ポータル活用例

カスタマイズして情報共有をスピーディーに

こんな課題を解決！社内外の情報を集約したい

こんなお悩みありませんか？

全社向けの情報やスケジュール、マニュアル、各種申請書などが各所に分散していて、効率が悪いと感じる。社内外の情報を素早く確実に得られるようにしたい。
この機能が使えた！

「ポータル機能」で、お知らせや新着情報、直近の予定、社内システムへのリンクなどを一画面に集約。業務開始時にまず情報確認できる社内ポータルが、簡単に作ることができた。
こんな効果が得られた！

全社向けのほか、部署・個人ごとのポータルを作って使い分けるとさらに便利に。情報の見落としがなくなり、必要な機能のリンクもポータルに設置でき、業務効率化につながった。

社内ポータルとは、社内外のさまざまな情報、アプリケーションなどの入り口として利用できるウェブサイトのことです。グループウェア「desknet's NEO（デスクネッツネオ）」に搭載された「ポータル機能」には、desknet's NEO各機能へのリンクや新着情報、ダイレクトメッセージなどの未読通知、付箋の貼り付けなど便利な各種機能が備わっています。

また、ポータルをカスタマイズすることもでき、コンテンツの取捨選択、配置も自由に行えます。部署・個人ごとのポータル、各種申請手続きのページが誰でも簡単に作成可能です。

「まずはポータルへ」という意識の醸成

社内外の情報が整理されずに存在していると、その情報を探すだけで時間をとられてしまいます。また、よく使うアプリケーションやツール、システムが点在している状況も同様です。作業効率が落ちるだけではなく、自分宛の連絡や伝言に気づくのが遅れたり、全社向けのお知らせを見逃したりすることも起こりやすくなるでしょう。

こうした課題は、情報を集約したポータルを利用することで解決可能です。ポータルを開けば常に必要な情報が可視化され、よく使うアプリケーションなども配置されていれば、何をするにしてもまずポータルを開けばほぼ用が足りるという環境を整えられます。
大きな効果として期待できるのは、仕事を始めるときに「まずはポータルへ」という意識が社員に行き渡り、習慣づけられること。何か周知したい情報があったときなども、ポータルに掲載すればスムーズに情報共有できるようになるでしょう。

desknet's NEOのポータル機能は、パレットメニューを使って見やすい画面を簡単に作れることも特長です。徐々に使いやすくブラッシュアップしていくこともできます。

お客さまのポータル活用例

株式会社イワサ・アンド・エムズ様

大規模修繕・新築塗装
ポータルを情報交換・情報集約の場として活用

導入前の悩み＞
「IT活用で職場をより良く」との観点からグループウェアを導入していたが、社員の多くはスケジュールとメールくらいしか使っていなかった。その後、事業と会社規模が拡大するにあたり、そのグループウェアが使用に耐えられるのか不安に。

desknet's NEOで解決！＞
さまざまなグループウェアを検討したところ、desknet's NEOのコストが安いこと、ポータルが情報交換の場になることを知って魅力を感じた。desknet's NEOのポータル機能を使えば、社内報のように社員に会社の今を伝えられ、ポータル上に自由に書き込みができる場所を作ることで、情報交換の場としても役立てることができた。さらに、部署別、社内委員会別、申請処理専用、社内報専用など、多彩なポータルを作成して活用している。また、現場の情報や業務上の必要な情報も可視化して配置し、今ではあらゆる情報を一元的にポータルに集約。社員一人ひとりが効率良く運用している。

株式会社イワサ・アンド・エムズ様事例

総務省様

官公庁
増大する情報を一元化するためポータルを刷新

導入前の悩み＞
全職員に知ってもらわなければならない情報は、省内情報や部局内情報、業務システム情報、共通申請様式など多岐にわたっていた。増大し続ける情報を一元化して職員に提供するため、旧省内ポータルサイトを作り変える必要性を痛感。また、部局ポータルやテーマポータルを作って情報を整理し、見やすく、使いやすいポータルにしたいという思いが強くあり、それを容易に作成できる環境を手に入れたいと考えていた。

desknet's NEOで解決！＞
旧省内ポータルサイトをdesknet's NEOに統合して再構築。職員が違和感なく新しいポータルに切り替えられ、自然と新しいICTツールを使いたくなるようデザインした。ポータルに専用アイコンを使ったテレワーク特集コーナーを設けるといった工夫をし、部局ポータル、テーマポータル、個人ポータルを作成して効率的に情報を扱えるようになった。

総務省様事例

三井倉庫ロジスティクス株式会社様

総合物流業企業
ポータルはタブで目的別に整理、必要な情報にすぐアクセス

導入前の悩み＞
2000年代初頭より当時、情報共有ツールの主流ともいわれた代表的製品を導入し、長期にわたり活用してきた。旧製品では社内ポータルも活用されていたが、文章や写真の掲示はできるものの、リッチテキストには未対応で、表現力にも乏しく、いささか使いにくくなっていた。

desknet's NEOで解決！＞
「共通ポータル」では、トップメッセージ、異動連絡、全社向け連絡事項などを発信、申請の進捗状況は見える化され、回覧の最新通知なども一目でわかるようになった。さらに[ワークフロー]の種目別にタブ分けをし、「管理申請」、「財務経理申請」、「情報関連申請」の組織別ポータルが表示できるようなったため、欲しい情報へアクセスしやすくなった。

三井倉庫ロジスティクス株式会社様事例

健祥会グループ様

介護・福祉施設、認定こども園等の運営
および介護・福祉の教育機関の運営
ポータルが施設間でのコミュニケーション活性化の情報基盤に

導入前の悩み＞
10年近く利用してきたグループウェアがあったが、利用状況が「掲示板機能」による情報発信にとどまっていた。利用範囲が掲示板による本部から全施設への告知・通達といった一方向の情報の流れとなってしまい、本部が施設の情報を収集するのにも時間がかかっていた。日常の業務連絡は、電話やFAXに頼りがちな状況だった。

desknet's NEOで解決！＞
ポータルには週替わりの職員ブログを掲載しており、施設ごとの職員の経験談や想いを共有。良好なチームワークづくりや他の施設の取り組みへの学びを通して、意識やモチベーションを共有する場として職員に好評を得ている。毎年発表される理事長の「年訓」もログイン時に目につくポータルで共有。普段は離れた施設で働いている職員同士をつなげ、健祥会グループ様の事業指針を共有し、帰属意識を醸成する場としても発展している。

健祥会グループ様事例

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