文書管理 活用例

こんな課題を解決！ 社内規定集や契約書などの書式を共有したい

• こんなお悩みありませんか？

  社内文書が特定部門のパソコンだけに保存されている。そのため、他部門に所属しているメンバーにとっては使い勝手が悪い…。

• この機能が使えた！

  「文書管理機能」を使い、さまざまなタイプの文書をわかりやすく共有・管理できるようになった。

• こんな効果が得られた！

  さまざまな社内文書を、「部門別」「種類別」などの分類で保管可能。自席のパソコンを使って、必要なフォーマットがすぐに取り出せるようになった。

自分のパソコンを使って、必要な書類がすぐに取り出せる

企業では、就業規則、給与規定や契約書など、たくさんの文書が利用されています。それらを紙のまま管理したり、特定部門のパソコンだけで保存したりしていると、利用するたびに取りに行かなければならず非効率的です。また、紙を保存するスペースだってバカになりません。そこで利用したいのが「文書管理機能」。ファイルを管理部門別、あるいは種類別などの切り口で分類し、必要な時に取り出すことができます。また、優秀な営業担当者の仕事術をまとめて他の社員でも読めるようにするなど、知識・ノウハウの共有化に活用することも可能です。

修正したファイルに誤りがあっても、すぐに元に戻せる

食品輸送を専門に手がける運送会社E社（従業員数1400人規模）では、適性診断書や健康診断書といったドライバー用の各種申請書類、Excelで作られた勤怠表などの管理を、デスクネッツ ネオで行っています。時には文書のフォーマットが変わることもありますが、「文書管理機能」を使えば、全支店・営業所で最新版を共有することが可能です。一方、文書の更新履歴を最大10世代分保存できる点もメリット。以前の文書を確認することも容易ですし、最新版に誤りがあったときも、過去の正しかった文書にすぐ戻すことができます。

お客さまの文書管理活用例