ワークフロー 活用例

こんな課題を解決！ 報告書を作成・提出・共有したい

• こんなお悩みありませんか？

  社内文書をメールや紙で提出させているが、承認まで時間がかかるし、どこで滞っているのか分かりづらいのが悩み。報告書などの情報共有も難しい…。

• この機能が使えた！

  「ワークフロー機能」を使い、申請書類や各種報告書の作成、提出、そして長期の保管をグループウェアの上で行えるようにした。

• こんな効果が得られた！

  報告書の作成・提出がとても楽になったし、どこまで承認が進んでいるかわかりやすくなった。また、社内の情報共有も進んで業務効率を向上できた。

報告書の流れが見えるから途中で滞ることがなくなる

出張申請や稟議書、業務報告書といった社内文書を、メールなどでやりとりしている企業は多いでしょう。しかし、他のメールに埋もれて見過ごされる恐れがありますし、承認がどのステップに達したか分かりづらいのも難点です。そこで活用したいのが、文書の作成・提出・承認といった流れを電子化する「ワークフロー機能」。

申請側としては、既存の文書を参照しながら簡単に社内文書を作れますし、承認がどこまで進んだか一目で分かる点が嬉しい点です。承認側としても、承認の判断がしやすくなる、社内文書に書かれた情報を全社で共有できるなどのメリットがあります。

出張先から報告書を提出するのがとても楽になった

店舗の商品陳列・開店作業などを手がけるA社（従業員数60人規模）は、社内文書のやりとりをデスクネッツ ネオに全面移行。同社は一般社員・管理職を問わず出張の多い環境ですが、出先から書類の提出・承認が行えるため、決裁までの期間が大幅に短くなりました。また、「事故報告書」を全員で共有できるようになったので、同様のトラブルを繰り返すことが減って顧客満足度アップをもたらしたそうです。

さらに、同僚が作った優れた提案書・わかりやすい報告書を参考にすることによって、全社のビジネス力の底上げにもつながりました。

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