ユーザー座談会

ワークフローをもっと活用したい。しかし本稼働になかなか至らないのはなぜか？　まずは「ワークフロー」活用に向けてどのような準備が必要かという問いかけから意見交換が始まりました。

現在、稟議に関するものがすべて紙ベースで、まだ「ワークフロー」は活用できていません。「ワークフローを活用しましょう」という意見は上げているのですが、総務や経理などの管理職から「やはり紙でないと」と導入許可がおりないのです。しかし、徐々に運用していきたい。すでに予算は取っているので、desknet's NEOの「ワークフロー」ならOKも出やすいと考えています。

「ワークフロー」は私たちも本格的には使っていないですね。一部の課で活用はしているのですが……。物理的に場所が離れたキャンパス間で紙の稟議書を回しているところもあるので、実際に運用したら効率はかなり上がると思います。一方で運用後に異動や役職の変更があった際の権限委譲をどうするのかというのも気になるところです。

活用のハードルになっているのは、紙の仕様でしょうか？

「現在稟議に使っている紙の書式や見た目を忠実に再現して欲しい」という要望が上層部で大きいのです。そのため、業務アプリ作成ツールAppSuiteで紙のイメージをトレースした申請書式を作成中です。desknet's NEOに標準搭載されている「ワークフロー」は紙の再現までは難しいところもあるので、AppSuiteのように現書式の画像を貼り付けて作れば、理解も得られやすくなると考えています。

「ワークフロー」で組織全体の申請を一気に変えることがハードルになることもあるので、精算処理など運用しやすいものから徐々にシステム化し、決裁者が外部からスマートフォンなどで承認できるような環境をつくるなど、スモールスタートから段階的に活用幅を広げるといいかもしれません。現在の環境は外からアクセスできる状況ですか？

今はできないようにしています。決裁者の出張も多く、決裁が滞ることもあるので、使ってほしいのですが、外から承認することにも抵抗があるようです。

うちの大学は外からのアクセスを「可」としているのですが、ユーザー数が1,500人の組織で、承認者の昇格や異動が多くあります。その場合、企業の皆さまがどのようにユーザー管理をしているのかを知りたいです。効率的なユーザーメンテナンスの方法があるのかどうか。今後、大きな組織改革もあるので、役職や所属変更などで決裁経路上に設定していた承認者などの権限をどう移行すべきか、知りたいですね。

経路作成には、「ロール」（＝「部長」や「派遣社員」「経理担当」など、組織上の役割をグループ化したもの）を挿入できます。役割や役職のグループを作成して、決裁・承認権限を与えたい人をロールに入れたり、権限を解除したい人をロールから外したりすれば、メンテナンス負荷も少なく全体を変更できます。

実は3年前、大きな組織改革があり、CSVでユーザー情報を一括書き出ししてインポートしました。ロールも整備に着手しはじめ、うまく活用できるよう取り組んでいるところです。

AppSuiteの最新バージョンでは、CSVファイルからAppSuiteへ、データの一括インポートが行えるコマンドラインツールが提供されています。「ワークフロー」の連携機能も強化され、AppSuite側から「ワークフロー」の申請書を呼び出し、申請を出せるようにもなっています。
やはり、紙の書式イメージをいかに再現できるかが「ワークフロー」の本稼働とその後の運用効果にも関係しますので、標準「ワークフロー」機能とAppSuiteを併用して利活用を図るのは一手です。

次に、現在よく使われている機能の中から、「インフォメーション」を情報の目的や種別ごとにどのように使い分けし発信しているか、また重要性や確認頻度の高い情報を活かすため「ポータル」を効果的に活用する手法について話題が広がりました。

「インフォメーション」の種別については、現在、法人本部を含む計3キャンパスや附属高校など、拠点別にカテゴリーを分けています。ですが、指示事項、お知らせ、研究公募などの「『情報内容別』にしたら？」という意見も大学内で上がっています。種別はあまり増やしたくないのですが、こういう場合はどうすればいいのでしょうか。

うちも拠点別にカテゴリーを分けています。ただし、情報内容によっては個別に案件向けのカテゴリーをつくることもあります。

確認の階層が複雑になってしまいますが、拠点別や発信内容別など複数の尺度で種別を設定しているユーザーさまもいらっしゃいます。ある企業さまは「指示系」「応募系」「部署ごと」など複数の種別を設定しています。カテゴリーが増える分、ユーザーが情報に迷ったりすることもあるので、「インフォメーション」を全社通知のみではなく、閲覧できる人を絞って発信したり、閲覧先を限定するなどして工夫して使われています。「ポータル」の表示の仕方に工夫をこらしている企業さまも多いです。

インフォメーションとポータルを組み合わせて使うのですね。ところでdesknet's NEOには、共通・組織・個人と、3種類のポータルがありますが、組織ポータル以外はあまり使ったことがありません。初期設定のまま活用しているので、ポータルは、もっと活用の幅が広げられそうですね。

企業さまによっては、「文書管理」の中で利用頻度の高いファイルをポータルから活用できるようにしたり、顧客からの問い合わせ対応の仕方をポータルで共有し、完結できる環境をつくったりされています。多少htmlがわかる方であれば、ガジェットブログパーツで外部のウェブアプリや独自のコンテンツを作成して組み込んでいただくこともできます。

最後に、利用度の高い機能が定着・浸透する中、さらに活用度を広げるために「ウェブ会議」への期待やOffice 365との連携手法など、さまざまな疑問や機能改善へのご提言をいただきました。

desknet's NEOの「ウェブ会議」機能ですが、10事務所あるわが組合でも活用したいです。

「ウェブ会議」はうちも検討中です。

「ウェブ会議」は、日常業務や県内の自組織の会議などで使いたいです。参加者を「聴講するだけ」に設定できたり、スマホから視聴できたりと、期待はふくらみます。

使い慣れたdesknet's NEOからすぐに利用できるのが「ウェブ会議」の利点です。視聴のみの参加も含め、今後のバージョンアップでより多くのユーザーの皆さまが活用できるよう改善していきます。

Office 365のスケジュールとdesknet's NEOのスケジュールも連携させたいです。連携は管理者側で事前設定すれば、全員が活用できるようになりますか？

V5.1 R1.0以上のバージョンであれば「Office365連携設定」から手順に沿って環境設定をしていただくだけで連携ができます。「ポータル」メニューにWord、Excel、PowerPointなどのアイコンも追加表示でき、すべてシングルサインオンで活用できるようになります。

最後に、本日のご感想をお聞かせください

活用度はたいへん高く、「インフォメーション」「電子会議室」「設備予約」「文書管理」「ウェブメール」などについては全職員に浸透しています。もちろん紙の文書も残っていますが、「文書管理」で検索をかけて探し出せるのがラクで効率も良いので、規程や規則等は同機能に保管することが定着しています。申請用紙などもPDF形式で必ず最新のものを保管しているので、場所が異なる複数の事務所で効率よく運用しています。

全体での活用度が上がっており、特に「インフォメーション」や「回覧･レポート」による情報共有の効果には手応えを感じています。今ではこれがないと何も進まないようなレベルで活用しています。一方で、本日色々なお話をうかがいながら、まだまだ活用度が高められるとも感じました。本日得られた手法をさっそく取り入れながら、さらに有効活用していきたいと思います。

今回も、ご参加いただいた皆さまから、多くの貴重なご意見をいただくことができました。
いただいたご意見は全社で共有し、今後の製品・サービスの改善につなげてまいります。
お忙しい中ご参加いただき、まことにありがとうございました。