無駄な会議の特徴とは？
有意義な会議にするための改善方法を解説

業務を行う上で会議は欠かせないものですが、中には参加していて無駄だと感じる会議もあるかもしれません。
なぜ、無駄な会議は多くなってしまうのでしょうか。無駄な会議にはどのような特徴があるのかを考え、意義ある会議に変えていくための改善方法を解説します。

無駄な会議が開かれる理由

いつも無駄だと思いながら参加している会議や、大人数のスケジュールを調整して会議を開いたのに無駄だったという会議。残念ながら、そのような会議は珍しくありません。なぜ無駄な会議が行われるのか、その理由を見ていきましょう。

集まることが目的になり形骸化してしまっている

無駄だと感じる会議の多くは、集まること自体が目的になっていて形骸化してしまっている会議です。とりわけ慣例として行われているような定例会議や報告会議では、目的がない、あるいは目的がはっきりしないということもあるのではないでしょうか。

何かを報告するだけの会議なら、メールなどで情報共有すれば問題ないはずです。さらにいえば、今はメール以外にもさまざまなコミュニケーションや情報共有のためのツールがあります。それらを有効活用することで、開催しなくても済む会議もあるはずです。

無駄な会議だと思っていても言い出せない

無駄な会議だと思っていても、誰もそのことを言い出せないということも、無駄が継続してしまう理由です。特に、慣例として定期的に開かれているような会議では、ただの顔合わせだけで終わってしまっても、それが重要だという声があると反対できないこともあるでしょう。
無駄な会議が開かれてしまうのは、社内に個人の考えや意見を表明できない雰囲気があることが原因のひとつといえます。

無駄な会議の特徴とは？

無駄な会議を改善していくためには、どのような点が無駄なのかを明確にする必要があります。無駄な会議にはどのようなものがあるのかを解説します。

会議の目的がない

上記のように、無駄な会議には目的がなかったり、目的がはっきりしなかったりすることが多々あります。ゴールが設定されていなければ、意見交換をする意味がありません。ただ誰かの話を延々と聞くか、ゴールの見えない話し合いが行われるだけです。
会議の目的は、事前準備を促すためにも会議が始まる前か、遅くとも会議がスタートした時点で示されるべきでしょう。

会議で意思決定できない

会議の目的があったとしても、会議で最終的な意思決定や決議がなされなければ、それもまた無駄な会議のひとつといえるかもしれません。どうしても結論が出ないというケースもありますが、会議で結論が得られるよう、あらかじめ準備や大まかな設計をしておくべきです。
反対に、会議を開くまでもなく結論がはっきりしている会議も、無駄な会議といえるかもしれません。

時間が延びる

参加者が多い

直接の担当者だけでなく部署の全メンバーを集めるなど、会議の参加者を多くしすぎると、一部の人には無駄な時間になってしまう傾向があります。参加者が多いと発言しない人の数が増え、自分とは直接関係のない会議だと思って参加する人も出てくるでしょう。
目的をしっかり設定して、その目的には必要のない参加者がいるとしたら、その参加者がほかの仕事に費やせたはずの時間を奪ってしまうことになります。

無駄な会議にしないための方法

では、無駄な会議にしないようにするためには、どうすればいいのでしょうか。有意義な会議にするための方法を解説しましょう。

ファシリテーターとリーダーを指名する

準備や意識づけが会議を有意義にする

無駄な会議をなくし、有意義な会議へと変えていくには、会議そのものへの認識を変える必要があります。あらかじめ目的やアジェンダを共有したり、ファシリテーターが会議の進行を管理したりと、準備や意識づけをしっかり行うことで、有意義な会議へと変えていくことができるでしょう。

また、ウェブ会議の活用や、電子文書などでの議事録共有など、ITツールを利用することで、会議自体やその後の進行を円滑にすることができます。ウェブ会議システムや電子会議ツール、それらを含め業務効率化に必要な27の機能がまとまったグループウェア「desknet's NEO（デスクネッツ ネオ）」の導入を検討してみてください。

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