です。

ドキュメント共有・管理システム

テンプレートやフォーマットがある
ドキュメント共有・管理システムに議事録のテンプレートやフォーマットが搭載されていれば、空欄を埋めていくだけである程度形式が整った議事録を作成できます。内容の抜け漏れも削減することが可能です。定型的な文書を作成することが多い企業には必須の機能と言ってもいいでしょう。
また、自社で決まっている形式のテンプレートやフォーマットを作成して登録し、使用できるとさらに便利です。

使いやすい
画面表示が分かりやすく直感的に操作できるものを選びましょう。
議事録作成業務が一部の社員に偏らないようにするためには、ITリテラシーの低い社員でも使いやすいものが必要です。

検索しやすい
議事録は作成したあとも参照されることが多いものです。そのため、日本語で内容を検索しやすいツール、特にあいまい検索が可能なものを選びましょう。文書のタイトルや本文だけでなく、タグ、作成者、日時など、さまざまな角度で検索できるものが便利です。
なお、外資系のツールは日本語の検索に弱い場合もあります。

コストが適切である
導入費用や運営費用が、どの程度かかるかも重要です。とくにクラウドサービスで提供されているツールは、毎月のランニングコストが発生します。そうしたコストも含めて予算内に収まるかを確認しましょう。

ほかのツールと連携できる
Word、Googleドキュメントなど、ほかのツールとの連携が可能かもポイントになります。
連携機能があれば、WordやExcelなどほかのツールで作成した過去の議事録を取り込んで、一緒に管理することができるからです。

セキュリティ
議事録には機密情報も多く含まれるため、社外秘のものも多くなります。情報漏えいを防ぐためには、ツールのセキュリティがしっかりしているかどうかも重要です。

議事録作成にはドキュメント共有・管理ツールがおすすめ

議事録作成ツールには、上のように大きく2種類があります。その中でも本コラムで特におすすめしたいのは、ドキュメント共有・管理システムです。

議事録自動作成ツールは、議事録の作成には便利ですが、議事録以外の文書を扱うのには向いていません。

一方、ドキュメント共有・管理システムなら、さまざまな文書を効率的に運用管理することができます。これは、どのような企業でも必須の機能だと言えるでしょう。

また、ドキュメント共有・管理システムを使えば、次のような形で、会議前の準備や会議後の議事録作成と報告を効率化できます。

・会議の前に、議事や主題、資料を共有する
・会議中に、必要に応じて共有資料を参照する
・会議後に議事録を作成し、関係者に共有・保管する

それによって、会議の目的を明確にし、会議を効率的に進めることができます。

まとめ：会議や議事録作成の環境はどんどん変わっている

議事録作成は重要な業務ではありますが、本来業務というよりは付帯業務に近いものです。この業務だけに長い時間をかけてよいものではありません。さまざまなツールをうまく利用し、できるだけ速やかに、効率的に議事録を作成できるようにしましょう。

なかでも、文書管理システムやドキュメント作成・共有・管理機能のあるツールは必須と言えます。テンプレートを利用して議事録を作成し、ツール上で共有・管理すれば、議事録作成・配布の作業を大幅に効率化できるからです。

ドキュメント作成・共有・管理が可能なツールとしては、株式会社ネオジャパンのグループウェア「desknet's NEO」がおすすめです。desknet's NEOは、業務に必要な機能が標準搭載されています。議事録については、テンプレートやエディターなどで作成して、会議の議題や保存した文書を共有・編集し、管理することが可能です。また、作成した議事録をスケジュールや回覧・レポートと組み合わせることができるので、より効率が上がります。