テレワークでの労務管理の課題とは？ツールを使って解決しよう

スケジュール管理、脱Excel、ペーパーレス等職場の課題をオールインワンで解決
 
テレワークの課題のひとつとして、労務管理の難しさが挙げられます。中でも、テレワークでの労働時間をどのようにして把握するか、働きすぎをどのように防止するかといったことは、多くの企業で課題となっています。
テレワークでは働いている姿が見えないため、労務管理は特に難しい課題ですが、解決するためにツールの活用を検討してみてはいかがでしょうか。ここでは、テレワークでの労務管理の課題を挙げ、課題解決できるツールの使い方について解説します。

テレワークにおける労務管理の課題

オフィスワークとは異なり、テレワークでは上司が部下の勤務態度や勤務状況を確認できません。それによって、労務管理ではどのような課題が出てくるのでしょうか。まずは、具体的な課題について見ていきましょう。

勤怠管理が難しい

テレワークでの労務管理の課題でまず挙げられるのは、勤怠管理の難しさです。メールで始業・終業時刻を申告する方法や、時刻を記入するファイルなどを共有して管理する方法も考えられますが、正確性や客観性に欠けるのがデメリットといえます。

長時間労働をしてしまう

 

テレワークは、プライベートの時間と労働時間の区別が曖昧になることが多く、働きすぎてしまうことが課題となっています。
さらに、フレックスタイムや裁量労働制などで勤務時間に対する管理がゆるくなってくると、申請した終業時間を過ぎても作業を続ける社員が出てくるでしょう。人によっては労働が深夜に及んだり、夜中心の生活になったりしてしまうかもしれません。

評価が難しい

 

テレワークで実際に働いている姿を確認できない状況は、評価方法にも影響を与えます。テレワークでは上司や同僚の目が届かず、コミュニケーションも限定された状態となるため、仕事への取り組み方や勤務態度といった面での評価が難しくなります。
成果物による評価方法を取り入れるなど、テレワークに適した評価方法へとシフトすることが求められます。

労災認定が難しいことも

テレワーク中に病気やケガをした場合、労災保険が適用されるかどうかも気になるところですが、もちろん労働である以上、テレワークでも労働基準法や労働者災害補償保険法が適用され、労災として認められます。

 

テレワークでは病気やケガの原因が業務に付随したものなのか、プライベートによるものなのかを証明するのが難しい場合があります。しかし、労災認定されないというわけではありませんので、もしそのような状況になった場合は、労災申請するようにしましょう。
 
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労働時間をどう管理するか

厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」では、企業が社員の労働時間を正確に記録・把握できるようにしなければならないとされています。オフィスワークでは、タイムカードやICカードなどを使って記録できていましたが、テレワークでは違う方法で記録しなければなりません。

 

しかし、先に述べたとおり、メールやファイルへの記入では、客観性に欠けるというデメリットがあります。そのデメリットを解消するのが、勤怠管理のできるツールです。
ツールを使えば、オンラインでの始業・終業時刻を客観的に記録でき、社員の勤怠について把握しやすくなります。ツールの導入は、勤怠の課題を解決する方法のひとつといえるでしょう。

 
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desknet’s NEOとChatLuckで労務管理の課題を解決

グループウェア「desknet’s NEO（デスクネッツ ネオ）」とビジネスチャット「ChatLuck（チャットラック）」も、勤怠管理ができるツールのひとつです。労務管理の課題を解決するために、desknet’s NEOとChatLuckをどのように活用したらいいのか解説します。

desknet’s NEOのタイムカードを活用

desknet’s NEOには、タイムカードという機能があります。タイムカードは、出社（始業）、退社（終業）、外出、戻りなどの打刻データを記録・集計できる機能で、時短勤務や夜勤など、複数の勤務形態を設定することもできます。

 

操作はシンプルで、desknet’s NEOのポータルから打刻が可能。PC以外に、スマートフォン、タブレットからの打刻もできるようになっています。また、通常の打刻に使用する回線を、システム管理者がIPアドレスで指定することができ、通常とは異なるIPアドレスからの打刻だった場合には、就業状況表示画面で色分け表示されます。記録したデータはCSV形式でダウンロードして、集計などに利用可能です。
テレワークでの労働時間を記録・把握するのであれば、このタイムカードを利用するだけで十分だといえるでしょう。簡単な打刻操作をするだけで、正確かつ客観的なデータを記録することができます。

 

さらに、タイムカードを勤怠管理にも利用したいという場合には、勤怠管理ツールの「CLOUZA（クラウザ）」と連携させるオプションサービスもあります。
このオプションサービスは、CLOUZAの勤怠管理機能をdesknet’s NEOの一機能として使えるようになるというものです。勤怠状況をリアルタイム集計して全社の勤務状況を把握することや、勤務データと集計結果をPDFへ一括出力することが可能です。集計データを主要な給与計算ソフトと連携させて、そのまま給与処理にも利用することができます。

ChatLuckでリアルタイムの状況確認

ChatLuckは、ビジネスチャットとしての基本機能はもちろんのこと、高いセキュリティ強度も備えたビジネスチャットです。desknet’s NEOのタイムカードでは勤怠管理を行い、ChatLuckでは業務中の状況確認を行うという方法もあります。

 

ただし、ChatLuckで厳密な管理をするわけではありません。朝夕に簡単な業務報告をすることで、上司やチームメンバーに対して、現在は業務中だということを共有するのです。
また、メンバーが現在どのような状況なのかは、ChatLuckにログインすることでわかります。現在の状況を、オンライン、退席中、取り込み中から選んで表示させることができるため、わざわざ報告することなくメンバーに知ってもらうことができます。

 

なお、社員の状況確認のために、ウェブカメラを使って常時監視するような方法もありますが、これは社員に過度なプレッシャーを与えることにもなり、テレワークの状況確認としてあまりいい方法ではないでしょう。反対に、生産性を下げることになってしまうかもしれません。

 

ほかにも、状況確認には、時間を決めてウェブ会議システムを使ったオンライン朝礼を行うといった方法もあります。自社の業務にはどんなツールをどう使うのが最善なのか、検討してみるといいでしょう。
 
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テレワークでは適切な労務管理と状況確認が必要

テレワークでの労務管理は、勤怠管理ができるツールを活用し、勤務時間を正確に記録し、把握することが必要です。また、労務管理に加えて、状況確認のためには、ビジネスチャットなどのツールを使うことも課題を解決できる方法のひとつでしょう。
グループウェアとビジネスチャットを導入すれば、労務管理も状況確認も適切に行うことができるようになります。タイムカードを含め、テレワークに活用できる27の機能を備えたdesknet’s NEOと、ビジネスチャットのChatLuckの導入を検討してみてください。

 
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