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ユーザー座談会
第9回レポート
6月5日にユーザー座談会を開催しました。9回目の開催となる今回も、参加者の皆様から、貴重なご意見をたくさんお聞かせいただきました。当日の様子を一部ご紹介いたします。
参加企業様
- 食品加工業：2017年導入。desknet's NEOクラウド版を200ユーザーでご利用中。
主な利用機能：スケジュール、ワークフロー、回覧･レポート、インフォメーション - 運輸業：2012年導入。desknet's NEOパッケージ版300ユーザーでご利用中。
主な利用機能：ポータル、アドレス帳、回覧･レポート、アンケート、文書管理 - 製造業：2013年導入。desknet's NEOクラウド版を440ユーザーでご利用中。
主な利用機能：スケジュール、設備予約、ワークフロー、回覧･レポート、アンケート
はじまりは、普及が進むチャットツールを活かすには？という問いかけから。
やがて、desknet's NEOの「電子会議室」機能をレスポンスよく活用する手法へと話題が発展していきました。
チャットツールを活用したいのですが、年配社員に抵抗感が強く若手との意識差やジェネレーションギャップを感じます。「いいね」ボタンなどで既読反応があれば発信しやすいのでしょうか。他社さまのご状況はいかがですか？
レスポンスの高いコミュニケーションには、「ネオツイ」も活用しているのですが、「いいね」に限らず閲覧数がつくなどの反応があると確かにいいですね。
ご年配の方は“face to face”を重視する傾向にある気がします。弊社は全国に営業所があり、月例合同会議に集合するのも経費や時間のロスになるので、「ウェブ会議」を活用したいのですが、追加費用がかかる。すぐにチャットツールを活用するのは無理でも「電子会議室」であれば、活用手法によっては高レスポンスなコミュニケーションを実現できると考えています。
「電子会議室」は検索もできて、ナレッジ共有の記録や備忘録、営業プロジェクトなどでの活用度が高いです。資料共有にも役立つので、トピックの意味が分かるよう管理者がテーマや定義など、ちょっとした説明をトピック名と共に明記しているので、ユーザーが利用に迷うこともありません。ただ、気になっているのは、会議室の設定の際、管理者に依頼をかけなくてはならないところで、それが利用に対するハードルを上げてしまう要因になっているかもしれません。
弊社でも「電子会議室」はプロジェクト単位でフル活用され、会議室の設定依頼も非常に多いですが、会議室の設置権限が管理者にしかないことで「気軽に議論の場をつくれない」と言われます。現場の裁量で会議室が設定できるように、権限を「システム管理者」か「ユーザー」か選べるようにできたらいいと思います。
「管理者以外も会議室を設定できるようにしたい」というご要望は多く、現在、
バージョンアップ等で更新できるよう準備を進めています。現状の対応策としては、各部署にあらかじめ一つずつ会議室を用意して、そこでトピックを自由に立てて使ってもらう方法があります。また、既読／未読の反応が見たいとの話もございましたが、「回覧･レポート」では反応を見ることができます。そちらの活用状況はいかがでしょうか。
ここで、「回覧･レポート」、そして「インフォメーション」などの社内情報共有機能におけるユーザーの反応や機能の使い分け等に話題が移りました。
仰るとおり、既読／未読がわかるという意味で「回覧・レポート」は有益ですね。コメント欄もあるので、回覧上で議論もできる。「電子会議室」とは違って作成者中心の会話にはなりますが、それで事足りる部分も多いです。ところで、はじめにうかがいたかったのですが、「インフォメーション」と「回覧･レポート」の使い分けは、みなさんどうされていますか？
全社通達は「インフォメーション」で、特定部署やプロジェクトチームごとに共有する場合は「回覧･レポート」で情報を流し合っています。また、特に重要な通達は両機能で流すようにしています。なぜ両機能を使うかというと、「ポータル」に表示される「インフォメーション」受信の数字が、1回閲覧すると消えてしまうからです。確認ボタンまで押さないと受信欄から消えない「回覧･レポート」は、それを補う意味で使っています。「回覧・レポート」は社内メール的な役割で定着しています。
その上で、「回覧･レポート」も、確認ボタンを押していったん既読扱いにしたものを元（＝未読状態）に戻せたらいいですね。
そうなんです。たとえば社長から重要な全社通達が届いても、「これは大事なものだから」と、あえて確認ボタンを押さずに残すことが結構あるのですが、社長から見れば「この通達をまだ読んでいないのか」という風に見えることがあります。一度見たら発信者に既読と伝わり、かつ受信者側では未読状態にもしておける。そういう仕様が実現したらいいと思います。
未読に戻したいというのは、備忘的な意味合いで、ですよね。それに関して、弊社では「付箋」機能を使っています。回覧を「確認済み」にしたあとに、付箋をつけるんです。付箋に連番を入れて、それを「一度見たけれど、備忘的に重要な回覧」として「見える化」しておけば、それが備忘録になります。そして、期日等が済んだら付箋をはがす。付箋は色別に貼れるので、色ごとに話題を紐づけておけば、情報を種別ごとにも整理できます。見落としも防げます。
それはいいアイデアですね。
特定機能の活用が定着し利用浸透が進むなか、desknet's NEOのさらなる社内活用を促す各社の取り組みや独自ルールの運用、工夫について語らいが進みました。
desknet's NEOの利用度を高めるために、取り組まれている工夫をお伺いしたいです。当社では「スケジュール」なら、「月?金の通常業務で社内常駐の社員は無記入でも良いが、出張などの不在時は必ず入れる」「社用車は『設備予約』でしか予約してはならない」などをルールとして明示し、それ以外は自由な活用を奨励しています。ですが、あまり使ってくれない一部のユーザーが残ります。「これを使わなあかんのや」というメッセージを伝えたいです。
「ウェブメール」を外部向けメールのメーラーとして、「回覧･レポート」を社内向けメールとして使い分けして、ある意味でそれ意外の手法を認めていないので、みながdesknet's NEOにログインしなければならない状況は作れています。一方、弊社でも「スケジュール」に何も入いれない人はいます。タスク管理も「スケジュール」で行えるので、使った方が便利だと思うのですが…。
勤怠をはじめ、業務上必然性の高い仕事をdesknet's NEOでしかできないようにすると、「出社したら、まずログイン」が定着します。「この申請はdesknet's NEOからしかできない」といった感じで、です。ですが、浸透は進むものの、やはりスケジュールの入力がなかなかできないスタッフはいます。営業のなかには、自分の動きを知られたくないためか、予定を入れるのを嫌がる人もいます。
弊社でもそういう声がありました。ですので、「予定の入力は管理のためではなく、情報共有が目的」ということを強調しました。それだけでも少し、スケジュール活用が進みました。
おっしゃるとおり、仕事の導線上にdesknet's NEOでしかできない業務を置いていく、たとえば「タイムカード」「仮払精算」などはdesknet's NEOからしかできない、とすることで半強制的に使わせることは有効です。ちょっと面白い事例では、フリーアドレス制のお客さまが、その日の座る位置を「伝言・所在」で毎朝社員間で交渉・共有し合い、それで利用率が高まったという例がありました。「スケジュール」に関しては、「空いているところには、共同の予定を勝手に入れても良い」とルール化して、効果を上げている企業が多いです。
オーソドックスな手法ですがパソコンを起ち上げてブラウザをクリックしたら、desknet's NEOのログイン画面が開くようにしてあげるのも手堅くて良い手法ですよね。
シングルサインオンなどでログインの工数を減らせば利用のハードルが下がるのは確かで、シングルサインオンを使っているお客さまとそうでない場合で浸透率がかなり違います。さらに、無償提供のアドオンツール「クライアントツール」をお使いのお客さまも多くいらっしゃいます。端末に入れるツールですが、それを使えば新着が届くと画面にポップ通知が出るようになります。それをクリックすれば、desknet's NEOへ画面が遷移する。desknet's NEO利用率が自然に向上しますよ。
この後も、活発な議論が続くなかで以下のような要望が参加者から寄せられました。
- 「電子会議室」に「いいね！」等のリアクションが施せるボタンがほしい。同意を表現する機能が利用活性化につながる
- 「電子会議室」新規会議室作成を一般ユーザーにも可能にしてほしい
- 「ワークフロー」申請経路の一つの分岐条件内にand/ if (or)で複数項目の条件を持たせることができるようにしてほしい
- 「ワークフロー」の書式パーツを簡単に複写できるようにしてほしい
- 「ネオツイ」のスタンプに「おつかれさまです」「よろしくおねがいします」など、ビジネスに適したものを追加してほしい
ご意見は全社で共有し、今後の製品・サービスの改善につなげてまいります。
最後に、本日のご感想をお聞かせください
desknet's NEOの使いやすさのおかげで、情報共有の文化が根づきました。まだまだ活用できるところがあると今日も気づいたので、有効な活用法を社内展開したいと思います。気になる点は要望を届けつつ、他のツールを使わなくてもdesknet's NEOで完結できるような進化を期待しています。
長い運用経験の間、大きなバグもなく安定稼働し続けているところが最も評価できるところです。その間、AppSuiteなどの機能も追加され、年間更新費用だけで「ここまで使える」という手応えも感じています。ありがたいです。
弊社的には基本機能の充実に対する満足の声が多いです。「安否確認」機能までパッケージで対応している点が非常に助かっています。使い込むほどに欲も出て、要望も伝えますが、これからもバージョンアップを期待しています。
今回も、ご参加いただいた皆さまから、多くの貴重なご意見をいただくことができました。
いただいたご意見は全社で共有し、今後の製品・サービスの改善につなげてまいります。
お忙しい中ご参加いただき、まことにありがとうございました。