電子承認システムのメリット

前回の記事「文書を電子化するメリット」では文書の電子化について、ご紹介しましたが、今回は「電子承認システムのメリット」についてご紹介します。

申請・承認のワークフローを、ペーパーレスで行うことができる電子承認システムは、自社に適したツールを選定し、導入を成功させるために、そのメリットを理解しておくことが重要です。

電子承認とは？

ワークフローを電子化したシステム

電子承認とは、社内の申請・承認のワークフローを電子化した承認方法のこと。電子承認システムを使用することで、ペーパーレス化することができます。

承認を電子システム上で行う

従来の紙をベースとした申請・承認のワークフローは、紙の申請書を使って上司や担当部署に申請し、内容を確認・押印して承認または決裁するといった形が一般的です。
これに対し、電子承認では物理的な紙やはんこは使用しません。電子承認システム上で申請し、その内容を承認者がシステム上で確認・承認します。

電子承認のメリット

承認が迅速に行える

承認のスピードアップができるのも電子承認のメリットです。電子承認システム上ですべてのプロセスが完結するので、申請書を印刷したり担当者に直接手渡しをしたりする無駄がなくなります。
申請・承認業務を円滑に行うことで、業務効率化も実現できます。

ペーパーレス化により紛失や保管の問題が解決

紙を使った申請の場合、申請書を紛失してしまうこともあります。また、申請書を電子化してメールで送付する場合も、ほかのメールにまぎれて見逃してしまうようなこともあるでしょう。しかし、電子承認では、申請書を紛失することはありません。
また、承認完了書類の保管についても、電子承認であれば自動的に保管・保存ができるのでミスは起こらず、担当者の負担も軽減されます。

内部統制強化につながる

電子承認では、ルールの厳格化、プロセスの可視化、処理履歴の保管ができるため、文書の改ざんや不正を防ぐことができます。電子承認システムを導入すれば、内部統制を強化することができるでしょう。

電子承認のデメリット

電子化が難しいケースがある

申請・承認プロセスの中には、複数人の承認が必要な稟議や決裁など、承認経路が複雑になりやすいケースがあります。申請内容、業務内容、必要な書類の種類、その他さまざまな条件によって、承認の経路が複雑化すると、そのフローの電子化が難しくなることも。
その場合、従来の申請・承認経路の修正も検討する必要があるかもしれません。

電子化によって見えにくくなることも

電子化すると、承認の進捗状況を確認できるようになります。しかし、電子承認システムによっては、これから自分宛にどれくらいの量の申請書が回ってくるのかが承認者からわかりにくい場合もあります。電子化によって、かえって見えにくくなることもあるのです。

判断が難しい申請への対応に苦労する

承認すべきかどうかの判断が難しい申請の場合、紙での申請であれば、その場で申請者に状況を聞いて判断材料とすることが可能です。しかし、電子承認だとその場で意見を求めたり、調査したりすることが難しい場合があります。
その場合、紙での申請のほうがやりやすく、時間も節約できるといったことになりかねません。この点も、電子承認システムではあまりフォローされていないのが現状です。

グループウェアのワークフロー機能でできること

このように、電子承認システムは、企業内・組織内での業務効率の向上を実現します。
ここからは、グループウェア desknet's NEOに標準搭載されているワークフロー機能についてご紹介します。desknet's NEOのワークフロー機能なら、電子承認システムでのデメリットもカバーできます。ワークフローの導入事例も交えてご紹介しましょう。

ワークフローと紙の稟議の違いについて詳しく知りたいかたは、「稟議は電子承認システム「ワークフロー」の導入でスムーズに！」でご紹介しておりますので併せてお読みください。

効率的な承認処理が可能

ワークフローでは、これから承認者に届く予定の申請がどれくらいあるか、どこで承認処理が停滞しているのかを確認することができます。一般的な電子承認システムではわかりにくい部分も可視化できるため、効率的な承認処理が可能です。

不在時の代理承認や承認のスキップが可能

設定されている承認者が病欠や長期出張などで不在の場合、その上位決裁者が代理承認・引き上げ承認することで、承認処理を進めることができます。

ステップごとの経緯や履歴の確認・回付ができる

承認ステップごとに、承認者によるコメントを残すことができ、次の承認者も承認可否の判断がしやすくなります。また、否認した申請が再度申請されてきた場合は、前回の申請内容を確認することができます。

さらに、desknet's NEOの別機能「回覧・レポート」と連携して、申請前、申請途中、承認後にかかわらず、いつでも部下や関係部署に申請書を回して、内容を確認することができます。この「回付」機能によって、しっかりとした裏づけを得た承認や決裁が実現します。

ペーパーレス化にはツールの導入が必須

ペーパーレス化によってコストを削減するだけではなく、業務効率の向上やテレワークへの活用も考えるのであれば、自社に適したツールの導入が必須と考えたほうがいいでしょう。ペーパーレス化を成功させるには、ツールの導入コストや社内の理解など、手間や注意すべき点も多いですが、ペーパーレス化によって得られるメリットは大きなものになるはずです。

ペーパーレス化に適したツールはいくつかありますが、グループウェアも選択肢のひとつです。グループウェア「desknet's NEO（デスクネッツ ネオ）」には、文書管理やワークフローといったペーパーレス化に役立つ機能に加え、社内コミュニケーションや情報共有のためのさまざまな機能が備わっています。
ペーパーレス化を進めるにあたっては、desknet's NEOの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

ワークフローの活用事例

株式会社北陸銀行様（銀行業）

株式会社東京金融取引所様（金融商品取引所の運営）