タスクを見える化して進捗管理

進捗管理をしっかりと行うためには、チーム全体で進捗を共有し、問題の発生や作業の遅れに対応できる環境を整える必要があります。全体の進捗を把握するには、ツールを利用することが必須でしょう。ツールでタスクを見える化することで、メンバーがやるべきことを理解しつつ、進捗の全体把握ができるようになります。

スムーズな進捗・タスク管理の方法と、グループウェアでは何ができるのかについて解説しましょう。

業務プロセスの改善ついて詳しく知りたい方は、「業務プロセスとは？可視化と改善の進め方を詳しく解説！」でご紹介しておりますので併せてお読みください。

進捗・タスクの見える化はなぜ重要か？

目的のために必要なことをチーム全体で理解できる

進捗・タスクを見える化すると、チーム全体で状況を共有できるようになります。進捗の全体像を把握しつつ、メンバーの一人ひとりが担当するタスクを処理できるようになるのです。
進捗の全体把握ができていれば、問題点を発見し、メンバー同士でコミュニケーションをとり合って、修正していくことも可能になります。

作業の優先順位をつけられる

進捗・タスクを見える化すると、作業の優先順位をつけられます。効率的にゴールに向かっていくには、チームとしてのバランスをとりながら、その時々で優先度の高い作業から行う必要があるでしょう。
チーム全体で状況を把握できていれば、どこに注力すべきかという優先順位をつけられるようになります。

タスク割当の管理がしやすい

タスクを見える化すると、誰にどれくらいのタスクが割り当てられているかもわかるようになります。
一部のメンバーに過剰なタスクが割り当てられたり、担当する作業が少なくて手が空いてしまったりといった状況も、進捗やタスクを見える化できれば修正することができます。

タスクの設定方法

目的から作業をブレークダウンする

タスクを適切に設定するためには、まず目的にたどり着くための作業を細分化し、いま何をすべきかというところにまでブレークダウンする必要があります。ブレークダウンすることでタスクが明確になり、タスクをメンバーに割り当てられるようになります。

タスクを割り当てる方法

タスクを割り当てるには、いくつかの方法があります。タスクの割り当ての基準を納期にするか、スキルにするかなどは、プロジェクトによって使い分けていきましょう。

・スキル基準

スキルを基準にタスクの割り当てをする場合は、メンバー個々のスキルやキャパシティに合わせて、適正に割り当てていきます。
客観的な評価にもとづいたタスクの割り当てができるよう、作業に必要なスキルや知識をリストアップしていきます。メンバーがどのようなスキルを持っているかを示すスキルマップを活用することもあります。

進捗・タスク管理ツールを選ぶポイント

簡単に操作できるか

進捗・タスク管理を行うには、チームで情報共有できるツールを利用すると便利です。ツールを選ぶ際には、まず操作性が重要となります。管理ツールの操作性によっては、ストレスが生じてタスクに集中できなくなってしまうかもしれません。

目的に合った機能があるか

ツールには、目的に合う機能が備わっていることが必須です。多機能であればより便利ですが、それよりもまず自社のタスク管理に必要な機能が備わっているかどうかを確認しましょう。
無料トライアルを利用して、導入前に機能を確認することも大切です。

コストが見合っているか

ツールを導入する際のコストも重要です。ライセンス費用のほか、サーバーを購入する場合はハードウェア費用、さらにシステムの規模によっては導入支援費用などがかかる場合があります。
費用対効果を検討し、自社に合ったツールを選びましょう。

グループウェアの進捗・タスク管理でできること

このように、進捗・タスク管理ツールは、企業内・組織内での業務効率の向上を実現します。ここからは、多くの企業、団体で導入されているグループウェア「desknet's NEO（デスクネッツ ネオ）」の機能ででできることをご紹介します。

グループウェアについて詳しく知りたいかたは、「グループウェアとは」でご紹介しておりますので併せてお読みください。

・タスクを整理することでスムーズな進行が可能

管理者は、タスクごとに担当者を設定できます。また、タスクの担当者は、進捗率の推移とともに、進捗状況を管理者へ報告することが可能です。担当者の状況を把握し、プロジェクトをスムーズに進行することができます。

・ガントチャートで進捗をひと目で把握

各タスクの進捗は、ガントチャートを見ればひと目で把握することができます。また、ガントチャート内の各タスクには進捗率が数字と線で表示され、全体の進捗も視覚的に把握できます。

・メンバー同士のコミュニケーションも可能

プロジェクト管理画面内で、進捗報告やアドバイスなどのコメントを書き込めます。数字での管理だけでなく、タスクごとの管理者への状況報告、プロジェクトメンバー間の情報交換、情報共有などを行うことができます。