ユーザー座談会

冒頭はポータル活用の話から。ユーザビリティに配慮した理想のポータル環境とは？
利用活性化につながる機能へのご要望を伺いました。

現在、desknet's NEOの各種機能、AppSuite、社内活用アプリのリンクなどをポータルに集約しています。業務上のケーススタディ、規程や社員のための諸手続きの手引きなど、社員が共有すべき重要情報から日々の会社の動きまで、ポータルからアクセスできるようにしています。

ポータルに力を入れていらっしゃるのは、どのような背景からですか？

弊社はITや事務の人材派遣業なので、社員の多くが出向先に勤務しています。派遣先ごとに情報環境も異なり、出先によっては接続制限もあるので、社員は社外や業務外の時間に会社の動向を知ることも多いのです。そこで「スマホでも見られる」という前提条件も加えつつポータルを充実させていくことにしました。

組織ポータルの「リンク」や「コンテンツ検索」についてのご要望を事前に伺っておりました。

たとえば結婚する社員から各種申請手続きの問い合わせがあったとします。現在はアクセスの手順を伝え、ポータルの該当コンテンツのタブを指定して必要な項目へとアクセスしてもらっているのですが、管理側から提供した指定のリンクからポータル内の給与、労務、経理関係などの各種手続きの該当項目に、ユーザーがワンクリックで直接リンクできれば、ユーザビリティが飛躍的に向上します。
また、ポータルは常に拡充しているので、情報量も増えています。ブラウザ上の検索機能ではなく、項目内の文章を横断的に検索できる独自の検索機能があるとさらに利便性は高まると思います。

申請系に関しては、電子会議室で手続きの手順を共有している企業さまも多くいらっしゃいます。各種手続きの仕方をストックしてそこに飛ばす方法なら可能ですし、電子会議室はファイルも添付できるので、関連する情報詳細はそこに集めて、情報を1回のアクセスやリンクで取得できるようにする手法もあります。

今は文書管理に飛ばしているのですが、やはりポータルはユーザーの欲しい情報がどこにあるかがすばやく可視化されて、必要な情報に確実にアクセスできるのが良いところです。

ポータルの個別の項目に直接リンクできるようにすれば、業務に関連付けて、独自の活用手法や発展性も望めますね。お客さまごとの企業文化も映し出される重要な場所なので、どのような動きが可能なのか、考えていきたいと思います。

続いて「ワークフロー」の話題に。スマートフォン向けアプリのご要望に続いて、新たな機能活用への確かなステップとなる検証環境への期待へと話題は広がっていきました。

申請書類の生成などの機能もやはり「スマホでできる」に越したことはないので、現在、ワークフローをdesknet's NEOに移行しきれない背景には、アプリ化への期待があるのです。

スマホアプリでの使い勝手がもっと向上すれば、ということですね。

そうですね。さらなる要望としては、「ワークフロー」を実用化する際に、本番環境前の、「検証環境」みたいなものが無償提供されれば良いと思います。アクセス権設定が要因の不表示や不要なデータ消失など、作成したばかりのワークフローをいきなり本番で使うリスクは怖いものです。特に「ワークフロー」はルートがリアルでないと意味がないので、事前検証できると助かります。クラウド環境で類するものを実現している製品はなく、難しいとも思いますが、ユーザー数が多いケースでも、いきなり本稼働というのは、やはりリスキーです。

弊社でも、検証環境やバックアップできるしくみは欲しいし、あれば活用したいですね。以前、組織変更があった際、部署異動で設定した「ワークフロー」がグループごと消えてしまったことがあって、すべてやり直した経験があります。リカバリーの間、承認申請を停止することになったので、もし検証環境があれば、そのようなリスクをクリアできますね。

私も「文書管理」のアクセス権を消してしまい再現に苦労した経験があります。検証環境で新しい組織を設定して、まずは手順を考える。検証後OKとなってから本番環境で手順を踏めるようになれば、リスクは回避できます。AppSuiteには検証のステータスがあるので、同様のものがdesknet's NEOにも欲しいです。

検証環境があれば、リスクへの不安がなくなるので、新たな機能活用にも着手しやすくなります。desknet's NEOの活用度を高める効果も得られるかもしれません。

ご指摘の通り、この件につきましては、今後の課題として、しっかり社内検討させていただきます。

ご活用中の機能に関する疑問や機能改善へのご要望、ご提言をいただくと共に、社内活用度を広げるにはどのような工夫や有効な手段があるか、といった話題が広がりました。

現在「ウェブメール」の迷惑メール対策が、特定のドメインや個別アドレスだけになっているので、迷惑メール対策を強化するという理由からやむなく他のメーラーを使っています。
「ウェブメール」さえ活用できればログイン習慣も社内浸透するし、「インフォメーション」の閲覧率、「ワークフロー」「回覧･レポート」「スケジュール」など各種機能の利用度も高まっていくので、ほんとうはすぐにでも活用したいのですが……。

「ウェブメール」が使えないと、desknet's NEOへログインする社員は少なくなるかもしれません。弊社はたくさんの派遣先で仕事をしているのですが、desknet's NEOを見なくても業務自体は成立するんです。でも、重要情報の共有は必要でもある。そこで、メールを強制的に「ウェブメール」に変えてしまいました。ログインすれば「インフォメーション」は必ず目に入るし、ポータルの他の機能や情報も気になるので見るようになる。結果として、短期間で利用浸透度が増しました。

経営陣や上職者は「スケジュール」も活用していますが、営業は業務システムで予定管理をしていたり、コールセンター業務などで「スケジュール」を見なくても、仕事が回ってしまう社員が多くいるのも一因なのです。相手が社内にいるのがわかっているから、ChatLuckではなく、つい内線電話を使ってしまう。やはり「ウェブメール」を使うことで得られる効果は大きいようですね。

「ウェブメール」はもちろん、「インフォメーション」も有効ですよ。
弊社では、管理部からの情報は「インフォメーション」からしか発表しないと決めて、情報を「知らなかった」という社員には「見てない人が悪い」ということで定着させました。

セキュリティ上の課題から「ウェブメール」の活用が難しい場合は、社内メールに「回覧･レポート」を活用する手法はいかがですか？　他にも、業務システムのリンクをポータルに設定する、ログイン画面をブラウザのスタートページに設定して活用を定着させた企業さまも多いです。

グループウェアの趣旨は、「情報共有」にあるので、使い方としてはやや矛盾するかもしれませんが、現状、弊社では正社員、契約社員、アルバイト、パートナーさんなど、多様な働き方のスタッフが活躍しています。社内での立場や属性によって、「見てほしいもの」「見なくてもよいもの」をコントロールしたい。そういう選択肢が欲しい場面が当社でどんどん増えてきているし、これからニーズも高まっていくと思うのです。機能の単独利用を前提にした管理機能もつけられるといいなと思います。

当初はグループウェアの役割も社内の情報共有に重点が置かれていましたが、多様な雇用形態や働き方が可能な現在、たとえば大学なら非常勤の方や、店舗なら店長と店舗全員用のアカウントなど、必要な情報を必要な方に適切に公開・共有する手法は、今後確実に求められていくものだと思います。重要なお声としてしっかり社内に伝え共有して、今後の開発に役立てていきます。

さらに以下のような要望が参加者から寄せられました。

• 機能ごとにシステム管理までの権限を個別に付与できるようにしたい。
• ワークフローの作成時に部品をコピペできるようにしたい。
• 予約された会議の変更アクセス権をメンバー全員に付与したい
• メールのユーザー設定をCSVでインポートしたい
• Amazonビジネス以外の通販ショップもあると社内活用度がもっと広がる

ご意見は全社で共有し、今後の製品・サービスの改善につなげてまいります。

最後に、本日のご感想をお聞かせください

社員の多くが派遣先へ出向するなか、日々の会社の動きがわかるポータルサイトを自分たちで作れて、それが社内の問い合わせを減らすことにもつながっています。自由にカスタマイズできて自分たちのやりたいように設定し、機能活用できるところが、desknet's NEOを選んだいちばんの理由でもあるのです。現状に満足していますが、まだまだ進化して欲しいところがあるので、「こうなったらいい」と思える機能を本日お伝えしました。
これからもユーザーの声に応えて、挑戦と進化を繰り返して欲しいと思います。

以前は来客対応が内線連絡だけだったのですが、desknet's NEO導入後は、「設備予約」「来訪者管理」を合わせて管理できるようになり便利になりました。
特に総務系や事務系の立場から見ると、便利な機能がほかにもいろいろあって期待が寄せられています。ユーザーの意見や活用アイデアなども活かしながら、社内浸透、活用促進に向けて着実に機能活用を展開していきたいと思います。